TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP. HỒ CHÍ MINH ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- Số: 7231/QĐ-CT TP. Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 11 năm 2005 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH THỤ LÝ HỒ SƠ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP CHẤM DỨT PHÁT SINH NGHĨA VỤ NỘP THUẾ CỤC TRƯỞNG CỤC THUẾ TP. HỒ CHÍ MINH

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình thụ lý hồ sơ của các doanh nghiệp chấm dứt phát sinh nghĩa vụ nộp thuế trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Các trưởng phòng thanh tra, phòng quản lý thu, phòng quản lý ấn chi, phòng TH&XLDL về thuế, phòng HCQT-TV, Chi cục trưởng các chi cục thuế trực thuộc chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
Nơi nhận:
Các phòng thuộc Cục thuế.
Các Chi cục thuế Quận, Huyện.
Lưu VP, TCCB.
CỤC TRƯỞNG CỤC THUẾ
Nguyễn Thị Phương Dung
QUI TRÌNH THỤ LÝ HỒ SƠ
DOANH NGHIỆP NGƯNG PHÁT SINH NGHĨA VỤ KÊ KHAI, NỘP THUẾ TẠI TP. HỒ CHÍ MINH
(Ban hành lần 1 kèm theo quyết định số 7231/QĐ-CT của Cục thuế TP. Hồ Chí Minh ngày 14/11/2005)
I. ĐẶC ĐIỂM CỦA QUI TRÌNH:
1. Ý nghĩa của các từ viết tắt:
DN: Doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã hội, cơ quan …. và các CSKD cá thể kê khai.
BP.XLDL: Bộ phận Xử lý dữ liệu (do Phòng TH&XLDL về thuế hoặc các Tổ XLDL của các chi cục thuế đảm nhận).
BP.QL: Bộ phận quản lý kiểm soát hồ sơ (hiện do các phòng quản lý thu hoặc đội thuế của chi cục thuế đảm nhận)
BP.TTRA: Bộ phận thanh tra kiểm tra.
BP.QLAC: Bộ phận quản lý ấn chỉ (là Phòng quản lý ấn chỉ của cục thuế hoặc các tổ ấn chỉ của chi cục thuế)
BP.ĐKT: Bộ phận đăng ký thuế.
Giải thể: trong qui trình này, từ "giải thể" được hiểu là trạng thái không còn phát sinh nghĩa vụ kê khai, nộp thuế tại TP. Hồ Chí Minh.
2. Đối tượng áp dụng qui trình này:
Qui trình này được áp dụng cho mọi đối tượng là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (không phải là hộ kinh doanh cá thể, cá nhân nộp thuế TNCN, hộ gia đình nộp thuế nhà đất, trước bạ. ..) không còn phát sinh nghĩa vụ kê khai và nộp thuế tại TP. Hồ Chí Minh).
Các trường hợp không còn phát sinh nghĩa vụ kê khai & nộp thuế bao gồm:
+ Giải thể, sáp nhập.
+ Chuyển thể và được kê khai & nộp thuế theo mã số thuế mới.
+ Đơn vị hạch toán phụ thuộc không kê khai nộp thuế riêng nữa.
+ Chuyển địa bàn sang Tỉnh khác.
+ Chấm dứt hoạt động vãng lai tại TP. Hồ Chí Minh
+ và những trường hợp khác dứt chấm dứt nghĩa vụ kê khai nộp thuế tại TP. Hồ Chí Minh...
3. Nguyên tắc giao nhận hồ sơ giải thể:
Nơi bàn giao: tại bên nhận hồ sơ.
Khi giao nhận phải có ký nhận, ký giao vào sổ giao nhận hồ sơ.
4. Cải cách hành chính:
a. Một cửa:
Khi nộp hồ sơ giải thể cho cơ quan thuế, doanh nghiệp cần phải thực hiện nhiều công việc như thanh hủy hóa đơn, đối chiếu số liệu thanh toán thuế, nộp hồ sơ quyết toán các sắc thuế, khai báo đã ngưng hoạt động, nhận quyết định kiểm tra, xác nhận đã nộp đủ thuế … nhưng chỉ nộp tập trung tại một nơi mà không phải đi đến từng bộ phận trong cơ quan thuế để giải quyết vụ việc..
