THÔNG TƯ Hướng dẫn kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo”

Điều 48 Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước. Quỹ “Vì người nghèo” cấp xã không bố trí người làm kế toán riêng mà bố trí người làm kế toán ngân sách và tài chính xã kiêm nhiệm kế toán Quỹ “Vì người nghèo” thực hiện tập hợp chứng từ kế toán ghi sổ thu, chi và lập báo cáo tài chính thu, chi hoạt động, quản lý của Quỹ.
Trường hợp bộ phận kế toán của Quỹ “Vì người nghèo” ở Trung ương, tỉnh, huyện có từ 2 người trở lên, phải bố trí người phụ trách kế toán để giao dịch với KBNN, Ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó theo quy định tại Thông tư liên tịch số 50/2005/TTLT-BTC-BNV ngày 15/06/2005 của Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ về hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, thay thế và xếp lương kế toán trưởng, phụ trách kế toán trong các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước.
3. Nhiệm vụ thực hiện kế toán Quỹ “Vì người nghèo”
3.1. Tại Quỹ “Vì người nghèo” cấp Trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện:
a. Tổ chức thực hiện công tác kế toán theo phạm vi công việc của đơn vị, lập báo cáo tài chính gửi cơ quan quản lý đúng thời hạn quy định;
b. Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc chấp hành chính sách và công tác kế toán Quỹ trong phạm vi quản lý;
c. Các công việc khác được giao.
3.2. Tại Quỹ “Vì người nghèo” cấp xã:
Tổ chức thực hiện công tác kế toán thu, chi Quỹ theo đúng quy định ghi sổ kế toán và lập báo cáo thu chi quỹ theo quy định tại tiết 3.3 mục 3 và tiết 4.5 mục 4 phần II của Thông tư này.
II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ
1. Hệ thống chứng từ kế toán
1.1. Lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của Quỹ “Vì người nghèo” đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt;
Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán theo phương pháp “ghi sổ kép” phải có định khoản kế toán.
1.2. Ký chứng từ kế toán
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó.
Chữ ký của người có trách nhiệm quản lý (hoặc người được uỷ quyền), của phụ trách kế toán (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký. Phụ trách kế toán (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người có trách nhiệm quản lý. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
Quỹ “Vì người nghèo” phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, phụ trách kế toán (và người được uỷ quyền), người có trách nhiệm quản lý (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do người có trách nhiệm quản lý (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do người có trách nhiệm quản lý quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
1.3. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho người có trách nhiệm quản lý biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
1.4. Danh mục chứng từ kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo”
STT
TÊN CHỨNG TỪ
SỐ HIỆU
A
Chứng từ kế toán đặc thù của Quỹ “Vì người nghèo”
1
Bảng tổng hợp thu tiền ủng hộ Quỹ “Vì người nghèo”
C - 01Q
2
Bảng kê chi tiền hỗ trợ người nghèo, hộ nghèo
C - 02Q
3
Phiếu biên nhận ủng hộ bằng hiện vật
C - 03Q
4
Bảng kê đóng góp bằng hiện vật
C - 04Q
5
Bảng kê chi hỗ trợ bằng hiện vật
C - 05Q
6
Quyết định về việc phân phối Quỹ “Vì người nghèo”
C - 06Q
B
Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC
1
Phiếu nhập kho
C 20 - HD
2
Phiếu xuất kho
C 21 - HD
3
Phiếu thu
C 30 - BB
4
Phiếu chi
C 31 - BB
5
Giấy đề nghị tạm ứng
C 32 - HD
6
Giấy thanh toán tạm ứng
C 33 - BB
7
Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt Nam)
C 34 - HD
8
Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí)
C 35 - HD
9
Giấy đề nghị thanh toán
C 37 - HD
10
Biên lai thu tiền
C 38 - BB
11
Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn
C 40a-HD
12
Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn
C 40b-HD
C
Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (nếu có)
1
Hoá đơn GTGT
01GTKT- 3LL
2
Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn
04/GTGT
3
Giấy báo Có
4
Giấy báo Nợ
5
Bảng kê nộp séc
6
Uỷ nhiệm chi
Mẫu và giải thích các chứng từ kế toán đặc thù quy định tại Phụ lục số 01 Thông tư này.
