THÔNG TƯ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành Ngân hàng

Phạm vi điều chỉnh
1. Thông tư này quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành Ngân hàng, bao gồm: hồ sơ, tài liệu hành chính; hồ sơ, tài liệu chuyên ngành; hồ sơ, tài liệu khoa học kỹ thuật; hồ sơ, tài liệu về công tác Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên.
2. Các hồ sơ, tài liệu quy định tại Khoản 1 Điều này được ghi chép trên các vật mạng tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, chứng từ điện tử, nếu được in ra giấy, có đủ yếu tố pháp lý theo quy định của Nhà nước và NHNN thì được áp dụng thời hạn bảo quản tại Thông tư này.
3. Các hồ sơ, tài liệu được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này.

Đối tượng áp dụng
Thông tư này áp dụng đối với: Các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước (NHNN); các Tổ chức tín dụng (TCTD), các tổ chức khác có hoạt động ngân hàng, (Sau đây gọi tắt là đơn vị)

Mục đích ban hành
Thông tư quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng làm căn cứ cho công tác xác định giá trị hồ sơ, tài liệu được chính xác, đảm bảo tính thống nhất; giúp cho các đơn vị tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu được chặt chẽ, khoa học; xây dựng Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

Tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng
Tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động quản lý, kinh doanh về tiền tệ và hoạt động ngân hàng của các đơn vị; có giá trị về kinh tế, chính trị, lịch sử và khoa học công nghệ.

Nguyên tắc quy định thời hạn bảo quản
Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được xác định trên cơ sở phân tích và đánh giá toàn diện, đúng đắn giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu đối với đơn vị, Ngành và Quốc gia.
Thời hạn bảo quản của từng hồ sơ được xác định trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ.

Thời điểm tính thời hạn bảo quản và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
1. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ tài liệu kể từ khi tài liệu kết thúc ở văn thư cơ quan, đơn vị cho đến khi hết giá trị.
2. Thời điểm tính thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hành chính được tính từ ngày 01 tháng 01 của năm ngay sau năm kết thúc ở giai đoạn văn thư hoặc tùy theo đặc điểm của từng loại hồ sơ, tài liệu.
3. Thời điểm tính thời hạn bảo quản và thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu kế toán và chứng từ điện tử sau khi in ra giấy được thực hiện theo Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước; Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh và Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30/12/2005 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng.
4. Thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ, tài liệu được quy định theo hai mức: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn được quy định bằng số năm cụ thể, như sau:
a) Vĩnh viễn: Là thời gian hồ sơ, tài liệu được lưu giữ vĩnh viễn cho đến khi tài liệu tự hủy hoại hoặc không thể phục hồi. Được áp dụng cho loại hồ sơ, tài liệu quan trọng, phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ, phục vụ nghiên cứu lâu dài cho hoạt động của cơ quan, đơn vị; có giá trị về mặt lịch sử.
Hồ sơ, tài liệu ở nhóm này được quy định thời hạn bảo quản từ 30 năm trở lên và phải được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của Nhà nước về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu.
b) Lâu dài: là thời gian được áp dụng đối với loại hồ sơ, tài liệu quan trọng, có giá trị thực tiễn, phục vụ tra cứu lâu dài ở lưu trữ hiện hành. Loại hồ sơ, tài liệu này chưa được khẳng định có giá trị về mặt lịch sử, nhưng phải được bảo quản tại lưu trữ hiện hành đủ số năm theo nhu cầu sử dụng giá trị thưc tiễn.
Hồ sơ, tài liệu ở nhóm này được quy định thời hạn từ 10 năm đến 30 năm. Sau thời hạn bảo quản theo quy định phải tiến hành đánh giá giá trị tài liệu để xác định hồ sơ, tài liệu còn giá trị thực tiễn lâu dài hay có giá trị lịch sử cần tiếp tục bảo quản hoặc tiêu hủy.
c) Tạm thời: Là thời gian được áp dụng cho loại hồ sơ, tài liệu không quan trọng, phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan, đơn vị. Loại hồ sơ, tài liệu này không có giá trị lịch sử, nhưng phải bảo quản tại lưu trữ hiện hành nhằm khai thác giá trị thực tiễn của tài liệu.
Hồ sơ, tài liệu ở nhóm này được quy định thời hạn bảo quản dưới 10 năm. Sau thời hạn bảo quản theo quy định cần tiến hành tiêu hủy.
5. Đối với việc đánh giá giá trị hồ sơ, tài liệu sau khi hết thời hạn bảo quản theo quy định, phải tiến hành lập danh mục trình Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu để thẩm tra, thông qua và trỉnh thủ trưởng đơn vị quyết định tiếp tục bảo quản hay tiêu hủy.

