THÔNG TƯ Về việc lập dự toán chi tiêu hành chính ba tháng một lần Kính gửi: - Ban Thường trực Quốc hội - Thủ tướng phủ - Các Bộ, các Đảng và Đoàn thể trung ương Từ năm 1951 đến nay, việc thi hành chế độ dự toán và quyết toán các kinh phí hành chính đã đãt được nhiều kết quả tốt. Chúng ta đã rút được nhiều kinh nghiệm, công việc quản lý dự toán Nhà nước đã tiến dần vào nền nếp. Nói chung, các đơn vị dự toán đã coi trong kỷ luật tài chính, cố gắng chi theo đúng chế độ, chi trong phạm vi kinh phí được duyệt, tranh thủ bàn bạc với cơ quan Tài chính về những khoản chi chưa có chế độ rõ ràng. Các đơn vị dự toán đã thấy rõ là công tác quản lý tài chính là trách nhiệm chung của các ngành, đã chú ý kết hợp quản lý tài chính với quản lý nghiệp vụ chuyên môn. Hiện tượng đối lập giữa cơ quan Tài chính với đơn vị dự toán hầu như không còn nữa. Về phần cơ quan Tài chính, đã chú ý đi sát các đơn vị để thông cảm các khó khăn trong công tác và giải quyết đúng nhu cầu thực tế. Các chế độ và tiêu chuẩn chi tiêu dần dần được bổ sung. Phương pháp quản lý được cải tiến. Mẫu mực sổ sách giấy tờ kế toán được sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu công tác. Hiện nay mọi hoạt động của Nhà nước đang dần dần đi vào kế hoạch, tình hình công tác sẽ được ổn định, các việc đột xuất sẽ hết sức hạn chế; tài chính cũng sẽ bớt bị động. Đó là những điều kiện thuận lợi để chúng ta tiến thêm một bước nữa trong công tác quản lý tài chính. Việc lập dự toán hàng quý. Cho đến nay, ngoài kế hoạch chi hàng quý, mỗi đơn vị còn phải lập dự toán hàng tháng gửi Bộ Tài chính

xét duyệt. Ngoài ra, trong tháng, còn lập nhiều dự toán phụ để lĩnh kinh phí cho những công tác đột xuất hoặc để chi những khoản bỏ sót trong dự toán lập hồi đầu tháng. Như vậy, các đơn vị dự toán và cơ quan Tài chính đều rất bận rộn về công việc sự vụ: lập dự toán,

