QUYẾT ĐỊNH V/v ban hành quy định về sử dụng thư tín điện tử của tỉnh Thừa Thiên Huế UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ -

Ban hành Quy định về sử dụng thư tín điện tử của tỉnh Thừa Thiên Huế.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, thủ trưởng các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Huế và các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
TM/UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
KT/CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Ngô Hoà
QUY ĐỊNH
Về việc sử dụng thư tín điện tử của tỉnh Thừa Thiên Huế
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 05/2005/QÐ-UB, ngày 05/01/2005 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế)

Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Thừa Thiên Huế là thành phần của hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam.
Hệ thống thư tín điện tử là một dịch vụ cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu được xây dựng trong chương trình Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 - 2005 của tỉnh Thừa Thiên Huế (Đề án 112) nhằm phục vụ cho các cán bộ, công chức, viên chức thuộc tỉnh Thừa Thiên Huế trong việc sử dụng gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm quản lý khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh. Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.
Trung tâm Tin học Hành chính tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm quản trị kỹ thuật và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Thừa Thiên Huế.

Quy định này được áp dụng cho tất cả các cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBND tỉnh khi khai thác và sử dụng hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Thừa Thiên Huế.

Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh, bao gồm: Trung tâm Tích hợp Dữ liệu tỉnh, mạng LAN của các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh.
Hệ thống thư điện tử được đặt tên duy nhất trong tỉnh Thừa Thiên Huế có dạng tencanbocongchuc@thuathienhue.gov.vn , được chia thành các loại:
Hộp thư dành cho cá nhân: dành cho các cán bộ, công chức, viên chức (gọi tắt là cán bộ, công chức) của tỉnh.
Hộp thư dành cho các cơ quan thuộc UBND tỉnh.
Mọi thông tin cá nhân, cơ quan khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh (gọi tắt là Danh bạ điện tử của tỉnh).

Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện tử của tỉnh Thừa Thiên Huế:
1. Văn phòng UBND tỉnh:
Chánh Văn phòng UBND tỉnh có quyền quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư của tỉnh.
Quản trị mạng của Trung tâm Tin học Hành chính tỉnh có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện cập nhật thông tin ban đầu và những thông tin thay đổi vào hệ thống thư điện tử của tỉnh theo quyết định của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.
Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ tạo các Organization Unit (account quản trị của cơ quan) cho các cơ quan và hướng dẫn cách tạo hộp thư cho các cán bộ, công chức và đơn vị cấp dưới của cơ quan đó trong Organization Unit đó.
2. Sở Nội vụ: cung cấp thông tin cập nhật về thay đổi của mỗi cán bộ, công chức trong tỉnh cho Văn phòng UBND tỉnh.
3. Các cơ quan hành chính trong tỉnh phải báo cáo các thông tin thay đổi về cá nhân, cơ quan cho Văn phòng UBND tỉnh.

Trung tâm Tin học Hành chính tỉnh có nhiệm vụ:
1. Quản trị hệ thống và thông tin Danh bạ điện tử của tỉnh.
2. Phối hợp với các cơ quan thuộc UBND tỉnh thống nhất danh sách các cán bộ, công chức được cấp tài khoản và mật khẩu sử dụng, khai thác thư tín điện tử.
3. Quản trị Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh, bảo đảm Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh hoạt động thông suốt và liên tục.
4. Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, của mỗi cán bộ, công chức thuộc UBND tỉnh.
5. Xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn của UBND tỉnh.
6. Cài đặt hệ thống phòng chống virus tin học đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.
7. Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.
8. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức thuộc UBND tỉnh nhằm khai thác, sử dụng có hiệu quả Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.
9. Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để trình lãnh đạo tỉnh phê duyệt.

