QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH “QUY CHẾ PHỐI HỢP GIỮA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRONG VIỆC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI VÀ THƯƠNG MẠI ĐẶC THÙ” ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Ban hành kèm theo quyết định này “Quy chế phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước của thành phố Hà Nội trong việc quản lý Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù”.

Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày 06/8/2017 và thay thế Quyết định số 17/2011/QĐ-UBND ngày 19/5/2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về việc ban hành “Quy chế phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước của thành phố Hà Nội trong việc quản lý Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù”.

Chánh Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Hà Nội chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
Như điều 3;
Văn phòng Chính phủ;
Các Bộ: Công Thương, Tư pháp;
Thường trực Thành ủy;
Thường trực HĐND Thành phố;
Đoàn ĐBQH TP Hà Nội;
Chủ tịch UBND Thành phố;
Các Phó Chủ tịch UBND Thành phố;
Cục kiểm tra văn bản QPPL-Bộ Tư pháp;
Văn phòng HĐND Thành phố;
Cổng TTĐT Chính phủ;
Cổng Thông tin điện tử Thành phố;
Báo KTĐT, Hà Nội mới;
VPUB: các Phó Chánh Văn phòng, TH, TKBT, KGVX, KT (C,H3) ;
Trung tâm Tin học - Công báo Thành
Lưu: VT, CT (20b) , KT (N.60) .
(13792, 27309-130)
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Đức Chung
QUY CHẾ
PHỐI HỢP HOẠT ĐỘNG GIỮA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI VÀ THƯƠNG MẠI ĐẶC THÙ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 25 /2017/QĐ-UBND ngày 27 tháng 7 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội)

Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định nguyên tắc, trách nhiệm, phương thức, nội dung phối hợp giữa các cơ quan trong công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù.

Đối tượng áp dụng
Các cơ quan quản lý nhà nước trực thuộc thành phố Hà Nội, bao gồm: Sở Công Thương, Sở Lao động, Thương binh Xã hội, Sở Tài chính, Công an Thành phố, Cục Thuế, Ban Quản lý các khu công nghiệp và chế xuất và các cơ quan khác có liên quan.

Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ được hiểu như sau:
1. Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại: Là các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài được cấp phép theo quy định tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (Nghị định số 07).
2. Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại đặc thù: Là các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bảo hiểm hoặc các lĩnh vực khác theo quy định của pháp luật thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.
3. Cơ quan cấp phép: Sở Công Thương Hà Nội và Ban Quản lý các khu công nghiệp và chế xuất Hà Nội (Ban Quản lý) theo quy định tại điều 5 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ.

Từ viết tắt được sử dụng trong Quy chế
1. “Văn phòng đại diện”: Là Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực thương mại và thương mại đặc thù.
2. “Các cơ quan”: Là cơ quan quản lý Nhà nước của thành phố Hà Nội.

Nguyên tắc phối hợp
1. Căn cứ chức năng quản lý Nhà nước, được pháp luật quy định và sự phân cấp của Ủy ban nhân dân Thành phố, các Sở, ngành liên quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác quản lý Văn phòng đại diện trong phạm vi ngành mình phụ trách. Nghiêm cấm mọi thái độ cửa quyền, quan liêu, vô trách nhiệm, gây phiền hà, sách nhiễu yêu cầu Văn phòng đại diện phải thực hiện những điều pháp luật không quy định.
2. Các cơ quan có trách nhiệm chủ động phối hợp hoạt động với các cơ quan, đơn vị hữu quan để đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ trong chỉ đạo điều hành giữa các cơ quan quản lý của Thành phố, trên cơ sở nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị mình và yêu cầu công việc quản lý Văn phòng đại diện theo từng thời điểm và lĩnh vực cụ thể.
3. Việc thanh tra, kiểm tra định kỳ do các cơ quan tiến hành theo thẩm quyền và lĩnh vực phụ trách phải thực hiện đúng quy định của pháp luật, thông báo với Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý về chương trình kế hoạch thanh tra, kiểm tra trước ngày 15/01 hàng năm để tránh thanh tra, kiểm tra chồng chéo. Trường hợp có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì tiến hành thanh tra, kiểm tra đột xuất. Trường hợp vụ việc xử lý (nếu có) vượt thẩm quyền thì phải phối hợp với Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý kiến nghị về biện pháp xử lý và trình Ủy ban nhân dân Thành phố quyết định.
4. Nghiêm cấm việc cán bộ, công chức, nhân viên các cơ quan kiểm tra hoặc tổ chức kiểm tra Văn phòng đại diện mà không có quyết định hoặc không theo kế hoạch đã được duyệt của Thủ trưởng cơ quan.