Cơ quan thuế khi nhận hồ sơ phải kiểm tra đầy đủ hồ sơ, biểu mẫu theo qui định thống nhất, nếu cơ quan thuế đã nhận hồ sơ thì phải có biên nhận và hẹn ngày đến nhận kết quả thụ lý hồ sơ (có kiểm tra thuế ngay không, truy thu hay không, khi nào có xác nhận đã nộp đủ thuế để DN giao nộp giấy ĐKKD cho cơ quan cấp phép …)
Khi đến nhận kết quả thụ lý hồ sơ, doanh nghiệp cũng đến đúng nơi đã nộp hồ sơ ban đầu để nhận lại kết quả. Đúng ngày đã hẹn, cơ quan thuế phải đảm bảo có kết quả trả lời cho doanh nghiệp.
b. Hồ sơ luân chuyển một chiều:
Hồ sơ được luân chuyển theo một chiều duy nhất, mỗi bộ phận nghiệp vụ thực hiện một số tác nghiệp không trùng lắp với các bộ phận khác, bộ phận trước cung cấp thông tin cho bộ phận sau tiếp tục thụ lý theo dây chuyền không quay trở lại. Ví dụ: BP.QL chỉ nhận hồ sơ từ BP.XLDL và chỉ giao cho BP.TTRA, BP.TTRA chỉ nhận hồ sơ từ BP.QL và chỉ giao cho BP.XLDL.
c. Kiểm soát quá trình công tác:
Mỗi bộ phận trong cơ quan thuế đảm nhận một số tác nghiệp và phải hoàn thành trong một thời gian nhất định, bất kỳ khâu nào không đảm bảo thời gian với bất kỳ lý do gì đều làm đình trệ các khâu sau. Vì vậy qui trình có qui định cụ thể thời hạn phải hoàn thành của từng khâu, kết quả thụ lý của khâu trước là thông tin cho khâu sau tiếp tục thụ lý.
Qui trình có dự kiến những tình huống có thể xảy ra của từng khâu nghiệp vụ nhằm đảm bảo cho dây chuyền được hoạt động liên tục và thống nhất, ngăn ngừa sự trì hoãn do phải hội ý giữa các bộ phận, không để viên chức thụ lý phải lúng túng và giải quyết thiếu nhất quán.
Phiếu theo dõi tiến trình thụ lý hồ sơ là công cụ quan trọng dùng để kiểm soát qui trình nhằm đảm bảo hồ sơ được thụ lý đúng trình tự và đúng thời gian. Khi hồ sơ bị chậm trễ không đảm bảo thời gian, lãnh đạo cơ quan thuế có thể căn cứ vào những thông tin trên phiếu theo dõi để xác định việc chậm trễ do khâu nào gây ra nhằm có biện pháp ngăn ngừa, khắc phục kịp thời.
II. NỘI DUNG CỦA QUI TRÌNH
Viên chức tiếp nhận hồ sơ xem xét DN có thuộc các trường hợp đặc biệt được liệt kê tại các mục IV.1.1, IV.1.2 hoặc IV.1.3 của qui trình hay không. Nếu thuộc trường hợp đặc biệt thì chuyển sang thực hiện các qui trình đặc biệt tương ứng; nếu không thuộc trường hợp đặc biệt thì thực hiện tuần tự như sau:
1. Doanh nghiệp đến thanh hủy hóa đơn và nộp hồ sơ giải thể tại cơ quan thuế.
Khi đến nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải:
● xếp hồ sơ theo đúng thứ tự trong danh mục 1 (phụ lục 2),
● Đính kèm các chứng từ nộp thuế vào NSNN đối với các khoản thuế, phí còn phải nộp sau khi quyết toán (trong trường hợp sáp nhập, chuyển thể …. thì hồ sơ thay thế là văn bản chuyển nợ thuế có ký tên đóng dấu của hai bên nhận và giao nợ).
Đối chiếu số liệu về thuế:
● Thời gian: Trước khi nhận hồ sơ giải thể.
● Bộ phận thực hiện: Viên chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ thuộc BP.XLDL.
● Nội dung công việc:
Thực hiện đối chiếu số kê khai trên bảng kê khai tổng hợp quan hệ ngân sách với các báo cáo quyết toán, số liệu trên sổ thuế và kiểm soát tính hợp lệ của những chứng từ nộp sau quyết toán. Nếu số liệu chưa khớp đúng thì yêu cầu doanh nghiệp giải trình, chứng minh thêm, nếu việc giải trình chưa được thực hiện ngay thì chấm dứt công việc, không thực hiện tiếp các bước tiếp theo, ngay sau đó hoàn trả hồ sơ lại cho doanh nghiệp.
