THÔNG TƯ Hướng dẫn thi hành điều lệ quản lý kinh phí hành chính Nghị định số 74-CP ngày 24-12-1960 của Hội đồng Chính phủ đã ban hành điều lệ quản lý kinh phí hành chính. Thông tư này của Bộ Tài chính quy định và giải thích thêm một số điểm về chi tiết thi hành điều lệ đó. I. MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA VÀ PHƯƠNG CHÂM QUẢN LÝ CHI TIÊU HÀNH CHÍNH Chi tiêu về hành chính là loại chi để đảm bảo sự hoạt động bình thường của các cơ quan trong bộ máy quản lý Nhà nước; không phải là một loại chi trực tiếp cho hoạt động sản xuất nhưng không thể thiếu được vì nó phục vụ cho sự hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước. Kinh phí hành chính có liên quan đến nhiều chính sách, đến các ngành, các cấp và có quan hệ đến đời sống của nhân viên công tác, nên nó có ý nghĩa chính trị quan trọng. Kinh phí hành chính nếu không giải quyết đúng mức và kịp thời thì sinh ra đình đốn, trở ngại đến hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước. Trái lại, nếu quản lý không chặt chẽ thì dễ sinh ra quan liêu, lãng phí. Vì vậy nó phải được giải quyết sát với nhu cầu cần thiết của các ngành, nhưng đồng thời phải thể hiện đúng đắn chính sách tiết kiệm của Nhà nước. Trong việc quản lý kinh phí hành chính phải quán triệt phương châm “tốn ít tiền nhưng được nhiều việc”. Phải luôn luôn đề cao tinh thần tiết kiệm triệt để; ra sức chống lãng phí ngay từ khi xây dựng dự toán ngân sách cả năm, trong quá trình chấp hành ngân sách cho đến khi tổng kết chi tiêu cuối năm và quyết toán. Phải thường xuyên và kịp thời ngăn chặn những việc chi tiêu không đúng chế độ và kỷ luật tài chính, những việc chi tiêu không cần thiết, không tiết kiệm, những hiện tượng lãng phí, tham ô. Để quản lý tốt kinh phí hành chính phải kiên quyết dựa vào quần chúng công nhân viên; dưới sự lãnh đạo của Đảng, tổ chức quần chúng công nhân viên tham gia quản lý: giáo dục quần chúng nâng cao ý thức chống lãng phí, phô trương hình thức, quán triệt tinh thần mọi nguyên tắc, chế độ chi tiêu; thường xuyên đúc kết và phổ biến rộng rãi những kinh nghiệm đã được sáng tạo ra trong phong trào tiết kiệm… để nghiêm chỉnh chấp hành và giúp nhau chấp hành chu đáo chế độ, kỷ luật tài chính. Dựa vào luật công đoàn, ít nhất ba tháng một lần đơn vị dự toán phải mở hội nghị công nhân viên chức (hoặc hội nghị đại biểu công nhân viên chức đối với cơ quan đông người) để kiểm điểm tình hình thực hiện chương trình công tác của cơ quan kết hợp với việc kiểm điểm tình hình chi tiêu về hành chính quản trị thuộc nội bộ cơ quan và việc thi hành những chính sách luật lệ có quan hệ đến đời sống vật chất và văn hóa của cán bộ viên chức (điều 5, 7, 8 luật công đoàn và nghị định số 188-TTg ngày 09-04-1958 của Thủ tướng Chính phủ). Ngoài ra, công đoàn có nhiệm vụ lãnh đạo đoàn viên nâng cao hiệu suất công tác, tiết kiệm thì giờ và vật liệu để giảm bớt chi tiêu (điều 4 điều lệ). II. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ Trong việc quản lý kinh phí hành chính, cần xác định những nguyên tắc cơ bản sau đây: 1. Người nào, cơ quan nào nhận tiền và tiêu tiền của Nhà nước giao cho đều có trách nhiệm quản lý . Như vậy phụ trách quản lý kinh phí hành chính không phải chỉ là cơ quan Tài chính mà trước tiên là đơn vị dự toán, và nói đơn vị dự toán cụ thể là thủ trưởng cơ quan (điều 3). Trước Đảng và Nhà nước, thủ trưởng đơn vị dự toán không những phải phụ trách công tác chuyên môn mà còn phải phụ trách công tác quản lý dự toán của cơ quan mình. Nhưng vì thủ trưởng cơ quan không thể trực tiếp làm những công việc nghiệp vụ chuyên môn về kế toán tài vụ, nên phải có công cụ giúp việc tức là phải có tổ chức kế toán tài vụ của đơn vị dự toán (điều 4 và điều 19). Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước, nhưng không vì thế mà tổ chức kế toán tài vụ không có trách nhiệm cụ thể của mình. Điều lệ quản lý kinh phí hành chính đã quy định cụ thể quan hệ giữa lãnh đạo và chuyên môn trong điều 4 và điều 19. 2. Đơn vị dự toán có quyền điều hòa sử dụng ngân sách cả năm đã được duyệt (điều 5)

Sau khi ngân sách cả năm đã được duyệt, đơn vị dự toán có thể dùng kinh phí dự trù về việc này để chi cho việc khác miễn là không trái chế độ, tiêu chuẩn và nguyên tắc tài chính trừ 7 khoản kê sau đây không được chi quá mức dự trù cả năm, không được điều hòa lẫn nhau và cũng không được điều hòa với khoản kinh phí nào khác (đoạn 3 điều 5) vì đây là những khoản chi thuộc chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước hoặc thuộc chủ trương công tác do cấp trên quyết định: 1. Quỹ lương 2. Quỹ xã hội 3. Kinh phí dự trù cho các phái đoàn ra nước ngoài 4. Kinh phí đón tiếp phái đoàn nước ngoài 5. Kinh phí bồi dưỡng và huấn luyện cán bộ 6. Kinh phí phát hành báo chí, tập san và các tài liệu in đặc biệt (do cấp có thẩm quyền duyệt y). 7. Định mức tiêu chuẩn công vụ phí hàng năm. Thí dụ: Đơn vị có thể: - Dùng kinh phí về hội nghị còn thừa để chi về sửa chữa nhà cửa. - Dùng kinh phí về sửa chữa nhà cửa còn thừa để chi về vận chuyển đồ đạc. - Dùng kinh phí về mua sắm đồ đạc còn thừa để chi về hội nghị... Trong phạm vi ngân sách cả năm, trong phạm vi số tiền đã được cấp và

căn cứ vào các thể lệ tài chính Nhà nước, thủ trưởng đơn vị có quyền tự quyết định việc chi tiêu đã có chế độ, tiêu chuẩn rõ ràng. 3. Đơn vị dự toán có quyền điều hòa sử dụng kinh phí, nhưng phải triệt để tôn trọng các nguyên tắc quản lý kinh phí quy định trong điều lệ. Làm trái với các nguyên tắc đó tức là vi phạm kỷ luật tài chính. Thí dụ: - Không được dùng kinh phí hội nghị còn thừa để tổ chức ăn thêm cho đại biểu hội nghị (vì không có chế độ). - Không được dùng kinh phí về mua sắm đồ đạc còn thừa để mua kính phát không cho cán bộ nhiều tuổi (vì không có tiêu chuẩn). - Không được dùng kinh phí về đón tiếp phái đoàn nước ngoài còn thừa để tuyển dụng thêm nhân viên ngoài số biên chế đã quy định làm cho số chi về lương vượt quá chỉ tiêu quỹ lương đã quy định (vì không đúng chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước). - Không được dùng kinh phí của quỹ xã hội còn thừa để chi thêm về tiêu chuẩn công vụ phí theo định mức đầu người (vì vượt quá định mức tiêu chuẩn đã quy định). Để đảm bảo thi hành đúng nguyên tắc tài chính, mỗi khi dự định chi tiêu, vấn đề phải đặt ra trước tiên là xác định khoản chi đó: Có nằm trong ngân sách cả năm không; nếu không thì phải tiết kiệm hoặc bỏ khoản chi nào để bù vào. Có đúng chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước không (quỹ lương, quỹ xã hội); nếu