2. Hệ thống tài khoản kế toán
2.1. Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán Quỹ “Vì người nghèo” được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của Quỹ “Vì người nghèo” có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản áp dụng cho các đơn vị thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước, nhằm:
Phản ánh đầy đủ các hoạt động thu chi của Quỹ, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;
Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính...) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu hoạt động của Quỹ và của cơ quan quản lý.
Hệ thống tài khoản kế toán Quỹ “Vì người nghèo”gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.
Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại Quỹ “Vì người nghèo”. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép" nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.
Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: hàng hoá được ủng hộ, tài trợ, viện trợ, nguyên tệ các loại.
Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn" nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.
2.2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo”do Bộ Tài chính quy định gồm 4 loại (Loại 1, Loại 3, Loại 5, Loại 6) là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.
Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;
Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);
Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản gồm 3 chữ số, bắt đầu là chữ số 0.
2.3. Lựa chọn tài khoản áp dụng
Tuỳ theo từng cấp hoạt động và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại cấp mình, Quỹ “Vì người nghèo” các cấp từ cấp tỉnh trở lên phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư này để lựa chọn các tài khoản kế toán áp dụng cho phù hợp.
2.4. Danh mục hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo”
STT
SỐ HIỆU TÀI KHOẢN
TÊN TÀI KHOẢN
PHẠM VI ÁP DỤNG
GHI CHÚ
LOẠI 1- TIỀN VÀ VẬT TƯ
1
111
Tiền mặt
Mọi đơn vị
1111
Tiền Việt Nam
1112
Ngoại tệ
(Đơn vị có phát sinh)
2
112
Tiền gửi Kho bạc, Ngân hàng
Mọi đơn vị
Chi tiết theo
1121
Tiền Việt Nam
từng TK tại
1122
Ngoại tệ
từng NH, KB
3
155
Hàng hoá
Đơn vị có
phát sinh
LOẠI 3- THANH TOÁN
4
311
Các khoản phải thu
Mọi đơn vị
Chi tiết theo
3111
Tạm ứng
y.cầu q.lý
3112
Các khoản phải thu khác
5
331
Các khoản phải trả
Mọi đơn vị
Chi tiết từng
3311
Phải trả người lao động
đối tượng
3312
Các khoản phải nộp theo lương
3318
Phải trả khác
LOẠI 5 - CÁC KHOẢN THU
6
541
Thu Quỹ “Vì người nghèo”
Mọi đơn vị
5411
Thu ủng hộ trực tiếp tại địa phương
5412
Thu tài trợ, viện trợ
5413
Thu điều chuyển
5418
Thu khác
LOẠI 6 - CÁC KHOẢN CHI
7
641
Chi quản lý quỹ
Mọi đơn vị
8
642
Chi hoạt động quỹ
Mọi đơn vị
LOẠI 0- TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG
1
002
Hàng hoá được ủng hộ, tài trợ, viện trợ
2
007
Ngoại tệ các loại
2. 5. Giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép các tài khoản kế toán
LOẠI TÀI KHOẢN 1 TIỀN VÀ VẬT TƯ
Loại Tài khoản 1 dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động các loại tiền và hàng hoá của Quỹ “Vì người nghèo”.
Các loại tiền ở Quỹ “Vì người nghèo” các cấp bao gồm: Tiền mặt (Kể cả tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ) hiện có ở quỹ; Tiền gửi ở Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
Vật tư của Quỹ “Vì người nghèo” bao gồm các loại hàng hoá nhận từ hoạt động ủng hộ từ thiện có thể định giá được. Đối với các hàng hoá nhận được từ ủng hộ từ thiện không định giá được thì được ghi ngoài bảng (số lượng)
Loại Tài khoản 1 có 3 tài khoản , chia thành 2 nhóm:
Nhóm Tài khoản 11 có 2 tài khoản :
+ Tài khoản 111- Tiền mặt
+ Tài khoản 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Nhóm Tài khoản 15 có 1 tài khoản :
Tài khoản 155- Hàng hóa.
