QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM

Ban hành kèm theo Quyết định này Qui định về việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Quyết định này thay thế Quyết định số 25/2005/QĐ-UBND ngày 17/6/2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Kon Tum và có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3 . Các ông (bà): Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Bùi Đức Lợi
QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH.
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 22/2009/QĐ-UBND, ngày 18 tháng 3 năm 2009 của UBND tỉnh Kon Tum)

Hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum:
Hệ thống thư điện tử tỉnh Kon Tum là thành phần của hệ thống thông tin điện tử tỉnh Kon Tum; là thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh được xây dựng từ

Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm:
Tổ chức quản lý khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum; chịu trách nhiệm về quản lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Kon Tum.

Phạm vi áp dụng:
Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và CBCC tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum.

Hệ thống thư điện tử của tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh, gồm:
Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh, hệ thống mạng internet của các Sở, Ban, Ngành; của UBND các huyện, thị xã thuộc tỉnh.
Hệ thống thư điện tử được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng:
Hòm thư của đơn vị: Tendonvi@kontum.gov.vn (trong đó: Tendonvi là tên của đơn vị được viết tắt).
Hòm thư của CBCC: hovaten.tendonvi@kontum.gov.vn (trong đó: họ và chữ lót viết tắt, tên đơn vị viết tắt).
Mọi CBCC, cơ quan, đơn vị khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh.

Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum.
1. Sở Thông tin và Truyền thông:
Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, CBCC khai thác, sử dụng đúng quy trình, đúng mục đích.
Chịu trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, tạo lập, sửa đổi, loại bỏ, cho phép đăng nhập các địa chỉ thư thuộc hệ thống thư điện tử của tỉnh; cập nhật các thông tin thay đổi vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Cụ thể:
+ Cấp cho CBCC của các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh địa chỉ thư điện tử và mật khẩu sử dụng để khai thác thư điện tử.
+ Quản trị hệ thống thư điện tử của tỉnh, bảo đảm cho hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục.
+ Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi CBCC trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.
+ Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh, xoá bỏ các thư rác.
+ Tạo lập chế độ lưu trữ dự phòng thông tin.
Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng, phát triển và bảo trì hệ thống thư điện tử của tỉnh để trình UBND tỉnh Kon Tum xem xét, phê duyệt.
2. Các Sở, Ban, Ngành, UBND các huyện, thị xã:
Địa chỉ thư của đơn vị (địa chỉ thư công vụ): Dành cho đơn vị để sử dụng trao đổi, gửi nhận văn bản thay cho gửi nhận theo đường truyền thống. Đơn vị tự quản lý, sử dụng để trao đổi thông tin với các tổ chức, CBCC. Thủ trưởng của đơn vị chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin, bảo đảm sự bí mật của thư điện tử.
Địa chỉ thư CBCC: Dành cho CBCC của tỉnh để trao đổi thông tin phục vụ công tác chuyên môn.
Khi có thay đổi thông tin về CBCC, tổ chức tham gia hệ thống thư điện tử của tỉnh phải có văn bản đề nghị Sở thông tin và Truyền thông cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh.

