THÔNG TƯ LIÊN BỘ Về việc khoá sổ thu chi ngân sách cuối năm Công tác khoá sổ thu chi Ngân sách cuối năm là một công tác mà các ngành, các cấp, các xí nghiệp, các tổ chức kinh tế, các cơ quan hành chính và sự nghiệp Nhà nước đều phải tiến hành để kết thúc một năm thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực hiện nhiệm vụ thu chi Ngân sách Nhà nước, nhằm đánh giá đúng mức hoạt động kinh tế tài chính, việc thực hiện các mặt công tác, rút kinh nghiệm nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu xuất công tác, nâng cao chất lượng và trình độ quản lý kinh tế tài chính. Việc khoá sổ thu chi Ngân sách cuối năm làm tốt sẽ giúp cho các đơn vị, xí nghiệp, cơ quan lập tổng quyết toán được đầy đủ chính sác và phản ánh trung thực được kết quả sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và thi chi Ngân sách Nhà nước. Để thực hiện thống nhất việc khoá sổ thu chi Ngân sách Nhà nước hàng năm, Liên Bộ Tài chính - Ngân hàng quy định những điểm cụ thể sau đây: I- THỜI HẠN KHOÁ SỔ, ĐIỆN BÁO 1/ việc khoá sổ thu chi Ngân sách Nhà nước cuối năm tại Ngân hàng Nhà nước cơ sở (huyện, quận, thị) thống nhất tiến hành vào cuối ngày làm việc ngày 31 tháng 12 của năm đó. 2/ Việc điện báo kết quả thu chi, tồn quỹ Ngân sách các cấp đến ngày 31/12 hàng năm sẽ thực hiện theo thời hạn sau: - Từ Ngân hàng huyện, quận, thị xã điện về Ngân hàng tỉnh, thành phố trong ngày 2 tháng 1 năm sau. - Từ Ngân hàng tỉnh, thành phố điện về Ngân hàng Nhà nước Trung ương trong ngày 3 tháng 1 năm sau. Khi Ngân hàng Nhà nước các cấp điện báo cho Ngân hàng Nhà nước cấp trên, phải gửi báo cáo điện báo đó cho cơ quan tài chính đồng cấp (chú ý tính toán chính xác số tồn quỹ của cấp Ngân sách do mình quản lý). 3/ Nội dung của điện báo như điện báo 20 ngày quy định trong chế độ hạch toán kế toán quỹ Ngân sách Nhà nước tại cơ quan Ngân hàng Nhà nước các cấp đã ban hành theo Quyết định số 214/NH-QĐ ngày 28/12/1979 và công văn số 148 ngày 15/7/1981 của Ngân hàng Nhà nước Việt nam nay bổ sung thêm 4 chỉ tiêu: - Thu Ngân sách Trung ương loại 9 - Thu Ngân sách địa phương loại 9 - Chi Ngân sách Trung ương loại 11 - Chi Ngân sách Địa phương loại 11 II- THỜI HẠN CHUYỂN KINH PHÍ VÀ PHÁT HÀNH “SÉC” 1/ Để các đơn vị dự toán các cấp có kinh phí chi tiêu trước khi Ngân hàng Nhà nước khoá sổ, thời hạn cuối cùng để giải quyết việc phê chuẩn hạn mức, chuyển thông báo phân phối hạn mức và chuyển kinh phí của các cấp được ấn định

căn cứ vào thời gian luân chuyển giấy tờ từ nơi phê chuẩn hạn mức đến nơi nhận kinhphí, sao cho hạn mức hoặc kinh phí chuyển về đến cơ sở có thể sử dụng được kịp thời, quy định như sau: a. Đối với Ngân sách Trung ương. Bộ Tài chính và Ngân hàng Nhà nước Trung ương thống nhất thời hạn cuối cùng để giải quyết việc phê chuẩn hạn mức, chuyển thông báo và giấy báo phân phối hạn mức cho các đơn vị dự toán Trung ương và chuyển các khoản trợ cấp của Ngân sách Trung ương cho Ngân sách tỉnh, thành phố như sau: - Trước cuối giờ làm việc ngày 18 tháng 12: đối với các đơn vị dự toán Trung ương đóng tại các tỉnh: ơ phía nam (từ Quảng nam - Đà nẵng trở vào), các tỉnh Bình Trị thiên, Nghệ tĩnh, Hà tuyên, Sơn la, Lai châu, Cao bằng, Hoàng liên sơn, Quảng Ninh và Lạng sơn. - Trước cuối giờ làm việc ngày 20 tháng 12: đối với các đơn vị đóng ở các tỉnh khác (trừ Hà nội). - Trước cuối giờ làm việc ngày 23 tháng 12: đối với các đơn vị đóng ở Hà nội. Các đơn vị dự toán cấp I Trung ương

