QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Về việc ban hành Quy chế tổ chức và thực hiện Dự án " Xây dựng năng lực tổ chức ngành Giống lâm nghiệp " . BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và thực hiện Dự án "Xâydựng năng lực tổ chức ngành Giống lâm nghiệp".

Quyếtđịnh này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký, mọi quy định trước đây trái vớiQuy chế này đều bãi bỏ.

Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Giám đốc Dự án "Xây dựng năng lực tổ chức ngànhGiống lâm nghiệp", Thủ trưởng các cơ quan liên quan và các thành viên thamgia Dự án chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
QUY CHẾ
Tổ chức và thực hiện Dự án Xây dựng năng lực tổ chứcngành Giống lâm nghiệp
(ban hành theo Quyết định số 02/2002/QĐ-BNN-TCCB ngày07/1/2002 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn).

Quy chế này quy định các nguyên tắc chung và các điều khoản chi tiết về việc tổchức và thực hiện Dự án "Xây dựng năng lực tổ chức ngành Giống lâmnghiệp" là một phần của

Mọi hoạt động và mối quan hệ giữa Ban Điều hành dự án, Ban Quản lý dự án và bộphận thực hiện dự án tại các xí nghiệp giống lâm nghiệp thuộc Công ty phải tuânthủ chặt chẽ theo Hiệp định dự án, các quy định hiện hành của pháp luật ViệtNam và các quy định tại Quy chế này.

