QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế Quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Giang ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC GIANG

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Giang.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 6 năm 2019.

Chánh văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, thủ trưởng các cơ quan thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Nguyễn Thị Thu Hà
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẮC GIANG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ
Quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống
Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Giang
( Ban hành kèm theo Quyết định số 14/2019/QĐ-UBND, ngày04/6/2019
của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang )

Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về việc quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Giang.

Đối tượng áp dụng
Quy chế được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Giang.

Giải thích từ ngữ
1. Hội nghị truyền hình trực tuyến (sau đây viết tắt là HNTHTT) tỉnh Bắc Giang: Là hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị bao gồm cả phần cứng và phần mềm kết nối thiết bị điều khiển trung tâm với điểm cầu chính và các điểm cầu phụ qua mạng viễn thông, cho phép người sử dụng từ nhiều đểm cầu khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, tổ chức các cuộc họp. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị hạn chế trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều.
2. Thiết bị điều khiển trung tâm (MCU): Là thiết bị có chức năng quản lý và xử lý đa điểm; hỗ trợ kết nối điểm cầu chính với các điểm cầu phụ nhằm thiết lập HNTHTT. Máy chủ trung tâm được cài đặt và quản lý tại Sở Thông tin và Truyền thông.
3. Điểm cầu chính: Là điểm cầu được sử dụng để đơn vị chủ trì điều khiển cuộc họp và cho phép các điểm cầu phụ tham gia vào HNTHTT.
4. Điểm cầu phụ: Là điểm cầu được lắp đặt thiết bị để kết nối với MCU, điểm cầu chính và các điểm cầu khác.
5. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp được bố trí tại các điểm cầu, đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, thiết bị và đường truyền để phục vụ tốt HNTHTT.

Các trường hợp tổ chức HNTHTT
HNTHTT được tổ chức khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở, ban ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, xã phường, thị trấn (gọi tắt là các cơ quan, đơn vị) tổ chức các hội nghị, các buổi làm việc, các cuộc họp, tập huấn, giao ban (gọi tắt là các cuộc họp).

Mục đích của việc sử dụng Hệ thống HNTHTT
1. Hệ thống HNTHTT tỉnh Bắc Giang để phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan quản lý nhà nước, bảo đảm thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác, đến nhiều thành phần tham dự; tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính của tỉnh.
2. Hệ thống HNTHTT được sử dụng vào việc tổ chức các cuộc họp:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh với Giám đốc các sở, ban, ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
b) Các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố với Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
d) Có thể mở rộng khi có yêu cầu kết nối với các cơ quan và các ban của Đảng;
đ) Các HNTHTT do Trung ương tổ chức mà cơ quan, đơn vị, địa phương ở tỉnh Bắc Giang là điểm cầu phụ.

Các yêu cầu cơ bản của HNTHTT
1. Phòng họp trực tuyến: Đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, đường truyền, nguồn điện và các trang thiết bị khác theo yêu cầu và tính chất của từng cuộc họp cụ thể.
2. Thiết bị họp trực tuyến: Gồm các thiết bị giải mã, màn hình hiển thị, camera và micro được tích hợp sẵn để đảm bảo tương thích, ổn định, bảo đảm mọi vị trí trong phòng họp đều có thể phát biểu và nghe rõ âm thanh phát ra từ hệ thống HNTHTT.
3. Phòng họp tại các điểm cầu tham gia họp trực tuyến phải thống nhất về kích cỡ hình ảnh, mầu nền, mầu chữ của phông nền.

Nguyên tắc sử dụng HNTHTT
1. Hệ thống HNTHTT của tỉnh được sử dụng theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị; trước khi tổ chức HNTHTT, các cơ quan, đơn vị chủ trì đăng ký lịch với Sở Thông tin và Truyền thông để đảm bảo điều kiện kỹ thuật HNTHTT.
2. Các cơ quan, đơn vị được bố trí thiết bị HNTHTT không sử dụng, di chuyển và cài đặt các thiết bị HNTHTT để phục vụ công việc khác không thuộc chức năng của hệ thống hoặc sử dụng hệ thống không đúng với mục đích được quy định tại

Điều 5 Quy chế này. Đảo bảo an toàn thông tin cho hệ thống, giữ bí mật tài khoản truy cập hệ thống. Mọi thông tin tiếp nhận và cung cấp trên hệ thống phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin và đúng với các quy định của Luật an toàn thông tin mạng năm 2015.
3. Đảm bảo điều kiện an toàn cho hệ thống, không để các vật dễ cháy nổ gần các thiết bị của hệ thống; đảm bảo nhiệt độ, nguồn điện ổn định cho hệ thống khi đang sử dụng.
4. Có sổ nhật ký để ghi chép những thông tin trực kỹ thuật tại các phiên họp HNTHTT, hồ sơ ký xác nhận và lưu giữ làm tư liệu để quản lý, vận hành và phát triển hệ thống họp HNTHTT của tỉnh.
5. Cán bộ vận hành hệ thống HNTHTT phải được đào tạo, tập huấn vận hành sử dụng hệ thống HNTHTT.

