QUYẾT ĐỊNH Về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Đắk Lắk, ban hành kèm theo Quyết định số 16/2019/QĐ-UBND ngày 30/7/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK

Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Đắk Lắk, ban hành kèm theo Quyết định số 16/2019/QĐ-UBND ngày 30/7/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk như sau:
1. Sửa đổi, bổ sung khoản 3

Điều 1 như sau:
“3. Những nội dung liên quan việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử không được quy định tại Quy chế này thì thực hiện theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư và các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan.”
2. Sửa đổi, bổ sung

Điều 3 như sau:
“

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử đã được ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật.
3. Văn bản điện tử không thuộc Khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.”
3. Sửa đổi, bổ sung khoản 1

Điều 4 như sau:
“1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị đinh số 154/2020/NĐ-CP ngày 3/112/2020 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP; đối với văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại

Điều 8, 9 và Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Hình thức ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan thực hiện theo quy định tại Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.”
4. Sửa đổi, bổ sung

Điều 5 như sau:
“

Nguyên tắc và yêu cầu tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử
Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử phải thực hiện theo yêu cầu và nguyên tắc được quy định tại

Điều 5,

Điều 6 của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.”
5. Sửa đổi, bổ sung khoản 2

Điều 7 như sau:
“2. Các loại văn bản điện tử gửi không gửi kèm bản giấy
Danh mục các loại văn bản điện tử gửi không gửi kèm bản giấy giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước gồm:
a) Văn bản quy phạm pháp luật: Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã; Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã.
b) Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, công văn, công điện, giấy ủy quyền, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo.”
6. Sửa đổi, bổ sung khoản 1

Điều 8 như sau:
“1. Quy trình phát hành văn bản điện tử
1.1. Ban hành văn bản điện tử
a) Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại mục 7 Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản.
b) Văn thư cơ quan thực hiện ký: số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống; in và đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng quy định tại khoản 1.3 Điều này; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại mục 8 Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
c) Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin số 3, 7a, 7b, 7c, 9a, 9b, 12

Mã định danh văn bản
Mỗi văn bản điện tử phải có mã định danh văn bản theo quy định của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. Hướng dẫn cụ thể như sau:
MaDinhDanhCoQuan-NamBanHanhVB-SoVB
Mã định danh có tối đa 73 ký tự (bao gồm cả dấu chấm “.” và ký tự gạch ngang “-”), chia thành ba nhóm, các nhóm phân tách bởi ký tự gạch ngang “-”.
Trong đó:
1. Nhóm thứ nhất (MaDinhDanhCoQuan)
Nhóm thứ nhất là nhóm thể hiện mã định danh cơ quan, tổ chức ban hành văn bản theo các quy định hiện hành. Nhóm thứ nhất bao gồm tối đa là 35 ký tự.
2. Nhóm thứ hai (NamBanHanhVB)
Nhóm thứ hai là nhóm thể hiện năm ban hành văn bản, bao gồm 4 ký tự thể hiện năm tương ứng.
3. Nhóm thứ ba (SoVB)
Nhóm thứ ba là nhóm thể hiện số, kí hiệu của văn bản gửi đi. Nhóm thứ ba gồm 2 phần được phân tách nhau bởi dấu chấm theo dạng như sau:
CodeNumber.CodeNotation
Trong đó:
CodeNumber là thông tin mô tả số của văn bản gửi đi, bao gồm tối đa 11 ký tự (tương ứng với quy định về trường thông tin CodeNumber theo quy chuẩn QCVN 102:2016/BTTTT).
CodeNotation là thông tin mô tả ký hiệu của văn bản gửi đi, bao gồm tối đa 30 ký tự (tương ứng với quy định về trường thông tin CodeNotation theo quy chuẩn QCVN 102:2016/BTTTT). Ký tự mã cụ thể đối với mã CodeNotation tuân theo các quy định về công tác văn thư.”
10. Sửa đổi, bổ sung khoản 2

Điều 12 như sau:
“2. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định tại

Tạo lập hồ sơ điện tử
Thực hiện theo quy định tại

Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.”
12. Sửa đổi, bổ sung

Điều 14 như sau:
“

Nộp lưu, quản lý và bảo quản hồ sơ điện tử
1. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại

Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo

Trách nhiệm của Sở Nội vụ
Tham mưu ban hành quy định và hướng dẫn việc lưu trữ, giao nộp và bảo quản văn bản điện tử, hồ sơ điện tử thống nhất trong toàn tỉnh; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông theo dõi, kiểm tra việc thực hiện trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.”

Tổ chức thực hiện
Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện, thường xuyên theo dõi, đánh giá việc thực hiện Quyết định này và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

Điều 3 . Trách nhiệm và hiệu lực thi thành
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 02/12/2021 và bãi bỏ Quyết định số 2589/QĐ-UBND ngày 12/9/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc công bố Danh mục các loại văn bản điện tử ký số gửi kèm văn bản giấy giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh./.
Nơi nhận:
Văn phòng Chính phủ (b/c);
Bộ Thông tin và Truyền thông (b/c);
Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp(b/c);
Vụ pháp chế - Bộ TTTT (b/c)
TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh (b/c);
CT, các PCT UBND tỉnh;
Uỷ ban MT TQVN tỉnh;
Như

Điều 3;
VP Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh;
Sở Tư pháp;
Báo Đắk Lắk, Đài PTTH tỉnh;
UBND các xã, phường, thị trấn (do UBND cấp huyện sao gửi);
Các PCVP UBND tỉnh;
Các Phòng, TT thuộc Văn phòng UBND tỉnh;
Công báo tỉnh;
Lưu: VT, KGVX.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Phạm Ngọc Nghị