Cung cấp và quản lý thư điện tử.
Qui trình cung cấp và quản lý thư điện tử của tỉnh được áp dụng cho cán bộ, công chức mới được tuyển vào làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước; thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước.
a. Đối với trường hợp cán bộ, công chức mới vào làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước:
Sau khi có Quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới, cơ quan đó cung cấp thông tin về cán bộ đó cho Trung tâm Tin học Hành chính tỉnh nhằm tạo lập một tài khoản mới cho cán bộ mới để tham gia hệ thông thông tin điện tử.
b. Đối với trường hợp cán bộ, công chức thay đổi vị trí công tác sang cơ quan hành chính nhà nước khác.
Trung tâm Tin học Hành chính tỉnh căn cứ vào Quyết định thuyên chuyển công tác (do cơ quan tiếp nhận cán bộ đó cung cấp) cập nhật, chỉnh sửa thông tin vào Danh bạ điện tử của tỉnh để bảo đảm tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của UBND tỉnh.
c. Đối với trường hợp cán bộ, công chức chuyển công tác ra khỏi cơ quan hành chính của tỉnh Thừa Thiên Huế hoặc nghỉ hưu.
Trung tâm Tin học Hành chính căn cứ vào Quyết định của thuyên chuyển công tác hoặc Quyết định nghỉ hưu (do cơ quan quản lý cán bộ đó cung cấp) cập nhật thông tin vào Danh bạ điện tử của tỉnh và loại bỏ tài khoản của cán bộ công chức này ra khỏi hệ thống thư tín điện tử của Tỉnh.

Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân:
1. Cán bộ, công chức quản lý hành chính nhà nước phải sử dụng hệ thống thư điện tử này để trao đổi thông tin, truyền các file văn bản từ các cơ quan lên UBND tỉnh, và từ các cơ quan hành chính trong tỉnh qua lại với nhau, không tiếp nhận thông tin từ các cơ quan đã được triển khai hệ thống thư điện tử thông qua đĩa mềm (đĩa A), đĩa quang... ngoại trừ trường hợp thông tin có dung lượng lớn không truyền qua hệ thống thư tín điện tử được.
2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.
3. Sử dụng đúng quy trình, mục đích của Hệ thống thư tín điện tử của Tỉnh và thực hiện chế độ mật của thư điện tử.
4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của cá nhân mình.
5. Không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu thư điện tử của mình. Trường hợp mật khẩu bị lộ phải báo cho người Quản trị mạng Trung tâm Tin học Hành chính tỉnh để được thay đổi mật khẩu.
6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích lên Hệ thống thư tín điện tử của UBND tỉnh.
7. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư rác hoặc file đính kèm bị nhiễm virus thì phải xóa bỏ ngay và thông báo cho Trung tâm Tin học hành chính tỉnh.
8. Các file đính kèm có nội dung tiêu đề hoặc địa chỉ người gửi thư không rõ ràng thì người sử dụng không nên mở ra để đọc hoặc lưu vào ổ cứng của mình.
9. Khi gặp sự cố về hệ thống phải báo cho Trung tâm Tin học Hành chính để khôi phục và sửa chữa.

Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cơ quan:
1. Hộp thư cơ quan do thủ trưởng đơn vị quản lý, có thể uỷ quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng.
2. Khi thay đổi thủ trưởng cơ quan phải bàn giao tài khoản, mật khẩu và toàn bộ nội dung, dữ liệu của hộp thư cơ quan cho thủ trưởng mới.
3. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư cơ quan thì người thủ trưởng cơ quan (hoặc người được uỷ quyền) có trách nhiệm xử lý.
4. Thủ trưởng cơ quan ban hành quy chế sử dụng thư điện tử của cơ quan mình và xem thư điện tử như là phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của thủ trưởng cơ quan.

Các cơ quan, đơn vị hành chính thuộc UBND tỉnh không tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng.
Không sử dụng các hộp thư cá nhân dạng khác (như: yahoo, hotmail…) để trao đổi công việc trên mạng của UBND tỉnh.
Không tự tổ chức hệ thống thư điện tử và tên miền (Domain) riêng.

Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan, các cán bộ, công chức tham gia vào Hệ thống thư tín điện tử của UBND tỉnh và Trung tâm Tin học Hành chính tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện trong cơ quan mình các quy định trên.
Cơ quan, cá nhân nào vi phạm quy định này tuỳ theo mức độ vi phạm phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các cơ quan gửi về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.