QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế quản lý, vận hành và khai thác hệ thống Hội nghị truyền hình thành phố Hải Phòng”.

Các ông (bà) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; thủ trưởng cơ quan ban, ngành thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện và các tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ Quyết định thi hành.
Quyết định có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký./.
Nơi nhận:
VPCP, Bộ Tư pháp (Cục KTVB);
TT TU, TT HĐND TP;
CT, các PCT UBND TP;
Văn phòng thành ủy;
Văn phòng Đoàn ĐBQH HP;
Sở Tư pháp;
Như điều 3;
CPVP, CV UBND TP;
Lưu: VT.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Khắc Nam
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
(Ban hành Kèm theo Quyết định số 2134/2011/QĐ-UBND ngày 28 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng)

Phạm vi, đối tượng điều chỉnh
Quy chế này quy định về quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống Hội nghị truyền hình thành phố Hải Phòng.
Quy chế này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân tham gia quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống Hội nghị truyền hình thành phố Hải Phòng.

Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cấu trúc của Hệ thống Hội nghị truyền hình thành phố Hải Phòng
1. Vị trí
Hệ thống Hội nghị truyền hình thành phố Hải Phòng (sau đây gọi là Hệ thống Hội nghị truyền hình) là một hệ thống truyền thông đa phương tiện thời gian thực, cho phép người dùng từ nhiều điểm khác nhau trao đổi đa chiều qua đường hình ảnh, âm thanh và dữ liệu được truyền tải đồng thời, hoạt động theo Quyết định số 1106/QĐ-UBND ngày 06/7/2010 của Ủy ban nhân dân thành phố.
2. Chức năng, nhiệm vụ
Hệ thống Hội nghị truyền hình có chức năng, nhiệm vụ phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tọa đàm, tập huấn, hướng dẫn theo phương thức trực tuyến (sau đây gọi chung là cuộc họp trực tuyến) giữa Thành ủy, các Ban của Thành ủy với các quận, huyện ủy; giữa Ủy ban nhân dân thành phố với Ủy ban nhân dân các quận, huyện; giữa các sở, ngành thành phố với các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân các quận, huyện; giữa các tổ chức đoàn thể chính trị, xã hội, nghề nghiệp cấp thành phố với cấp quận, huyện; giữa các quận, huyện với nhau; cùng một lúc có thể triển khai nhiều cuộc họp trực tuyến khi các điểm đầu cuối không trùng nhau, nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, các cơ quan quản lý Nhà nước; tiết kiệm trong việc tổ chức các cuộc họp, thuận tiện cho người tham dự tại nhiều địa điểm từ những vị trí địa lý khác nhau, an toàn bảo mật.
3. Cấu trúc
Hệ thống Hội nghị truyền hình được xây dựng với quy mô gồm 01 Trung tâm điều khiển (MCU) đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông, 02 điểm chủ tọa (VCS chủ tọa) đặt tại Văn phòng Thành ủy và Trung tâm Hội nghị thành phố, 14 điểm cầu (VCS đầu cuối) đặt tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện (trừ huyện Bạch Long Vỹ) và hệ thống mạng truyền dẫn. Hệ thống Hội nghị truyền hình có khả năng phát triển mở rộng theo yêu cầu.
MCU có chức năng: là thiết bị trung tâm điều khiển các máy trạm tham gia hội nghị, thực hiện và kiểm soát việc chuyển và nhận các luồng tín hiệu cũng như trộn các tín hiệu này theo kịch bản của hội nghị (tín hiệu âm thanh, tín hiệu hình ảnh).
VCS chủ tọa có chức năng: cung cấp tín hiệu âm thanh, hình ảnh từ hội nghị cho chủ tọa và cung cấp tín hiệu từ chủ tọa cho các trạm VCS đầu cuối; cũng đồng thời thực hiện trộn tất cả các nguồn tín hiệu từ nhiều trạm khác nhau thành một luồng tín hiệu và cung cấp cho hội trường.
VCS đầu cuối có chức năng: nhận tín hiệu (âm thanh, hình ảnh) từ VCS chủ tọa truyền cho trạm và cung cấp tín hiệu từ trạm truyền tới VCS chủ tọa.
Mạng truyền dẫn có chức năng: kết nối các thiết bị đầu cuối Hệ thống Hội nghị truyền hình với Trung tâm điều khiển (MCU).

