QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế xây dựng và quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Hoà Bình ------------------- ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÒA BÌNH

Điều 1 . Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Hoà Bình (sau đây viết tắt là Cơ sở dữ liệu).
Quy chế được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin từ Cơ sở dữ liệu.

Điều 2 . Giải thích từ ngữ
Các từ ngữ trong Quy chế này được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu là phần mềm chứa đựng thông tin bao gồm: Thông tin ngăn chặn; thông tin công chứng; thông tin chứng thực và một số thông tin khác liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Hoà Bình.
2. Văn bản ngăn chặn là văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thông tin về việc ngừng công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, cá nhân hoặc tổ chức theo quy định của pháp luật. Thông tin của văn bản ngăn chặn là căn cứ để người thực hiện công chứng, chứng thực xem xét không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan.
3. Văn bản giải tỏa ngăn chặn là văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân có nội dung hủy bỏ toàn bộ hoặc một phần văn bản ngăn chặn của chính mình, của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác theo quy định pháp luật.
4. Thông tin ngăn chặn là thông tin trong văn bản ngăn chặn hoặc văn bản giải tỏa ngăn chặn.
5. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3 . Nguyên tắc xây dựng và sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tất cả các hợp đồng, giao dịch được người có thẩm quyền công chứng, chứng thực phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
2. Thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền gửi đến, Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu.
3. Cơ sở dữ liệu phải được quan tâm nâng cấp đảm bảo an toàn thông tin mạng, các tiện ích khi sử dụng và kết nối được với phần mềm khác khi có yêu cầu.
4. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch không loại trừ trách nhiệm theo quy định pháp luật của người thực hiện công chứng, chứng thực, người yêu cầu công chứng, chứng thực và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Điều 4 . Nguồn Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.
2. Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực tại Phòng Tư pháp các huyện, thành phố và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.
3. Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch, văn bản thay đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt các văn bản nêu trên của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.
4. Các nguồn thông tin khác về tài sản.

Điều 5 . Sao, lưu và cung cấp thông tin từ Cơ sở dữ liệu
1. Việc sao, lưu dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu phải được thực hiện thường xuyên. Văn bản ngăn chặn và văn bản giải tỏa ngăn chặn phải được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống.
2. Khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền, Sở Tư pháp xem xét, quyết định việc cung cấp thông tin từ Cơ sở dữ liệu.

Điều 7 . Cấp tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực gồm:
a) Lãnh đạo Sở; công chức phòng chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp được phân công quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;
b) Phòng Tư pháp cấp huyện;
c) Ủy ban nhân dân cấp xã;
d) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.
2. Tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện cập nhật dữ liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
3. Sở Tư pháp thực hiện việc quản lý, cấp tài khoản trong cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định của Quy chế này.

Điều 8 . Khóa tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa có thời hạn trong các trường hợp sau đây:
a) Công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng; cán bộ, công chức bị tạm đình chỉ làm công tác chứng thực;
b) Theo đề nghị của tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã về việc khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp cho nhân viên (không phải là người thực hiện công chứng, chứng thực) do người này tạm ngưng thực hiện công việc liên quan đến sử dụng Cơ sở dữ liệu có thời hạn;
c) Cá nhân, tổ chức sử dụng Cơ sở dữ liệu thuộc đối tượng phải nộp các chi phí liên quan đến việc sử dụng Cơ sở dữ liệu nhưng không nộp hoặc nộp không đầy đủ, đúng hạn các chi phí liên quan đến việc sử dụng Cơ sở dữ liệu;
d) Theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền về việc khóa có thời hạn tài khoản đã cấp cho cá nhân, tổ chức được giao quản lý Cơ sở dữ liệu hoặc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực;
đ) Cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu không bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập đã được cung cấp để cho cá nhân, tổ chức khác truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của mình hoặc sử dụng tài khoản của người khác để truy cập vào Cơ sở dữ liệu;
e) Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các hành vi được quy định tại Khoản 2, 3, 4 và 5