căn cứ vào thời hạn quy định trên và tình hình thực tế của ngành mình mà có kế hoạch phân phối hạn mức cho các đơn vị trực thuộc. b. Đối với Ngân sách Địa phương Các Sở ty tài chính, cùng với Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố; các Ban tài chính giá cả huyện, quận cùng với Ngân hàng Nhà nước cơ sở, dựa vào nguyên tắc chung, thống nhất quy định thời hạn cuối cùng giải quyết việc phê chuẩn, phân phối hạn mức và chuyển kinhphí của Ngân sách cấp mình cho các đơn vị dự toán trực thuộc, phù hợp với tình hình cụ thể của từng địa phương. 2/ Để bảo đảm cho “séc” phát hành có đủ thời gian quay trở lại Ngân hàng nơi lưu ký hạn mức trước ngày 31 tháng 12 (ngày huỷ bỏ hạn mức thừa cuối năm) tất cả các đơn vị dự toán thuộc các cấp Ngân sách đều phải đình chỉ phát hành các loại “séc bảo chi” Ngân sách của niên độ hiện hành trước 16 giờ ngày 25 tháng 12 Ngân hàng Nhà nước nơi lưu ký hạn mức và cơ quan tài chính đồng cấp không chịu trách nhiệm giải quyết những trường hợp do phát hành “séc” quá thời hạn trên hiệu lực tờ séc là 5 ngày lao động kể cả ngày bảo chi séc). III- ĐỐI CHIẾU, XÉT CHUYỂN, TRÍCH NỘP VÀ BÁO CÁO SỐ DƯ TÀI KHOẢN TIỀN GỬI CỦA CÁC ĐƠN VỊ DỰ TOÁN CUỐI NĂM 1/ Tất cả các đơn vị dự toán đều phải bố trí kế hoạch đối chiếu với Ngân hàng Nhà nước nơi giao dịch về số dư tài khoản tiền gửi của đơn vị mình, làm thủ tục nộp hết vào Ngân sách những số tiền thuộc nguồn vốn Ngân sách cấp thừa (kinh phí thừa) hoặc các khoản thu của Ngân sách chưa nộp (thu sự nghiệp, thu khác . . .) trước ngày 25 tháng 12. Số dư ở tài khoản tiền gửi còn lại, nếu cần phải chuyển sang năm sau để sử dụng chi tiêu (tiền tạm giữ) không thuộc nguồn vốn Ngân sách, kinh phí được cấp trước cho năm sau . . . thì cần phải lập bảng kê cụ thể, lấy ý kiến xác nhận của Ngân hàng Nhà nước nơi lưu ký tài khoản, rồi mang bảng kê đó đến cơ quan tài chính để lấy ý kiến thoả thuận cho chuyển sang năm sau. Công việc này được tiến hành trong thời gian từ ngày 26 đến ngày 30 tháng 12 hàng năm. 2/ việc xét chuyển số dư tài khoản tiền gửi của các đơn vị dự toán được quy định như sau: - Bộ Tài chính (Vụ Ngân sách Nhà nước ở Hà nội) duyệt cho các đơn vị dự toán Trung ương đóng ở Hà nội. Bộ phận quản lý Ngân sách Nhà nước Bộ Tài chính ở trạm thường trú đóng ở thành phố Hồ Chí Minh duyệt cho các đơn vị dự toán Trung ương đóng tại Thành phố Hồ Chí Minh. - Các Sở Ty tài chính các tỉnh và thành phố duyệt cho các đơn vị dự toán thuộc Ngân sách tỉnh, thành phố và được uỷ quyền của Bộ Tài chính duyệt cho các đơn vị dự toán Trung ương đóng tại tỉnh mình. - Ban tài chính giá cả huyện duyệt cho các đơn vị dự toán Ngân sách huyện và được uỷ quyền của Bộ Tài chính và Sở Ty tài chính duyệt cho các đơn vị dự toán Trung ương và tỉnh đóng tại huyện mình. - Các đơn vị quân đội và công an nhân dân muốn chuyển những số tiền, không thuộc diện phải nộp trả Ngân sách, sang năm sau để tiếp tục chi tiêu phải làm văn bản đề nghị với Ngân hàng Nhà nước nơi giao dịch. 3/ Đến cuối ngày 31 tháng 12, Ngân hàng Nhà nước cơ sở chỉ cho chuyển sang năm sau những khoản tiền đã được cơ quan tài chính xét duyệt. Số còn lại sẽ trích nộp hết vào Ngân sách mỗi cấp. Ngoài ra Ngân hàng Nhà nước cơ sở cần kiểm tra kỹ nếu phát hiện những khoản tiền gửi khác thuộc nguồn vốn Ngân sách, còn để sót trong khi đối chiếu và kê khai xét duyệt cũng làm thủ tục nộp hết vào Ngân sách các cấp. Riêng đối với những khoản tiền của các đơn vị quân đội và công an nhân dân không làm thủ tục đề nghị theo điểm (2) trên thì Ngân hàng Nhà nước cơ sở làm thủ tục chuyển hết về tài khoản tiền gửi của Cục tài vụ Bộ Quốc phòng và Vụ tài vụ Bộ Nội vụ. Đối với số kinh phí của Đảng Cộng sản Việt nam và số kinh phí cấp trước cho năm sau của các đơn vị dự toán được chuyển sang năm sau để chi tiêu, Ngân hàng Nhà nước cơ sở không trích nộp vào Ngân sách ngày 31/12. Hết sức tránh tình trạng sau ngày khoá sổ thì chi Ngân sách các đơn vị lại đề nghị thoái thu, hoặc do bản thân đơn vị không quan tâm làm đầy đủ thủ tục và đúng hạn quy định trước ngày khoá sổ, hoặc Ngân hàng Nhà nước cơ sở cho đơn vị chuyển sang năm sau những khoản tiền mà cơ quan tài chính đã không duyệt hoặc trích nộp cả vào Ngân sách những khoản tiền mà cơ quan tài chính đã duyệt cho chuyển sang năm sau. 4/

