THÔNG TƯ Hướng dẫn kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê tài sản 0 giờ ngày 1/1/1988 khu vực hành chính sự nghiệp Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã có Chỉ thị số 269/CT ngày 22 tháng 9 năm 1987 về việc kiểm kê vật tư, hàng hoá, quỹ bằng tiền trong khu vực kinh tế quốc doanh. Quán triệt chỉ thị này, trong khu vực hành chính-sự nghiệp sẽ tiến hành đợt kiểm kê 1/1/1988. Để việc thi hành được thống nhất, Bộ Tài chính hướng dẫn việc kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê như sau: 1/ Mục đích, yêu cầu đợt kiểm kê này: a. Đợt kiểm kê này, nhằm giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp nắm chắc toàn bộ số lượng và chất lượng tài sản hiện có: tài sản cố định, vật liệu, vật rẻ tiền mau hỏng, các loại vốn bằng tiền, quỹ bằng tiền và giấy tờ có giá trị như tiền . . . để có kế hoạch huy động ra sử dụng trong năm 1988 và những năm tiếp theo nhằm giảm bớt việc mua sắm tài sản và giảm kinh phí cấp phát từ Ngân sách Nhà nước. Những tài sản, vật liệu đơn vị không cần dùng do dự trữ nhiều, chất lượng kém cũng cần được xử lý, điều động hoặc nhượng bán dứt điểm trong đợt này. Đồng thời, tạo điều kiện cho cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp nắm được tài sản của đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc để tăng cường công tác quản lý trong khi

xét duyệt dự toán, cấp phát kinh phí cho cơ sở. b. Tiến hành soát

xét lại giữa nhu cầu của đơn vị và thực tế tồn kho về vật liệu trong đợt kiểm kê để xây dựng các định mức dự trữ tồn kho cần thiết về vật liệu, vật rẻ tiền mau hỏng dược phẩm, dược liệu, lương thực, thực phẩm, văn phòng phẩm, phụ tùng, thiết bị thay thế . . . một cách hợp lý để bảo đảm cho các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động bình thường. c. Thực hiện kiểm kê thực tế, trực tiếp cân đo, đong, đếm và tiến hành đối chiếu chính xác giữa số liệu trên sổ kế toán với thực tế kiểm kê xác định số thừa, thiếu và kịp thời xử lý kết quả kiểm kê: thanh xử lý tài sản thừa, thiếu, ứ đọng, kém, mất phẩm chất, tài sản dùng không đúng chức năng để ngoài sổ sách. . bảo đảm báo cáo kịp thời, trung thực về kết quả kiểm kê và việc xử lý kết qủa kiểm kê. d. Qua đợt kiểm kê này, các đơn vị hành chính, sự nghiệp đánh giá rõ ưu, khuyết điểm trong việc quản lý các loại tài sản, các loại qũy bằng tiền; để ra những biện pháp quản lý tài sản một cách chặt chẽ, xoá bỏ các loại quỹ trái phép, sử dụng tài sản một cách tiết kiệm theo Quyết định số 140/HĐBT ngày 15 tháng 9 năm 1987 của Hội đồng Bộ trưởng về triệt để tiết kiệm. 2/ Phạm vi kiểm kê: Bao gồm các đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổ chức Đảng, đoàn thể, Hội và đơn vị sự nghiệp có thu chưa hạch toán kinh tế độc lập thuộc Trung ương và địa phương quản lý; các đơn vị hành chính sự nghiệp trong lực lượng vũ trang. 3/ Đối tượng kiểm kê: Tất cả các loại tài sản theo sổ sách hoặc ngoài sổ sách, ở trong kho, đang sử dụng, nhờ giữ hộ, cho thuê, cho mượn, gửi đi sửa chữa, đưa gia công, tài sản tham gia liên doanh liên kết dưới mọi hình thức, bao gồm: - Các loại vật liệu như nhiên liệu, hoá chất, dược phẩm, dược liệu, lương thực, thực phẩm, văn phòng phẩm, súc vật nghiên cứu thí nghiệm . . . - Các loại vật rẻ tiềm mau hỏng, phụ tùng thay thế, sửa chữa. - Tài sản cố định đang sử dụng, trong kho. - Các loại tài sản đang trên đường đi mà đơn vị đã trả tiền hoặc đã chấp nhận trả tiền nhưng còn đang đi trên đường. - Các loại vốn và qũy bằng tiền, chứng khoán, tem phiếu có giá trị như tiền, gồm: + Kinh phí hạn mức được cấp + Tiền gửi ở các Ngân hàng , do Ngân sách cấp bằng lệnh chi tiền hoặc những khoản thu cho phép đơn vị giữ lại để chi tiêu, các khoản thu được phép tạm giữ theo chế độ; ngoại tệ gửi Ngân hàng ngoại thương, ngoại tệ do các tổ chức quốc tế tài trợ để mở các lớp học, hội thảo khoa học hoặc từ các nguồn khác phải tính đổi ra tiền Việt nam theo tỷ giá kết toán nội bộ hiện hành các khoản tiền gửi Ngân hàng khác. . . + Các khoản tiền mặt tồn quỹ: bao gồm tất cả các khoản tiền mặt có trong qũy của đơn vị và các khoản tiền mặt khác như qũy căng tin, qũy công đoàn, qũy đời sống, các khoản ngoại tệ tồn qũy, tiền gửi tiết kiệm. . . + Các loại vốn bằng tiền khác: như thư tín dụng, séc định mức, giấy tờ có giá trị như tiền, tiền đang chuyển, các khoản tiền cho vay, tiền tạm ứng (tiền Việt nam và ngoại tệ) . . . 