TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp. QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1

Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quyết định này quy định việc quản lý, cập nhật, khai thác, cung cấp Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch khi thực hiện trên địa bàn thành phố Cần Thơ; quyền, nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quyết định này.
2. Đối tượng áp dụng
Cơ quan, đơn vị, tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn (Ủy ban nhân dân cấp xã) và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến Quyết định này.

Điều 2

Giải thích từ ngữ
Trong Quyết định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là tập hợp dữ liệu có được từ các thông tin liên quan đến hợp đồng, giao dịch, các thông tin ngăn chặn và các văn bản liên quan đến tài sản do các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan có thẩm quyền cung cấp được cập nhật, xây dựng, duy trì, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực; góp phần đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch được công chứng, chứng thực, phòng ngừa rủi ro cho người thực hiện công chứng, chứng thực, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân liên quan.
2. Quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình cập nhật, khai thác, cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan thẩm quyền có liên quan.
3. Khai thác cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép sử dụng các thông tin từ Hệ thống cơ sở dữ liệu để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật.
4. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức.
5. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó.
6. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực, được tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
7. Tài khoản người dùng là một tập hợp thông tin đại diện duy nhất cho người sử dụng trên hệ thống, người dùng sử dụng để đăng nhập và truy cập các tài nguyên được cấp phép trên hệ thống. Tài khoản người dùng ít nhất phải bao gồm tên định danh và mã khóa bí mật (mã đăng nhập, mã truy cập theo tổ chức).

Điều 3

Điều kiện để vận hành Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Việc quản lý, khai thác hệ thống phải tuân thủ các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, các văn bản pháp luật về công chứng, chứng thực và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
2. Máy vi tính phải được cài đặt hệ điều hành Windows, chương trình phần mềm diệt virus (phải là những chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu của hệ thống), được cập nhật thường xuyên các bản nhận dạng mẫu virus mới, các bản vá lỗi an ninh cho hệ điều hành.
3. Thông tin nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu phải sử dụng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. Các văn bản dùng hệ phông chữ khác với phông chữ tiếng Việt Times New Roman phải được chuyển đổi sang định dạng phông chữ tiếng Việt Times New Roman trước khi tải vào phần mềm.

Điều 4

Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, cung cấp Cơ sở dữ liệu
1. Việc cập nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn vào hệ thống cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời.
2. Các hoạt động cập nhật, khai thác, cung cấp Cơ sở dữ liệu theo Quyết định này là một hoạt động hỗ trợ nghiệp vụ công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.
3. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu để thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch không loại trừ trách nhiệm của công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người yêu cầu công chứng, người yêu cầu chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của pháp luật.
4. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, quản lý, khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu phù hợp với quy định của pháp luật.
5. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin do đơn vị cập nhật thực hiện phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu.
6. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng, thông tin cá nhân theo quy định Hiến pháp, Bộ luật Dân sự, Luật An toàn thông tin mạng và các văn bản pháp luật có liên quan.

Điều 5

Những hành vi bị nghiêm cấm
1. Cấp tài khoản truy cập cho cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu khi chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan được cấp tài khoản, Thủ trưởng cơ quan thực hiện chứng thực và Trưởng tổ chức hành nghề công chứng; tiết lộ tài khoản của cơ quan, đơn vị, của tổ chức hành nghề công chứng cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.
2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao; khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu và thông tin trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
3. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu hoặc bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động, thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.
5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết trong quá trình quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu.
6. Những hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định của pháp luật.

Điều 6

Quản lý về cơ sở hạ tầng thông tin
Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm quản lý về cơ sở hạ tầng thông tin, bao gồm:
1. Quản lý hệ thống máy chủ ảo cấp phát tại Trung tâm dữ liệu thành phố để đảm bảo phục vụ vận hành phần mềm và cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được thông suốt, hiệu quả.
2. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và an toàn thông tin trên hạ tầng kỹ thuật để phục vụ vận hành hệ thống phần mềm, lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được thực hiện theo đúng quy định.

Điều 7

Quản lý thông tin cơ sở dữ liệu
Sở Tư pháp chịu trách nhiệm quản lý thông tin cơ sở dữ liệu, bao gồm:
1. Cài đặt và cấp tài khoản mới cho các đối tượng mới gia nhập hệ thống, xóa, tạm dừng hoặc thay đổi tài khoản trong các trường hợp như: cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản đã giải thể, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất; cá nhân làm việc tại cơ quan, tổ chức đã chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu, nghỉ việc; cấp lại tài khoản cho các tổ chức, cá nhân đã bị xóa và các trường hợp tương tự khác.
2. Tổ chức tập huấn và hỗ trợ cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, thực hiện cập nhật dữ liệu, khai thác thông tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu.
3. Quyết định kiểm tra, xác minh trong những trường hợp các thông tin công chứng, chứng thực, tài liệu..., có dấu hiệu không chính xác hoặc nghi ngờ có vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
4. Đảm bảo cung cấp các dịch vụ chia sẻ dữ liệu về kho dữ liệu dùng chung của thành phố theo

Mục 4

Chương II Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước.

