QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy định việc ghi chép, thống kê, xây dựng hồ sơ, báo cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH C ă n cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003

Ban hành quy định việc ghi chép, thống kê, xây dựng hồ sơ, báo cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ban hành. Các văn bản có nội dung trái với quy định này đều bị bãi bỏ.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Chánh Thanh tra tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Võ Kim Cự
QUY ĐỊNH
Ban hành quy định việc ghi chép, thống kê, xây dựng hồ sơ, báo cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo
(Ban hành kèm theo Quyết định số 54/QĐ-UBND ngày 18/9/2012 của UBND tỉnh)

Đối tượng, phạm vi điều chỉnh
1. Văn bản này quy định việc ghi chép, thống kê, báo cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo; xây dựng hồ sơ vụ việc và báo cáo kết quả giải quyết các vụ việc khiếu nại tố cáo.
2. Quy định này áp dụng cho các sở, ban, ngành, trụ sở tiếp công dân thuộc UBND tỉnh; UBND huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị trực thuộc.

Nguyên tắc chung
1. Việc ghi chép, thống kê tình hình kết quả công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo phải chính xác, phản ánh đầy đủ, khách quan theo hệ thống sổ sách, biểu mẫu quy định.
2. Xây dựng hồ sơ vụ việc phải mang tính hệ thống, cập nhật, khoa học.
3. Thực hiện nguyên tắc bảo mật trong quản lý và sử dụng hồ sơ, tài liệu khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật Báo cáo công tác tiếp dân, xử lý đơn thư và giải quyết khiếu nại, tố cáo phải đầy đủ, kịp thời đúng quy định.

Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan nhà nước và các tổ chức Thanh tra nhà nước
1. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm báo cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi UBND tỉnh và Thanh tra tỉnh theo quy định.
2. Các tổ chức Thanh tra Nhà nước thực hiện việc báo cáo về công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xây dựng, quản lý, lưu trữ hồ sơ vụ việc khiếu nại, tố cáo trên địa bàn hoặc thuộc phạm vi quản lý của ngành; tổng hợp thông tin, xây dựng báo cáo hồ sơ vụ việc khiếu nại, tố cáo thuộc phạm vi quản lý của đơn vị, ngành theo quy định.

Hình thức báo cáo
1. Báo cáo bằng văn bản gửi UBND tỉnh và Thanh tra tỉnh theo định kỳ và đột xuất khi có yêu cầu.
2. Báo cáo dưới dạng file điện tử gửi qua hệ thống M - OFFICE của cơ quan Thanh tra tỉnh.

Công tác tiếp dân, xử lý đơn thư và hệ thống sổ sách, biểu mẫu
1. Công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo là trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định tại Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo.
2. Khi công dân trực tiếp phản ánh hoặc có đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh ... gửi đến. Bộ phận tiếp dân phải ghi chép phản ánh vào sổ tiếp công dân theo quy định. Định kỳ hàng tháng hoặc khi có yêu cầu của cấp có thẩm quyền bộ phận tiếp dân có trách nhiệm thống kê, tổng hợp về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư tham mưu giúp Thủ trưởng cơ quan quản lý Nhà nước cùng cấp xây dựng báo cáo về công tác này theo quy định.
3. Xử lý đơn thư là việc phân loại, đề xuất thụ lý giải quyết các đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền. Đối với những vụ việc không thuộc thẩm quyền hướng dẫn người khiếu nại hoặc chuyển đơn tố cáo, đơn phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo đến cơ quan, đơn vị, người có thẩm quyền giải quyết. Việc tiếp nhận xử lý đơn thư phải được phản ánh vào hệ thống sổ sách tiếp dân và thực hiện đúng quy định tại Thông tư số 04/2010/TT-TTCP ngày 26/8/2010 của Thanh tra Chính phủ.