xét duyệt dự toán cấp phát và ghi sổ sách giấy tờ. Để cải tiến lề lối làm việc, Bộ tôi đề nghị sửa đổi thủ tục lập và xét duyệt dự toán chi tiêu về hành chính như sau: Dự toán chi tiêu về hành chính chỉ lập mỗi quý một lần, không lập hàng tháng như trước đây nữa. Việc lập kế hoạch chi hàng quý không cần thiết nữa. Việc lập dự toán hàng quý có lợi là bớt được nhiều công việc sự vụ cho Bộ Tài chính và các đơn vị dự toán, bớt được nhiều giấy tờ qua lại, người ra, đề cao được ý thức trách nhiệm và phát huy tinh thần chủ động công tác của đơn vị dự toán. Cán bộ phụ trách tài vụ sẽ chú ý nắm vững tình hình hoạt động của cơ quan, tính toán kỹ lưỡng các việc cần làm trong từng thời kỳ, không bỏ sót một việc nào, để tránh tình trạng vì thiếu tiền mà trở ngại đến việc thực hiện kế hoạch công tác chuyên môn; sẽ có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận nghiệp vụ với bộ phận quản lý tài vụ. Chỉ tiêu về hành chính phần lớn có tính chất thường xuyên, nhiều khoản đã có tiêu chuẩn và chế độ rõ ràng, công việc tính toán cũng tương đối đơn giản, do đó việc lập dự toán hàng quý cũng không gặp khó khăn lắm. Thể thức lập dự toán quý: Dự toán quý lập 03 tháng một lần, nhưng phân tách riêng từng tháng (xem mẫu số 1 kèm theo), chiết tính rõ ràng từng khoản chi, có giải thích cụ thể và kèm theo các tài liệu cần thiết để giúp cho việc xét duyệt được dễ dàng mau chóng. Dự toán cần ghi hết các khoản chi theo kế hoạch công tác, không nên bỏ sót một khoản nào. Trái lại nếu chắc chắn chưa chi đến thì cũng không nên dự trù làm cho dự toán không sát thực. Dự toán trình bày từng mục tiết theo đúng mục lục dự toán 1958 (phần chi về hành chính). Đối với đơn vị có nhiều cơ quan trực thuộc, cần lập thêm một bảng dự toán tổng hợp (cũng phân tách riêng từng tháng. Xem mẫu số 2 kèm theo. Tài liệu kèm theo dự toán quý: 1) Bảng thuyết minh dự toán. 2) Bảng tình hình biên chế đến ngày lập dự toán. 3) Bảng tình hình tồn quỹ tiền mặt và tồn khoản lưu ký ở Ngân hàng đến ngày lập dự toán. 4) Bảng tình hình xăng dầu mỡ đến ngày lập dự toán. 5) Bảng thống kê tài sản (không cần lập bảng thống kê toàn bộ tài sản mà chỉ cần lập bảng tình hình đối với những đồ đạc dụng cụ cần mua thêm: cụ thể ghi số hiện có và giải thích số cần mua thêm). 6) Các bảng chiết tính về các khoản chi khác. Thời hạn lập dự toán hàng quý: Dự toán hàng quý cần gửi đến Bộ Tài chính trước ngày 20 tháng thứ 3 của mỗi quý. Cụ thể: Trước ngày 20-12 Bộ Tài chính đã phải nhận được dự toán quý 1 năm sau. Trước ngày 20-03 Bộ Tài chính đã phải nhận được dự toán quý 2. Trước ngày 20-06 Bộ Tài chính đã phải nhận được dự toán quý 3. Trước ngày 20-09 Bộ Tài chính đã phải nhận được dự toán quý 4. Thời hạn duyệt dự toán quý: Từ mồng 01 đến mồng 03 tháng đầu của mỗi quý, Bộ Tài chính phải duyệt xong dự toán quý đó và ấn định số tiền sẽ cấp phát mỗi tháng trong quý. Dự toán sẽ lập thành hai bản.

Sau khi duyệt xong, Bộ Tài chính sẽ hoàn lại đơn vị một bản. Cấp phát dự toán: Dự toán tuy lập ba tháng một lần và duyệt cả một lúc, nhưng Bộ tài chính sẽ cấp dần từng tháng, căn cứ vào số tiền đã thỏa thuận với đơn vị dự toán và ấn định trong thông tri duyệt y "dự toán quý". Điều chỉnh dự toán quý – Lập dự toán bổ sung:

Sau khi dự toán quý đã duyệt rồi có thể có những việc bất thường xảy ra cần được chiếu cố cho nên có thể hoặc điều chỉnh dự toán hoặc lập dự toán bổ sung, để bảo đảm việc thực hiện kế hoạch công tác chuyên môn. a) Điều chỉnh dự toán. Nếu đơn vị muốn chuyển chi một khoản từ tháng này qua tháng khác, mà không thay đổi tổng số chi của "dự toán quý", thì đặt vấn đề điều chỉnh dự toán quý. Trong trường hợp này cần báo cho Bộ Tài chính biết trước ngày 20 mỗi tháng để Bộ Tài chính có đủ thì giờ điều chỉnh kế hoạch cấp phát. Bộ Tài chính không cần xét lại nội dung khoản chi mà chỉ cần sửa chữa kế hoạch cấp phát mà thôi, tức là rút bớt một khoản chi trong dự toán tháng nay, đồng thời tăng thêm một khoản tiền tương đương vào dự toán tháng khác. (Có thể rút ở tháng sau đưa lên tháng trước hay ngược lại rút ở tháng trước đưa xuống tháng sau). Chuyển chi từ tháng sau lên tháng trước sau khi đã cấp phát xong –

Sau khi Bộ tài chính đã cấp phát xong kinh phí hàng tháng trong những ngày đầu tháng rồi, nếu đơn vị đề nghị cấp thêm một khoản chi trước đây ghi vào dự toán tháng sau khi Bộ Tài chính sẽ xét cụ thể: nếu là một việc cầp thiết không thể trì hoãn được, thì sẽ cấp phát và và trừ vào dự toán tháng sau; nếu việc đó không có tính chất cấp bách thì sẽ thương lượng để khỏi phải điều chỉnh. Trên đây là những trường hợp điều chỉnh dự toán không làm tăng tổng số chi của dự toán quý đã được Bộ Tài chính duyệt. b) Lập dự toán bổ sung