không đúng chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước thì không được chi, mặc dù các khoản khác trong ngân sách còn thừa tiền. Đã được Chính phủ (hay Ủy ban hành chính khu, tỉnh đối với các cơ quan địa phương) xét duyệt về chủ trương chưa: như phái đoàn ra nước ngoài, đón tiếp phái đoàn nước ngoài, bồi dưỡng và huấn luyện cán bộ, phát hành báo chí, tập san và các tài liệu in đặc biệt khác. Có đúng chế độ tiêu chuẩn và nguyên tắc tài chính không và có trong phạm vi tiêu chuẩn định mức công vụ phí hàng năm không. Nếu không đúng chế độ và nguyên tắc tài chính hoặc nếu vượt định mức tiêu chuẩn công vụ phí hàng năm, thì nhất thiết không được chi. Trước khi quyết định một khoản chi, thủ trưởng đơn vị dự toán (hay người được ủy quyền) có trách nhiệm bàn bạc với bộ phận tài vụ kế toán và phải coi trọng những ý kiến của bộ phận tài vụ kế toán nhằm chấp hành đúng đắn và nghiêm chỉnh các chế độ, kỷ luật tài chính. Ngoài ra nên lấy thêm ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ quan về những khoản chi có quan hệ đến đời sống vật chất và văn hóa của cán bộ, nhân viên. Nếu vi phạm kỷ luật tài chính, thì cơ quan Tài chính không duyệt quyết toán (điều 22) và người ra lệnh chi (thủ trưởng hay người được ủy quyền) phải chịu trách nhiệm hoàn toàn và có thể phải hoàn lại công quỹ số tiền đã chi sai (điều 18). 4. Đơn vị dự toán không được để tiền đọng: Để tránh tiền đọng, đơn vị cần tiêu lúc nào thì lĩnh lúc đó. Cần tiêu bao nhiêu chỉ lĩnh bấy nhiêu chưa cần, chưa lĩnh. Tiền đã lĩnh rồi, nhưng nếu kế hoạch công tác thay đổi chưa phải chi đến thì nộp trả lại kho bạc (thu giảm cấp phát). Trường hợp một công tác đã hoàn thành rồi mà còn thừa tiền, thì số tiền thừa cũng phải nộp ngay vào kho bạc (thu giảm cấp phát). III. BIỆN PHÁP CỤ THỂ Để quản lý tốt kinh phí hành chính, thủ trưởng đơn vị dự toán cần chỉ đạo chặt chẽ bộ phận tài vụ kế toán và tạo điều kiện cần thiết cho trưởng phòng kế toán và các kế toán viên làm tròn trách nhiệm. Theo hướng chuyên môn hóa cán bộ nhằm nâng cao không ngừng năng lực công tác và phát huy sáng kiến của cán bộ, cần tránh thay đổi luôn luôn cán bộ kế toán tài vụ. Về các biện pháp cụ thể khác, có tính chất nghiệp vụ xin xem “Bản hướng dẫn thi hành điều lệ quản lý kinh phí hành chính” kèm theo thông tư này. Bộ Tài chính đề nghị các Bộ, các Ủy ban Nhà nước, các Tổng cục trực thuộc Hội đồng Chính phủ, các cơ quan đoàn thể trung ương, các Ủy ban hành chính khu, tỉnh, thành phố đặt kế hoạch phổ biến điều lệ quản lý kinh phí hành chính và thông tư này một cách rộng rãi trong toàn thể cán bộ, công nhân viên cơ quan để mọi người quán triệt và tích cực chấp hành nghiêm chỉnh. Trong khi thực hiện, xin kịp thời phản ánh những khó khăn trở ngại để Bộ Tài chính nghiên cứu giải quyết hoặc đề nghị với Chính phủ những biện pháp thích hợp. Riêng đối với các Khu tự trị, đề nghị Ủy ban căn cứ vào điều lệ quản lý kinh phí hành chính và các điều hướng dẫn trong thông tư này mà nghiên cứu các chi tiết để thi hành cho thích hợp với hoàn cảnh cụ thể của từng khu, trên nguyên tắc đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của Trung ương. Trước khi ban hành các quy định về chi tiết, đề nghị Ủy ban trao đổi ý kiến thống nhất với Bộ Tài chính.