4/ Thời điểm, thời gian kiểm kê. - Thời điểm kiểm kê ở các đơn vị hành chính sự nghiệp thống nhất trong cả nước là 0 giờ ngày 1/1/1988. - Thời gian tiến hành kiểm kê: tuỳ thuộc vào khối lượng tài sản phải kiểm kê, đơn vị hành chính sự nghiệp có thể tiến hành kiểm kê trước thời điểm và phải kết thúc trước ngày 10 tháng 1 năm 1988. 5/ Phương pháp kiểm kê, tính giá trị : Thực hiện phương pháp kiểm kê thực tế kết hợp đối chiếu với sổ sách kế toán, cụ thể: - Trước khi kiểm kê phải khoá sổ kế toán, xác định số lượng giá trị vật liệu, tài sản cố định, vật rẻ tiền mau hỏng, vốn, qũy bằng tiền . . . hiện có trên sổ kế toán đến 0 giờ ngày 1 tháng 1 năm 1988. - Đối với các loại vốn, quỹ bằng tiền phải tiến hành kiểm qũy vào thời điểm 01/01/1988 theo các nguyên tắc sau: + Kiểm kê các loại qũy tiền mặt phải xác định tổng số và phân loại từng loại tiền để lập bảng kê từng loại có trong qũy (kể cả ngoại tệ). + Các khoản kinh phí hạn mức, tiền gửi Ngân hàng, tiền đang chuyển, cho vay, tạm ứng phải được đối chiếu, có sự xác nhận của cơ quan Ngân hàng nơi đơn vị giao dịch. + Các loại vốn bằng tiền khác như séc định mức, thư tín dụng và các giấy tờ có giá trị như tiền phải tiến hành kiểm kê chặt chẽ như phương pháp kiểm kê qũy tiền mặt. - Các loại tài sản cố định, vật liệu, vật rẻ tiền mau hỏng, phụ tùng thay thế.. . phải tiến hành kiểm kê bằng phương pháp cân, đo, đong, đếm đối với từng thư, từng loại để lập biên bản kiểm kê xác định rõ số lượng, giá trị tài sản thực có và số thừa, thiếu so với số liệu trong sổ kế toán. Xác định số lượng, giá trị thực tế tài sản tồn kho ứ đọng, không cần dùng, hư hỏng, kém mất phẩm chất. Giá cả để tính toán giá trị mới của tài sản kiểm kê trong đợt này là căn cứ vào các biểu giá của Nhà nước đang áp dụng hiện hành trong quý IV/1987. Trường hợp, các tài sản kiểm kê không có đơn giá để tính giá trị mới (tài sản do các tổ chức quốc tế viện trợ . . .) có thể căn cứ vào đơn giá ngoại tệ quy ra tiền Việt nam, theo tỷ giá kết toán nội bộ hoặc căn cứ vào đơn giá bán hàng nhập cùng chủng loại tương đương để tính toán. 6/ Xử lý kết quả kiểm kê: Việc xử lý kết quả kiểm kê đợt này phải thực hiện khẩn trương, dứt điểm ở ngay tại các đơn vị cơ sở. Các đơn vị phải thành lập hội đồng kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê tài sản theo quy định hiện hành. Hội đồng xử lý kiểm kê tiến hành các công việc cụ thể sau đây: - Hướng dẫn các bộ phận trực thuộc (khoa, phòng, ban . . .) xây dựng các định mức sử dụng tài sản (nếu đã có định mức rồi cũng phải rà soát lại theo tinh thần Quyết định số 140/HĐBT ngày 15/9/1987 của Hội đồng Bộ trưởng về triệt để tiết kiệm) để tính toán định mức dự trữ tài sản cần thiết, hợp lý, đảm bảo hoạt động bình thường của đơn vị (theo biểu số 4) gửi cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp xét duyệt. Sau 45 ngày kể từ khi nhận được biểu số 4, nếu cơ quan cấp trên không có ý kiến xét duyệt chính thức bằng văn bản thì coi như được cơ quan cấp trên chấp nhận. -