Quản lý hệ thống HNTHTT
1. Các cơ quan, đơn vị được bố trí hệ thống HNTHTT chịu trách nhiệm quản lý hệ thống HNTHTT đảm bảo đúng nguyên tắc được quy định tại

Điều 7 Quy chế này.
2. Các thiết bị của hệ thống HNTHTT là tài sản của Nhà nước. Tài sản được đặt tại cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó tự chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích và thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng, đầu tư mở rộng để hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu.

Đăng ký và t hông báo tổ chức HNTHTT
1. Cơ quan chủ trì cuộc họp đăng ký lịch HNTHTT với Sở Thông tin và Truyền thông trước 03 ngày làm việc để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ HNTHTT.
2. Cơ quan chủ trì thông báo nêu rõ các điểm cầu phụ (các cơ quan, đơn vị dự họp); văn bản thông báo nêu rõ các nội dung sau: Tên cơ quan chủ trì HNTHTT (điểm cầu chính); số lượng, tên cơ quan thành phần dự họp (điểm cầu phụ); thời gian họp chính thức; thời gian vận hành hệ thống trước HNTHTT.
Cơ quan chủ trì HNTHTT nếu có nhu cầu ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp hoặc các yêu cầu về kỹ thuật khác (trình chiếu slide, phát video) trao đổi với Sở Thông tin và Truyền thông trước khi cuộc họp diễn ra tối thiểu 01 (một) ngày làm việc.
3. Trường hợp đột xuất, khẩn cấp như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, theo chỉ đạo của Thường trực Tỉnh uỷ, Thường trực HĐND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, cơ quan chủ trì thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông theo số điện thoại 0204.3829.006 và các đơn vị liên quan để chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Công tác chuẩn bị và vận hành hệ thống HNTHTT
1. Thời gian vận hành hệ thống trước HNTHTT:
a) Đối với HNTHTT do các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh tổ chức đến cấp huyện và cấp xã: Cơ quan chủ trì có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để chuẩn bị hệ thống HNTHTT tại điểm cầu chính, vận hành thử hệ thống trước khi HNTHTT chính thức; điểm cầu chính vận hành thử hệ thống với điểm cầu cấp huyện; điểm cầu cấp huyện vận hành thử hệ thống với các điểm cầu cấp xã thuộc huyện (tổ chức kiểm tra các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh) trước 01 (một) ngày làm việc;
b) Đối với HNTHTT do cấp huyện tổ chức: Cơ quan chủ trì có trách nhiệm phân công Tổ vận hành chủ động vận hành thử và vận hành chính thức hệ thống HNTHTT; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để được hỗ trợ kỹ thuật trước khi HNTHTT chính thức 01 (một) ngày làm việc.
2. Vận hành hệ thống trong HNTHTT:
a) Tại điểm cầu chính, cán bộ vận hành hệ thống HNTHTT điều khiển camera, hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp trong thời gian họp. Cán bộ vận hành phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông và cán bộ vận hành tại các điểm cầu phụ khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời hỗ trợ, khắc phục sự cố trong thời gian diễn ra cuộc họp.
b) Tại các điểm cầu phụ, cán bộ vận hành hệ thống HNTHTT điều khiển camera, hình ảnh, âm thanh, ánh sáng đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp. Trong trường hợp có sự cố xảy ra như mất kết nối, chất lượng âm thanh, hình ảnh chưa tốt, phải thông báo ngay đến cán bộ kỹ thuật của điểm cầu chính để kịp thời phối hợp xử lý.

Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Tiếp nhận đăng ký và thông báo của cơ quan chủ trì HNTHTT; hỗ trợ kỹ thuật các cơ quan, đơn vị trong quá trình tổ chức các cuộc HNTHTT; phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh tham mưu tổ chức các cuộc họp áp dụng hình thức HNTHTT của Chủ tịch UBND tỉnh với Giám đốc các sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng hệ thống HNTHTT thực hiện theo Quy chế này.
2. Hằng năm rà soát hệ thống HNTHTT, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu, đề xuất UBND tỉnh các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; tập huấn, cập nhật kiến thức cho cán bộ vận hành hệ thống HNTHTT; quản lý, vận hành, bảo dưỡng, bảo trì định kỳ hệ thống HNTHTT.
3. Là đơn vị trực tiếp quản lý, hỗ trợ, vận hành hệ thống HNTHTT tỉnh Bắc Giang, thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Quản lý, vận hành kỹ thuật thiết bị MCU của hệ thống HNTHTT đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý và sử dụng thiết bị HNTHTT theo quy định của nhà nước;
b) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan đảm bảo kỹ thuật HNTHTT an toàn, chất lượng, hiệu quả; theo dõi, đánh giá, nhận xét quá trình kết nối trực tuyến giữa các điểm cầu, kịp thời đề xuất những vấn đề còn vướng mắc;
c) Có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước và trong cuộc họp HNTHTT; thiết lập các thông số kỹ thuật trên hệ thống; phối hợp kiểm tra đảm bảo kết nối với các điểm cầu, cử cán bộ kỹ thuật túc trực xử lý sự cố kỹ thuật.

Trách nhiệm của Sở Tài chính
Tham mưu UBND tỉnh phân bổ kinh phí hàng năm đối với công tác quản lý, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống HNTHTT.

Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống HNTHTT
1. Chịu trách nhiệm quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống HNTHTT của đơn vị mình có hiệu quả; bảo đảm địa điểm, hạ tầng kỹ thuật và chủ động tổ chức HNTHTT tại điểm cầu của địa phương, cơ quan, đơn vị.
2. Quản lý, sử dụng hệ thống HNTHTT đúng mục đích, an toàn theo quy định tại các Điều 6 của Quy chế này.
3. Kịp thời thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông khi phát hiện các sự cố về thiết bị, đường truyền để xử lý đảm bảo hệ thống HNTHTT luôn trong trạng thái sẵn sàng vận hành. Thành lập Tổ quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT; gửi danh sách cán bộ đầu mối (hoặc có sự thay đổi) về Sở Thông tin và Truyền thông.
4. Căn cứ vào Quy chế này, các cơ quan, đơn vị có hệ thống HNTHTT có trách nhiệm hướng dẫn về việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTHTT tại cơ quan, đơn vị. Hàng năm, báo cáo tình hình quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTHTT gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh.
5. Hàng năm có kế hoạch bảo trì, nâng cấp, quản lý vận hành hệ thống HNTHTT của đơn vị.
6. Với các HNTHTT mà cơ quan, đơn vị là chủ trì thì có trách nhiệm sau:
a) Chịu trách nhiệm chủ trì trong quá trình diễn ra cuộc họp từ khi thông báo tổ chức cuộc họp, công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc HNTHTT;
b) Chịu trách nhiệm liên hệ với các điểm cầu phụ trong quá trình vận hành thử nghiệm và trong cuộc họp chính thức; phân công cán bộ chủ trì phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các điểm cầu phụ thực hiện công tác vận hành hệ thống trước và trong suốt thời gian diễn ra HNTHTT;
c) Các cuộc họp của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với cấp huyện, cấp xã, cơ quan chủ trì (hoặc cơ quan được phân công tổ chức) có trách nhiệm gửi thông báo đến các cơ quan liên quan bảo đảm về đường truyền, nguồn điện và cử cán bộ trực tại điểm cầu chính để xử lý kịp thời khi có sự cố.

Các cơ quan liên quan
1. Đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông:
a) Cung cấp đường truyền, bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTHTT; đảm bảo đường truyền an toàn, liên tục và có phương án dự phòng ứng phó xử lý ngay các sự cố khi đang có cuộc họp HNTHTT;
b) Cử cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu, thường trực xử lý sự cố đường truyền trong các phiên thử hệ thống HNTHTT và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp HNTHTT chính thức.
2. Công ty Điện lực Bắc Giang:
a) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp nguồn điện ổn định cho hệ thống thiết bị lắp đặt tại các điểm cầu của hệ thống HNTHTT trong các phiên họp HNTHTT theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo;
b) Cung cấp thông tin của bộ phận kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện để phục vụ việc xử lý sự cố điện khi có cuộc họp HNTHTT tại các điểm cầu.

Điều khoản thi hành
1. Các cơ quan, đơn vị trên cơ sở chức năng, nhiệm vu quyền hạn được giao có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
2. Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét quyết định điều chỉnh, bổ sung./.