Cơ cấu tổ chức của Dự án: Tổ chức của Dự án "Xây dựngnăng lực tổ chức ngành Giống lâm nghiệp" bao gồm:
BanĐiều hành dự án;
BanQuản lý dự án;
Bộphận thực hiện Dự án.
A. BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN
1. Thành phần:
BanĐiều hành dự án: Trưởng Ban Điều hành dự án là 1 lãnh đạo Cục Phát triển lâmnghiệp và các ủy viên của Ban Điều hành bao gồm:
Đạidiện: Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Tài chính kế toán, Vụ Kế hoạch và Quy hoạch, VụNông nghiệp và Phát triển nông thôn (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), Vụ Tài chính đốingoại (Bộ Tài chính) và Giám đốc Công ty Giống lâm nghiệp Trung ương là Giámđốc dự án và Trưởng phòng kỹ thuật công ty Giống lâm nghiệp Trung ương là Điềuphối viên dự án.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Ban Điều hành dự án:
a)Chỉ đạo và triển khai thực hiện dự án theo nội dung đã phê duyệt.
b)Xây dựng kế hoạch hoạt động cho toàn kỳ, hàng năm và trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn phê duyệt.
c)Tổ chức theo dõi, chỉ đạo và điềuphối các hoạt động để dự án đạt hiệu quả theo đúng quy định hiện hành của Nhà nướcvà theo Hiệp định đã ký kết giữa hai Chính phủ.
d)Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thực hiện dự án và Ban Quản lý dự án trong quátrình xây dựng và triển khai kế hoạch hàng năm.
đ)Tập trung chủ yếu vào những vấn đề liên quan đến chiến lược, chính sách của Nhànước trong lĩnh vực phát triển giống lâm nghiệp, duy trì và củng cố mối quan hệhợp tác chặt chẽ giữa các cơ quan và các thành viên trong dự án cũng như các tổchức khác có liên quan.
e)Giải quyết và khắc phục những khó khăn trong quá trình thực hiện dự án.
g)Phối hợp cùng với nhà tài trợ đưa ra các điều chỉnh cần thiết cho dự án để đảmbảo dự án hoạt động có hiệu quả.
3 . Nhiệm vụ cụ thể của các thành viên Ban Điều hành dự án:
a)Một lãnh đạo Cục Phát triển lâm nghiệp (Trưởng ban): Chịu trách nhiệm chỉ đạo,hướng dẫn việc thiết lập và triển khai các hoạt động của mạng lưới sản xuất vàcung ứng giống, xây dựng các mô hình bảo tồn nguồn gen trên các vùng lâm nghiệptrọng điểm, để dự án có thể phục vụ thiết thực cho chương trình trồng mới 5triệu ha rừng.
b)Vụ Hợp tác quốc tế: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn các thủ tục đối ngoại.
c)Vụ Kế hoạch và Quy hoạch: Chịu trách nhiệm chỉ đạo cân đối kế hoạch chung, đặcbiệt là lập kế hoạch phân bổ vốn đối ứng phía Việt Nam.
d)Vụ Tài chính và Kế toán; Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn và giám sátthực hiện quy định quản lý tài chính và tổ chức kế toán, kiểm toán dự án.
đ)Vụ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), Vụ Tài chínhđối ngoại (Bộ Tài chính) chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám sát tổ chức thực hiệndự án.
4. Chế độ làm việc của Ban Điều hành dự án.
a)Họp định kỳ:
Cácthành viên Ban Diều hành dự án họp định kỳ mỗi năm 2 lần (vào tháng 1 và tháng7).
Nộidung họp: Kiểm điểm, đánh giá kết quả hoạt động 6 tháng, xem xét và thông quakế hoạch 6 tháng tới. Đưa ra chủ trương, tháo gỡ khó khăn, ách tắc của dự án.Kiến nghị với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn và DANIDA những vấn đề lớn cần được giảiquyết.
b)Họp đột xuất:
Cáccuộc họp đột xuất, bất thường sẽ được tổ chức theo yêu cầu cụ thể do công việccủa dự án và theo đề nghị của Trưởng ban Ban Điều hành dự án. Họp bất thường cóthể triệu tập toàn thể hoặc một số ủy viên trong Ban Điều hành để giải quyếtcông việc kịp thời.
Ngoàicác ủy viên của Ban Điều hành dự án, khi thấy cần thiết Ban Điều hành dự án cóthể mời thêm đại diện các Cục, Vụ, Viện, Ban, ngành liên quan của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn và đại diện các cơ quan nhà nước tham dự các cuộc họp.
BanĐiều hành dự án hoạt động kiêm nhiệm và tự giải thể khi hoàn thành nhiệm vụ.
B. BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN.
BanQuản lý dự án "Xây dựng năng lực tổ chức ngành Giống lâm nghiệp" haygọi là "Văn phòng dự án", tên giao dịch tiếng Anh là Việt Nam TreeSeed Project. Ban Quản lý Dự án có trụ sở đặt tại Công ty Giống lâm nghiệpTrung ương, được mở tài khoản tại Ngân hàng ANZ - Hà Nội, hạch toán độc lập và sử dụng con dấu của Côngty Giống lâm nghiệp Trung ương.
1. Thành phần.
BanQuản lý dự án gồm có: Giám đốc dự án, Điều phối viên dự án, Kế toán dự án, Thưký và hành chính và các nhân viên khác của dự án. Giám đốc dự án là người chịutrách nhiệm trước Trưởng ban Ban Điều hành dự án về mọi hoạt động của dự án.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án:
a)Ban Quản lý dự án là đầu mối giao dịch với các bộ phận thực hiện dự án, cónhiệm vụ thường trực điều hành tổ chức, triển khai thực hiện các mục tiêu vànội dung của dự án.
b)Giải quyết mọi công việc liên quan đến các hoạt động đối nội, đối ngoại của dựán (lập kế hoạch hoạt động, kế hoạch ngân sách hàng năm, phân bổ vốn, phân phốithiết bị, vật tư mua sắm) nhằm đảm bảo thực hiện đúng các cam kết giữa haiChính phủ và kế hoạch đã được Ban Điều hành dự án nhất trí, Bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn phê duyệt.
c)Xây dựng kế hoạch tổng hợp, thực thi và quản lý mạng lưới giống cây rừng.
d)Phát triển các hoạt động liên quan đến việc điều tra khảo sát nguồn giống vàsản xuất giống cây rừng của vùng và quốc gia.
3. Nhiệm vụ cụ thể của các thành viên Ban Quản lý dự án.