Hệ thống sổ sách về tiếp dân, xử lý đơn thư và giải quyết khiếu nại, tố cáo
Hệ thống sổ sách về khiếu nại, tố cáo là các sổ sách dùng để ghi chép, phản ánh về tình hình tiếp nhận, kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, được sử dụng và quản lý theo yêu cầu của công tác thanh tra nhằm theo dõi tổng quát tình hình khiếu nại, tố cáo, là tài liệu làm căn cứ để lập các báo cáo theo quy định. Các sổ sách để ghi chép về công tác tiếp dân và xử lý đơn thư, kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo bao gồm: Sổ tiếp dân; Sổ đăng ký xử lý đơn khiếu nại, tố cáo; Sổ theo dõi, thụ lý đơn khiếu nại, tố cáo; Phiếu hướng dẫn; Phiếu chuyển đơn và Phiếu báo tin; hồ sơ giải quyết vụ việc.
1. Sổ tiếp dân: Dùng để ghi chép theo trình tự thời gian việc tiếp dân thường xuyên của bộ phận chuyên môn và tiếp dân định kỳ của lãnh đạo. Số liệu được phản ánh trong sổ là cơ sở để tổng hợp, đánh giá tình hình kết quả tiếp dân của cơ quan, đơn vị. Sổ tiếp dân do cán bộ phụ trách tiếp dân ghi chép và quản lý, sử dụng theo quy định.
2. Sổ đăng ký xử lý đơn khiếu nại, tố cáo: Dùng để đăng ký đơn khiếu nại, tố cáo sau khi đã được cán bộ nghiệp vụ phân loại xử lý. Việc đăng ký, xử lý phải được ghi chép vào sổ kịp thời, chính xác. Sổ đơn được đăng ký vào sổ là căn cứ để theo dõi, tổng hợp, báo cáo tình hình và kết quả giải quyết của cơ quan, đơn vị.
3. Sổ theo dõi thụ lý đơn khiếu nại, tố cáo: Dùng để đăng ký, theo dõi quy trình thụ lý giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Cán bộ ghi sổ phải ghi đầy đủ các nội dung theo trình tự thời gian phát sinh và kết quả giải quyết vụ việc. Số vụ việc được theo dõi phản ánh trong Sổ là cơ sở để tổng hợp vụ việc thuộc thẩm quyền và kết quả giải quyết trong từng thời gian của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Sổ thụ lý đơn khiếu nại, tố cáo của UBND cấp nào do Văn phòng UBND cấp đó quản lý.
4. Các loại phiếu:
Phiếu hướng dẫn: Dùng để hướng dẫn cho công dân trực tiếp hoặc gửi đơn đến đúng cơ quan có thẩm quyền để khiếu nại theo đúng quy định của pháp luật;
Phiếu chuyển đơn: Dùng để chuyển đơn tố cáo của công dân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
Phiếu báo tin: Dùng để thông báo cho công dân biết việc đơn đã được tiếp nhận, xử lý theo quy định của Pháp luật.
Các loại phiếu này do cán bộ tiếp dân xử lý đơn thư lập và quản lý.

Báo cáo định kỳ công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo
1. Báo cáo công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo tại quy định này là văn bản tổng hợp phản ảnh đầy đủ kết quả hoạt động về tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của UBNĐ cấp huyện, của các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của UBND tỉnh; báo cáo phải bảo đảm chính xác, khách quan, đầy đủ, kịp thời theo quy định.
2. Định kỳ UBND cấp huyện và các sở, ngành phải xây dựng báo cáo về kết quả tiếp dân, xử lý đơn thư của địa phương, của ngành mình theo: Quý, 6 tháng, 9 tháng và báo cáo năm. Ngoài ra UBND cấp huyện và các sở, ngành phải xây dựng báo cáo về kết quả tiếp dân, xử lý đơn thư hàng tháng gửi Thanh tra tỉnh trước ngày 15 để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.
Nội dung chính trong báo cáo của UBND cấp huyện và các sở, ban, ngành gồm:
Tình hình chung về khiếu nại, tố cáo trên địa bàn hoặc thuộc phạm vi quản lý của ngành;
Số đoàn đông người trong tháng (báo cáo cụ thể từng đoàn và nội dung khiếu nại, tố cáo, phản ánh);
Tiếp nhận và xử lý đơn thư khiếu nại, kiến nghị phản ảnh; Kết quả xác minh, kết luận, quyết định giải quyết vụ việc khiếu nại thuộc thẩm quyền (số vụ, số vụ tổ chức đối thoại trước khi kết luận, kết quả đúng sai và quyết định giải quyết của cấp có thẩm quyền);
Tiếp nhận và xử lý đơn tố cáo (báo cáo cụ thể tố cáo có liên quan tham nhũng); kết quả xác minh, kết luận, quyết định giải quyết vụ việc tố cáo thuộc thẩm quyền (số vụ, số vụ tổ chức đối thoại trước khi kết luận, kết quả đúng sai và quyết định giải quyết của cấp có thẩm quyền);
Kết quả thanh tra, kiểm tra việc thực hiện Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo;
Kết quả thực hiện các quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo (về kinh tế, hành chính, hình sự).

Báo cáo đột xuất và báo cáo chuyên đề
1. Ngoài việc báo cáo theo định kỳ quy định tại

Điều 7 quy định này, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm báo cáo đột xuất tình hình về công tác tiếp dân và xử lý đơn thư tại cơ quan, địa phương mình cho UBND tỉnh hoặc Thanh tra tỉnh khi có yêu cầu.
2. Báo cáo chuyên đề về khiếu nại, tố cáo là báo cáo chuyên về lĩnh vực khiếu nại, tố cáo có đề cương riêng theo hướng dẫn của Thanh tra Chính phủ. Khi UBND tỉnh, Thanh tra tỉnh yêu cầu báo cáo chuyên đề về khiếu nại, tố cáo Thủ trưởng các sở, ban, ngành và Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm xây dựng các nội dung báo cáo theo đúng đề cương và gửi kịp thời về cơ quan có yêu cầu.

