QUYẾT ĐỊNH CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC Ban hành Quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các tổ chức tín dụng THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các tổ chức tín dụng".

Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chủ tịch Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc (Giám đốc) các tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
QUY CHẾ GIAO DỊCH MỘT CỬA
ÁP DỤNG ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN ngày13/10/2005
của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

Đối tượng áp dụng và phạm vi điều chỉnh
1. Đối tượng áp dụng:
Quy chế giao dịch một cửa được áp dụng đối với các tổ chức tín dụng có đủ điều kiện thực hiện giao dịch một cửa theo quy định tại

Điều 4 trong Quy chế này.
2. Phạm vi điều chỉnh:
Quy chế giao dịch một cửa điều chỉnh các giao dịch sau:
a) Giao dịch thu - chi tiền mặt: bao gồm nhận, trả tiền gửi từ tài khoản tiền gửi, tài khoản tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi, và các giao dịch thu chi tiền mặt khác.
b) Giao dịch thanh toán, chuyển tiền: Thanh toán qua tài khoản thanh toán, phát hành séc, thẻ ngân hàng; chuyển tiền, mua bán thu đổi ngoại tệ, séc du lịch; và các giao dịch thanh toán khác.
c) Các giao dịch khác: được áp dụng tùy theo mức độ về điều kiện thực hiện giao dịch một cửa của tổ chức tín dụng trên nguyên tắc đảm bảo các quy định và nội dung quy trình nghiệp vụ liên quan đến loại giao dịch đó.

Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:
1. Giao dịch một cửa: là phương thức tổ chức cung ứng dịch vụ của tổ chức tín dụng cho khách hàng, trong đó khách hàng chỉ cần giao dịch với một giao dịch viên của tổ chức tín dụng và nhận kết quả từ giao dịch viên đó.
2. Giao dịch viên: là cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng trực tiếp giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm tiếp nhận để giải quyết các nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền trong việc lập, kiểm soát và phê duyệt chứng từ giao dịch.
3. Kiểm soát viên: là cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng được phân cấp thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát và phê duyệt các giao dịch trong phạm vi trách nhiệm được phân công.
4. Hạn mức giao dịch: là giá trị tối đa của một giao dịch mà giao dịch viên được phép thực hiện không cần có sự phê duyệt của kiểm soát viên. Mỗi loại giao dịch có các hạn mức khác nhau.
5. Hạn mức tồn quỹ: là số dư tiền mặt tối đa mà giao dịch viên được phép giữ tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch.
6. Bộ phận quỹ: là bộ phận ngân quỹ của tổ chức tín dụng có trách nhiệm tổ chức thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá; giao, nhận các tài sản khác đối với các giao dịch viên và với khách hàng (đối với các giao dịch tiền mặt vượt hạn mức của giao dịch viên).
7. Quầy giao dịch: là nơi giao dịch viên thực hiện việc giao dịch với khách hàng.