HẠCH TOÁN KẾ TOÁN LOẠI TÀI KHOẢN 1-TIỀN VÀ VẬT TƯ CẦN TÔN TRỌNG MỘT SỐ QUY ĐỊNH SAU
1- Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán.
Tại Quỹ “Vì người nghèo” các cấp có nhập quỹ tiền mặt hoặc có gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm nhận tiền để ghi sổ kế toán.
Khi xuất quỹ bằng ngoại tệ hoặc rút ngoại tệ gửi Ngân hàng thì quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái đã phản ánh trên sổ kế toán theo một trong bốn phương pháp: Bình quân gia quyền; Nhập trước, xuất trước; Nhập sau, xuất trước; Giá thực tế đích danh. Các loại ngoại tệ phải được quản lý chi tiết theo từng nguyên tệ.
3- Đối với hàng hóa, ngoài việc phản ánh về mặt giá trị phải quản lý chi tiết theo từng loại, từng thứ, từng mặt hàng, nhằm đảm bảo khớp đúng giữa giá trị và hiện vật. Tất cả hàng hóa khi nhận đều phải được kiểm nhận cả về mặt số lượng và chất lượng (theo từng trường hợp cụ thể). Cuối kỳ kế toán, phải xác định số hàng hóa tồn kho thực tế. Thực hiện đối chiếu giữa sổ kế toán với sổ kho, giữa số liệu trên sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.
TÀI KHOẢN 111 TIỀN MẶT
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của Quỹ, bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ.
HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN NÀY CẦN TÔN TRỌNG MỘT SỐ QUY ĐỊNH SAU
1- Chỉ phản ánh vào TK 111- Tiền mặt, giá trị tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ.
2- Kế toán quỹ tiền mặt phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình hình biến động các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của Quỹ, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán và sổ quỹ. Mọi chênh lệch phát sinh phải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
3- Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ, xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ và kiểm kê quỹ của Nhà nước.
KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 111 - TIỀN MẶT
Bên Nợ: Các khoản tiền mặt tăng, do:
Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ;
Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có: Các khoản tiền mặt giảm, do:
Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ;
Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê.
Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ còn tồn quỹ.
Tài khoản 111 - Tiền mặt có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam.
Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ (Theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam).
PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG KINH TẾ CHỦ YẾU
1- Khi rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về quỹ tiền mặt của Quỹ, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (TK cấp 2 phù hợp)
Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (TK cấp 2 phù hợp).
2- Khi nhận các khoản ủng hộ tại địa phương, các khoản điều chuyển từ Trung ương hoặc địa phương khác đến bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (chi tiết TK cấp 2).
3- Khi được viện trợ không hoàn lại bằng tiền mặt nhập quỹ, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 541 -Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5412- Thu tài trợ, viện trợ).
4- Các khoản thu khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5418- Thu khác).
5- Khi thu hồi các khoản tạm ứng bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 311 - Các khoản phải thu
(3111 - Tạm ứng (Thu hồi tạm ứng)
6- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 331 - Các khoản phải trả (3318- Phải trả khác).
7- Khi chi tiền mặt hỗ trợ cho các đối tượng người nghèo, hộ nghèo, ghi:
Nợ TK 642 - Chi hoạt động quỹ
Có TK 111- Tiền mặt.
8- Chi điều chuyển cho các Quỹ “Vì người nghèo” khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 642 - Chi hoạt động quỹ
Có TK 111- Tiền mặt.