Sau khi trích nộp hết số dư các tài khoản tiền gửi của các đơn vị dự toán vào Ngân sách các cấp, Ngân hàng Nhà nước cơ sở phải lập bảng kê chi tiết số đã trích nộp của từng đơn vị, thuộc từng cấp Ngân sách để gửi trước ngày 5 tháng 1 năm sau cho: - Ban tài chính - giá cả huyện, quận về số dư tiền gửi đã nộp vào Ngân sách huyện, quận. - Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố về số dư tiền gửi đã nộp vào Ngân sách tỉnh, thành phố và Ngân sách Trung ương. Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố tổng hợp các bảng kê của các Ngân hàng cơ sở để gửi trước ngày 10 tháng 1 năm sau cho - Sở, Ty tài chính số dư tiền gửi của các đơn vị dự toán đã trích nộp vào Ngân sách tỉnh, thành phố. - Ngân hàng Nhà nước Trung ương (2 bản) số dư tiền gửi của các đơn vị dự toán đã trích nộp vào Ngân sách Trung ương để Ngân hàng Trung ương lưu 1 bản và kèm 1 bản vào bản tổng hợp gửi cho Bộ Tài chính trước ngày 31 tháng 1 năm sau. IV- CHUẨN BỊ KINH PHÍ CHI TIÊU CHO ĐẦU NĂM SAU: Để chuẩn bị kinh phí chi tiêu cho đầu năm sau, ngay từ đầu tháng 12 năm trước tất cả các Bộ, các ngành, các Sở ty chủ quản có trách nhiệm lập kế hoạch thu chi quý I năm sau và làm việc với cơ quan tài chính và Ngân hàng Nhà nước đồng cấp để kịp thời thông báo phân phối hạn mức hoặc chuyển kinh phí bằng lệnh chi tiền theo quy định hướng dẫn ở điều 4 nói trên để các đơn vị trực thuộc có kinh phí chi tiêu ngay từ những ngày đầu năm sau. V- ĐIỀU KHOẢN CHUNG Các đơn vị dự toán, các cơ quan tài chính và Ngân hàng Nhà nước cũng như Ngân hàng đầu tư và xây dựng các cấp cần có kế hoạch chuẩn bị thật chu đáo để việc khoá sổ sách được nhanh, gọn, không kéo dài thời gian, gây trở ngại cho việc lập quyết toán năm đảm bảo kết thúc đúng thời gian chỉnh lý đã quy định ở điều 25 của chế độ kế toán NSNN do Bộ Tài chính đã ban hành theo văn bản số 203 TC/QLNS ngày 30/9/1978. - Hết tháng 1 đối với Ngân sách cấp huyện - Hết tháng 2 đối với Ngân sách cấp tỉnh - Hết tháng 3 đối với Ngân sách cấp TW 2/ Để đảm bảo số liệu báo cáo được chính xác, hai ngành Tài chính và Ngân hàng Nhà nước cần tiến hành nghiêm chỉnh việc đối chiếu số liệu và ký xác nhận trên báo cáo của mỗi ngành, trước khi gửi lên cơ quan cấp trên và các cơ quan có liên quan theo điều 49 của chế độ kế toán Ngân sách Nhà nước do Bộ Tài chính ban hành theo văn bản số 203 TC/QLNS ngày 30/9/1978. 3/ Thời hạn quy định trên đây, nếu hàng năm trùng vào những ngày nghỉ như chủ nhật hoặc ngày lễ hàng năm mà cơ quan Ngân hàng và Tài chính không thể bố trí làm việc được thì cho thi hành sớm hơn 1 ngày (tức là trước ngày nghỉ). 4/ Các quy định này được thi hành cho việc khoá sổ thu chi Ngân sách cuối năm 1982 và được thi hành cho việc khoá sổ thu chi Ngân sách của các năm sau. Trường hợp cần sửa đổi điều khoản nào, Liên Bộ sẽ có văn bản hướng dẫn bổ sung. Yêu cầu các đồng chí giám đốc Sở Ty tài chính và đồng chí Giám đốc NHNN tỉnh, thành phố phổ biến cho các cơ quan tài chính và Ngân hàng quận, huyện, thị xã và các đơn vị dự toán các cấp nắm vững các quy định trên để tổ chức việc khoá sổ thu chi Ngân sách hàng năm, và qua đó rút kinh nghiệm phản ánh về Liên Bộ những đề nghị bổ sung, sửa đổi cần thiết nhằm đạt kết quả tốt hơn trong công tác này.