Sau khi dự toán quý được duyệt rồi, nếu xảy ra những công tác đột xuất, thì đơn vị sẽ lập dự toán bổ sung, giải thích lý do cụ thể và tính toán rõ ràng, Bộ Tài chính sẽ nghiên cứu và cấp phát thêm ngoài dự toán hàng tháng. Sau đây là những trợ cấp có thể lập dự toán bổ sung: 1) Công tác bất thường mới được Chính phủ cho phép thực hiện ngoài kế hoạch toàn niên (kể cả các phái đoàn ra hay vào mới được Thủ tướng phủ chuẩn ý ngoài kế hoạch cũ). 2) Sửa chữa nhà cửa, di chuyển đồ đạc trong trường hợp bị tai nạn bất ngờ (bão lụt, cháy nhà, v.v...). 3) Các công tác đột xuất khác, trước dự định thực hiện vào quý sau, nhưng theo chủ trương mới của Chính phủ cần thực hiện gấp trong quý này, không thể trì hoãn đến quý sau. 4) Ở một số nơi đang kiện toàn tổ chức, nếu được Ủy ban kiện toàn tổ chức trung ương cho phép tăng thêm biên chế (có giấy điều động của Bộ Nội vụ) thì cũng được lập dự toán bổ sung. 5) Trong giai đoạn cải tiến chế độ tiền lương, nếu có quyết định của Chính phủ trả tiền lương mới (kể cả truy lĩnh lương nếu có) thì cũng lập dự toán bổ sung. Ngoài các trường hợp kể trên đây, Bộ Tài chính sẽ không giải quyết. Vấn đề quyết toán. Quyết toán vẫn lập hàng tháng như thường lệ nghĩa là trước ngày 15 tháng sau đơn vị dự toán phải gửi quyết toán tháng trước đến Bộ Tài chính. Thời hạn này lui lại đến 30 tháng sau đối với đơn vị dự toán có cơ quan trực thuộc (cấp 2 và cấp 3). Nếu quyết toán không gửi đúng thời hạn như đã quy định trên đây, Bộ Tài chính sẽ hoãn việc cấp phát mặc dù dự toán quỹ đã được duyệt rồi. (Theo thông tư của Thủ tướng phủ số 460-TTg ngày 07-10-1957). Nói chung, các thể lệ hiện hành về kỷ luật tài chính và về quyết toán hàng tháng sơ kết công tác quản lý tài chính từng 03 tháng, 06 tháng, 09 tháng và tổng kết cả năm vẫn tiếp tục thi hành. Cuối mỗi tháng, kinh phí thừa và không tiêu đến nữa sẽ gộp lại kho bạc (thu giảm cấp phát) – Thí dụ: Tổ chức xong hội nghị hay mua đủ đồ đạc dụng cụ rồi mà còn thừa tiền số tiền thừa về các khoản đó sẽ phải nộp lại kho bạc. Thời gian thi hành Chế độ này thi hành kể từ tháng 7-1958 (Quý III). Việc lập dự toán 03 tháng là một vấn đề mới nên lúc đầu không thể tránh khỏi khó khăn lúng túng trước những công tác đột xuất. Nhưng chúng ta vừa làm, vừa rút kinh nghiệm để bổ khuyết dần dần các thiếu sót trong công tác quản lý cải tiết lề lối làm việc, hạn chế tình trạng bị động, tiến tới chủ động hoàn toàn và nắm vững chương trình công tác của cơ quan. Chế độ này thi hành kết quả nhiều hay ít là do sự đóng góp của các đơn vị có trách nhiệm chấp hành, đặc biệt là do sự quan tâm của các vị thủ trưởng cơ quan đến công tác quản lý chi tiêu của đơn vị mình. Bộ tôi đề nghị các bộ và các cơ quan sẽ nghiên cứu kỹ thông tư này và cho phổ biến rộng rãi trong toàn thể cán bộ công nhân viên để mọi người thấy rõ ý nghĩa của nó và đóng góp ý kiến xây dựng cho chế độ mới thêm hoàn hảo.