9- Chi cho các hoạt động quản lý quỹ bằng tiền mặt như: Chi cho công tác tuyên truyền, vận động huy động nguồn lực cho quỹ, chi cho công tác khen thưởng, chi hội nghị sơ kết, tổng kết, ... ghi:
Nợ TK 641 - Chi quản lý quỹ
Có TK 111 - Tiền mặt
10- Chi mua văn phòng phẩm và thanh toán các dịch vụ công cộng bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 641 - Chi quản lý quỹ
Có TK 111 - Tiền mặt
11- Khi thanh toán các khoản nợ phải trả: Lương hợp đồng, các khoản nộp theo lương cho cán bộ hợp đồng (BHXH, BHYT, KP công đoàn) và các khoản phải trả khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311, 3312, 3318)
Có TK 111- Tiền mặt.
12 - Chi trả tiền lương hợp đồng, chi trả các khoản nộp theo lương cho cán bộ hợp đồng (BHXH, BHYT, KP công đoàn) và các khoản phải trả khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 641 - Chi quản lý quỹ
Có TK 111 - Tiền mặt
13- Chi tạm ứng bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3111 - Tạm ứng)
Có TK 111- Tiền mặt.
14- Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê, ghi:
Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3112- Phải thu khác)
Có TK 111- Tiền mặt.
TÀI KHOẢN 112 TIỀN GỬI NGÂN HÀNG, KHO BẠC
Tài khoản này phản ánh số hiện có, tình hình biến động tất cả các loại tiền của Quỹ “Vì nguời nghèo” gửi tại Ngân hàng, Kho bạc (Bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ).
HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN NÀY CẦN TÔN TRỌNG MỘT SỐ QUY ĐỊNH SAU
1- Căn cứ để hạch toán trên TK 112 "Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc" là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc Bảng sao kê của Ngân hàng, Kho bạc kèm theo các chứng từ gốc.
2- Định kỳ phải kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào, rút ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của Ngân hàng, Kho bạc quản lý. Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Ngân hàng, Kho bạc để xác nhận và điều chỉnh kịp thời.
3- Kế toán tiền gửi phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ và những quy định có liên quan đến Luật Ngân sách hiện hành của Nhà nước.
KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 112 - TIỀN GỬI NGÂN HÀNG, KHO BẠC
Bên Nợ:
Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ gửi vào Ngân hàng, Kho bạc;
Bên Có:
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ rút ra từ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc;
Số dư bên Nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn gửi ở Ngân hàng, Kho bạc.
Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1121- Tiền Việt Nam: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền Việt Nam của đơn vị gửi tại Ngân hàng, Kho bạc.
Tài khoản 1122- Ngoại tệ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị của các loại ngoại tệ đang gửi tại Ngân hàng, Kho bạc.
PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG KINH TẾ CHỦ YẾU
1- Khi nộp tiền mặt gửi vào Ngân hàng, Kho bạc, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 111- Tiền mặt.
2- Khi nhận được các khoản đóng góp tại địa phương của các tổ chức, cá nhân trong nước bằng chuyển khoản, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo”
(5411- Thu ủng hộ trực tiếp tại địa phương)
3- Khi nhận được các khoản viện trợ quốc tế, tài trợ của các tổ chức, cá nhân bằng chuyển khoản, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5412 - Thu tài trợ, viện trợ)
4- Khi nhận được khoản điều chuyển bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5413 - Thu điều chuyển).
5- Khi thu được lãi của các khoản tiền gửi, các khoản thu khác bằng tiền gửi, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5418 - Thu khác)
6- Khi thu được các khoản nợ phải thu của khách hàng và các đối tượng khác bằng tiền gửi, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 311- Các khoản phải thu.
7- Rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về quỹ tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.
8- Chi điều chuyển cho cấp trên hoặc hỗ trợ cho các địa phương khác bằng tiền gửi, ghi:
Nợ TK 642 - Chi hoạt động quỹ
Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.
