QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụngcơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.

Điều 2 . Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2019.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở: Tư pháp, Tài chính, Tài nguyên và Môi trường; Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Giám đốc Công an tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
QUY CHẾ
Quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực hợp đồng,
giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận
(Ban hành kèm theo Quyết định số 15 /2019/QĐ-UBND
Ngày 12 tháng 6 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận)

Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực vào cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; Cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn vào cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; Việc quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.
2. Đối tượng áp dụng: Sở Tư pháp; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau đây viết tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện) thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây viết tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã) thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch; Công chức làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch của Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã; Các tổ chức hành nghề công chứng; Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc cập nhật, quản lý, sử dụng và cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Thuận (sau đây viết tắt là Cơ sở dữ liệu).

Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu: Bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực.
2. Thông tin ngăn chặn: Là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử của cơ quan có thẩm quyền, là căn cứ để công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch không thực hiện hoặc tạm dừng công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.
3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn: Là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử của cơ quan có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó trước đây hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật, là căn cứ để công chứng viên thực hiện công chứng; Công chức làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản trước đó bị ngăn chặn.
4. Tài khoản: Là những thông tin nhất định mà người quản lý, vận hành sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống (gồm tên người sử dụng và mật khẩu).
5. Thông tin về hợp đồng, giao dịch: Là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực mà tổ chức hành nghề công chứng, công chức làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch cập nhật vào cơ sở dữ liệu.

Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.
2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng phù hợp với quy định của pháp luật.
4. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Thông tin nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt Unicode, các chương trình kiểm tra và diệt vi rút phải là chương trình có bản quyền và phải được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu công chứng.

Những hành vi bị nghiêm cấm
1. Truy cập vào cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác.
2. Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào cơ sở dữ liệu.
3. Truy cập vào cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao. Sử dụng Cơ sở dữ liệu và các thông tin trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong cơ sở dữ liệu trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong cơ sở dữ liệu.
5. Thay đổi hệ thống quản lý, vận hành sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu.
6. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, chính xác vào Cơ sở dữ liệu theo đúng quy định tại Quy chế này.
7. Tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
8. Những hành vi vi phạm khác theo quy định của pháp luật.

Sao lưu dữ liệu
Sở Tư pháp phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm Cơ sở dữ liệu thực hiện việc sao lưu, lưu trữ dữ liệu đảm bảo lâu dài, đúng mục đích, đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin theo quy định của pháp luật.

Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu theo phân cấp quản lý:
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực; Phòng chuyên môn quản lý lĩnh vực bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp;
b) Công chức được phân công quản lý Cơ sở dữ liệu;
c) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;
d) Ủy ban nhân dân cấp huyện, Phòng Tư pháp;
đ) Ủy ban nhân dân cấp xã.
2. Tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu.
3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp.
4. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

Chi phí liên quan đến khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức hành nghề công chứng; Ủy ban nhân dân cấp huyện phải nộp các chi phí liên quan đến việc khai thác, duy trì và sử dụng Cơ sở dữ liệu với đơn vị cung cấp phần mềm Cơ sở dữ liệu.
2. Định kỳ hàng năm, đơn vị cung cấp phần mềm Cơ sở dữ liệu thực hiện việc ký hợp đồng và thu các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo hợp đồng đã ký với Ủy ban nhân dân cấp huyện và các tổ chức hành nghề công chứng.

Tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn để quản lý, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, gồm:
a) Thông tin về việc thụ lý và kết quả giải quyết tranh chấp đất đai, áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời, biện pháp cưỡng chế liên quan đến tài sản bị hạn chế hoặc cấm dịch chuyển quyền về tài sản do Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân các huyện, thị xã, thành phố cung cấp;
b) Thông tin ngăn chặn giao dịch đối với các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản và các vụ việc ngăn chặn khác do Công an tỉnh, Công an các huyện, thị xã, thành phố cung cấp;
c) Thông tin về việc áp dụng biện pháp tạm dừng, chấm dứt việc tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự do Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thị xã, thành phố cung cấp;
d) Thông tin về việc thụ lý và kết quả giải quyết tranh chấp đất đai do Thanh tra tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, cơ quan thanh tra huyện, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp;
đ) Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn khác do cá nhân, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp theo quy định của pháp luật.
2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.

Cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Tòa án nhân dân tỉnh; Tòa án nhân dân các huyện, thị xã, thành phố cung cấp quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời cấm dịch chuyển quyền về tài sản, cấm thay đổi hiện trạng tài sản đối với tài sản đang tranh chấp và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
2. Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh; Viện Kiểm sát nhân dân các huyện, thị xã, thành phố cung cấp quyết định kê biên tài sản trong giai đoạn truy tố và quyết định hủy bỏ quyết định trên đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
3. Công an tỉnh; Công an các huyện, thị xã, thành phố cung cấp quyết định kê biên tài sản trong giai đoạn điều tra, khởi tố và quyết định hủy bỏ quyết định trên; kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản, giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, chiếm đoạt tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin
vào Cơ sở dữ liệu.
4. Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thị xã, thành phố cung cấp thông tin bằng văn bản về việc áp dụng biện pháp tạm dừng, chấm dứt việc đăng ký tạm dừng, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án dân sự đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
5. Sở Tài nguyên và Môi trường; Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh; Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thị xã, thành phố kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; Hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
6. Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; Hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
7. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo quy định cung cấp thông tin phải chủ động cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho Sở Tư pháp trễ nhất là 02 ngày làm việc sau khi ban hành văn bản. Sở Tư pháp chỉ cập nhật thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn khi đúng hình thức văn bản được pháp luật quy định.
8. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu, phải chủ động báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.
9. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch (giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; thiếu người được thừa kế...), các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch cần phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Cập nhật, quản lý thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sở Tư pháp tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp.
2. Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong thời hạn 01 ngày làm việc, Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhập đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn (trừ những trường hợp bất khả kháng) vào Cơ sở dữ liệu.
3. Đối với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên cơ sở dữ liệu, Sở Tư pháp phải tiến hành kiểm tra lại thông tin.
a) Nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp 100% với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập thông tin ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu;
b) Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn. Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có thì chuyển trả văn bản mới nhận đó cho cơ quan, tổ chức đã gửi thông tin giải tỏa ngăn chặn và phải nêu rõ lý do không chấp nhận.
4. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, Sở Tư pháp phải có biện pháp để kịp thời xử lý, giải quyết theo quy định.

Chỉnh sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập Cơ sở dữ liệu
1. Việc sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót do ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.
2. Trường hợp sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu nhưng chưa được đăng tải và đồng bộ trên Cơ sở dữ liệu, bộ phận quản trị chủ động sửa chữa cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.
3. Trường hợp các sai sót về kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu, công chức phòng chuyên môn phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.

Đăng tải thông tin, văn bản chỉ đạo, điều hành liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu
Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật, đăng tải các văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên Cơ sở dữ liệu để cung cấp thông tin đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại tổ chức mình vào Cơ sở dữ liệu, thời gian nhập thông tin sau khi hợp đồng, giao dịch được công chứng viên ký chứng nhận.
2. Phòng Tư pháp chỉ đạo công chức làm công tác chứng thực có trách nhiệm cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản đã chứng thực vào Cơ sở dữ liệu, thời gian nhập thông tin sau khi hợp đồng, giao dịch được ký chứng thực.
3. Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo công chức làm công tác chứng thực có trách nhiệm cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã chứng thực vào Cơ sở dữ liệu, thời gian nhập thông tin sau khi hợp đồng, giao dịch được ký chứng thực.
4. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng (Các trường thông tin có gắn dấu trong cơ sở dữ liệu công chứng là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:
a) Đối với thông tin về nhân thân: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân, địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;
b) Đối với thông tin về tổ chức: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động và người đại diện (nếu có), số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập;
c) Đối với thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: Địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, số giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng, diện tích thửa đất;
d) Đối với thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);
đ) Đối với thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại hợp đồng, giao dịch, số công chứng hoặc chứng thực, ngày công chứng hoặc chứng thực;
e) Các thông tin khác có liên quan.
5. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức, cá nhân có liên quan phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự.
Mọi sự thay đổi nội dung thông tin cũng phải được cung cấp, cập nhật lên Cơ sở dữ liệu ngay sau khi có sự thay đổi.
6. Thông tin về hợp đồng, giao dịch nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, hàng năm.

