QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy định quản lý, sử dụng phần mềm họp không giấy trong các cơ quan nhà nước tỉnh Tây Ninh ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

. Ban hành Quy định quản lý, sử dụng phần mềm họp không giấy trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Tây Ninh.

Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Trần Lưu Quang
QUY ĐỊNH
Quản lý, sử dụng phần mềm họp không giấy trong các cơ quan nhà nước tỉnh Tây Ninh
(Ban hành kèm theo Quyết định số 05/2013/QĐ-UBND, ngày 04 tháng 3 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh)

Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy định này quy định về việc quản lý, sử dụng, vận hành phần mềm họp không giấy để thông báo và cung cấp tài liệu liên quan đến các cuộc họp, hội nghị, tập huấn, giao ban (gọi tắt là cuộc họp) thông qua mạng máy.
2. Đối tượng áp dụng
Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan Nhà nước của tỉnh bao gồm: Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, Thường trực các Ban Chỉ đạo cấp tỉnh và các đơn vị khác (theo văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh).

Chức năng phần mềm họp không giấy
1.

Nguyên tắc sử dụng phần mềm họp không giấy
1.

Các đơn vị sử dụng phần mềm họp không giấy
1. Lãnh đạo các đơn vị sử dụng phần mềm họp không giấy có trách nhiệm:
a) Gương mẫu thực hiện sử dụng tài liệu phục vụ cuộc họp thông qua phần mềm họp không giấy.
b) Chỉ đạo, phân công nhân sự của đơn vị quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và thường xuyên theo dõi thông tin cuộc họp trên phần mềm.
c) Chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý cấp trên về tình hình quản lý và sử dụng phần mềm họp không giấy tại đơn vị mình.
2. Nhiệm vụ của nhân sự được phân công quản lý, khai thác phần mềm:
a) Thực hiện nghiêm các quy định trong việc sử dụng phần mềm họp không giấy.
b) Kiểm tra thông tin cuộc họp ít nhất 4 lần/ngày vào đầu giờ và cuối giờ mỗi buổi.
c) Sử dụng phần mềm họp không giấy để thông báo thông tin cuộc họp, báo cáo lãnh đạo đơn vị và lấy thông tin, tải tài liệu phục vụ cuộc họp khi có thông tin cuộc họp liên quan đến đơn vị.
d) Cập nhật thông tin nhân sự được phân công tham dự cuộc họp, tài liệu đóng góp ý kiến cho cuộc họp.
đ) Thay đổi mật khẩu định kỳ thàng tháng hoặc khi cần để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.
e) Không để lộ thông tin tài khoản, không cung cấp thông tin tài khoản cho người khác khi chưa có ý kiến lãnh đạo.
2. Đơn vị được phân công chuẩn bị tài liệu cuộc họp phải chủ động gửi tài liệu cho Văn phòng UBND tỉnh dưới dạng số hóa để kịp thời cập nhật lên hệ thống.
3. Chủ động đề xuất sáng kiến nhằm nâng cao chất lượng hệ thống bằng cách gửi ý kiến trực tiếp tại mục “Góp ý phần mềm” trên hệ thống phần mềm họp không giấy hoặc bằng văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông.

Văn phòng UBND tỉnh
1. Sử dụng hiệu quả phần mềm họp không giấy để thông báo thông tin cuộc họp và cung cấp tài liệu phục vụ cuộc họp cho các đơn vị liên quan.
2. Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành phần mềm để cập nhật thông tin lịch họp, chia sẻ tài liệu, lưu giữ thông tin đăng ký dự họp và thông tin đóng góp ý kiến trực tiếp, báo cáo thống kê các thông tin liên quan; in và báo cáo cho chủ trì cuộc họp thông tin các đơn vị truy nhập xem lịch họp, lấy tài liệu và điểm danh thành phần tham dự trước mỗi cuộc họp.
3. Tạo lập, cung cấp tài khoản sử dụng phần mềm họp không giấy cho các đơn vị được quy định tại

4.Theo dõi, đôn đốc kiểm tra các đơn vị sử dụng có hiệu quả đồng thời báo cáo UBND tỉnh tình hình sử dụng định kỳ 6 tháng và hàng năm.

Sở Thông tin và Truyền thông
1. Triển khai phần mềm họp không giấy cho các cơ quan Nhà nước của tỉnh và theo chỉ đạo của UBND tỉnh.
2. Đảm bảo hạ tầng, biện pháp kỹ thuật để vận hành phần mềm họp không giấy và lưu trữ thông tin liên quan; thực hiện công tác bảo dưỡng, nâng cấp, mở rộng hệ thống để không ngừng nâng cao chất lượng và phạm vi phục vụ.
3. Tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định về an toàn, an ninh thông tin.
4. Đảm bảo các tài liệu, thông tin liên quan đến các cuộc họp được lưu trữ trên phần mềm ít nhất là 6 tháng kể từ khi thông tin cuộc họp được cập nhật; dữ liệu lưu trữ chỉ được cung cấp khi có ý kiến của lãnh đạo.
5. Tiếp nhận ý kiến đóng góp của các đơn vị, đề xuất bổ sung, điều chỉnh quy định và cải tiến các tính năng của phần mềm.
6. Thanh tra, kiểm tra công tác quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm đối với các đơn vị liên quan.

Kinh phí thực hiện
Kinh phí bảo dưỡng, nâng cấp, mở rộng, phục vụ vận hành phần mềm họp không giấy nằm trong dự toán kinh phí hoạt động do Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt trong Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm.

Tổ chức thực hiện
Giai đoạn đầu sử dụng phần mềm họp không giấy, Văn phòng UBND tỉnh thông báo thông tin cuộc họp và tài liệu liên quan bằng hai hình thức song song là phần mềm họp không giấy và tài liệu giấy.
Văn phòng UBND tỉnh chính thức sử dụng hệ thống họp không giấy để thông báo thông tin các cuộc họp và tài liệu liên quan thay thế cho việc gửi văn bản giấy.
Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể, Thường trực các Ban Chỉ đạo cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện Quy định này.
Trong quá trình thực hiện nếu phát hiện những điểm chưa phù hợp các đơn vị, cá nhân có liên quan kiến nghị với Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung nhằm đảm bảo hoạt động thông suốt, hiệu quả, an toàn, an ninh thông tin trên hệ thống họp không giấy.