Cách thức phối hợp
1. Các cơ quan có trách nhiệm thường xuyên phối hợp với Sở Công Thương, phân công 01 Lãnh đạo phụ trách và 01 chuyên viên theo dõi, giải quyết các công việc có liên quan đến công tác phối hợp quản lý Văn phòng đại diện, làm đầu mối trong quá trình phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến Văn phòng đại diện trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao của đơn vị mình.
2. Trước ngày 15/01 năm kế tiếp, các cơ quan gửi báo cáo đến Sở Công Thương về công việc đã triển khai và công tác phối hợp với các ngành liên quan bằng văn bản. Sở Công Thương báo cáo UBND Thành phố trên cơ sở tổng hợp báo cáo của các ngành.
3. Hoạt động phối hợp phải đảm bảo nguyên tắc yêu cầu nghiệp vụ của mỗi đơn vị, tùy theo từng nội dung cần phối hợp và kế hoạch làm việc thống nhất trong các cuộc họp giao ban, các đơn vị, bộ phận (gọi tắt là các đơn vị) chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với nhau thông qua lãnh đạo hoặc chuyên viên đã được phân công để trao đổi thông tin.
Trong trường hợp công việc phối hợp bị vướng mắc, gián đoạn, các đơn vị có liên quan có trách nhiệm báo cáo với đồng chí lãnh đạo phụ trách lĩnh vực đó để giải quyết trực tiếp.

Nội dung phối hợp
1. Phối hợp tiếp nhận, trao đổi, cung cấp thông tin.
2. Phối hợp tổ chức tập huấn, tuyên truyền phổ biến pháp luật liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện.
3. Phối hợp thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện.
4. Giao ban định kỳ về công tác quản lý Văn phòng đại diện.
5. Các nội dung khác phù hợp với quy định của pháp luật.

Hình thức phối hợp
1. Trao đổi ý kiến, cung cấp thông tin bằng văn bản, email, điện thoại, fax, nhắn tin.
2. Tổ chức họp giao ban liên ngành.
3. Thành lập đoàn kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện.
4. Tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực hiện Quy chế.
5. Cập nhật hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung về người nước ngoài do Ủy ban nhân dân Thành phố xây dựng.
6. Các hình thức khác phù hợp với quy định của pháp luật.

Về việc phối hợp tiếp nhận, trao đổi, cung cấp thông tin
1. Trực tiếp gặp gỡ để thông báo, trao đổi thông tin.
2. Trao đổi thông qua văn bản.
3. Thông qua các phương tiện thông tin liên lạc để trao đổi.
4. Trao đổi thông tin qua thư điện tử của Thành phố.
5. Thời gian trao đổi thông tin theo đề nghị giữa các cơ quan liên quan là 15 ngày làm việc (không tính thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ).
6. Khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung về người nước ngoài

Trách nhiệm của các Sở, ngành trong việc phối hợp tiếp nhận, trao đổi, cung cấp thông tin
1. Sở Công Thương:
a) Cập nhật thông tin cấp phép thành lập Văn phòng đại diện (ngoài khu công nghiệp) theo

Điều 25 và Khoản 3

Điều 37 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
b) Cung cấp thông tin về các Văn phòng đại diện đã cấp phép khi có đề nghị của các cơ quan có liên quan:
Văn phòng đại diện cấp mới: Thông tin về tên thương nhân nước ngoài, quốc tịch, trụ sở đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện, Trưởng đại diện.
Văn phòng đại diện điều chỉnh giấy phép: Thông tin về các nội dung điều chỉnh như trụ sở đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện, trưởng đại diện, địa chỉ hoạt động của thương nhân nước ngoài.
Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động: Thông tin về việc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cho các cơ quan theo quy định.
c) Sao gửi các cơ quan chức năng báo cáo định kỳ về công tác quản lý hoạt động của các Văn phòng đại diện theo quy định.
2. Ban Quản lý các khu công nghiệp và chế xuất, Ban Quản lý khu công nghệ cao (sau đây gọi tắt là Ban Quản lý):
a) Cập nhật thông tin cấp phép thành lập Văn phòng đại diện (trong khu công nghiệp) theo