Nguyên tắc chung về quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống Hội nghị truyền hình
1. Ủy ban nhân dân thành phố quyết định đầu tư phát triển, nâng cấp kỹ thuật, công nghệ, mở rộng quy mô của Hệ thống Hội nghị truyền hình.
2. Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm quản lý nhà nước đối với Hệ thống Hội nghị truyền hình; Trung tâm Thông tin và Truyền thông trực tiếp quản lý, vận hành và khai thác. Văn phòng Thành ủy, Trung tâm Hội nghị thành phố, Ủy ban nhân dân các quận, huyện có trách nhiệm quản lý, vận hành và khai thác thiết bị lắp đặt tại địa phương, đơn vị mình theo quy định.
3. Việc khai thác, sử dụng phải bảo đảm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Hệ thống Hội nghị truyền hình; tuân thủ các quy định của pháp luật về khai thác và phù hợp với vị trí, chức năng của hệ thống.
4. Các cán bộ trực tiếp vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình phải có chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng về vận hành, khai thác Hệ thống Hội nghị truyền hình.
5. Cơ quan quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống Hội nghị truyền hình được khai thác các chức năng của hệ thống để thực hiện dịch vụ phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tọa đàm, tập huấn, hướng dẫn theo phương thức trực tuyến theo quy định của pháp luật.
6. Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tổ chức các cuộc họp trực tuyến cần có phương án dự phòng, chuyển từ họp trực tuyến sang phương thức họp khác khi Hệ thống Hội nghị truyền hình có sự cố kỹ thuật bất khả kháng.
7. Việc lưu trữ và sử dụng dữ liệu hình ảnh, âm thanh được ghi lại từ các cuộc họp được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân thành phố về toàn bộ hoạt động của Hệ thống Hội nghị truyền hình;
2. Trình Ủy ban nhân dân thành phố quyết định phương hướng, nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động hàng năm, 5 năm; kế hoạch đầu tư phát triển nâng cấp kỹ thuật, công nghệ, mở rộng quy mô cho Hệ thông Hội nghị truyền hình;
3. Xây dựng, hướng dẫn thực hiện quy trình, đảm bảo kỹ thuật an toàn cho vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình;
4. Chỉ đạo Trung tâm Thông tin và Truyền thông quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống Hội nghị truyền hình;
5. Báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố tổng kết hàng năm về hoạt động của Hệ thống Hội nghị truyền hình.

Trách nhiệm của Trung tâm Thông tin và Truyền thông
1. Quản lý toàn bộ tài sản thuộc về Hệ thống Hội nghị truyền hình;
2. Tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Hệ thống Hội nghị truyền hình;
3. Tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động hàng năm, 5 năm; kế hoạch đầu tư phát triển nâng cấp kỹ thuật, công nghệ, mở rộng quy mô cho Hệ thống Hội nghị truyền hình theo quy định của Ủy ban nhân dân thành phố;
4. Chịu trách nhiệm đảm bảo về mặt kỹ thuật đối với hoạt động của Hệ thống Hội nghị truyền hình; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa các trang, thiết bị để bảo đảm sự hoạt động thông suốt của hệ thống;
5. Chịu trách nhiệm điều phối, quản trị hệ thống bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho các cuộc họp trực tuyến của thành phố;
6. Phối hợp với Văn phòng Thành ủy, Trung tâm Hội nghị thành phố, Ủy ban nhân dân các quận, huyện, đơn vị cung cấp đường truyền để xử lý các vấn đề về kỹ thuật và hỗ trợ vận hành khi có yêu cầu;
7. Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ kỹ thuật chuyên trách trực tiếp quản lý Hệ thống Hội nghị truyền hình;
8. Tiếp nhận các ý kiến, các báo cáo từ các đơn vị về sự cố quản lý, vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình và phối hợp xử lý khi có yêu cầu;

Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị tham gia quản lý Hệ thống Hội nghị truyền hình
1. Cơ quan quản lý điểm chủ tọa
a) Quản lý toàn bộ trang, thiết bị được lắp đặt và bàn giao tại đơn vị;
b) Định kỳ hàng tháng chủ động kiểm tra, bảo dưỡng các trang thiết bị thuộc quyền quản lý theo hướng dẫn của Trung tâm Thông tin và Truyền thông;
c) Trong trường hợp cần thiết, đề nghị Trung tâm Thông tin và Truyền thông phối hợp xử lý, khắc phục để bảo đảm sự hoạt động ổn định, thông suốt của hệ thống;
d) Không cài đặt, thay thế và nâng cấp phần mềm đã có trong hệ thống.
2. Cơ quan quản lý các điểm cầu
a) Quản lý toàn bộ trang, thiết bị được lắp đặt và bàn giao tại địa phương;
b) Định kỳ hàng tháng chủ động kiểm tra, bảo dưỡng các trang thiết bị thuộc trách nhiệm quản lý theo hướng dẫn của Trung tâm Thông tin và Truyền thông;
c) Trong trường hợp cần thiết, đề nghị Trung tâm Thông tin và Truyền thông phối hợp xử lý, khắc phục để bảo đảm sự hoạt động ổn định, thông suốt của hệ thống;
d) Không cài đặt, thay thế và nâng cấp phần mềm đã có trong hệ thống.
3. Trách nhiệm của đơn vị cung cấp đường truyền
a) Thực hiện hợp đồng dịch vụ cung cấp đường truyền phục vụ Hệ thống Hội nghị truyền hình đảm bảo hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn, an ninh.
b) Có trách nhiệm khắc phục sự cố đường truyền xảy ra khi đang thực hiện họp trực tuyến với mức độ ưu tiên cao nhất.

