QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành quy chế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh tại địa chỉ http://mail.quangninh.gov.vn.

Quyết định này thay thế Quyết định số 3172/2006/QĐ-UBND ngày 17/10/2006 của Uỷ ban Nhân dân tỉnh và có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành.

Các ông, bà: Chánh Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh căn cứ quyết định thi hành./.
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Nhữ Thị Hồng Liên
QUY CHẾ
Về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh
( Ban hành kèm theo Quyết định số 1372 /2008/QĐ-UBND ngày 08/5/2008 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Quảng Ninh )

Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh (http://mail.quangninh.gov.vn) là thành phần của hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
2. Hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh được xây dựng nhằm phục vụ cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh (bao gồm các cơ quan khối Đảng, Uỷ ban Nhân dân các cấp, các cơ quan chuyên môn giúp việc cho Uỷ ban Nhân dân và các đơn vị sự nghiệp) trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng Internet, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
3. Quy chế này áp dụng cho tất cả các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh và các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước khi tham gia khai thác hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Thiết lập và vận hành
1. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên mạng Internet.
2. Tên hộp thư điện tử là duy nhất trong tỉnh và có dạng tên là abc@quangninh.gov.vn và được chia thành các loại:
+ Hộp thư dành cho cá nhân: tennguoisudung@quangninh.gov.vn (đặt đầy đủ họ và tên, viết liền không dấu) dành cho cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh. Trường hợp người sử dụng có họ và tên trùng nhau thì phần cuối của tên là tên viết tắt của đơn vị. Ví dụ: nguyenvanb sttvtt@quangninh.gov.vn là hộp thư của Nguyễn Văn B công tác tại Sở Thông tin và Truyền thông.
+ Hộp thư dành cho các cơ quan nhà nước của tỉnh còn gọi là hộp thư đơn vị: tendonvi@quangninh.gov.vn (đặt tên viết tắt các chữ cái đầu của tên đơn vị) dành cho đơn vị. Ví dụ: sttvtt@quangninh.gov.vn là hộp thư của Sở Thông tin và Truyền thông.
+ Hộp thư dành cho các phòng: tenphong tendonvi@quangninh.gov.vn (tên viết tắt tên phòng và viết tắt tên đơn vị) dành cho các phòng của các đơn vị.
3. Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại máy chủ cài đặt hệ thống Thư điện tử (Mail Server) của tỉnh gọi là "Danh bạ hộp thư điện tử" tỉnh.

Trách nhiệm của các đơn vị quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh
1. Sở Thông tin và Truyền thông:
Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ninh chịu trách nhiệm trước Uỷ ban Nhân dân tỉnh về quản lý, hoạt động của hệ thống Thư điện tử tỉnh Quảng Ninh. Cụ thể như sau:
+ Quản lý Danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi hoặc loại bỏ các hộp thư điện tử trong Danh bạ hộp thư điện tử.
+ Chỉ đạo đơn vị trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện việc quản lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử của tỉnh, xây dựng chế độ lưu trữ thông tin định kỳ, xây dựng hệ thống phòng chống virus tin học, đảm bảo hệ thống thư điện tử hoạt động thông suốt, liên tục 24 giờ trong ngày.
+ Chỉ đạo đơn vị trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông lập kế hoạch tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh cho các cá nhân, đơn vị tham gia sử dụng hệ thống thư điện tử. Xây dựng và đề xuất với Giám đốc Sở kế hoạch bảo trì, nâng cấp hệ thống thư điện tử của tỉnh đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định, bảo mật và đáp ứng nhu cầu khai thác một cách tốt nhất.
+ Chỉ đạo đơn vị trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí hàng năm cho việc quản lý, vận hành, nâng cấp và phát triển Hệ thống thư điện tử, báo cáo Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông để trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
3. Các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh:
+ Không tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng.
+ Phải thông báo kịp thời, đầy đủ chính xác, danh sách cán bộ công chức, viên chức của đơn vị chưa có hộp thư công vụ cho Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời tạo lập hộp thư công vụ.
+ Khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự của đơn vị, phải thông báo kịp thời, đầy đủ và chính xác cho Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời cập nhật hộp thư công vụ.

Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân
Các cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:
1. Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử, không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu cho người khác.
2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.
3. Sử dụng đúng quy trình, mục đích của hệ thống thư điện tử của tỉnh. Không sử dụng hộp thư điện tử cho mục đích khác.
4. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích. Không được dùng hộp thư của mình được cấp để trực tiếp hay gián tiếp tấn công vào hệ thống của các tổ chức, đơn vị và cá nhân khác.
5. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng hộp thư điện tử của mình.
6. Khi gặp sự cố về hệ thống thư điện tử, phải thông báo cho đơn vị quản lý để kịp thời xử lý.
7. Người sử dụng phải mở hộp thư thường xuyên để kịp thời xử lý công việc.
8. Không sử dụng hộp thư cá nhân đăng ký ở các hệ thống thư điện tử khác (như Yahoo, hotmail, ...) để trao đổi công việc trên mạng.

Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị
1. Hộp thư đơn vị là loại hộp thư đặc biệt dành để đơn vị trao đổi thông tin của đơn vị.
2. Hộp thư đơn vị do thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho người khác trong đơn vị mình quản lý, sử dụng.
3. Người sử dụng hộp thư đơn vị không được dùng hộp thư của đơn vị để trực tiếp hay gián tiếp tấn công vào hệ thống của các tổ chức, đơn vị và cá nhân khác.
4. Khi thay đổi vị trí công tác, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư đơn vị cho thủ trưởng mới.
5. Người sử dụng phải mở hộp thư hàng ngày (các ngày làm việc) để kịp thời xử lý công việc. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị thì thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý kịp thời.

Cập nhật hộp thư điện tử
Việc cập nhật hộp thư điện tử được áp dụng cho các trường hợp có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự của các cơ quan nhà nước. Cụ thể:
+ Đối với trường hợp cán bộ, công chức, viên chức mới được tuyển dụng, hợp đồng làm việc: Các cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin về cán bộ mới cho Sở Thông tin và Truyền thông. Khi được sự đồng ý của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, sẽ đăng ký tạo lập hộp thư mới cho cán bộ, công chức, viên chức đó tham gia hệ thống thư điện tử của tỉnh.
+ Đối với trường hợp cán bộ, công chức thay đổi vị trí công tác: Căn cứ vào Quyết định thuyên chuyển công tác trong tỉnh để cập nhật, chỉnh sửa thông tin thay đổi vào danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất.
+ Đối với trường hợp cán bộ, công chức chuyển công tác đến địa phương khác, nghỉ hưu hoặc mất,...: Căn cứ vào Quyết định thuyên chuyển hoặc Quyết định nghỉ hưu để cập nhật thông tin vào danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh và loại bỏ hộp thư của cán bộ, công chức, viên chức đó ra khỏi hệ thống thư điện tử của tỉnh.
+ Đối với trường hợp đơn vị thay đổi về cơ cấu tổ chức như sáp nhập, giải thể, chia tách đơn vị hay thành lập mới: Căn cứ vào Quyết định thay đổi cơ cấu tổ chức để cập nhật thông tin vào Danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh.

Các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh tham gia vào hệ thống thư điện tử có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện trong đơn vị mình quy chế này. Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy chế này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Sở Tài chính căn cứ kế hoạch vốn được Uỷ ban Nhân dân tỉnh phê duyệt hàng năm, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông bố trí kinh phí cho việc quản lý, sử dụng, vận hành và phát triển hệ thống Thư điện tử của tỉnh.

Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các đơn vị gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Uỷ ban Nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.