QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế báo cáo và Biểu mẫu báo cáo hoạt động phòng, chống HIV/AIDS BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ

Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về hình thức, thời gian, hệ thống báo cáo và trách nhiệm thực hiện báo cáo.

Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với tất cả các đơn vị, tổ chức có triển khai hoạt động phòng, chống HIV/AIDS trong phạm vi cả nước.

Nguyên tắc báo cáo
1. Báo cáo phải được thực hiện đúng theo các biểu mẫu phê duyệt kèm theo Quyết định này, có đầy đủ dấu và chữ ký của Thủ trưởng cơ quan báo cáo. Trong trường hợp khẩn cấp, đột xuất báo cáo có thể được gửi qua hệ thống FAX, điện báo hoặc thư điện tử nhưng trong vòng 24 giờ phải gửi bản chính theo đường công văn.
2. Báo cáo phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, đầy đủ, hạn chế trùng lặp đến mức tối đa và gửi đúng thời gian quy định .

Công bố và lưu trữ số liệu
Việc công bố và lưu trữ số liệu báo cáo hoạt động phòng, chống HIV/AIDS phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Hình thức và nội dung báo cáo
1. Hình thức báo cáo:
a) Báo cáo định kỳ:
Báo cáo 3 tháng;
Báo cáo 6 tháng;
Báo cáo 9 tháng;
Báo cáo năm.
b) Báo cáo đột xuất;
c) Báo cáo chuyên môn.
2. Nội dung báo cáo:
a) Báo cáo định kỳ: Nội dung báo cáo thực hiện theo biểu mẫu 1, 2 và 3 ban hành kèm theo Quy chế này;
b) Báo cáo đột xuất bao gồm: Nội dung báo cáo phải nêu rõ sự việc, thời gian, địa điểm, tình hình diễn biến, hậu quả và các giải pháp can thiệp đối với các vấn đề xảy ra đột xuất trong phạm vi đơn vị phụ trách. Trường hợp, báo cáo theo yêu cầu của cấp trên, nội dung báo cáo phải đầy đủ thông tin theo đúng nội dung cụ thể mà cấp trên yêu cầu;
c) Báo cáo hoạt động chuyên môn: Nội dung báo cáo thực hiện theo các quy định cụ thể của từng lĩnh vực chuyên môn.

Thời gian báo cáo
1. Thời gian khoá sổ: Số liệu báo cáo được tính đến hết ngày cuối cùng của tháng cụ thể như sau:
a) Báo cáo 3 tháng: được tính từ ngày 01 tháng đầu tiên đến ngày cuối cùng của tháng thứ 3 của quý;
b) Báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 1 đến hết ngày 30 tháng 6 hàng năm;
c) Báo cáo 9 tháng được tính từ ngày 01 tháng 1 đến hết ngày 30 tháng 9 hàng năm;
d) Báo cáo năm được tính từ ngày 01 tháng 1 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm.
2. Thời hạn gửi báo cáo:
a) Thời hạn gửi báo cáo định kỳ:
Chậm nhất sau 05 ngày làm việc kể từ ngày khoá sổ, Trạm y tế xã gửi báo cáo định kỳ về Trung tâm y tế dự phòng huyện;
Chậm nhất sau 15 ngày làm việc kể từ ngày khoá sổ, Trung tâm y tế dự phòng huyện gửi báo cáo hàng quý về Trung tâm phòng, chống HIV/AIDS tỉnh (hoặc Trung tâm y tế dự phòng tỉnh đối với các tỉnh chưa thành lập Trung tâm phòng, chống HIV/AIDS tỉnh);
Chậm nhất sau 25 ngày làm việc kể từ ngày khoá sổ, Trung tâm phòng, chống HIV/AIDS tỉnh (hoặc Trung tâm y tế dự phòng tỉnh đối với các tỉnh chưa thành lập Trung tâm phòng, chống HIV/AIDS tỉnh) gửi báo cáo về Ban điều hành dự án phòng, chống HIV/AIDS khu vực (Sau đây gọi tắt là Ban điều hành dự án khu vực). Riêng báo cáo tổng kết năm được gửi đồng thời cho Ban điều hành dự án khu vực và Bộ Y tế (Cục Phòng, chống HIV/AIDS Việt Nam);
Chậm nhất sau 35 ngày làm việc kể từ ngày khoá sổ, Ban điều hành dự án khu vực gửi báo cáo về Bộ Y tế (Cục Phòng, chống HIV/AIDS Việt Nam);
Chậm nhất sau 10 ngày làm việc kể từ ngày khoá sổ, Viện, Bệnh viện Trung ương và các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế, các đơn vị phòng, chống HIV/AIDS trực thuộc các Bộ, ngành, đoàn thể, các Ban quản lý dự án Trung ương hoạt động trong lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS gửi báo cáo về Bộ Y tế (Cục Phòng, chống HIV/AIDS Việt Nam).
b) Thời hạn gửi báo cáo đột xuất: Trong vòng 72 giờ kể từ khi có vấn đề đột xuất xảy ra. Trường hợp báo cáo theo yêu cầu của cấp trên, thực hiện theo đúng thời gian mà cấp trên yêu cầu phải báo cáo;
c) Thời hạn gửi báo cáo chuyên môn: Thực hiện theo các quy định cụ thể về thời gian của từng lĩnh vực chuyên môn.