Điều 6 Quy chế này lần đầu và gây hậu quả ít nghiêm trọng.
Việc khóa tài khoản có thời hạn theo quy định tại Điểm e khoản này kéo dài 03 tháng, những trường hợp còn lại chấm dứt khi không còn các điều kiện để khóa tài khoản được quy định tương ứng.
2. Tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa vĩnh viễn trong các trường hợp sau đây:
a) Công chứng viên bị miễn nhiệm, đình chỉ hành nghề công chứng, thu hồi Thẻ công chứng viên;
b) Người thực hiện chứng thực thôi thực hiện nhiệm vụ hoặc chuyển công tác khác;
c) Tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan được cấp tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất; Ủy ban nhân dân cấp xã sáp nhập, hợp nhất theo quy định của pháp luật;
d) Theo đề nghị của cơ quan, tổ chức hành nghề công chứng về việc khóa tài khoản đã cấp cho người thực hiện chứng thực, Công chứng viên chấm dứt hành nghề tại tổ chức mình sau khi hoàn tất thủ tục chuyển công tác hoặc xóa đăng ký hành nghề theo quy định;
đ) Theo đề nghị của cơ quan, tổ chức về việc khóa vĩnh viễn tài khoản đã cấp cho cá nhân do người đó không còn thực hiện công việc liên quan đến sử dụng Cơ sở dữ liệu;
e) Theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền về việc khóa vĩnh viễn tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân được giao quản lý Cơ sở dữ liệu hay hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực;
g) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có các hành vi được quy định tại Khoản 2, 3, 4 và 5

Điều 6 Quy định này vi phạm lần thứ hai hoặc vi phạm lần đầu nhưng gây hậu quả nghiêm trọng;
h) Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các hành vi được quy định tại Khoản 1 và 6

Điều 6 Quy định này.

Điều 9 . Cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân dưới đây gửi thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu:
a) Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện gửi thông tin ngăn chặn các giao dịch về tài sản;
b) Công an tỉnh, Công an cấp huyện có trách nhiệm gửi thông tin ngăn chặn các giao dịch liên quan đến tài sản, giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch;
c) Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện và cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khác có trách nhiệm gửi thông tin ngăn chặn có liên quan đến việc kê biên tài sản, giải tỏa kê biên tài sản, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản, chấm dứt tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản;
d) Sở Tài nguyên và Môi trường; Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo cơ quan, tổ chức do mình quản lý cung cấp thông tin ngăn chặn về các trường hợp thu hồi đất, thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác;
đ) Các cơ quan, tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm gửi thông tin ngăn chặn về các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch về tài sản, lừa đảo tài sản, hủy, chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản, để sót người thừa kế.
2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác trong và ngoài tỉnh cung cấp thông tin ngăn chặn, nếu có căn cứ pháp lý cũng sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 10 . Cập nhật và sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
a) Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp được gửi về Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
b) Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay trong ngày nhận được văn bản cung cấp thông tin (trừ Thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày nghỉ lễ theo quy định). Trong trường hợp văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn gửi về sau 16 giờ của ngày làm việc thì văn bản sẽ được cập nhật vào đầu giờ làm việc buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.
c) Trường hợp không cập nhật, cập nhật không đầy đủ văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì phải trả lời và nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan, cá nhân cung cấp thông tin.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
a) Các Công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng, công chức Phòng Tư pháp các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn phải cập nhật chính xác, đầy đủ các hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực ngay sau khi giao trả kết quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực.
b) Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực phải được cập nhật ngay và đầy đủ trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
3. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là nguồn thông tin tham khảo để công chứng viên, công chức Phòng Tư pháp các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản.

Điều 11 . Sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhập trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.
2. Đối với các sai sót được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (thông tin chưa cập nhật vào hệ thống), người thực hiện cập nhật chủ động sửa chữa cho chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin.
3. Đối với các sai sót được phát hiện sau khi thông tin được đưa lên mạng (đã lưu), người thực hiện cập nhật báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, văn bản công chứng, chứng thực hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