Nguyên tắc chung trong giao dịch một cửa
Các tổ chức tín dụng thực hiện giao dịch một cửa dựa trên các nguyên tắc sau:
1. Tổ chức tín dụng thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động ngân hàng nhưng phải đảm bảo an toàn tài sản và tuân thủ các nguyên tắc về kiểm tra, kiểm soát áp dụng đối với hoạt động ngân hàng.
2. Tổ chức tín dụng phải tổ chức và phân công lao động hợp lý, khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và tuân thủ các quy định pháp luật trong hoạt động ngân hàng.
3. Tổ chức tín dụng phải xây dựng Quy trình nghiệp vụ cụ thể trong giao dịch một cửa trên cơ sở các quy định hiện hành trong hoạt động ngân hàng, hoạt động ngân quỹ, chế độ kế toán và đáp ứng được yêu cầu lập các loại báo cáo theo quy định.
4. Tổ chức tín dụng phải xây dựng nội quy và tổ chức giám sát chặt chẽ nội quy làm việc của các quầy giao dịch trong giao dịch một cửa; đồng thời, tổ chức tín dụng phải thông báo công khai nội quy và các mẫu ấn chỉ sử dụng trong giao dịch với khách hàng.
5. Tổ chức tín dụng ứng dụng khoa học và kỹ thuật công nghệ trong giao dịch một cửa phải tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan đến quy trình nghiệp vụ của loại giao dịch mà mình thực hiện. Hệ thống trang thiết bị, phần mềm ứng dụng phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định để đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác, xử lý tự động một cách đồng bộ và khách quan đối với toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến giao dịch thực hiện.
6. Kiểm tra - kiểm soát trong giao dịch một cửa:
a) Tổ chức tín dụng phải thực hiện kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ có liên quan trong giao dịch một cửa. Hàng ngày, bộ phận kế toán phải thực hiện khâu kiểm tra sau (kiểm tra đối chiếu các chứng từ giao dịch với bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày) nhằm đảm bảo sự khớp đúng của các giao dịch trong ngày. Trường hợp phát hiện sai sót phải xác định nguyên nhân và khắc phục kịp thời.
b) Đối với các giao dịch thu tiền mặt, chương trình giao dịch phải in được giấy giao nhận tiền để khách hàng kiểm tra lại và ký xác nhận. Trường hợp chương trình giao dịch không in được giấy giao nhận tiền, kiểm soát viên phải kiểm soát và ký trên chứng từ thu tiền trước khi giao lại cho khách hàng.

Điều kiện để tổ chức tín dụng được thực hiện giao dịch một cửa
Các tổ chức tín dụng tổ chức thực hiện giao dịch một cửa khi có đủ các điều kiện sau:
1. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật:
a) Quầy giao dịch phải được bố trí đảm bảo an toàn tài sản và thuận tiện cho việc giám sát hoạt động thu - chi tiền của giao dịch viên. Có nội quy và thông báo công khai cho khách hàng.
b) Hệ thống trang thiết bị được kết nối hoàn chỉnh thành mạng để cập nhật, xử lý, kiểm tra, kiểm soát, khai thác và lưu trữ các dữ liệu một cách an toàn, chính xác, nhanh chóng và thuận tiện. Có hệ thống máy tính và trung tâm lưu giữ số liệu dự phòng.
c) Có chương trình giao dịch thích hợp xây dựng trên nguyên tắc tuân thủ các quy định hiện hành đối với từng loại hình nghiệp vụ của tổ chức tín dụng, đồng thời tương thích và phù hợp với các chương trình phần mềm khác.
d) Có biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn và bí mật các dữ liệu trong chương trình, mã khóa truy cập hệ thống và chữ ký điện tử. Hệ thống kiểm soát chung và hệ thống kiểm soát thông qua mạng máy tính phải có đủ khả năng để kiểm soát các thao tác nghiệp vụ trong giao dịch một cửa, bảo đảm thực hiện đúng quy định, chống lợi dụng tham ô, chiếm đoạt tài sản.
2. Về quy chế, quy trình nghiệp vụ và nội quy trong giao dịch một cửa:
Các tổ chức tín dụng phải xây dựng quy chế, quy trình kỹ thuật nghiệp vụ và nội quy trong giao dịch một cửa trên cơ sở cụ thể hóa các nội dung chủ yếu tại Quy chế này.
3. Về đội ngũ cán bộ:
Có phẩm chất đạo đức tốt, hiểu biết và nắm vững các quy định về nghiệp vụ giao dịch và quy chế giao dịch một cửa để xử lý thành thạo các phần hành nghiệp vụ và quy trình kỹ thuật trên máy vi tính của những giao dịch mà mình thực hiện.

Các biện pháp kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo an toàn tài sản trong giao dịch một cửa
1. Hạn mức giao dịch thu - chi tiền mặt và hạn mức tồn quỹ trong ngày đối với giao dịch viên:
a) Hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ được giao cho giao dịch viên phải phù hợp với trình độ, năng lực của giao dịch viên và loại giao dịch mà giao dịch viên được phép thực hiện, đồng thời phải gắn với khả năng kiểm soát của tổ chức tín dụng để đảm bảo an toàn tài sản.
b) Các giao dịch vượt hạn mức phải được kiểm soát viên kiểm soát và phê duyệt trước khi thực hiện. Các giao dịch thu - chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch phải do bộ phận quỹ thực hiện.
2. Quản lý tồn quỹ tiền mặt, các giấy tờ có giá và các tài sản khác giao cho giao dịch viên để thực hiện giao dịch một cửa:
a) Đầu ngày giao dịch, giao dịch viên được ứng tiền mặt, các giấy tờ có giá và các tài sản khác từ bộ phận quỹ theo quy định của tổ chức tín dụng để giao dịch với khách hàng. Trong quá trình giao dịch, nếu số dư tồn quỹ của giao dịch viên vượt hạn mức tồn quỹ trong ngày, tổ chức tín dụng phải thực hiện điều chuyển về bộ phận quỹ phần vượt hạn mức và tiếp ứng bổ sung nếu số dư tồn quỹ của giao dịch viên thấp hơn hạn mức quy định. Tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch, số dư tồn quỹ thực tế của giao dịch viên phải khớp đúng với số dư tiền mặt trên sổ kế toán.
b) Cuối ngày, số dư tồn quỹ của các giao dịch viên phải được chuyển hết về bộ phận quỹ kèm theo báo cáo in ra, đảm bảo không còn tiền tồn quỹ khi kết thúc ngày giao dịch.
3. Chế độ tạm ứng và thanh toán tạm ứng:
Tất cả các khoản tiền, giấy tờ có giá và các tài sản khác do bộ phận quỹ tạm ứng và giao cho giao dịch viên đầu ngày phải được kiểm soát, đối chiếu và tất toán vào cuối ngày giao dịch. Việc thực hiện giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá giữa giao dịch viên và bộ phận quỹ phải theo đúng quy trình về nghiệp vụ kho quỹ. Trường hợp giao nhận tiền theo bao nguyên niêm phong vào cuối ngày giao dịch, đầu ngày giao dịch hôm sau, giao dịch viên không được phép nhận lại chính bao nguyên niêm phong mà ngày hôm trước mình đã nộp.
4. Về phân cấp, phân quyền trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh trong giao dịch một cửa:
Tổ chức tín dụng thực hiện phân cấp, phân quyền và quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm cho các thành viên tham gia giao dịch một cửa. Việc phân cấp, phân quyền phải đảm bảo an toàn và tuân thủ theo quy định của pháp luật.
5. Trang bị các phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn khác như máy camera để giám sát hoạt động tại các điểm giao dịch.
6. Các chứng từ và ấn chỉ giao cho khách hàng phải được in từ máy in chuyên dụng. Các máy in chứng từ, máy in khác kết nối với hệ thống máy tính trong giao dịch một cửa phải được theo dõi và quản lý chặt chẽ để không sử dụng sai mục đích.

Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa
Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa bao gồm 2 loại: chứng từ do khách hàng xuất trình và chứng từ do giao dịch viên lập theo mẫu quy định của tổ chức tín dụng đối với từng quy trình nghiệp vụ trong giao dịch một cửa (chứng từ in sẵn theo quyển và/hoặc chứng từ do máy tính in ra). Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa phải tuân thủ theo đúng quy định hiện hành về chế độ chứng từ kế toán và quy định tại Quy chế này.
1. Lập chứng từ kế toán:
a) Chứng từ giao dịch với khách hàng: căn cứ vào giấy tờ, chứng từ (đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ) do khách hàng xuất trình, giao dịch viên tiến hành nhập các dữ liệu vào hệ thống và in chứng từ theo quy định của tổ chức tín dụng đối với từng quy trình nghiệp vụ của giao dịch tương ứng do tổ chức tín dụng ban hành. Chứng từ do giao dịch viên lập phải được in đầy đủ các thông tin về giao dịch trước khi chuyển cho các bộ phận liên quan hoặc trả cho khách hàng.
b) Cuối ngày, giao dịch viên phải lập Bảng kê chứng từ giao dịch với khách hàng trong ngày theo quy trình và mẫu quy định do Tổ chức tín dụng ban hành.
2. Kiểm soát chứng từ:
a) Đối với các giao dịch trong hạn mức: giao dịch viên vừa là người lập và vừa là người kiểm soát chứng từ và chỉ có 1 chữ ký của giao dịch viên trên chứng từ.
b) Đối với giao dịch vượt hạn mức và các giao dịch phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền: các chứng từ phải được kiểm soát viên kiểm tra và kiểm soát. Các chứng từ thuộc giao dịch này phải có đủ chữ ký của người lập chứng từ (giao dịch viên) và người kiểm soát chứng từ (kiểm soát viên) và/hoặc của các cấp có thẩm quyền theo phân cấp của tổ chức tín dụng.
c) Đối với bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày của giao dịch viên: giao dịch viên và kiểm soát viên phải kiểm tra, đối chiếu giữa bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày với các chứng từ giao dịch của khách hàng và của tổ chức tín dụng (nếu có) để đảm bảo khớp đúng và các chứng từ được hạch toán chính xác. Trên bảng kê phải có đầy đủ chữ ký của giao dịch viên và của kiểm soát viên.
3. Luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán:
Hàng ngày, toàn bộ chứng từ hạch toán (bao gồm các chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc đính kèm) kể cả bảng kê giao dịch sau khi được các bộ phận có liên quan kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu phải được luân chuyển tập trung về bộ phận kế toán tổng hợp để thực hiện kiểm tra, đối chiếu lại (kiểm tra sau), bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành. Việc luân chuyển chứng từ do các tổ chức tín dụng hướng dẫn chi tiết theo từng nghiệp vụ cụ thể.

Quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên tham gia giao dịch một cửa
1. Đối với Tổng Giám đốc (Giám đốc):
a) Quyền hạn:
Phân cấp và phân quyền cho các thành viên tham gia quy trình giao dịch một cửa. Quy định hạn mức giao dịch cho từng giao dịch viên.
Được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện chức năng theo thẩm quyền của mình trong việc kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ, hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện quyền kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ trên máy và trên giấy theo quy định.
b) Trách nhiệm:
Chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về những tổn thất xảy ra khi áp dụng giao dịch một cửa tại đơn vị.
Xây dựng quy chế giao dịch một cửa, quy trình nghiệp vụ trong giao dịch một cửa. Hướng dẫn triển khai thực hiện giao dịch một cửa tại đơn vị theo đúng quy định và kiểm tra việc chấp hành các quy định trong giao dịch một cửa.
Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ yêu cầu phải có chữ ký của người phê duyệt theo quy định. Định kỳ hoặc đột xuất có trách nhiệm xem xét và điều chỉnh hạn mức giao dịch cho từng giao dịch viên cho phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị mình.
Tuyệt đối giữ bí mật các mã khoá bảo mật, chữ ký điện tử được cấp; định kỳ phải thay đổi để tránh bị lấy cắp, lợi dụng, tham ô chiếm đoạt tài sản của Tổ chức tín dụng và khách hàng; chịu trách nhiệm trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khóa bảo mật và chữ ký điện tử được cấp.
2. Đối với Kiểm soát viên:
a) Quyền hạn:
Kiểm tra và phê duyệt các giao dịch vượt hạn mức của giao dịch viên và các giao dịch khác theo sự phân cấp, phân quyền của Tổng Giám đốc (Giám đốc).
Kiểm tra và ký xác nhận trên bảng liệt kê chứng từ giao dịch trong ngày của giao dịch viên.
b) Trách nhiệm:
Thực hiện đúng các nội dung quy định trong quy trình giao dịch một cửa.
Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giao dịch trong ngày mà giao dịch viên thực hiện theo thẩm quyền được quy định; đồng thời, đối chiếu và kiểm tra tính chính xác giữa chứng từ mà giao dịch viên thực hiện trong ngày với bảng liệt kê giao dịch cuối ngày của giao dịch viên.
Tuyệt đối giữ bí mật các loại mã khóa bảo mật, chữ ký điện tử theo quy định và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Tổng Giám đốc (Giám đốc) và trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử.
3. Đối với Giao dịch viên:
a) Quyền hạn:
Giao dịch viên được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện nhiệm vụ theo thẩm quyền của mình trong việc lập, kiểm soát, phê duyệt (ký) chứng từ.
Giao dịch viên có quyền xử lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn khi có tổn thất xảy ra đối với các giao dịch trong hạn mức giao dịch mà mình phụ trách. Các giao dịch vượt hạn mức phải được kiểm soát viên phê duyệt theo quy định trước khi thực hiện.
b) Trách nhiệm:
Giao dịch viên chịu trách nhiệm hướng dẫn khách hàng thực hịên giao dịch, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tính chính xác của nội dung các giao dịch được phân công thực hiện.
Giao dịch viên phải tuân thủ và thực hiện đúng nhiệm vụ mà mình được phân công, kiểm tra tính khớp đúng giữa chứng từ phát sinh thực tế, số dư tồn quỹ thực tế và số liệu trên hệ thống.
Giao dịch viên phải tuyệt đối giữ bí mật các mã khóa bảo mật và chữ ký điện tử được cấp theo quy định và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Tổng Giám đốc (Giám đốc) và trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử.
Tuân thủ đúng quy trình về giao nhận và kiểm đếm tiền với bộ phận quỹ và khách hàng. Trường hợp thiếu hoặc vượt hạn mức tồn quỹ, giao dịch viên phải báo cáo để thực hiện đúng quy định của tổ chức tín dụng về hạn mức tồn quỹ. Cuối ngày phải tiến hành đối chiếu, đảm bảo khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số tiền ghi trên sổ kế toán, và chuyển toàn bộ số dư tồn quỹ về bộ phận quỹ.
4. Đối với bộ phận quỹ:
a) Quyền hạn:
Bộ phận quỹ có quyền kiểm tra hạn mức tồn quỹ của giao dịch viên theo quy định.
b) Trách nhiệm:
Bộ phận quỹ chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tuyệt đối về số tiền và tài sản mà mình quản lý, tuân thủ các chế độ, nguyên tắc về giao nhận tiền và tài sản, đảm bảo đối chiếu khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
Hàng ngày, bộ phận quỹ tạm ứng tiền cho giao dịch viên thực hiện các loại giao dịch phát sinh theo quy định. Trong quá trình giao dịch, bộ phận quỹ thực hiện thu hồi tiền vượt hạn mức tồn quỹ của giao dịch viên hoặc tiếp quỹ nếu tồn quỹ của giao dịch viên thấp hơn hạn mức quy định. Cuối ngày, bộ phận quỹ phải thực hiện điều chuyển toàn bộ số dư tồn quỹ của giao dịch viên về quỹ quản lý của mình.

Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Không chấp hành đúng các quy định trong quy chế giao dịch một cửa và quy trình nghiệp vụ giao dịch một cửa.
2. Tìm cách khai thác, xâm nhập, sử dụng trái phép chương trình giao dịch, cố tình làm mất hoặc tiết lộ các loại mã khóa bảo mật, chữ ký điện tử sử dụng trong giao dịch một cửa.
3. Thay đổi, làm giả và sửa chữa các dữ liệu điện tử có liên quan trong giao dịch một cửa để che dấu hành vi vi phạm pháp luật.

Xử lý vi phạm
Mọi hành vi vi phạm các quy định trong giao dịch một cửa, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý hành chính, bồi thường vật chất hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Tổ chức thực hiện
1. Tổng giám đốc (Giám đốc) các tổ chức tín dụng căn cứ quy định tại Quy chế này xây dựng và ban hành quy chế, quy trình nghiệp vụ và nội quy trong giao dịch một cửa áp dụng tại đơn vị.
2. Thanh tra Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm giám sát và kiểm tra việc thực hiện quy định về giao dịch một cửa áp dụng tại các tổ chức tín dụng.

Sửa đổi, bổ sung quy chế
Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định./.