9- Chi mua văn phòng phẩm và thanh toán các dịch vụ công cộng bằng tiền gửi ngân hàng, kho bạc, ghi:
Nợ TK 641 - Chi quản lý quỹ
Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
10- Khi thanh toán các khoản nợ phải trả: lương hợp đồng, các khoản nộp theo lương cho cán bộ hợp đồng (BHXH, BHYT, KP công đoàn) và các khoản phải trả khác bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc, ghi:
Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311, 3312, 3318)
Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
TÀI KHOẢN 155 HÀNG HÓA
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại hàng hóa của Quỹ “Vì người nghèo” do được ủng hộ biếu tặng (đối với số hàng hoá xác định được giá trị).
HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN NÀY CẦN TÔN TRỌNG MỘT SỐ QUY ĐỊNH SAU
1- Tài khoản 155 “Hàng hoá” chỉ sử dụng cho các Quỹ “Vì người nghèo” có nhận được các khoản ủng hộ, biếu tặng bằng hiện vật mà xác định được giá trị.
2- Chỉ hạch toán vào Tài khoản 155 giá trị của hàng hóa thực tế nhập, xuất qua kho của đơn vị.
3- Hạch toán nhập, xuất, tồn kho các loại hàng hóa phải theo giá thực tế.
KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 155 - HÀNG HÓA
Bên Nợ:
Trị giá thực tế của hàng hóa nhập kho.
Bên Có:
Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho.
Số dư bên Nợ:
Trị giá thực tế của hàng hóa hiện có trong kho của đơn vị.
PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG KINH TẾ CHỦ YẾU
1- Nhập kho hàng hoá do được ủng hộ, biếu tặng, điều chuyển ghi:
Nợ TK 155 - Hàng hóa
Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (Chi tiết TK cấp 2).
2- Khi xuất kho hàng hóa ủng hộ cho người nghèo, hộ nghèo theo quyết định, điều chuyển theo hợp đồng , ghi:
Nợ TK 642 - Chi hoạt động quỹ
Có TK 155 - Hàng hóa.
LOẠI TÀI KHOẢN 3 THANH TOÁN
Loại tài khoản này phản ánh các nghiệp vụ thanh toán giữa Quĩ “Vì người nghèo” với các đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài về quan hệ mua, bán, cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ và các quan hệ thanh toán giữa quỹ với người lao động về tiền lương, tiền công và các khoản khác.
HẠCH TOÁN LOẠI TÀI KHOẢN 3 - THANH TOÁN CẦN TÔN TRỌNG MỘT SỐ QUY ĐỊNH SAU
1- Mọi khoản thanh toán của quỹ phải được hạch toán chi tiết theo từng nội dung thanh toán, cho từng đối tượng và từng lần thanh toán.
2- Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng để chiếm dụng vốn, hoặc để nợ nần dây dưa, khê đọng, đồng thời phải nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp Ngân sách, thanh toán đầy đủ, kịp thời các khoản phải nộp và các khoản phải trả.
3- Những khách nợ, chủ nợ mà đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn, cuối kỳ kế toán cần phải lập bảng kê nợ, đối chiếu, kiểm tra, xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng khê đọng chiếm dụng vốn lẫn nhau.
Trường hợp một đối tượng vừa có nợ phải thu, vừa có nợ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để bù trừ số nợ phải thu với số nợ phải trả.
Loại tài khoản 3- Thanh toán, có 2 tài khoản, chia làm 3 nhóm:
Nhóm Tài khoản 31 có 1 tài khoản:
+ TK 311- Các khoản phải thu.
Nhóm Tài khoản 33 có 1 tài khoản:
+ TK 331- Các khoản phải trả.
TÀI KHOẢN 311 CÁC KHOẢN PHẢI THU
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải thu của các đối tượng bên trong, bên ngoài đơn vị và tình hình thanh toán các khoản phải thu đó.
Các khoản phải thu phản ánh vào tài khoản này gồm:
Các khoản tạm ứng;
Giá trị kiểm kê quỹ thiếu chờ xử lý hoặc đã xử lý bắt bồi thường nhưng chưa thu được;
Các khoản phải thu khác.
HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN NÀY CẦN TÔN TRỌNG MỘT SỐ QUY ĐỊNH SAU
1- Các khoản phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu và từng lần thanh toán.
2- Tạm ứng là một khoản tiền do Người có trách nhiệm quản lý giao cho người nhận tạm ứng để giải quyết công việc cụ thể nào đó như đi công tác, đi mua vật tư, chi hành chính,…. Người nhận tạm ứng phải là người lao động của quỹ. Đối với những cán bộ chuyên trách làm công tác cung ứng vật tư, cán bộ hành chính quản trị thường xuyên nhận tạm ứng phải được Người có trách nhiệm quản lý chỉ định tên cụ thể.
3- Tiền xin tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, tiền tạm ứng không được chuyển giao cho người khác. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán ngay. Số tiền tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ. Trường hợp không thanh toán kịp thời, kế toán có quyền trừ vào lương hàng tháng.
4- Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ sau.
5- Tài khoản này còn phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân chờ quyết định xử lý và các khoản bồi thường vật chất do các cá nhân, tập thể (Bên trong và bên ngoài quỹ) gây ra đã có quyết định xử lý, bắt bồi thường vật chất.
6- Hạch toán chi tiết các khoản phải thu thực hiện trên mẫu sổ chi tiết các tài khoản.
KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 311 - CÁC KHOẢN PHẢI THU
Bên Nợ:
Số tạm ứng cho người lao động của quỹ thực hiện các hoạt động của quỹ;
Số tiền phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (Bên trong và bên ngoài quỹ gây ra);
Các khoản phải thu khác.
Bên Có:
Số tiền đã thu hồi tạm ứng
Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý.
Số tiền đã thu về bồi thường vật chất và các khoản nợ phải thu khác.
Số dư bên Nợ:
Các khoản tạm ứng chưa thanh toán;
Các khoản nợ còn phải thu;
Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương.
Tài khoản 311 - Các khoản phải thu , có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 3111 - Tạm ứng: Tài khoản này phản ánh các khoản tạm ứng cho người lao động của quỹ để thực hiện các hoạt động của quỹ và việc thanh toán các khoản tạm ứng đó.
Tài khoản 3112 - Các khoản phải thu khác: Tài khoản này phản ánh những khoản phải thu khác như: Thiếu hụt quỹ, giá trị tài sản thiếu phát hiện khi kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý, ...
PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG KINH TẾ CHỦ YẾU
I- Kế toán các khoản tạm ứng
1. Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho người lao động tại quỹ, ghi:
Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3111- Tạm ứng )
Có TK 111- Tiền mặt.
2. Thanh toán số chi tạm ứng: Căn cứ vào Bảng thanh toán tạm ứng (theo số chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ kế toán) được người có trách nhiệm quản lý duyệt chi, ghi số chi thực tế được duyệt, ghi:
Nợ TK 641- Chi quản lý quỹ
Nợ TK 642- Chi hoạt động quỹ
Có TK 311 - Các khoản phải thu (3111- Tạm ứng)
Có TK 111 - Tiền mặt (Xuất quỹ chi thêm số chi quá tạm ứng).
3. Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, căn cứ vào Phiếu thu hoặc ý kiến của người có trách nhiệm quản lý quyết định trừ vào lương, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt (Nhập lại quỹ số tạm ứng chi không hết)
Nợ TK 331 - Các khoản phải trả (3311 - Phải trả người lao động)
(Trừ vào lương)
Có TK 311- Các khoản phải thu (3111- Tạm ứng).
II- Kế toán các khoản phải thu khác
1- Trường hợp tiền mặt tồn quỹ,... phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3112 - Phải thu khác)
Có TK 111- Tiền mặt
2- Trường hợp phát sinh các khoản đã chi nhưng không được duyệt phải thu hồi, ghi:
Nợ TK 311- Các khoản phải thu (3112- Phải thu khác)
Có các TK 641 - Chi quản lý quỹ
3- Khi thu các khoản phải thu khác thu được bằng tiền, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 311- Các khoản phải thu (3112- Phải thu khác).