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
1. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành Ngân hàng được quy định cụ thể tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu kèm theo Thông tư này.
2. Các hồ sơ, tài liệu trong Bảng được phân loại theo các hoạt động, vấn đề và có số thứ tự độc lập, tên gọi cụ thể, tương ứng với thời hạn bảo quản được quy định, bao gồm:
1 Hồ sơ, tài liệu tổng hợp
2 Hồ sơ, tài liệu về chiến lược phát triển ngân hàng
3 Hồ sơ, tài liệu về chính sách tiền tệ
4 Hồ sơ, tài liệu về dự báo, thống kê tiền tệ
5 Hồ sơ, tài liệu về tín dụng
6 Hồ sơ, tài liệu về quản lý dự án tín dụng quốc tế
7 Hồ sơ, tài liệu về quản lý ngoại hối và hoạt động ngoại hối
7.1 Hồ sơ, tài liệu về quản lý ngoại hối
7.2 Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ quản lý kinh doanh nguồn ngoại hối do Ngân hàng Nhà nước nắm giữ và gửi ở nước ngoài
8 Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế
9 Hồ sơ, tài liệu về thành lập, hoạt động, phát triển các tổ chức tín dụng
10 Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm toán nội bộ
10.1 Hồ sơ, tài liệu về thanh tra
10.2 Hồ sơ, tài liệu về kiểm toán nội bộ
11 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động phòng, chống rửa tiền
12 Hồ sơ, tài liệu về công tác thanh toán
13 Hồ sơ, tài liệu về tài chính - kế toán
13.1 Kế toán Ngân hàng Nhà nước
13.2 Kế toán Tổ chức Tín dụng
13.3 Chứng từ điện tử (sau khi in ra giấy)
14 Hồ sơ, tài liệu về phát hành và kho quỹ
15 Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ thị trường tiền tệ
16 Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ quan hệ đại lý
17 Hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ thanh toán quốc tế
18 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động thông tin tín dụng
19 Hồ sơ, tài liệu về công nghệ tin học
20 Hồ sơ, tài liệu về tổ chức, cán bộ, đào tạo
20.1 Hồ sơ, tài liệu về tổ chức, cán bộ
20.2 Hồ sơ, tài liệu về lao động tiền lương
20.3 Hồ sơ, tài liệu về đào tạo
20.3.1 Hồ sơ, tài liệu về quản lý đào tạo
20.3.2 Hồ sơ, tài liệu về đào tạo
21 Hồ sơ, tài liệu công tác thi đua, khen thưởng
22 Hồ sơ, tài liệu về công tác pháp chế
23 Hồ sơ, tài liệu về đầu tư xây dựng
23.1 Hồ sơ, tài liệu về quản lý đầu tư xây dựng
23.2 Hồ sơ, tài liệu về quản lý đầu tư xây dựng công trình, dự án
24 Hồ sơ, tài liệu về nghiên cứu khoa học
25 Hồ sơ, tài liệu về công tác tuyên truyền, báo chí
26 Hồ sơ, tài liệu về công tác quản trị
27 Hồ sơ, tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
28 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên
28.1 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng
28.2 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của tổ chức Công đoàn
28.3 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của tổ chức Đoàn Thanh niên

Hiệu lực thi hành
Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký ban hành. Quyết định số 252/QĐ-NH ngày 28/12/1993 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng hết hiệu lực thi hành.

Trách nhiệm thực hiện
1. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra cán bộ, công chức của đơn vị mình căn cứ Thông tư này để xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ được lập ra trong quá trình giải quyết công việc; Lập Danh mục hồ sơ, tài liệu trong năm và Danh mục tài liệu đề nghị tiêu hủy.
2. Chánh Văn phòng NHNN có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong Ngành thực hiện Thông tư này, hàng năm báo cáo Thống đốc tình hình thực hiện của các đơn vị; TCTD chịu trách nhiệm hướng dẫn thực hiện các quy định tại Thông tư này đối với các đơn vị trong hệ thống.
3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Chủ tịch Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc (Giám đốc) các Tổ chức tín dụng, các tổ chức khác có hoạt động ngân hàng chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.