Hệ thống báo cáo
1. Tuyến Trung ương: Bộ Y tế (Cục Phòng, chống HIV/AIDS Việt Nam).
2. Tuyến khu vực:
a) Ban điều hành dự án khu vực phía Bắc: Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương;
b) Ban điều hành dự án khu vực phía Nam: Viện Pasteur thành phố Hồ Chí Minh;
c) Ban điều hành dự án khu vực miền Trung: Viện Pasteur Nha Trang;
d) Ban điều hành dự án khu vực Tây Nguyên: Viện Vệ sinh dịch tễ Tây Nguyên.
3. Tuyến tỉnh:
a) Trung tâm phòng, chống HIV/AIDS tỉnh (hoặc Trung tâm y tế dự phòng tỉnh đối với các tỉnh chưa thành lập Trung tâm phòng, chống HIV/AIDS tỉnh);
b) Viện, Bệnh viện trung ương và các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế;
c) Các đơn vị phòng, chống HIV/AIDS trực thuộc các Bộ, ngành, đoàn thể;
d) Các Ban quản lý dự án Trung ương hoạt động trong lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS.
4. Tuyến huyện: Trung tâm Y tế dự phòng huyện

Trách nhiệm thực hiện
1. Cục Phòng, chống HIV/AIDS Việt Nam chịu trách nhiệm:
a) Xây dựng, chỉ đạo toàn bộ các hoạt động về báo cáo hoạt động phòng, chống HIV/AIDS;
b) Thu thập, tổng hợp và phân tích số liệu phản ánh hoạt động phòng, chống HIV/AIDS theo định kỳ hàng năm, 5 năm, 10 năm;
c) Hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế báo cáo hoạt động phòng, chống HIV/AIDS;
d) Tổ chức kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả việc thực hiện các báo cáo hoạt động phòng, chống HIV/AIDS trên phạm vi toàn quốc.
2. Ban điều hành dự án khu vực chịu trách nhiệm:
a) Thu thập, xử lý số liệu phản ánh toàn bộ hoạt động phòng, chống HIV/AIDS của các tỉnh trong khu vực và tại Ban điều hành dự án khu vực;
b) Hướng dẫn nghiệp vụ, tổng hợp thống kê báo cáo hoạt động cho các tỉnh thuộc khu vực phụ trách.
3. Trung tâm phòng, chống HIV/AIDS tỉnh (hoặc Trung tâm y tế dự phòng tỉnh đối với các tỉnh chưa thành lập Trung tâm phòng, chống HIV/AIDS tỉnh) chịu trách nhiệm:
a) Thu thập, xử lý số liệu phản ánh toàn bộ hoạt động phòng, chống HIV/AIDS của địa phương;
b) Hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra đánh giá, tổng hợp thống kê báo cáo hoạt động cho tuyến quận, huyện và các đơn vị trực thuộc Sở Y tế tỉnh.
4. Viện, Bệnh viện trung ương và các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế; các đơn vị phòng, chống HIV/AIDS trực thuộc các Bộ, ngành, đoàn thể; Ban quản lý các dự án Trung ương hoạt động trong lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS chịu trách nhiệm thu thập, xử lý số liệu phản ánh toàn bộ hoạt động phòng, chống HIV/AIDS của đơn vị hoặc của ngành; khi có nhu cầu về số liệu thống kê chuyên sâu liên quan đến lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS hoặc cần ban hành thêm biểu mẫu, sổ sách ghi chép hoặc tổ chức các cuộc điều tra phải tham khảo ý kiến của Bộ Y tế (Cục Phòng, chống HIV/AIDS Việt Nam) và các đơn vị chức năng khác trước khi trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt, ban hành.
5. Trung tâm y tế dự phòng huyện chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, tổng hợp và quản lý toàn bộ số liệu báo cáo hoạt động phòng, chống HIV/AIDS thuộc phạm vi huyện.
6. Trạm y tế xã chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện chế độ ghi chép ban đầu và báo cáo hoạt động phòng, chống HIV/AIDS theo quy định.

Trách nhiệm của người làm công tác báo cáo
1. Người lập biểu phải chịu trách nhiệm trước người phụ trách báo cáo về kết quả thu thập tổng hợp số liệu báo cáo thuộc phạm vi mình phụ trách, thực hiện việc báo cáo số liệu theo đúng mẫu đã quy định, chịu trách nhiệm về thời hạn và tính chính xác của nội dung và chất lượng báo cáo trước người phụ trách báo cáo.
2. Người phụ trách báo cáo phải kiểm tra nội dung và chất lượng báo cáo trước khi ký trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị và cơ quan chức năng về tính chính xác của số liệu, nội dung, chất lượng, thời hạn của báo cáo theo quy định.
3. Thủ trưởng đơn vị ký và đóng dấu phải chịu trách nhiệm trước cấp trên về thời hạn báo cáo, nội dung và chất lượng báo cáo.