Hệ thống biểu mẫu kèm báo cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư và giải quyết khiếu nại, tố cáo
1. Biểu mẫu cung cấp số liệu là bộ chỉ số về các thông tin khiếu nại, tố cáo theo quy định tại văn bản này, yêu cầu UBND cấp huyện, cấp xã và các sở, ban, ngành cấp tỉnh phải tổng hợp gửi kèm báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất.
2. Biểu mẫu có 04 nội dung chính: (1) Công tác tiếp dân; (2) giải quyết khiếu nại; (3) Công tác giải quyết tố cáo; (4) Nhận xét đánh giá và kiến nghị đề xuất. Trong các nội dung trên có các nội dung chi tiết, cụ thể khác (có mẫu chi tiết kèm theo).

Vụ việc khiếu nại, tố cáo
1. Vụ việc khiếu nại, tố cáo là khiếu nại, tố cáo của công dân, đủ điều kiện thụ lý theo quy định của pháp luật và đã được cấp có thẩm quyền thụ lý để xem xét, giải quyết.
2. Báo cáo quá trình, kết quả giải quyết vụ việc khiếu nại, tố cáo là: Báo cáo của Thủ trưởng cơ quan Nhà nước về việc xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân từ khi bắt đầu thụ lý cho đến thời điểm báo cáo (báo cáo quá trình, kết quả giải quyết vụ việc khiếu nại, tố cáo phải kèm hồ sơ vụ việc).

Xây dựng hồ sơ vụ việc khiếu nại, tố cáo
1. Hồ sơ vụ việc khiếu nại, tố cáo (bằng giấy và điện tử) là toàn bộ giấy tờ, tài liệu, chứng cứ liên quan đến quá trình tiếp nhận, thụ lý, giải quyết vụ việc khiếu nại, tố cáo. Hồ sơ vụ việc phải được xây dựng từ khi bắt đầu phát sinh vụ việc cho đến khi kết thúc quá trình giải quyết vụ việc. Thông qua hồ sơ vụ việc xác định được các thông tin về người khiếu nại, tố cáo; nội dung khiếu nại, tố cáo; việc giải quyết của chính quyền các cấp; các tài liệu, chứng cứ có liên quan.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm xây dựng hồ sơ vụ việc khiếu nại, tố cáo trên địa bàn và thuộc thẩm quyền cung cấp cho Thanh tra tỉnh theo định kỳ báo cáo và theo yêu cầu đột xuất.

Các tài liệu trong hồ sơ vụ việc khiếu nại, tố cáo
1. Đối với vụ việc khiếu nại, gồm: Đơn khiếu nại; Quyết định thụ lý vụ việc; Quyết định thành lập Đoàn thanh tra, kiểm tra (Tổ công tác) hoặc văn bản giao nhiệm vụ; Báo cáo kết quả kiểm tra, xác minh; Kết luận của Đoàn thanh tra, Tổ công tác hoặc Thanh tra viên; Quyết định giải quyết khiếu nại và các tài liệu, chứng cứ có liên quan đến kết luận, giải quyết vụ việc.
2. Đối với vụ việc tố cáo, gồm: Đơn tố cáo; Quyết định thụ lý vụ việc; Quyết định thành lập Đoàn thanh tra, kiểm tra (Tổ công tác) hoặc văn bản giao nhiệm vụ; Báo cáo kết quả kiểm tra, xác minh; Kết luận của Đoàn thanh tra hoặc Thanh tra viên; Thông báo kết quả giải quyết; Quyết định xử lý và các tài liệu, chứng cứ có liên quan đến kết luận, xử lý vụ việc.

Báo cáo vụ việc khiếu nại, tố cáo
1. Đối với những vụ việc chưa được giải quyết theo đúng trình tự (không ban hành quyết định giải quyết), Thủ trưởng các sở, ban, ngành và Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm báo cáo kèm hồ sơ vụ việc khi có yêu cầu.
2. Đối với những vụ việc đã được giải quyết theo đúng trình tự (ban hành quyết định), sau khi ban hành quyết định giải quyết Thủ trưởng các sở, ban, ngành và Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm xây dựng hồ sơ vụ việc gửi về Thanh tra tỉnh kèm báo cáo tóm tắt vụ việc.
3. Đối với những vụ việc khiếu nại, tố cáo kéo dài, Thủ trưởng các sở, ban, ngành và Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã phải cung cấp hồ sơ và dự thảo công văn trả lời cho các cơ quan cấp trên hoặc các cơ quan thông tin đại chúng khi có yêu cầu.