Căn cứ vào kết quả kiểm kê, có kế hoạch và những biện pháp tích cực để đưa tài sản vào sử dụng ngay từ tháng đầu qúy I/1988. Trong dự toán kinh phí hàng quý của năm 1988 và những năm tiếp sau, các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào các định mức dự trữ tài sản được duyệt để tính toán và làm rõ phần huy động tài sản tồn kho ra sử dụng hàng quý, hàng năm để giảm cấp phát của Ngân sách. Trên cơ sở đó, các cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính đồng cấp mới xét duyệt dự toán và cấp phát kinh phí hàng quý. Trường hợp dự toán chưa đạt các yêu cầu nói trên thì cơ quan cấp trên chỉ cấp phát tiền lương và một phần chi phí khác với mức tối thiểu. - Lập danh mục tài sản cố định, vật liệu, vật rẻ tiền mau hỏng, phụ tùng, thiết bị thay thế tồn kho ứ đọng, kém mất phẩm chất, dự trữ quá nhiều chưa cần dùng đến để có phương án xử lý gửi cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính đồng cấp xét duyệt. Việc xử lý vật tư hàng hoá tồn kho ứ đọng . . . nói chung thực hiện theo đúng tinh thần và nội dung Quyết định số 177/CT ngày 26/5/1987, văn bản số 662/V16 ngày 22/6/1987 của Hội đồng Bộ trưởng và Thông tư số 40TC/TNVT ngày 5/8/1987 của Bộ Tài chính. Trong phương án xử lý phải nói rõ các biện pháp giải quyết cụ thể đối với từng danh mục tài sản như: điều động trong các đơn vị thuộc cơ quan chủ quản quản lý, điều động trong nội bộ ngành, bán ra ngoài các đơn vị kinh tế quốc doanh, kinh tế tập thể theo giá bán buôn vật tư hoặc giá bán lẻ kinh doanh thương nghiệp, giá bán lẻ vật tư hiện hành do các cấp có thẩm quyền quy định. Sau 15 ngày kể từ khi cấp trên nhận được phương án xử lý của cơ sở mà không có văn bản trả lời thì thủ trưởng đơn vị được xử lý theo phương án đã gửi. Đơn vị được trích 1% số thu về bán tài sản xử lý để chi phí cho công tác kiểm kê và xử lý số thu bán tài sản xử lý còn lại giải quyết như sau: + Bổ sung kinh phí để dự trữ tài sản theo định mức đã được cấp trên duyệt (nếu có). + Số thu còn lại (sau khi trừ 1% chi phí xử lý và bổ sung kinh phí để dự trữ tài sản theo định mức) phải nộp hết vào Ngân sách Nhà nước. - Cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp sau khi nhận được các báo cáo kết quả kiểm kê và xử lý kiểm kê do các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc gửi phải khẩn trương bàn bạc thống nhất ý kiến để có văn bản trả lời kịp thời cho đơn vị. Trường hợp không nhất trí, phải báo cáo Ủy ban nhân dân các cấp (đối với địa phương) hoặc Thường vụ Hội đồng Bộ trưởng (đối với Trung ương) để xin ý kiến giải quyết, nhưng cũng phải có văn bản thông báo cho đơn vị biết. 7/ Mẫu biểu báo cáo và thời hạn nộp báo cáo: a. Các loại báo cáo kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê trong đợt này được quy định như sau: - Biểu số 1: Báo cáo kiểm kê các khoản vốn bằng tiền và các khoản thanh toán 0h ngày 1/1/1988. - Biểu số 2: Báo cáo kiểm kê tài sản cố định, vật rẻ tiền mau hỏng, vật liệu, phụ tùng thay thế. - Biểu số 3: Báo cáo phương án thanh xử lý kết quả kiểm kê tài sản (tài sản cố định, vật liệu, phụ tùng thay thế . . .). - Biểu số 4: Báo cáo định mức dự trữ tài sản. b. Thời hạn nộp báo cáo: Biểu số 1 và số 2 gửi cho cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính đồng cấp vào ngày 15/1/1988. Biểu số 3 gửi cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính trước ngày 15/2/1988. Biểu số 4 gửi cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính vào ngày 28/2/1988. Bộ chủ quản (đối với các đơn vị trực thuộc Trung ương), Sở Tài chính (đối với các đơn vị trực thuộc địa phương) tổng hợp và gửi Bộ Tài chính báo cáo về kết quả kiểm kê và kết quả xử lý vào đầu tháng 3 năm 1988. Đề nghị các Bộ, Tổng cục, Uỷ ban Nhân dân các Tỉnh, Thành phố và đặc khu trực thuộc Trung ương căn cứ vào Thông tư này để hướng dẫn, phổ biến kịp thời cho các đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện. Thủ trưởng các đơn vị hành chính-sự nghiệp phải tổ chức thực hiện thật tốt đợt kiểm kê này, chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu kiểm kê; xử lý kịp thời,dứt điểm, kết quả kiểm kê nhằm bảo đảm đợt kiểm kê này có tác dụng thiết thực. Trong quá trình tiến hành kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê tài chính các cơ quan, đơn vị hành chính-sự nghiệp, nếu có gì vướng mắc cần phản ánh kịp thời cho Bộ Tài chính để có ý kiến giải quyết./.