4- Các khoản nợ phải thu vì lý do nào đó không đòi được hoặc khó đòi được duyệt cho quyết toán vào chi quản lý quỹ, ghi:
Nợ các TK 641 - Chi quản lý quỹ
Có TK 311- Các khoản phải thu.
5- Định kỳ tính và thu lãi tiền gửi, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Nợ TK 311- Các khoản phải thu (Số chưa thu được)
Có TK 541 - Thu Quỹ “Vì người nghèo” (5418- Thu khác).
TÀI KHOẢN 331 CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của quỹ với người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người lao động và các khoản phải trả theo lương... và các khoản nợ phải trả khác.
Các khoản nợ phải trả phản ánh vào tài khoản này, gồm:
Tiền lương phải trả cho người lao động của quỹ;
Các khoản phải trả theo lương như BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn;
Các khoản nợ phải trả cho người bán TSCĐ, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu về XDCB, ...;
Giá trị tài sản thừa chưa xác định được nguyên nhân chờ giải quyết;
Các khoản phải trả khác.
HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN NÀY CẦN TÔN TRỌNG MỘT SỐ QUI ĐỊNH SAU
1- Mọi khoản nợ phải trả của đơn vị đều phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả, nội dung phải trả và từng lần thanh toán. Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ chi tiết phải trả của các chủ nợ.
2- Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả và thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các chủ nợ.
3- Kế toán chi tiết các khoản nợ phải trả phải mở sổ chi tiết tài khoản để theo dõi các khoản nợ phải trả của từng đối tượng.
KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 331- CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ
Bên Nợ:
Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác đã trả cho người lao động của quỹ (lương hợp đồng);
Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động;
Số Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn đã nộp cho cơ quan quản lý (bao gồm cả phần đơn vị sử dụng lao động và người lao động phải nộp);
Số BHXH phải trả cho người lao động;
Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.
Bên Có:
Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động;
Trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính vào chi hoạt động quản lý quỹ;
Số Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế mà người lao động phải nộp được trừ vào lương hàng tháng (Theo tỷ lệ % người lao động phải đóng góp);
Số tiền BHXH được cơ quan BHXH thanh toán về số BHXH quỹ đã chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ bảo hiểm của đơn vị;
Số lãi phải nộp về phạt nộp chậm số tiền bảo hiểm xã hội;
Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết.
Số dư bên Có:
Số tiền lương còn phải trả cho người lao động;
Số tiền BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn còn phải trả cho cơ quan BHXH;
Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có (trường hợp cá biệt) phản ánh số trả trước tiền lương, tiền BHXH, BHYT nhưng chưa được thanh toán.
Tài khoản 331- Các khoản phải trả, có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 3311- Phải trả người lao động: Phản ánh tình hình thanh toán giữa Quỹ “Vì người nghèo” với người lao động hợp đồng về tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác.
Tài khoản 3312- Các khoản phải trả theo lương : Phản ánh tình hình trích, nộp và thanh toán Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn của Quỹ “Vì người nghèo” với cơ quan Bảo hiểm xã hội và cơ quan Công đoàn.
Tài khoản 3318- Phải trả khác: Phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả khác như các khoản nợ còn phải trả cho người cung cấp dịch vụ, tài sản, tiền quỹ phát hiện thừa khi kiểm kê.
PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG KINH TẾ CHỦ YẾU
I. Phải trả người lao động
1- Phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho người lao động tính vào chi quản lý quỹ, ghi:
Nợ TK 641- Chi quản lý quỹ
Có TK 331 - Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động).
2- Số BHXH phải trả cho người lao động theo chế độ BHXH, ghi:
Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3312- Các khoản phải nộp theo lương
Có TK 331- Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động).
3- Xuất quỹ ứng trước và thanh toán tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động của quỹ, ghi:
Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311- Phải trả người lao động)
Có TK 111- Tiền mặt.
4