Giámđốc dự án:
a)Đại diện cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn quản lý và điều phối các hoạt động của dự án.
b)Trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản hướng dẫn liên quan.
c)Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch hoạt động của dự án theo quy định hiệnhành.
d)Tổ chức các cuộc họp Ban Điều hànhdự án.
đ)Tổ chức và thiết lập điều kiện làm việc của Văn phòng dự án.
e)Giám sát việc quản lý kỹ thuật và tài chính trong các hoạt động của dự án.
g)Tổ chức việc thiết lập hệ thốnggiám sát.
i)Đảm bảo việc điều phối các hoạt động của dự án với các chương trình trong nướcvà quốc tế khác.
k)Xây dựng các báo cáo tiến độ và báo cáo hàng năm.
Điềuphối viên dự án:
Trợlý cho Giám đốc dự án trong các lĩnh vực có liên quan đến tổ chức thực hiện vàquản lý dự án, cộng tác chặt chẽ với cố vấn dự án, chịu trách nhiệm trong cáclĩnh vực sau:
a)Quản lý, điều phối và tổ chức thực hiện các hoạt động của dự án.
b)Xây dựng và đánh giá nhu cầu, kế hoạch và kết quả đào tạo của dự án.
c)Tổ chức và giám sát các khóa đào tạo, các cuộc hội thảo chuyên đề và các chuyếnđi tham quan, khảo sát.
d)Xây dựng kế hoạch hoạt động, tổ chức, theo dõi việc thực hiện kế hoạch, trìnhduyệt điều chỉnh kế hoạch hàng năm.
đ)Liên hệ và hợp tác với các tổ chức trong các hoạt động có liên quan đến dự án.
e)Hướng dẫn, thúc đẩy và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của dự án tại các xínghiệp trực thuộc.
g)Tổng hợp các báo cáo tiến độ và báo cáo hàng năm.
Thưký và hành chính:
a)Là thư ký của Ban Quản lý dự án, chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp kế hoạch củadự án.
b)Giúp điều phối viên dự án tổ chức các khóa đào tạo và hội thảo trong nước theokế hoạch của dự án.
c)Thu thập các văn bản mới có liên quan đến dự án do Nhà nước ban hành.
d)Ghi chép biên bản các hội nghị, soạn thảo văn bản, lưu trữ công văn của dự án.
Kếtoán dự án:
a)Chịu trách nhiệm trước Giám đốc dự án trong việc sử dụng vốn đối ứng của Nhà nước.
b)Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm cho các hoạt động của dự án.
c)Thanh quyết toán cho các hạng mục công trình hàng năm và khi kết thúc dự án.
d)Lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và DANIDA.
đ)Tổ chức thực hiện công tác kế toándự án theo quy định hiện hành. Chịu trách nhiệm trực tiếp về việc quản lý sửdụng các nguồn kinh phí của dự án.
Cácnhân viên khác của Dự án:
Thựchiện các công việc hàng ngày của Dự án do Giám đốc dự án và Điều phối viên dựán phân công.
4. Chế độ hội họp của Ban Quản lý dự án:
a)Tổ chức họp thường kỳ vào tuần đầuhàng tháng.
b)Nội dung họp: Kiểm điểm, đánh giá kết quả hoạt động trong tháng và thông qua kếhoạch tháng tới.
c)Thảo luận, kiến nghị những vấn đề có liên quan đến dự án.
5. Chế độ báo cáo:
a)Văn phòng dự án tổng hợp báo cáo về tiến độ, kết quả hoạt động dự án để báo cáoBộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn, Ban Điều hành dự án và các cơ quan nhà nước có liên quan và cố vấn Trưởngdự án.
b)Nội dung các báo cáo gồm: Báo cáo kết quả thực hiện 6 tháng cuối của năm trướcvà kế hoạch năm sau, báo cáo kết quả hoạt động 6 tháng đầu năm và chuẩn bị kếhoạch 6 tháng cuối năm.
c)Các đơn vị thành viên gửi các báo cáo cho văn phòng dự án trước thời hạn quyđịnh trước 10 ngày để văn phòng xử lý và tổng hợp báo cáo chung.
d)Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán được quy định riêng trong bản quy chếquản lý tài chính dự án.
C. BỘPHẬN THỰC HIỆN DỰ ÁN TẠI CÁC XÍ NGHIỆP GIỐNG LÂM NGHỊỆP
Cácbộ phận thực hiện dự án tại các Xí nghiệp Giống lâm nghiệp thuộc Công ty Giốnglâm nghiệp Trung ương (do Giám đốc Xí nghiệp phụ trách) gồm:
Cánbộ về nguồn giống;
Cánbộ về kỹ thuật giống;
Cánbộ phổ cập, chuyển giao kỹ thuật giống lâm nghiệp;
Cáccán bộ nói trên do Giám đốc Xí nghiệp Giống lâm nghiệp đề nghị và được Giám đốcCông ty Giống lâm nghiệp Trung ương kiêm Giám đốc Dự án phê chuẩn và quyếtđịnh.
Bộphận thực hiện dự án tại các Xí nghiệp Giống lâm nghiệp thuộc Công ty Giống lâmnghiệp Trung ương có các nhiệm vụ sau:
a)Sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả kinh phí dự án do Ban Quản lý dự án phânbổ theo kế hoạch, tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch trong phạm vi vùng dựán.
b)Thường xuyên đảm bảo đủ điều kiện cần thiết để làm việc với các cán bộ của dựán, cũng như chuyên gia của DANIDA, chuyên gia trong, ngoài nước có liên quanđến công tác tại địa phương.
c)Tổng hợp và báo cáo định kỳ việc thực hiện dự án, đồng thời đề xuất và kiếnnghị các vấn đề có liên quan lên Ban Quản lý dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoạtđộng có hiệu quả.
d)Hướng dẫn, phổ cập, chuyển giao kỹ thuật và cung cấp tài liệu trong lĩnh vựcgiống lâm nghiệp của dự án trên địa bàn hoạt động của xí nghiệp.
đ)Giúp Giám đốc dự án trong mọi lĩnh vực có liên quan đến dự án tại địa bàn hoạtđộng của mình. Là cầu nối giữa dự án, người sản xuất, cung ứng và sử dụnggiống.
e)Chuẩn bị các tư liệu, số liệu, triển khai công tác phổ cập, chuyển giao kỹthuật cho các đối tượng tham gia dự án.
g)Xây dựng và thực thi kế hoạch hàng năm của đơn vị.
i)Chuẩn bị các báo cáo tiến độ, báo cáo hàng năm và báo cáo tài chính của cơ sở.
k)Phối hợp chặt chẽ với điều phối viên dự án để tổ chức các cuộc hội thảo, cáckhóa đào tạo tại địa bàn hoạt động.