Báo cáo các vụ việc khiếu nại, tố cáo đột xuất, bất thường
1. Báo cáo đột xuất, bất thường là báo cáo khi trên địa bàn huyện, thành phố, thị xã, lĩnh vực (sở, ngành) quản lý phát sinh vụ việc mới, bất thường, nghiêm trọng, phức tạp trên các lĩnh vực kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, liên quan đến chính trị, ảnh hưởng đến an ninh, trật tự liên quan trực tiếp tới chức năng, nhiệm vụ quản lý thì UBND cấp huyện, cấp xã và cơ quan thanh tra cùng cấp phải có trách nhiệm báo cáo kịp thời với UBND tỉnh và Chánh Thanh tra tỉnh để nắm bắt tình hình, chỉ đạo, phối hợp xử lý.
2. Nội dung báo cáo đột xuất nêu ngắn gọn, cụ thể diễn biến sự việc, nguyên nhân phát sinh, các biện pháp xử lý đã áp dụng, kết quả xử lý và các kiến nghị (kèm các hồ sơ tài liệu có liên quan), đề xuất các phương án xử lý xin ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh, Chánh Thanh tra tỉnh.

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu về khiếu nại, tố cáo
1. Hồ sơ tài liệu về khiếu nại, tố cáo, bao gồm: Các văn bản chỉ đạo điều hành về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo; các loại báo cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư và giải quyết khiếu nại, tố cáo; hồ sơ các vụ việc.
2. UBND huyện, thành phố, thị xã và các cơ quan Nhà nước thuộc quyền quản lý của UBND tỉnh có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ tài liệu về khiếu nại, tố cáo theo hai hình thức chính: Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
Hồ sơ giấy là việc lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011; việc lưu trữ bằng hồ sơ giấy phải được thực hiện một cách khoa học đảm bảo thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác thông tin khi cần thiết.
Hồ sơ điện tử là việc lưu trữ dưới dạng file điện tử.
Ngoài các hình thức lưu trữ trên, hệ thống thông tin khiếu nại, tố cáo có thể được lưu trữ bằng băng hình, đĩa hình và các hình thức khác.

Quản Lý hồ sơ, tài liệu về khiếu nại, tố cáo và sổ sách tiếp dân
1. Hồ sơ tài liệu về khiếu nại, tố cáo phải được quản lý chặt chẽ, có hệ thống, đảm bảo tính bảo mật theo quy định; các cơ quan, đơn vị phải cử cán bộ làm nhiệm vụ đầu mối có chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao để quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị mình. Thanh tra tỉnh có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu khiếu nại, tố cáo toàn tỉnh; Thanh tra cấp huyện có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu khiếu nại, tố cáo thuộc phạm vi địa phương mình; thanh tra các sở, ban, ngành cấp tỉnh có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu khiếu nại, tố cáo thuộc phạm vi quản lý nhà nước của sở, ngành theo lĩnh vực.
2. Các tổ chức, cá nhân được giao quản lý và sử dụng hệ thống sổ sách tiếp dân có trách nhiệm bảo quản, ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng quy định. Trong trường hợp bị mất sổ hoặc hư hỏng phải kịp thời báo cáo cho Thủ trưởng cơ quan quản lý Nhà nước cùng cấp để có biện pháp xử lý.

Khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu về khiếu nại, tố cáo
Việc khai thác hồ sơ, tài liệu về khiếu nại, tố cáo được thực hiện qua hai hình thức: Khai thác tự do và khai thác có điều kiện.
1. Khai thác tự do là việc khai thác các thông tin đã được công khai có tại nơi lưu trữ và Trung tâm thư viện ngành Thanh tra.
2. Khai thác có điều kiện là việc khai thác thông tin chỉ được thực hiện khi có ý kiến đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo cơ quan, đơn vị; những thông tin này chỉ cho phép những cán bộ trong ngành hoặc những người có trách nhiệm trong hoạt động giải quyết khiếu nại, tố cáo được phép khai thác.

Trách nhiệm thi hành và xử lý vi phạm
1. Thanh tra tỉnh có trách nhiệm giúp UBND tỉnh tổ chức xây dựng, quản lý hồ sơ tài liệu về khiếu nại, tố cáo trên phạm vi toàn tỉnh.
2. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm xây dựng, quản lý hồ sơ tài liệu khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền và thuộc lĩnh vực quản lý của ngành, của địa phuơng.
3. Tổ chức, cá nhân nào vi phạm, tùy theo tính chất mức độ sẽ bị xem xét xử lý kỷ luật theo quy định hiện hành.

Công tác đảm bảo và tổ chức thực hiện
1. Kinh phí đảm bảo cho việc xây dựng, lưu trữ, quản lý, khai thác, sử dụng thực hiện theo phân cấp quản lý ngân sách.
2. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc phản ánh về Thanh tra tỉnh để Tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.