Điều 12 . Sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Khi có yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch người thực hiện công chứng, chứng thực tiến hành tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, điều kiện công chứng, chứng thực, đối chiếu thông tin ngăn chặn liên quan đến tài sản, người thực hiện giao dịch để thụ lý và tạo lập hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu.
2. Khi tạo lập hợp đồng, giao dịch người thực hiện công chứng, chứng thực thấy thông tin về tài sản, người yêu cầu công chứng, chứng thực đã có trong Cơ sở dữ liệu thì kế thừa, không tạo mới thông tin về tài sản, người yêu cầu công chứng, chứng thực đó.
3. Trường hợp phát hiện giao dịch đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng thì người thực hiện công chứng, chứng thực phải xác minh, làm rõ.
Nếu phát hiện có dấu hiệu tội phạm hình sự hay vi phạm pháp luật khác thì người thực hiện công chứng, chứng thực báo cáo ngay với Thủ trưởng cơ quan để có biện pháp thích hợp, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền xử lý vụ việc theo quy định pháp luật và kịp thời thông tin về Sở Tư pháp.
4. Ngay khi thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, cấp số, thu phí; người thực hiện công chứng, chứng thực, người thực hiện việc cấp số, thu phí phải thực hiện các công việc tương ứng trong Cơ sở dữ liệu.
5. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực phải được chia sẻ ngay vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 13 . Quyền và trách nhiệm của tổ chức sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt, sử dụng

Điều 14 . Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Được sử dụng Cơ sở dữ liệu khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã giải quyết vào Cơ sở dữ liệu một cách đầy đủ, kịp thời, cùng lúc với việc giải quyết hồ sơ trên thực tế.
3. Tham gia các lớp đào tạo sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.
4. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp.
5. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 15 . Chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Tổ chức hành nghề công chứng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải nộp các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; các chi phí liên quan đến việc quản trị, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp Cơ sở dữ liệu và chi phí hợp lý khác (nếu có).
2. Sở Tư pháp phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh và các cơ quan, tổ chức có liên quan xác định mức thu chi phí khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
3. Kinh phí thu chi liên quan đến việc quản trị thuê đường truyền, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở dữ liệu, an toàn, an ninh thông tin và chi phí hợp lý khác giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan xác định, thống nhất thực hiện.

Điều 16 . Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản lý có hiệu quả Cơ sở dữ liệu.
2. Thực hiện việc quản trị Cơ sở dữ liệu, cấp và khóa tài khoản theo quy định; đảm bảo hoạt động ổn định, an toàn an ninh của Cơ sở dữ liệu và kết nối thông suốt, phục vụ vận hành thường xuyên, liên tục trên mạng Internet.
3. Tổ chức, thực hiện và giám sát việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu, cung cấp thông tin theo quy định.
4. Thực hiện việc sao, lưu trữ thông tin theo quy định tại

Điều 4 Quy định này.
5. Hướng dẫn về cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu.
6. Hướng dẫn việc sử dụng và cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu.
7. Nghiên cứu, đề xuất phương án và tổ chức nâng cấp Cơ sở dữ liệu để đáp ứng nhu cầu hoạt động công chứng, chứng thực và công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động này được kịp thời.
8. Phân loại, tham mưu trình cấp có thẩm quyền phê duyệt cấp độ an toàn, an ninh thông tin cho Hệ thống quy định tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ và Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông. Tổ chức triển khai các giải pháp kỹ thuật và biện pháp quản lý, vận hành đối với Hệ thống phù hợp với cấp độ an toàn, an ninh thông tin được phê duyệt.
9. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành khác xây dựng, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu, xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn.
10. Kiểm tra, giám sát, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh. Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này khi cần thiết.

Điều 17 . Trách nhiệm của các cơ quan có liên quan
1. Căn cứ khả năng ngân sách, Sở Tài chính tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc bảo đảm tài chính để duy trì và nâng cấp Cơ sở dữ liệu được thuận lợi, đạt hiệu quả theo quy định hiện hành.
2. Các sở, ngành khác có liên quan trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm phối hợp để xây dựng, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu; xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn.
3. Hội Công chứng viên tỉnh vận động Công chứng viên là thành viên của Hội và các Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc quy định pháp luật và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh. Có biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các hành vi chia sẻ thông tin không kịp thời, không trung thực, hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, chứng thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.
4. Các tổ chức, cá nhân liên quan tham gia quản lý, vận hành sử dụng Hệ thống có trách nhiệm tuân thủ theo các quy định tại Quyết định số 628/QĐ-UBND ngày 20/5/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh.