THÔNG TƯ Hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước

Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính

Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nước số 01/2002/QH11;

Căn cứ Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình; Nghị định số 03/2008/NĐ-CP ngày 07/01/2008 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước như sau: I. QUY ĐỊNH CHUNG 1. Chi phí quản lý dự án đầu tư là toàn bộ các khoản chi phí cần thiết để chủ đầu tư, ban quản lý dự án (BQLDA) tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án trong suốt quá trình đầu tư của dự án. 2. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh: các chủ đầu tư, BQLDA quản lý các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước (NSNN) kể cả các dự án sử dụng vốn Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), vốn trái phiếu Chính phủ đều phải quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư theo quy định của pháp luật hiện hành và hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, đảm bảo đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả. 3. Doanh nghiệp tư vấn thực hiện quản lý dự án theo hợp đồng tư vấn không thuộc đối tượng điều chỉnh của Thông tư này. II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ 1. Dự toán chi phí quản lý dự án: 1.1. Hàng năm, Chủ đầu tư, BQLDA thực hiện việc lập, thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án để đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả. Chủ đầu tư, BQLDA quản lý một dự án có tổng mức đầu tư nhỏ hơn hoặc bằng 7 tỷ đồng được thực hiện theo mức chi phí quản lý được duyệt trong dự toán của công trình, dự án; không phải lập dự toán chi phí quản lý dự án riêng nhưng phải tuân thủ các nội dung chi quy định tại Điểm 1(1.5) phần Quy định cụ thể của Thông tư này và không vượt định mức trích theo quy định. 1.2.

Căn cứ điều kiện cụ thể của dự án, chủ đầu tư quyết định việc lập và phê duyệt 2 dự toán chi phí quản lý dự án riêng (một dự toán của chủ đầu tư sử dụng, một dự toán của BQLDA sử dụng) hoặc chung trong một dự toán cho cả chủ đầu tư và BQLDA sử dụng. 1.3.

Căn cứ lập dự toán chi phí quản lý dự án: - Các quy định về định mức trích chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư và xây dựng hiện hành của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước; - Các quy định về quản lý tài chính hiện hành đối với cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập; - Quyết định đầu tư; quyết định thành lập BQLDA; quyết định giao kế hoạch vốn đầu tư; - Bảng tính lương năm của cán bộ quản lý dự án. - Các căn cứ cần thiết khác của dự án. 1.4. Phương pháp lập dự toán chi phí quản lý dự án: 1.4.1. Lập Bảng tính kinh phí quản lý dự án theo Mẫu số 01/DT.QLDA kèm theo: -

Căn cứ tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt và Định mức trích chi phí quản lý dự án theo văn bản công bố của cơ quan có thẩm quyền để xác định chi phí quản lý dự án của dự án (ký hiệu là G QLDA ). Trường hợp các dự án không có định mức trong các văn bản công bố hoặc chỉ làm công tác chuẩn bị đầu tư cho dự án thì trích theo dự toán do cấp giao nhiệm vụ duyệt. Đối với các dự án ODA nếu hiệp định của dự án có quy định cụ thể về mức kinh phí quản lý dự án thì thực hiện theo hiệp định. -

Căn cứ tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt và Định mức trích chi phí tư vấn đầu tư xây dựng theo văn bản công bố của cơ quan có thẩm quyền để xác định các khoản chi phí tư vấn đầu tư xây dựng do chủ đầu tư, BQLDA thực hiện (ký hiệu là G TV ). Trường hợp khoản chi phí tư vấn không có định mức trong các văn bản công bố thì lập dự toán theo quy định. - Xác định mức chi cụ thể cho những công việc thuộc chi phí quản lý dự án mà chủ đầu tư, BQLDA cần phải thuê tư vấn thực hiện (ký hiệu là G TTV ). - Kinh phí quản lý dự án phần do chủ đầu tư, BQLDA được sử dụng theo từng dự án trong suốt quá trình quản lý dự án ký hiệu là G QLDA (CĐT) được xác định theo công thức (1) dưới đây; trong đó phân chia cụ thể: phần do chủ đầu tư được sử dụng, phần do BQLDA được sử dụng. (1) G QLDA (CĐT) = G QLDA + G TV - G TTV - Dự kiến phân bổ chi phí quản lý dự án cho các năm triển khai thực hiện dự án. 1.4.2. Lập Bảng tính kinh phí quản lý dự án sử dụng trong năm kế hoạch theo Mẫu số 02/DT.QLDA kèm theo. 1.4.3. Lập Bảng tính lương năm theo Mẫu số 03/DT.QLDA kèm theo. 1.4.4. Lập dự toán chi phí quản lý dự án năm theo Mẫu số 04A/DT.QLDA kèm theo. Trường hợp lập dự toán chi phí quản lý dự án một lần cho toàn bộ quá trình thực hiện dự án theo Mẫu số 04B/DT.QLDA kèm theo. 1.5. Nội dung dự toán chi phí quản lý dự án gồm: 1.5.1. Chi tiền lương: lương ngạch, bậc theo quỹ lương được giao; lương hợp đồng dài hạn đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền và quy định hiện hành của Nhà nước về chế độ tiền lương. Việc xác định quỹ tiền lương cho cán bộ quản lý dự án phải đảm bảo đúng biên chế được duyệt của cấp có thẩm quyền. Trường hợp tiết kiệm các khoản chi tiêu khác, được áp dụng hệ số điều chỉnh tăng thêm tiền lương cho những người hưởng lương từ chi phí quản lý dự án theo quy định hiện hành của Nhà nước. 1.5.2. Chi tiền công trả cho lao động theo hợp đồng. 1.5.3. Các khoản phụ cấp lương: chức vụ, khu vực, thu hút, đắt đỏ, làm đêm, thêm giờ, độc hại, nguy hiểm, lưu động, trách nhiệm, phụ cấp kiêm nhiệm quản lý dự án,... theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. Đối với Phụ cấp kiêm nhiệm quản lý dự án: căn cứ mức độ thời gian tham gia quản lý của từng cán bộ và nguồn chi phí quản lý dự án cụ thể để tính tỷ lệ % được hưởng cho những người trực tiếp thực hiện các công việc thuộc quản lý dự án nhưng không hưởng lương từ dự án, bao gồm cả cán bộ BQLDA và cán bộ thuộc chủ đầu tư. Mức chi phụ cấp kiêm nhiệm quản lý dự án một tháng cho một cá nhân tối đa bằng 50% tiền lương và phụ cấp lương một tháng của cá nhân đó (kể cả trường hợp kiêm nhiệm quản lý nhiều dự án). Đối với phụ cấp làm thêm giờ phải tuân thủ quy định của Luật Lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi cùng các văn bản hướng dẫn thực hiện. 1.5.4. Chi tiền thưởng: thưởng thường xuyên, thưởng đột xuất (nếu có) và các chi phí liên quan đến khen thưởng theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.5. Chi phúc lợi tập thể: thanh toán tiền nghỉ phép, nghỉ chế độ, trợ cấp khó khăn thường xuyên, trợ cấp khó khăn đột xuất, tiền thuốc y tế,... theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.6. Các khoản đóng góp: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, trích nộp khác đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.7. Chi thanh toán dịch vụ công cộng: tiền điện, tiền nước, vệ sinh môi trường, nhiên liệu, khoán phương tiện, các dịch vụ khác theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.8. Chi mua vật tư văn phòng: công cụ, dụng cụ văn phòng, tủ tài liệu, bàn ghế, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động,... theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.9. Chi thanh toán thông tin, tuyên truyền, liên lạc: cước phí điện thoại, bưu chính, Fax, Internet, sách, báo, tài liệu quản lý,...theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.10. Chi phí hội nghị theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.11. Chi thanh toán công tác phí theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.12. Chi phí thuê mướn: thuê phương tiện đi lại, nhà làm việc, thiết bị phục vụ các loại, thuê chuyên gia và giảng viên, thuê đào tạo lại cán bộ, ...theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.13. Chi đoàn ra: tiền vé máy bay, tàu, xe, thuê phương tiện đi lại; tiền ăn, ở, tiêu vặt... theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.14. Chi đoàn vào: tiền vé máy bay, tàu, xe, thuê phương tiện đi lại; tiền ăn, ở, tiêu vặt... theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.15. Chi sửa chữa tài sản theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.16. Chi phí mua sắm tài sản dùng cho quản lý dự án: nhà cửa, phương tiện đi lại, thiết bị phòng cháy chữa cháy, máy tính, phần mềm máy tính, máy văn phòng,... theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. Trường hợp đầu tư xây dựng trụ sở làm việc, mua xe ô tô phải tuân thủ các quy định về tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng hiện hành của Nhà nước. 1.5.17. Chi phí khác: nộp thuế, phí, lệ phí, bảo hiểm tài sản và phương tiện, tiếp khách,...theo quy định hiện hành đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. 1.5.18. Dự phòng: bằng 10% của dự toán. 2. Thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án: 2.1. Chủ đầu tư thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án. Trường hợp BQLDA thực hiện quản lý nhiều dự án cho nhiều chủ đầu tư thì chủ đầu tư trực tiếp của BQLDA này thực hiện thẩm định và phê duyệt. Trường hợp chủ đầu tư được giao quản lý từ 05 dự án trở lên thì chủ đầu tư báo cáo cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp về định mức và tổng mức chi phí quản lý dự án của chủ đầu tư, BQLDA; sau khi có văn bản của cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp về định mức và tổng mức chi phí quản lý dự án, chủ đầu tư thẩm định và phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án. 2.2. Hồ sơ thẩm định dự toán chi phí quản lý dự án: - Văn bản đề nghị phê duyệt; quyết định thành lập BQLDA; quyết định đầu tư; quyết định giao kế hoạch vốn đầu tư; - Bảng tính kinh phí quản lý dự án theo Mẫu số 01/DT.QLDA; - Bảng tính kinh phí quản lý dự án sử dụng trong năm kế hoạch theo Mẫu số 02/DT.QLDA. - Bảng tính lương năm theo Mẫu số 03/DT.QLDA; - Dự toán chi phí quản lý dự án năm theo Mẫu số 04A/DT.QLDA hoặc Dự toán chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 04B/ DT.QLDA. 2.3. Nội dung thẩm định dự toán chi phí quản lý dự án - Thẩm định nội dung công việc, phương pháp tính toán, sự phù hợp trong việc phân bổ mức chi cho các năm trong Bảng tính chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 01/DT.QLDA; - Thẩm định sự phù hợp trong Bảng tính kinh phí quản lý dự án sử dụng trong năm kế hoạch theo Mẫu số 02/DT.QLDA; - Thẩm định sự phù hợp của các nội dung chi trong dự toán theo Mẫu số 04A/DT.QLDA hoặc 04B/DT.QLDA với các tiêu chuẩn, định mức và chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước. 2.4. Quyết định phê duyệt dự toán chi phí quản lý năm theo Mẫu số 05A/QĐ.QLDA; Quyết định phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 05B/QĐ.QLDA được gửi chủ đầu tư, BQLDA, cơ quan thanh toán và các đơn vị có liên quan để thực hiện. 2.5. Trong quá trình sử dụng, chủ đầu tư chịu trách nhiệm phê duyệt các trường hợp phát sinh, điều chỉnh, bổ sung (nếu có) của dự toán chi phí quản lý dự án. 3. Kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án : Cơ quan kiểm soát thanh toán vốn đầu tư thực hiện kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án theo chế độ thanh toán vốn đầu tư, chế độ quản lý tài chính hiện hành và các quy định cụ thể tại Thông tư này. 4. Quyết toán chi phí quản lý dự án: 4.1. Hồ sơ quyết toán: 4.1.1. Hồ sơ quyết toán chi phí quản lý dự án hàng năm: - Văn bản đề nghị phê duyệt quyết toán; - Báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án năm kế hoạch theo Mẫu số 01/QT.QLDA; - Các chứng từ chi tiêu phát sinh trong năm. 4.1.2. Hồ sơ quyết toán chi phí quản lý theo dự án: 4.1.2.1. Trường hợp đã duyệt quyết toán hàng năm: - Tổng hợp quyết toán chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 02/QT.QLDA; - Tập bản sao quyết định phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án các năm của dự án. 4.1.2.2. Trường hợp quyết toán một lần: - Báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án theo Mẫu số 03/QT.QLDA; - Các chứng từ chi tiêu phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. 4.2. Thẩm tra quyết toán chi phí quản lý dự án 4.2.1. Thẩm tra quyết toán chi phí quản lý dự án năm: - Thẩm tra việc phân bổ chi phí quản lý dự án và các khoản chi phí tư vấn đầu tư xây dựng theo các năm và năm kế hoạch. - Đối chiếu số liệu trong Báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án năm kế hoạch theo Mẫu số 01/QT.QLDA với dự toán năm được duyệt hoặc được điều chỉnh nếu có. - Thẩm tra về tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi tiêu theo quy định hiện hành của Nhà nước. 4.2.2. Thẩm tra quyết toán chi phí quản lý theo dự án: 4.2.2.1. Trường hợp đã duyệt quyết toán hàng năm: - Thẩm tra việc áp dụng định mức để xác định tổng mức được trích chi phí quản lý dự án và các khoản chi phí tư vấn đầu tư xây dựng của dự án do chủ đầu tư, BQLDA thực hiện. - Đối chiếu sự phù hợp giữa số liệu đề nghị quyết toán với số liệu phân bổ chi phí quản lý dự án hàng năm theo quyết định phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án hàng năm. 4.2.2.2.Trường hợp quyết toán một lần: - Đối chiếu sự phù hợp giữa số liệu đề nghị quyết toán với định mức được trích và dự toán chi phí quản lý dự án được duyệt hoặc được điều chỉnh; - Thẩm tra về tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi tiêu theo quy định hiện hành của Nhà nước. 4.3. Quyết định phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án - Quyết định phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án năm kế hoạch theo Mẫu số 04/QT.QLDA kèm theo. - Quyết toán chi phí quản lý toàn dự án khi dự án hoàn thành được phê duyệt chung trong quyết định phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành. 4.4. Phân bổ chi phí quản lý dự án 4.4.1. Khi báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án năm, chủ đầu tư, BQLDA dự kiến phân bổ giá trị đề nghị quyết toán cho các dự án cụ thể theo quy định tại Điểm 3 của Mẫu số 01/QT.QLDA kèm theo. 4.4.2. Khi phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án năm, cơ quan phê duyệt quyết định phân bổ giá trị quyết toán chi phí quản lý dự án năm cho các dự án cụ thể theo quy định tại