Điều 25 và Khoản 3

Điều 37 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP
b) Cung cấp thông tin về các Văn phòng đại diện đã cấp phép khi có đề nghị của các cơ quan có liên quan:
Văn phòng đại diện cấp mới: Thông tin về tên thương nhân nước ngoài, quốc tịch, trụ sở đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện, Trưởng đại diện.
Văn phòng đại diện điều chỉnh giấy phép: Thông tin về các nội dung điều chỉnh như trụ sở đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện, trưởng đại diện, địa chỉ hoạt động của thương nhân nước ngoài.
Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động: Thông tin về việc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cho các cơ quan theo quy định.
3. Công an Thành phố:
a) Hàng tháng cung cấp cho cơ quan cấp phép, Sở Lao động Thương binh và Xã hội thông tin cơ bản về các nhân viên nước ngoài làm việc trong Văn phòng đại diện được cấp thị thực, thẻ tạm trú, gia hạn tạm trú (10 ngày/lần cập nhật thông tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung).
b) Kịp thời thường xuyên trao đổi với cơ quan cấp phép các thông tin về sai phạm liên quan đến Văn phòng đại diện như: sai phạm về địa điểm trụ sở, trưởng đại diện; Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động không thông báo, hoạt động không đúng nội dung trong Giấy phép, hoạt động không Giấy phép; thông tin về việc kiểm tra, xử lý vi phạm của Văn phòng đại diện.
c) Rà soát thông tin về tình hình cấp thị thực, thẻ tạm trú, gia hạn tạm trú cho các nhân viên nước ngoài tại các Văn phòng đại diện và cung cấp thông tin cho các cơ quan liên quan theo đề nghị.
4. Sở Lao động Thương binh và Xã hội:
a) Hàng quý cung cấp cho cơ quan cấp phép và Công an Thành phố các thông tin sau:
Thông tin về số lượng nhân viên làm việc trong các Văn phòng đại diện theo báo cáo của các Văn phòng đại diện gửi Sở Lao động Thương binh Xã hội.
Thông tin cơ bản về các nhân viên nước ngoài làm việc trong Văn phòng đại diện được cấp giấy phép lao động hoặc miễn cấp giấy phép lao động.
b) Hàng quý cung cấp cho cơ quan cấp phép thông tin về việc kiểm tra, xử lý vi phạm của Văn phòng đại diện trong lĩnh vực quản lý.
c) Rà soát thông tin về tình hình lao động tại các Văn phòng đại diện và cung cấp thông tin cho các cơ quan liên quan theo đề nghị.
5. Cục Thuế Thành phố:
a) Hàng quý cung cấp cho cơ quan cấp phép thông tin cơ bản về các nhân viên làm việc trong Văn phòng đại diện đã đăng ký mã số thuế.
b) Gửi thông báo về việc Văn phòng đại diện đã hoàn thành thủ tục quyết toán thuế và thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo thời hạn quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản pháp quy hướng dẫn. Quá thời hạn quy định, Sở Công Thương sẽ thông báo hoàn thành thủ tục chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định.
c) Hàng quý cung cấp cho cơ quan cấp phép thông tin kiểm tra, xử lý vi phạm của Văn phòng đại diện thuộc lĩnh vực quản lý.
d) Rà soát thông tin về tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của các Văn phòng đại diện và cung cấp thông tin cho các cơ quan liên quan theo đề nghị.

Phối hợp tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật
1. Sở Công Thương chủ trì thực hiện các nội dung sau:
a) Đăng tải, cập nhật quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện trên website của cơ quan Sở Công Thương.
b) Biên soạn tài liệu phổ biến quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện.
c) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật hàng năm cho các Văn phòng đại diện.
d) Chủ trì tổ chức tập huấn tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật cho các Văn phòng đại diện.
2. Ban Quản lý thực hiện các nội dung sau:
a) Đăng tải, cập nhật quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện trên website của cơ quan Ban quản lý.
b) Biên soạn tài liệu phổ biến quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện.
c) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật hàng năm cho các Văn phòng đại diện do Ban cấp phép.
3. Công an Thành phố phối hợp với cơ quan cấp phép tổ chức tập huấn tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật cho các Văn phòng đại diện.
4. Sở Lao động Thương binh và Xã hội thực hiện các nội dung sau:
a) Biên soạn tài liệu phổ biến quy định của pháp luật có liên quan đến người lao động Việt Nam và nước ngoài làm việc trong các Văn phòng đại diện.
b) Phối hợp với cơ quan cấp phép tổ chức tập huấn tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật cho các Văn phòng đại diện.
5. Cục Thuế thực hiện các nội dung sau:
a) Biên soạn tài liệu phổ biến quy định của pháp luật có liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ nộp các loại thuế do pháp luật quy định đối với Văn phòng đại diện và các nhân viên Việt Nam, người nước ngoài làm việc tại các Văn phòng đại diện.
b) Phối hợp với cơ quan cấp phép tổ chức tập huấn tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật cho các Văn phòng đại diện.