Điều 8

Cập nhật thông tin cơ sở dữ liệu
1. Các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật thông tin vào hệ thống cơ sở dữ liệu, cụ thể như sau:
a) Thông tin về nhân thân (gồm: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu..., địa chỉ cư trú);
b) Thông tin về tổ chức (gồm: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, mã số thuế, số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (nếu có));
c) Thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (gồm: Địa chỉ thửa đất, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng đất theo đúng nội dung thể hiện trên giấy Chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, giá chuyển nhượng,…);
d) Thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác (gồm: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ (seri...), giá chuyển nhượng (nếu có), ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có),...);
đ) Thông tin về hợp đồng, giao dịch (gồm: Tên loại giao dịch, số giao dịch, ngày giao dịch,...);
e) Thông tin về Phụ lục hợp đồng;
g) Các thông tin khác do Sở Tư pháp hướng dẫn.
2. Các cơ quan: Tòa án nhân dân thành phố, Viện kiểm sát nhân dân thành phố, Công an thành phố, Cục Thi hành án dân sự thành phố có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo quy định tại khoản 4, khoản 5

Điều 2 Quyết định này phù hợp với quy định của pháp luật. Việc phân quyền cập nhật thông tin trong mỗi cơ quan, tổ chức do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định và chịu trách nhiệm.

Điều 9

Thời hạn cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu và lưu trữ thông tin cơ sở dữ liệu
1. Thời hạn cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu:
a) Các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã phải cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu ngay sau khi các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng hoặc chứng thực. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật;
b) Tòa án nhân dân thành phố, Viện kiểm sát nhân dân thành phố, Công an thành phố, Cục Thi hành án dân sự thành phố có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị trực thuộc tổ chức thực hiện cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu ngay sau khi có Quyết định ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, Quyết định phong tỏa tài sản, Quyết định tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản, Quyết định thu hồi, chấm dứt, sửa đổi các quyết định nói trên và các thông tin có liên quan.
Mọi sự thay đổi nội dung thông tin phải được cung cấp, cập nhật kịp thời, chính xác lên hệ thống.
2. Lưu trữ thông tin cơ sở dữ liệu
a) Thông tin Cơ sở dữ liệu được lưu trữ số;
b) Thông tin Cơ sở dữ liệu được lưu trữ, bảo quản có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm và phải được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông, cơ quan Tòa án, cơ quan Viện Kiểm sát, cơ quan Công an, cơ quan Thi hành án dân sự, Cục Thuế, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.

Điều 10

Tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu
1. Cách thức tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.
2. Trước khi ký công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, công chứng viên, người thực hiện chứng thực trực tiếp tra cứu Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng giao dịch của tài sản.
3. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể:
a) Trường hợp tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì từ chối công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn;
b) Trường hợp tài sản thế chấp đã được giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất nhưng chưa được giải chấp trên Cơ sở dữ liệu thì công chứng viên, người thực hiện chứng thực vẫn được công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch; ngay sau khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật ngay vào Cơ sở dữ liệu;
c) Các tình huống phát sinh khác, tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.

Điều 11

Khai thác thông tin cơ sở dữ liệu
1. Các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức tư pháp - hộ tịch được khai thác thông tin cơ sở dữ liệu để:
a) Phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực;
b) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.
2. Cơ quan nhà nước được Sở Tư pháp cấp quyền quy định tại khoản 5

Điều 7 Quyết định này khai thác thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.
3. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm.
4. Việc phân quyền khai thác thông tin trong mỗi cơ quan, tổ chức do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định và chịu trách nhiệm.
5. Thông tin cập nhật vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm.

Điều 12

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân
1. Sở Tư pháp
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quyết định này và quy định của pháp luật có liên quan;
b) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ quan, tổ chức có liên quan hướng dẫn vận hành, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu; lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố;
c) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Công an thành phố, Cục Thuế, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng với các Cơ sở dữ liệu về dân cư, thuế, đất đai, nhà ở, doanh nghiệp;
d) Trực tiếp thực hiện việc quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định của Quyết định này và các văn bản pháp luật có liên quan;
đ) Triển khai thực hiện Quyết định này, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quyết định này báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố; tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố việc sửa đổi, bổ sung Quyết định khi cần thiết.
2. Sở Thông tin và Truyền thông
a) Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật của thành phố; hướng dẫn Sở Tư pháp thực hiện các phương thức kết nối, chia sẻ dữ liệu qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu của thành phố (LGSP) phục vụ cho các hoạt động của cơ quan nhà nước;
b) Phối hợp với Sở Tư pháp, Công an thành phố, Cục Thuế, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng với các Cơ sở dữ liệu về dân cư, thuế, đất đai, nhà ở, doanh nghiệp.
3. Công an thành phố, Cục Thuế, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư
Phối hợp với Sở Tư pháp thực hiện liên thông Cơ sở dữ liệu công chứng với Cơ sở dữ liệu về dân cư, thuế, đất đai, nhà ở, doanh nghiệp.
4. Sở Tài chính
Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu, trình Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí theo quy định.
5. Hội Công chứng viên thành phố Cần Thơ
a) Triển khai kịp thời các quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và nội dung Quyết định này đến các hội viên để thực hiện việc công chứng đảm bảo đúng quy định; kiến nghị xử lý đối với các hành vi cập nhật, cung cấp thông tin không kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, chứng thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức;
b) Chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan thường xuyên nâng cấp hệ thống để đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu. Kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh liên quan đến việc khai thác Cơ sở dữ liệu. Chịu trách nhiệm duy trì và bảo mật thông tin liên quan đến hoạt động của Cơ sở dữ liệu. Thực hiện việc sao lưu, lưu trữ thông tin đầy đủ, kịp thời.
6. Các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan
a) Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quyết định này;
b) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, cung cấp các thông tin cơ sở dữ liệu.

Điều 13

Hiệu lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 28 tháng 10 năm 2022.

Điều 14

Trách nhiệm thi hành
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp, Chánh án Tòa án nhân dân thành phố, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân thành phố, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự thành phố, Cục trưởng Cục Thuế thành phố, Chủ tịch Hội Công chứng viên thành phố, Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và cá nhân, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.