Nhiệm vụ chung của các chuyên gia và nhân viên.
Tấtcả các chuyên gia và nhân viên của dự án, bao gồm người Việt Nam và người nướcngoài đều có nhiệm vụ sau đây:
a)Hoàn thành các nhiệm vụ với chất lượng tốt và đúng thời hạn, các công việc đượcgiao theo bản giao việc trong hợp đồng hoặc các công việc được giao.
b)Báo cáo trung thực và đầy đủ các công việc được giao.
c)Duy trì mối quan hệ công tác với các đồng nghiệp, cơ quan liên quan. Các chuyêngia và nhân viên của dự án chỉ được quyền giao dịch với các cơ sở của Việt Namvà nước ngoài theo sự phân công của lãnh đạo Ban Quản lý dự án.
d)Tuân thủ pháp luật và các chính sách của Việt Nam, các quy chế của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn và quy định của dự án, đặc biệt trong công tác thông tin, tài liệu bảo vệtài sản.
đ)Không ngừng học tập, rèn luyện, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngoạingữ và năng lực công tác thông qua các hoạt động của dự án.
e)Đóng đầy đủ và đúng hạn các khoản thuế và nghĩa vụ theo quy định.

Kinh phí viện trợ không hoàn lại của Chính phủ Đan Mạch:
Thựchiện theo các quy định và thủ tục của Chính phủ Đan Mạch đối với các dự án đầutư, hỗ trợ nước ngoài đã được thỏa thuận với Chính phủ Việt Nam.

Kinh phí đối ứng của Việt Nam:
a)Chi phí cho các hoạt động của dự án: Thiết lập và quản lý mạng lưới giống, bổsung vốn đầu tư cho việc nghiên cứu kỹ thuật giống, trồng và chăm sóc các môhình bảo tồn ngoại vi các loài cây bản địa ưu tiên, quý, hiếm...
b)Trả lương và phụ cấp cho cán bộ chuyên trách và kiêm nhiệm tham gia quản lý vàthực hiện dự án.
c)Chi phí quản lý dự án được thực hiện theo quy định của Nhà nước và DANIDA.

Hàngquý và hàng năm, Giám đốc dự án phải thực hiện báo cáo quyết toán tài chính vớiBan Điều hành dự án, các Vụ chức năng thuộc Bộ và các Bộ hữu quan và với nhà tài trợ theo quy định.

Tài sản của Dự án:
a)Mọi tài sản, thiết bị, phương tiện, dụng cụ trang thiết bị chung do Ban Quản lýdự án mua sắm từ kinh phí của dự án là tài sản thuộc quyền quản lý và sử dụngcủa dự án trong suốt thời gian hoạt động của dự án, không ai có quyền chuyển nhượng,cho, biếu, bán các tài sản đó hoặc sử dụng cho mục đích riêng.
b)Việc mua sắm các trang thiết bị, tài sản được thực hiện theo các quy định vàthủ tục của Chính phủ Đan Mạch và các nguyên tắc, quy định quản lý tài chínhhiện hành của Chính phủ Việt Nam.
c)Ban Quản lý dự án có trách nhiệm soạn thảo, ban hành quy định về quản lý tàisản, sử dụng xe, điện thoại, điện, nước của dự án và tổ chức tốt việc sử dụng,bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa.
d)Sau khi kết thúc dự án, tất cả các tài sản và hồ sơ tài sản phải được bàn giaođầy đủ theo đúng quy định của Nhà nước.

Các Cục, Vụ và các cơ quan có liên quan theo chức năng được phân công có tráchnhiệm phối hợp chặt chẽ với Ban Quản lý dự án và các đơn vị tham gia dự án hướngdẫn đầy đủ các quy định của Nhà nước có liên quan đến dự án, theo dõi kiểm travà hỗ trợ cho dự án tổ chức thực hiện đạt kết quả tốt.

Trong quá trình tổ chức thực hiện Quy chế này, nếu thấy cần thiết phải bổ sung,sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế, Ban Quản lý dự án xin ý kiến BanĐiều hành dự án và đề nghị Vụ Tổ chức cán bộ trình Bộ trưởng xem xét./.