Phối hợp thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện
1. Sở Công Thương chủ trì thực hiện các nội dung sau:
a) Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của các Văn phòng đại diện đã cấp phép theo thẩm quyền.
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan Trung ương và cơ quan thuộc Thành phố có liên quan tiến hành thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định tại Khoản 2

Điều 41 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
c) Xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra kèm theo kiến nghị các biện pháp xử lý vi phạm (nếu có) trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê chuẩn và quyết định biện pháp xử lý nếu vượt thẩm quyền.
2. Ban Quản lý chủ trì thực hiện các nội dung sau:
a) Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của các Văn phòng đại diện đã cấp phép theo thẩm quyền.
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan Trung ương và cơ quan thuộc Thành phố có liên quan tiến hành thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định tại Khoản 2

Điều 41 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
c) Xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra kèm theo kiến nghị các biện pháp xử lý vi phạm (nếu có) trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê chuẩn và quyết định biện pháp xử lý nếu vượt thẩm quyền.
3. Công an Thành phố, Sở Lao động Thương binh và Xã hội và Cục Thuế thực hiện những nội dung sau:
a) Cử cán bộ tham gia đoàn kiểm tra do cơ quan cấp phép chủ trì.
b) Lập danh sách các Văn phòng đại diện dự định kiểm tra hàng năm, gửi cơ quan cấp phép.

Giao ban định kỳ về công tác quản lý Văn phòng đại diện
1. Sở Công Thương có trách nhiệm:
a) Chủ trì tổ chức giao ban định kỳ hàng năm giữa các cơ quan để kiểm điểm tình hình cấp phép, quản lý Văn phòng đại diện
b) Tổng hợp báo cáo của các Sở, ngành về công tác quản lý Văn phòng đại diện.
2. Công an Thành phố, Sở Lao động Thương binh và Xã hội, Cục Thuế Thành phố có trách nhiệm:
a) Cử cán bộ tham gia giao ban định kỳ hàng năm về công tác quản lý Văn phòng đại diện
b) Đề xuất những kiến nghị trong công tác quản lý Văn phòng đại diện để Sở Công Thương tổng hợp báo cáo các cơ quan có thẩm quyền.

Nội dung phối hợp khác
Các Sở, ngành giải quyết những vấn đề có liên quan đến các Văn phòng đại diện theo thẩm quyền, đồng thời gửi báo cáo cho Sở Công Thương để tổng hợp chung và phối hợp với Sở Công Thương đề xuất biện pháp xử lý đối với những trường hợp vượt thẩm quyền để trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định hoặc kiến nghị.

Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Cán bộ, công chức có thành tích trong công tác quản lý Văn phòng đại diện được khen thưởng theo quy định pháp luật.
2. Cán bộ, công chức khi thi hành công vụ nếu vi phạm các quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Triển khai thực hiện
Trên cơ sở Quy chế này, các Sở, Ban, Ngành của Thành phố tổ chức triển khai thực hiện.

Kinh phí thực hiện
Kinh phí để đảm bảo cho công tác phối hợp thực hiện trên nguyên tắc: Cơ quan, đơn vị nào chủ trì công việc thì sử dụng nguồn kinh phí của cơ quan, đơn vị mình theo quy định hiện hành.
Đối với kinh phí kiểm tra liên ngành và giao ban liên ngành, Sở Công Thương xây dựng kinh phí hàng năm trình UBND Thành phố phê duyệt. Sở Tài chính bố trí kinh phí hoạt động quản lý và phối hợp quản lý Văn phòng đại diện trong dự toán hàng năm của các cơ quan, đơn vị theo nhiệm vụ được giao tại Quy chế này.

Điều khoản sửa đổi, bổ sung
Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh cần bổ sung, Sở Công Thương có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố để sửa đổi bổ sung cho phù hợp./.