Thông tư Sửa đổi, bổ sung một số điều quy chế công tác lưu trữ của b ộ giao thông vận tải ban hành kèm theo Thông tư số 74/2014/ TT-BGTVT ngày 19 tháng 12 năm 2014 của bộ trưởng bộ giao thông vận tải

Điều 5 như sau:
“1. Trên cơ sở các Nhóm tài liệu phổ biến quy định tại khoản 2 Điều này, Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị xây dựng danh mục bảng thời hạn bảo quản đối với các lĩnh vực và các nhóm Hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Giao thông vận tải trình Bộ trưởng quyết định.”
6. Sửa đổi, bổ sung Khoản 2

Điều 6 như sau:
“2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc.”
7. Sửa đổi, bổ sung

Điều 8 như sau:
"Điều 8. Xác định giá trị tài liệu
1. Xác định giá trị tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn phải bằng số năm cụ thể.
2. Tài liệu khi được xác định hết giá trị phải tiến hành tiêu hủy.”
8. Sửa đổi, bổ sung

Điều 11 như sau:
“Điều 11. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị được lưu trữ như sau:
a) Đối với Hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản dưới 05 năm: tự bảo quản tại cơ quan, đơn vị.
b) Đối với Hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên: phải nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.
2. Đối với hồ sơ hoàn công của các Dự án, công trình quy định tại

Điều 12 của Thông tư này: Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán, phải nộp hồ sơ vào Lưu trữ Bộ. Danh mục chi tiết thành phần hồ sơ hoàn công quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này.
3. Các văn bản lưu tại Lưu trữ cơ quan bao gồm: Công văn, Quyết định, định kỳ 03 tháng phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan một lần, tài liệu mật 01 tháng nộp một lần và các loại văn bản khác nộp định kỳ 01 năm nộp một lần.
4. Trường hợp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lại: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc giữ lại và có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và Danh mục chi tiết hồ sơ, tài liệu cần giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.”
9. Sửa đổi, bổ sung

Điều 12 như sau:
“Điều 12. H ồ sơ hoàn công thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ Bộ
1. Dự án, công trình quan trọng quốc gia theo Nghị quyết của Quốc hội.
2. Các công trình giao thông từ cấp I trở lên thuộc Dự án, công trình do Bộ GTVT quyết định đầu tư.”
10. Sửa đổi, bổ sung tên điều và khoản 1

Điều 14 như sau:
“Điều 14. Số lượng hồ sơ nộp vào Lưu trữ Bộ
1. Đối với hồ sơ hoàn công: Một bộ bản chính (trường hợp không có bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp) và 01 bản scan màu theo thành phần tài liệu đã được sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh.”
11. Sửa đổi, bổ sung

Điều 15 như sau:
“Điều 15. Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan như sau:
1. Thu thập đủ thành phần hồ sơ, tài liệu; Thống nhất với Lưu trữ cơ quan về

Điều 17 như sau:
“Điều 17. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan do các cơ quan, đơn vị bảo quản và đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp theo đúng quy định.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
4. Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm: sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ để thuận tiện cho việc thống kê, tra cứu phục vụ khai thác. Hồ sơ, tài liệu được để trong (hộp) cặp, dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin theo quy định. Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm bắt số lượng, chất lượng tài liệu.”
13. Sửa đổi, bổ sung

Điều 18 như sau:
“Điều 18. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Các đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu
Mọi tổ chức, cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu:
a) Khi đến khai thác hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan vì mục đích công vụ, người khai thác phải có ý kiến đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý hoặc Chánh Văn phòng.
b) Cơ quan, đơn vị cử cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan, đơn vị khác vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị nơi công tác.
c) Tổ chức, cá nhân đến khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng, phải có đơn đề nghị sử dụng tài liệu có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
3. Các hình thức khai thác tài liệu:
a) Đọc tài liệu tại chỗ.
b) Sao y bản chính tài liệu.
c) Photocopy tài liệu.
d) In ra giấy, sao chép tập tin đối với tài liệu lưu trữ điện tử.
đ) Mượn tài liệu (chỉ áp dụng đối với tài liệu là hồ sơ cá nhân).
4. Lưu trữ cơ quan phải lập Sổ phục vụ khai thác tài liệu.”
14. Sửa đổi, bổ sung khoản 1

Điều 19 như sau:
“1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan.”
15. Sửa đổi, bổ sung

Điều 20 như sau:
“Điều 20. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cán bộ, công chức, viên chức tuyệt đối không được sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
2. Lãnh đạo Văn phòng cho phép khai thác sử dụng tài liệu và ký sao y bản chính, sao lục, trích sao tài liệu tại Lưu trữ cơ quan.
3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị mình.
4. Đối với tài liệu mật, việc khai thác sử dụng, bảo quản, nộp lưu, giải mật và tiêu hủy thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.”.
16. Bãi bỏ Phụ lục III. Danh mục nguồn tài liệu lưu trữ.