ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 32/2006/CT-UBND Huế, ngày 14 tháng 8 năm 2006 CHỈ THỊ Về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước Trong những năm qua, tỉnh Thừa Thiên Huế đã có nhiều biện pháp đẩy mạnh hoạt động cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành chính, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu quản lý nhà nước của các cấp chính quyền. Tuy nhiên, tình trạng lạm dụng văn bản, giấy tờ trong quan hệ công việc của các cơ quan hành chính, việc in ấn, sao chụp và gửi văn bản tùy tiện đã gây nhiều khó khăn, phiền hà, tác động tiêu cực đến hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan hành chính trong tỉnh. Thực hiện Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị: 1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện và thành phố Huế trong phạm vi quyền hạn của mình, có trách nhiệm: a) Trực tiếp chỉ đạo việc rà soát, sửa đổi, bổ sung và thực hiện nghiêm túc quy chế làm việc của cơ quan mình và của các tổ chức, đơn vị trực thuộc; chú trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản một cách hợp lý và khoa học, cải tiến việc in ấn, sao chụp, phát hành các loại văn bản, giấy tờ hành chính theo tinh thần triệt để tiết kiệm, chống lãng phí. b) Rà soát các thủ tục hành chính, chuẩn hóa, ban hành đồng bộ và công khai hóa các loại biểu mẫu, những giấy tờ cần thiết cho việc giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức tại trụ sở cơ quan và trên trang Thông tin điện tử (Website) của các đơn vị (nếu đã xây dựng); kiên quyết loại bỏ các loại giấy tờ bất hợp lý, không thật cần thiết. Nghiêm cấm các cơ quan, công chức tự đặt ra những loại giấy tờ trái quy định. Tạo điều kiện để người dân, tổ chức có thể dễ dàng tự in các biểu mẫu này sử dụng, giao dịch với các cơ quan hành chính trong tỉnh. c) Quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Chánh Văn phòng Sở, Chánh Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thành phố trong việc quản lý, phát hành và sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm các loại văn bản, giấy tờ hành chính trong các cơ quan. d) Tăng cường các biện pháp giáo dục, tuyên truyền, vận động cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên nâng cao ý thức trách nhiệm và tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí trong công việc; xây dựng tác phong, lề lối làm việc khoa học, hiện đại, chủ động, sáng tạo trong thực thi công vụ; khuyến khích phát huy sáng kiến trong việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính. 2. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, đưa công tác văn thư đi vào qui cũ, nề nếp. 3. Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của các cấp chính quyền: a) Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tất cả các qui trình hành chính, tăng cường khai thác, trao đổi thông tin qua mạng máy tính. Những cơ quan đã có mạng tin học nội bộ (mạng LAN) thì nhanh chóng thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lý văn bản, giấy tờ hành chính trong cơ quan và với các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học diện rộng của tỉnh (mạng WAN), tiến tới chủ yếu thực hiện qua mạng tin học. b) Triển khai việc tiếp nhận và bố trí cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin theo kế hoạch chung của tỉnh tại Công văn số 2235/UBND-CNTT ngày 22/6/2006 của UBND tỉnh; chủ động bố trí, tranh thủ các nguồn vốn trang bị mạng LAN cho cơ quan, đơn vị mình. c) Triển khai đưa vào sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Ban Điều hành Đề án 112 Chính phủ chuyển giao, đảm bảo tính thống nhất, phục vụ cho việc tích hợp, trao đổi dữ liệu được thông suốt. Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm hoàn thiện, phát huy vai trò mạng tin học diện rộng của Chính phủ, mạng tin học diện rộng của tỉnh trong công tác thông tin, gửi nhận và xử lý văn bản giữa các cơ quan hành chính nhà nước; quy định cụ thể việc các Sở, ban, ngành, và các huyện, thành phố gửi các thông tin, báo cáo UBND tỉnh thông qua mạng tin học tin học diện rộng của tỉnh, hạn chế dần việc gửi văn bản qua bưu điện hoặc bằng Fax như hiện nay. d) Văn phòng UBND tỉnh chủ trì phối hợp với Sở Bưu chính Viễn thông xây dựng và ban hành quy chế sử dụng mạng tin học nội bộ để hướng dẫn thống nhất trong toàn tỉnh; tập huấn cho cán bộ, công chức kiến thức, kỹ năng sử dụng công cụ tin học trong khi thực thi công vụ. 4. Thủ trưởng các Sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện và thành phố Huế tổ chức thực hiện một số yêu cầu sau: a) Chậm nhất đến 01/9/2006, phải điều chỉnh hoặc xây dựng mới quy định tiếp nhận, quản lý, xử lý và ban hành văn bản của đơn vị mình phù hợp với quy định sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Từ 15/9/2006 thực hiện việc gửi nhận văn bản qua mạng diện rộng của UBND tỉnh đối với các cơ quan chuyên môn, UBND các huyện và thành phố Huế. b) Quy định cụ thể và quản lý chặt chẽ việc sao chụp và gửi các loại văn bản, giấy tờ hành chính trong nội bộ cũng như ra ngoài cơ quan, đơn vị mình. Quy định danh mục các cơ quan, tổ chức, cá nhân là "nơi nhận" của văn bản đối với từng loại văn bản. Văn bản quy phạm pháp luật chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức có chức năng thẩm quyền tổ chức thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không gửi đến cơ quan, tổ chức khác để biết hoặc để tham khảo. c) Sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức trong thừa hành công vụ, hạn chế dần và đi đến chấm dứt tình trạng sao chụp văn bản nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc. 5. Các văn bản, giấy tờ hành chính cần thiết để thực hiện các chức năng, thẩm quyền hành chính trong xử lý công việc (như quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, công văn, chương trình, kế hoạch, đề án, tờ trình, báo cáo và các loại khác) chỉ gửi một bản đến đúng địa chỉ cơ quan, đơn vị và cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết và thực hiện công việc; không gửi vượt cấp hoặc gửi cho những cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân khác để biết hoặc để tham khảo, để thay cho báo cáo công việc đã làm. 6. Sở Bưu chính Viễn thông chủ trì phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh khẩn trương triển khai các công việc sau: a) Rà soát cơ sở hạ tầng CNTT tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND các huyện và thành phố Huế; trên cơ sở đó tham mưu nâng cấp, hoàn chỉnh, xây dựng mới mạng LAN của các đơn vị này. b) Xây dựng mô hình mạng LAN cấp Sở, huyện (trên cơ sở tham khảo hướng dẫn của Ban Điều hành Đề án 112 Chính phủ) trình UBND tỉnh phê duyệt mô hình thiết kế mẫu để các đơn vị có cơ sở triển khai thực hiện. c) Tham mưu UBND tỉnh bố trí, tranh thủ các nguồn vốn để triển khai mạng LAN ở các Sở, ngành, địa phương trong tỉnh. Tập trung ưu tiên triển khai cho các đơn vị chưa có mạng LAN tối thiểu, các đơn vị đã có đội ngũ cán bộ chuyên trách và có kế hoạch, quyết tâm ứng dụng CNTT trong quản lý. 7. Giao Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính đề xuất cân đối bố trí bổ sung vốn năm 2006 và kế hoạch năm 2007 cho các dự án mạng diện rộng và mạng LAN cấp Sở, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện. Cần xem đây là một yêu cầu cấp thiết phục vụ công tác điều hành của UBND tỉnh. 8. Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm: a) Tăng cường năng lực của Văn phòng UBND tỉnh trong việc thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn về quản lý văn bản, giấy tờ hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh. b) Chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành có liên quan xây dựng và trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành quy định về trình tự, thủ tục quản lý, sử dụng văn bản, giấy tờ hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước. c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, xây dựng và ban hành quy chế về xử lý công việc quản lý hành chính trên mạng tin học, nhất là trong việc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức. d) Hoàn thành việc nối mạng tin học diện rộng giữa các đơn vị thuộc hệ thống trước 31/8/2006. e) Đôn đốc và kiểm tra các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh thực hiện Chỉ thị này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (Đã ký) Nguyễn Xuân Lý