Cấp mới và quản lý địa chỉ thư điện tử:
1. Đối với trường hợp CBCC tuyển mới: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới, Thủ trưởng cơ quan chủ quản phải có văn bản đề xuất cấp mới địa chỉ thư điện tử cho CBCC; sau khi nhận được văn bản đề xuất, Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức tạo lập địa chỉ thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thư điện tử.
2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác: Sau khi có quyết định thay đổi vị trí của CBCC, Thủ trưởng cơ quan tiếp nhận phải có văn bản đề xuất Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh.
3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra ngoài tỉnh Kon Tum hoặc nghỉ hưu: Sau khi có quyết định cho công chức nghỉ hưu hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh Kon Tum, Thủ trưởng cơ quan quản lý công chức đó phải có văn bản thông báo với Sở Thông tin và Truyền thông để loại địa chỉ thư điện tử của công chức này ra khỏi hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Trách nhiệm của người sử dụng địa chỉ thư CBCC:
CBCC thuộc các cơ quan, đơn vị Nhà nước trong tỉnh khi tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum có trách nhiệm:
1. Sau khi tiếp nhận địa chỉ thư điện tử và mật khẩu (password) phải đổi ngay mật khẩu để bảo an toàn, bảo mật của hòm thư.
2.Quản lý và lưu trữ các thư điện tử.
3. Sử dụng đúng quy trình và mục đích của hệ thống thư điện tử tỉnh Kon Tum. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư điện tử, chịu trách nhiệm về thông tin của mình gửi lên mạng.
4. Không truy nhập vào địa chỉ thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ thư điện tử của mình.
5. Nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng thư điện tử cho người không thuộc trách nhiệm và phạm vi sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư điện tử của tỉnh. Tự bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hòm thư đã đăng ký. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan và Sở Thông tin và Truyền thông để được đổi lại mật khẩu mới.
6. Nghiêm cấm sử dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các qui định tại

Điều 1 của Qui định này. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán virus tin học thông qua địa chỉ sử dụng của mình trên hệ thống thư điện tử tỉnh Kon Tum.
7. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có Virus, thư rác phải xóa bỏ và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp xử lý.
8. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về hệ thống thư điện tử phải báo cho Quản trị mạng Sở Thông tin và Truyền thông để khắc phục, sửa chữa.

Trách nhiệm của người sử dụng địa chỉ thư đơn vị:
Địa chỉ thư của đơn vị là địa chỉ thư đặc biệt (địa chỉ thư công vụ) để đơn vị trao đổi công tác của cơ quan.
Địa chỉ thư của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị (Giám đốc, Thủ trưởng các ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã) quản lý hoặc uỷ quyền bằng văn bản cho người có trách nhiện trong đơn vị quản lý.
Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị, phải bàn giao địa chỉ thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư của đơn vị cho người có trách nhiệm tiếp nhận.
Khi nhận được thư điện tử gửi vào địa chỉ thư của đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền) phải có trách nhiệm xử lý và tổ chức thực hiện.
Thủ trưởng đơn vị ban hành qui chế sử dụng thư điện tử tại đơn vị và chấp hành thông tin được truyền qua địa chỉ thư của đơn vị và phải coi đó như là phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

Các đơn vị hành chính cấp sở, huyện không tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng. Cụ thể:
Không sử dụng các địa chỉ thư có nhận dạng khác (như yahoo, hotmail,…) để trao đổi công việc qua hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Không tự tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (Domain) riêng.

Tính hợp pháp nội dung thông tin và những loại văn bản phải trao đổi qua hệ thống thư điện tử:
Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử;
Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản: Lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ). Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: thư mời, công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy;
Tận dụng triệt để hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công;
Khi phát hành văn bản giấy, trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.

Thời gian kiểm tra thư và phản hồi thư:
Thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của cơ quan để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, người dân và doanh nghiệp.
Đối với thư của đơn vị (thư công vụ): Một ngày kiểm tra thư ít nhất 02 lần vào đầu giờ buổi sáng và vào đầu giờ buổi chiều theo giờ hành chính.
Đối với thư CBCC: Một ngày kiểm tra thư ít nhất 01 lần theo ngày làm việc hành chính.

Công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo tình hình sử dụng hệ thống thư điện tử:
Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm. Xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng;
Báo cáo kết quả thực hiện Quyết định này định kỳ 06 tháng một lần và khi có yêu cầu đột xuất về UBND tỉnh (qua Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp).

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và tổ chức, cá nhân tham gia vào hệ thống thư điện tử tỉnh Kon Tum có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định trên trong đơn vị mình quản lý. Tổ chức, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật hiện hành.

Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần điều chỉnh, bổ sung yêu cầu các đơn vị gửi văn bản về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.