Trách nhiệm chung
1. Trách nhiệm của Trung tâm Thông tin và Truyền thông
a) Tổ chức vận hành toàn bộ Hệ thống Hội nghị truyền hình;
b) Thiết lập và tổ chức thực hiện hệ thống phân cấp quyền truy cập cho cán bộ tham gia vận hành theo các mức: quản trị, sử dụng;
c) Tổ chức bảo đảm kỹ thuật cho Hệ thống Hội nghị truyền hình vận hành thông suốt, an toàn, ổn định;
d) Xây dựng quy trình kỹ thuật, hướng dẫn vận hành cụ thể và tổ chức bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho toàn bộ hệ thống.
2. Trách nhiệm của các điểm chủ tọa và các điểm cầu
a) Trực tiếp vận hành hệ thống tại đơn vị mình theo quy trình kỹ thuật và hướng dẫn, phối hợp với Trung tâm Thông tin và Truyền thông khi có yêu cầu về hỗ trợ kỹ thuật;
b) Bảo đảm kỹ thuật cho hệ thống tại đơn vị mình vận hành thông suốt, an toàn, ổn định;
c) Cử cán bộ đầu mối tham gia đầy đủ các khóa đào tạo, bồi dưỡng về vận hành, khai thác Hệ thống Hội nghị truyền hình do Trung tâm Thông tin và Truyền thông tổ chức;

Nhiệm vụ vận hành
1. Chuẩn bị kỹ thuật trước cuộc họp
a) Trung tâm Thông tin và Truyền thông:
Chủ trì tổ chức bảo đảm kỹ thuật cho các cuộc họp trực tuyến;
Thông báo thời gian và các điểm cầu tham gia họp trực tuyến cho cán bộ đầu mối kỹ thuật của các điểm chủ tọa (với các cuộc họp cần chủ tọa), cán bộ đầu mối kỹ thuật của các điểm cầu tham gia, đơn vị cung cấp đường truyền, điện lực;
Chỉ đạo thiết lập các thông số kỹ thuật cho Hệ thống Hội nghị truyền hình phục vụ cuộc họp;
Trực tiếp kiểm tra, chạy thử hoạt động của hệ thống MCU;
Chỉ đạo kiểm tra chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp.
b) Các điểm chủ tọa (với các cuộc họp cần chủ tọa):
Trực tiếp kiểm tra, điều chỉnh, thiết lập các thông số kỹ thuật, chạy thử hệ thống VCS chủ tọa;
Kết nối với các điểm cầu kiểm tra chất lượng âm thanh, hình ảnh của tất cả các điểm cầu tham gia cuộc họp;
Tổng hợp báo cáo điều kiện kỹ thuật từ các điểm cầu; báo cáo với chủ tọa để có thể bắt đầu cuộc họp.
c) Các điểm cầu:
Trực tiếp kiểm tra, điều chỉnh, thiết lập thông số kỹ thuật về âm thanh, hình ảnh, thiết lập các vị trí khung hình, chạy thử hệ thống VCS đầu cuối tại điểm cầu;
Liên hệ với điểm chủ tọa (với các cuộc họp cần chủ tọa), hoặc Trung tâm Thông tin và Truyền thông (với các cuộc họp không cần chủ tọa) để kết nối vào hệ thống;
Báo cáo điều kiện kỹ thuật với điểm chủ tọa (với các cuộc họp cần chủ tọa), hoặc Trung tâm Thông tin và Truyền thông (với các cuộc họp không cần chủ tọa) để tổng hợp các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
2. Vận hành hệ thống trong cuộc họp:
a) Trung tâm Thông tin và Truyền thông:
Theo dõi hoạt động của cả hệ thống trong thời gian diễn ra cuộc họp;
Trực tiếp vận hành hoạt động của hệ thống MCU;
Trực tiếp chỉ đạo xử lý các sự cố kỹ thuật trong thời gian diễn ra cuộc họp.
b) Các điểm chủ tọa (với các cuộc họp cần chủ tọa):
Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp;
Phối hợp với các bộ phận kỹ thuật của đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông và bộ phận phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu để bảo đảm chất lượng âm thanh, hình ảnh, các điều kiện kỹ thuật đồng bộ phục vụ cuộc họp;
Phối hợp với Trung tâm Thông tin và Truyền thông và bộ phận phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu để khắc phục kịp thời các sự cố kỹ thuật xảy ra.
c) Các điểm cầu:
Vận hành hệ thống trong thời gian diễn ra cuộc họp theo đúng quy trình kỹ thuật;
Trực tiếp điều chỉnh về các vị trí khung hình khi có đại biểu ở điểm cầu phát biểu;
Phối hợp với bộ phận kỹ thuật của đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông và bộ phận phụ trách vận hành hệ thống ở điểm chủ tọa (với các cuộc họp cần chủ tọa) hoặc với bộ phận phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu khác (với các cuộc họp không cần chủ tọa) để bảo đảm chất lượng âm thanh, hình ảnh, các điều kiện kỹ thuật đồng bộ phục vụ cuộc họp;
Phối hợp với Trung tâm Thông tin và Truyền thông và bộ phận phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu để khắc phục kịp thời các sự cố kỹ thuật xảy ra.
3. Kết thúc cuộc họp:
Các điểm cầu kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt và ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống; bảo quản hệ thống theo đúng quy trình kỹ thuật.

Đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước của thành phố
1. Các cơ quan của Thành ủy, quận ủy, huyện ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện; các tổ chức đoàn thể chính trị, xã hội, nghề nghiệp của thành phố được thành phố bố trí kinh phí từ ngân sách theo quy định để khai thác Hệ thống Hội nghị truyền hình phục vụ các cuộc họp trực tuyến.
2. Các cơ quan nhà nước thành phố khi có nhu cầu tổ chức các cuộc họp trực tuyến cần thông báo hoặc đăng ký với Trung tâm Thông tin và Truyền thông về quy mô, thời gian, nội dung cuộc họp trước 2 ngày để chuẩn bị kỹ thuật phục vụ.
3. Trường hợp có các cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như chỉ đạo phòng chống lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn...) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, E-mail, hoặc điện thoại cho các điểm cầu và Trung tâm Thông tin và Truyền thông để kịp thời phục vụ.

Đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước khác
1. Các cơ quan, tổ chức nhà nước không thuộc đối tượng nêu tại khoản 1

Điều 9 được khai thác, sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình để tổ chức các cuộc họp trực tuyến nhưng phải trả chi phí theo cơ chế dịch vụ thông qua việc ký hợp đồng dịch vụ.
2. Trung tâm Thông tin và Truyền thông được khai thác Hệ thống Hội nghị truyền hình theo phương thức cung cấp dịch vụ cho các đối tượng nêu tại khoản 1 Điều này. Cơ chế thu chi từ hoạt động dịch vụ này được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Bảo đảm nhân lực
1. Trung tâm Thông tin và Truyền thông phục vụ quản lý, vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình được bố trí cán bộ theo chức năng, nhiệm vụ thành phố giao.
2.Các đơn vị quản lý điểm chủ tọa và các điểm cầu có trách nhiệm bố trí cán bộ đảm bảo về số lượng và trình độ đáp ứng yêu cầu quản lý, vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình.

Bảo đảm kỹ thuật
Trung tâm Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm tổ chức bảo đảm kỹ thuật cho hoạt động của Hệ thống Hội nghị truyền hình, tổ chức đào tạo và hướng dẫn kỹ thuật vận hành, quản lý hệ thống tại các điểm cầu.

Bảo đảm kinh phí
Nguồn kinh phí phục vụ quản lý và vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình được bố trí từ ngân sách. Trung tâm Thông tin và Truyền thông và các đơn vị quản lý điểm chủ tọa và các điểm cầu lập dự trù kinh phí hàng năm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Bảo đảm an toàn, an ninh
Trung tâm Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tổ chức, thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn, an ninh cho toàn bộ Hệ thống Hội nghị truyền hình.

Tổ chức thực hiện
1. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này; định kỳ hàng năm tổng kết báo cáo Thành ủy, Ủy ban nhân dân thành phố.
2. Sở Tài chính có trách nhiệm bố trí kinh phí từ ngân sách đảm bảo hoạt động Hệ thống Hội nghị truyền hình, hướng dẫn Trung tâm Thông tin và Truyền thông và các đơn vị quản lý điểm chủ tọa và các điểm cầu xây dựng định mức chi và dịch vụ khai thác Hệ thống Hội nghị truyền hình theo quy định của pháp luật.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, cần xem xét sửa đổi, bổ sung, Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố Quyết định./.