Trách nhiệm tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu trước khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Trước khi ký công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực phải có trách nhiệm trực tiếp tra cứu Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng của tài sản.
2. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn, tập huấn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
3. Xử lý kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu:
Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản đó.
a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn;
b) Nếu phát hiện tài sản có thông tin bị trùng về số phát hành, số vào sổ cấp giấy chứng nhận, số thửa đất, số tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích thửa đất, thông tin của người sở hữu tài sản hoặc trong trường hợp phát sinh tình huống cụ thể khác, các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thực hiện công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch báo cáo kịp thời về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để được hướng dẫn, giải quyết.

Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Các tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký tham gia vào hệ thống Cơ sở dữ liệu trước khi đề nghị cấp giấy đăng ký hoạt động. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng; Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực.
2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.
3. Cơ quan nhà nước có liên quan được khai thác, sử dụng thông tin trên dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật khi được sự đồng ý của Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.
2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu; triển khai tốt việc lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin.
3. Kiểm tra, xác minh việc cài đặt Cơ sở dữ liệu và việc đảm bảo các điều kiện vật chất khác theo đề án thành lập trước khi cấp giấy đăng ký hoạt động cho tổ chức hành nghề công chứng. Đối với tổ chức hành nghề công chứng không cài đặt, không cập nhật thường xuyên, liên tục Cơ sở dữ liệu hoặc không đảm bảo duy trì điều kiện hoạt động khác theo quy định của pháp luật thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
4. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Theo dõi, đôn đốc, thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong việc chấp hành Quy chế này. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh
Phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời cung cấp đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tại

Điều 9 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

Trách nhiệm của Công an tỉnh
Công an tỉnh; Công an các huyện, thị xã, thành phố cung cấp các văn bản áp dụng biện pháp kê biên tài sản, văn bản hủy bỏ biện pháp kê biên tài sản do mình quyết định áp dụng nêu tại

Điều 9 Quy chế này đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

Trách nhiệm của Cục Thi hành án dân sự tỉnh
Phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời cung cấp đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tại

Điều 9 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

Trách nhiệm, quyền hạn của Sở Tài nguyên và Môi trường
Cung cấp thông tin và chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện, thị xã, thành phố; Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh; Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện, thị xã, thành phố cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất nêu tại

Điều 9 Quy chế này gửi Sở Tư pháp để cập nhật, đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.

Trách nhiệm, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp huyện; Phòng Tư pháp; UBND cấp xã có thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm:
a) Chỉ đạo Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào Cơ sở dữ liệu trước khi chứng thực hợp đồng, giao dịch. Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng tài khoản được cấp; bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với công chức đã từng truy cập cơ sở dữ liệu công chứng; Bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;
b) Phối hợp cung cấp thông tin và chỉ đạo các phòng chuyên môn cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất gửi Sở Tư pháp đăng tải trên Cơ sở dữ
liệu;
c) Được cấp mật khẩu và tên truy cập để tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải toả ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Hệ thống và chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Hệ thống đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản;
d) Định kỳ hàng năm, Ủy ban nhân dân cấp huyện cân đối, bố trí kinh phí để ký hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm Cơ sở dữ liệu để duy trìm việc khai thác, cập nhật Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch của Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn đóng trên địa bàn mình.
2. Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào Cơ sở dữ liệu. Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng tài khoản được cấp; bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với công chức đã từng truy cập cơ sở dữ liệu; Bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống theo quy định của pháp luật

Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải tham gia Cơ sở dữ liệu.
Các hợp đồng, giao dịch đã công chứng từ trước ngày 01/01/2015 mà chưa được cập nhật phải thực hiện cập nhật bổ sung vào cơ sở dữ liệu.
2. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Định kỳ hàng năm ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm để duy trì, vận hành Cơ sở dữ liệu trong suốt quá trình hoạt động;
b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu;
c) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu, sao lưu, lưu trữ dữ liệu công chứng theo đúng quy định tại Quy chế này
và quy định pháp luật khác có liên quan;
d) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;
đ) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu;
e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập cơ sở dữ liệu công chứng; Bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;
g) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;
h) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Hội công chứng viên tỉnh Bình Thuận
Hội Công chứng viên tỉnh quán triệt các Công chứng viên là Hội viên của tổ chức mình thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; có biện pháp xử lý đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Xử lý vi phạm
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều khoản thi hành
1. Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này; Tổ chức tập huấn, hướng dẫn công chứng viên và các cá nhân khác có liên quan cách thức cập nhật, khai thác thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này.
2. Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, tổ chức hành nghề công chứng trong thực hiện Quy chế này. Theo định kỳ, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân tỉnh.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.