Nếu phát hiện doanh nghiệp có những chi nhánh hạch toán phụ thuộc, kê khai nộp thuế riêng và chưa khóa mã số thuế thì từ chối tiếp nhận hồ sơ, chấm dứt công việc, không thực hiện các bước tiếp theo, ngay sau đó hoàn trả hồ sơ cho doanh nghiệp.
Nếu việc đối chiếu số liệu hoàn tất, thì tiếp nhận hồ sơ giải thể theo bước công việc dưới dây.
Nhận hồ sơ:
● Thời gian: trong ngày nhận hồ sơ.
● Bộ phận thực hiện: Viên chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ thuộc BP.XLDL.
● Nội dung công việc:
Kiểm tra hồ sơ có đầy đủ theo bảng danh mục hồ sơ không. Nếu không đầy đủ hoặc đúng biểu mẫu thủ tục thì từ chối tiếp nhận và không thực hiện tiếp những bước công việc dưới đây.
Tiếp nhận hồ sơ, lập biên nhận và hẹn ngày đến nhận kết quả giao cho DN theo mẫu “phụ lục 6”. Biên nhận được giao cho DN ngay tại thời điểm nhận hồ sơ, thời hạn hẹn nhận kết quả là sau 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, viên chức nhận hồ sơ không được hứa hẹn bất cứ điều gì khác.
Ghi vào Sổ theo dõi hồ sơ giải thể,
Xuất 01 Bảng theo dõi tiến trình thụ lý hồ sơ giải thể (gọi tắt là Bảng theo dõi hồ sơ), ghi tên, mã số thuế, cơ quan thuế và phòng/đội quản lý thu; cấp số cho Bảng theo dõi hồ sơ theo STT trong sổ nhận hồ sơ, xác định ngày phải hoàn thành của từng công đoạn và ghi vào cột 3.
Ghi ngày nhận hồ sơ vào dòng 1.1, ghi ngày hẹn đến nhận kết quả vào dòng 1.2 của Bảng theo dõi hồ sơ.
Đóng dấu “Hồ sơ giải thể đã nhận” trên tất cả các trang hồ sơ do DN nộp.
Xếp các hồ sơ theo thứ tự như trong sổ nhận hồ sơ. Thực hiện việc phân tách hồ sơ theo bước 2 dưới dây.
2. Tách hồ sơ thành các tệp
● Thời gian: đến cuối ngày của ngày nhận hồ sơ.
● Bộ phận thực hiện: Viên chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ thuộc BP.XLDL.
● Nội dung công việc: tách hồ sơ thành 3 tệp theo phụ lục 4 của qui trình này
đối với các tệp 1: Xếp các tệp theo thứ tự nhận trong ngày, cho vào bìa “Hồ sơ giải thể chuyển BP.ĐKT (để chuyển BP.ĐKT ghi ngưng hoạt động).
đối với các tệp 2: Xếp các tệp theo thứ tự nhận trong ngày, cho vào bìa “Hồ sơ giải thể BP.XLDL” (để chuyển BP.XLDL ghi bổ sung số thuế).
đối với các tệp 3 (để chuyển BP.Quản lý): mỗi tệp cho vào một túi hồ sơ.
Hồ sơ của từng tệp được xếp thứ tự theo phụ lục 4.
3. Chuyển giao hồ sơ cho các BP/QL, BP.XLDL, và BP/ĐKT.
● Thời gian hoàn thành: Trong ngày thứ 2 kể từ ngày nhận hồ sơ ban đầu.
● Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc.
● Bộ phận thực hiện: các BP/QL, BP.XLDL, và BP/ĐKT.
● Nội dung công việc:
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp là bên giao hồ sơ cho các bộ phận thụ lý kế tiếp, bên giao có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung vào sổ giao nhận hồ sơ giải thể của mình.
Thực hiện bàn giao hồ sơ “trực tiếp” đến các bộ phận thụ lý kế tiếp theo qui trình này, không qua trung gian.
Thời gian thực hiện bàn giao: trong ngày hôm sau hoàn tất việc bàn giao toàn bộ hồ sơ đã nhận của ngày hôm trước.
Bên nhận có trách nhiệm kiểm đếm hồ sơ trước khi ký nhận vào sổ giao nhận hồ sơ giải thể. Lãnh đạo bên nhận hồ sơ phải cử người trực và thống nhất thời gian giao nhận hàng ngày với bên giao hồ sơ.
Ghi ngày giao hồ sơ cho các bộ phận vào những dòng 3.1, 3.2 và 3.3 của Bảng theo dõi hồ sơ và sổ giao nhận hồ sơ giải thể, bên nhận phải ký nhận trên sổ giao nhận đối với từng hồ sơ bàn giao.
4. Xử lý dữ liệu sau quyết toán.
Trong thời gian không quá 5 ngày làm việc, các bộ phận QLÝ, XLDL, và ĐKT cùng thực hiện đồng thời những nội dung công việc sau đây:
4.1. Bộ phận quản lý:
● Thời hạn: đến cuối ngày thứ 7 kể từ ngày nhận hồ sơ ban đầu.
● Thời gian thực hiện: 05 ngày làm việc.
● Bộ phận thực hiện: BP/QL
● Nội dung công việc:
Ghi ngày nhận hồ sơ bàn giao vào dòng 3.1 của các bảng Bảng theo dõi hồ sơ tại thời điểm nhận bàn giao.
Xem xét hồ sơ giải thể, các báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính và các tài liệu khác trong hồ sơ quản lý doanh nghiệp. Đối với trường hợp doanh nghiệp đã có sử dụng hóa đơn, thì phải đối chiếu, xem xét biên bản thanh hủy hóa đơn với báo cáo sử dụng hóa đơn và các bảng kê sử dụng hóa đơn (nếu có) nhằm phát hiện việc kê khai sai sót của doanh nghiệp.
Nếu phát hiện DN thuộc đối tượng “đang được quản lý đặc biệt” (cơ quan bảo vệ pháp luật đang xử lý, cơ quan thuế đang điều tra v.v…), hoặc DN chưa thực hiện đầy đủ các hồ sơ quan trọng trước đó (như báo cáo sử dụng hóa đơn chứng từ, bảng kê hóa đơn … chưa đầy đủ v.v…) thì bộ phận kiểm soát:
o Ghi chữ NC (ngăn chặn) vào dòng 4.1.1 của Bảng theo dõi hồ sơ.
o Dự thảo “Thông báo đình chỉ thụ lý hồ sơ giải thể” trình lãnh đạo cơ quan thuế ký & ban hành (03 bản).
o Phát hành thông báo đình chỉ thụ lý hồ sơ giải thể:
▪ lưu vào hồ sơ quản lý doanh nghiệp,
▪ chuyển 02 bản cho BP.XLDL nơi nhận hồ sơ giải thể (để giao 01 bản cho doanh nghiệp, lưu 01 bản vào hồ sơ đăng ký thuế), kèm “Bảng theo dõi hồ sơ”…
o Chấm dứt công việc cho đến khi các nội dung ngăn chặn ghi trên Thông báo đình chỉ thụ lý hồ sơ giải thể được giải tỏa.
Nếu không thuộc diện nêu trên thì BP.Kiểm soát lập “Phiếu kiểm soát hồ sơ giải thể” (02 bản) nhằm cung cấp thông tin nghi vấn cho bộ phận kiểm tra kiểm soát và lưu hồ sơ quản lý doanh nghiệp. Ghi “không” vào dòng 4.1.1.
Trong trường hợp chưa thấy có nghi vấn gì ẩn lậu thuế, thì phải ghi rõ dòng chữ “Chưa phát hiện”.
Trường hợp có nghi vấn, bộ phận kiểm soát phải ghi rõ từng nội dung nghi vấn (nghi vấn cái gì, số liệu gì…), căn cứ hoặc chứng cứ gì là không phù hợp.
Việc ghi thông tin nghi vấn phải được ghi cụ thể không được ghi chung chung. Mọi nội dung nghi vấn đều phải có căn cứ, nếu chứng cứ chưa rõ ràng thì chưa nghi vấn. Người lập phiếu kiểm soát phải thể hiện tránh nhiệm của mình, không được né tránh trách nhiệm và đùn đẩy trách nhiệm cho khâu sau.
Nếu gần đến hạn 5 ngày nhưng chưa hoàn tất phiếu kiểm soát hồ sơ giải thể, BP.Quản lý phải trình cho lãnh đạo bộ phận (BLĐ phòng hoặc đội trưởng của CCT) để báo cáo nguyên nhân đình trệ, người được trình ký duyệt vào cột cuối cùng bên phải của dòng 4.1.2 ghi rõ thời gian được gia hạn (thời gian được gia hạn thêm không quá 01 ngày làm việc nữa).
Ghi ngày hoàn tất việc lập phiếu kiểm soát hồ sơ giải thể vào dòng 4.1.2 của Bảng theo dõi hồ sơ.
Trình cho lãnh đạo (BLĐ phòng hoặc đội trưởng của CCT) ký duyệt trên “Phiếu kiểm soát”, chuyển giao kết quả kiểm soát cho BP.TTRA ngay ngày làm việc kế tiếp kể từ ngày hoàn tất phiếu kiểm soát, không được để tồn hồ sơ chưa chuyển tại BP.QLY.
4.2. BP.XLDL
● Thời hạn: đến cuối ngày thứ 6 kể từ ngày nhận hồ sơ ban đầu.
● Thời gian thực hiện: 04 ngày làm việc.
● Bộ phận thực hiện: BP/XLDL
● Nội dung công việc:
Căn cứ bảng kê khai tổng hợp QHNSNN của doanh nghiệp, thực hiện thủ tục ghi sổ thuế bổ sung gồm:
Lập phiếu đề nghị ghi bổ sung sổ thuế.
Trình BLĐ phòng TH&XLDL hoặc Tổ trưởng XLDL/CCT ký duyệt.
Nhập số ghi sổ thuế bổ sung vào máy tính, kiểm tra nợ dọng trên máy đúng với số dư cuối kỳ trên bảng kê khai tổng hợp QHNS của DN.
Đối với những chứng từ nộp NSNN sau quyết toán thuế, nếu sau 5 ngày làm việc mà vẫn chưa thấy KBNN hồi báo, thì BP.XLDL thông báo cho bộ phận kế toán thuế biết để tra soát và đối chiếu với KBNN. Nếu kết quả tra soát không xác định rõ DN đã nộp đủ theo như khai báo thì lập “Phiếu yêu cầu xác minh chứng từ nộp NSNN” để chuyển cho bộ phận trả kết quả thụ lý hồ sơ giải thể (cũng là bộ phận tiếp nhận hồ sơ).
Trong trường hợp có văn thư xin chuyển số dư sang đơn vị khác, BP.XLDL lập thủ tục chuyển nợ và ghi sổ thuế.
4.3. Bộ phận đăng ký thuế:
● Thời hạn: đến cuối ngày thứ 4 kể từ ngày nhận hồ sơ ban đầu.
● Thời gian thực hiện: 02 ngày làm việc.
● Bộ phận thực hiện: BP.ĐKT
● Nội dung công việc:
Nếu DN do Cục thuế trực tiếp quản lý thì BP.ĐKT/Cục thuế ghi nhận tình trạng “ngưng hoạt động, đang làm thủ tục giải thể” vào mạng máy tính.
Nếu DN do Chi cục thuế quản lý thì BP.ĐKT của Chi cục lập “Thông báo v/v DN ngưng hoạt động, đang làm thủ tục giải thể” để gửi cho BP.ĐKT Cục thuế.
5. Chuyển kết quả kiểm soát cho BP. Thanh tra, kiểm tra
● Thời hạn: đến cuối ngày thứ 8 kể từ ngày nhận hồ sơ ban đầu.
● Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc.
● Bộ phận thực hiện: BP.QLÝ là bên giao, BP.TTRA là bên nhận.
● Nội dung công việc:
Hồ sơ chuyển sang cho BP. Thanh tra, kiểm tra gồm:
o Bảng theo dõi tiến trình thụ lý hồ sơ giải thể.
o Phiếu kiểm soát hồ sơ giải thể.
o Văn thư xác định trách nhiệm pháp lý sau giải thể.
Danh sách chuyển giao hồ sơ phải có tên họ và chữ ký của hai bên nhận và bên giao, ngày bàn giao.
Nơi bàn giao là nơi làm việc của bộ phận thanh tra, kiểm tra.
BP/TTRA Ghi ngày nhận hồ sơ bàn giao vào dòng số 5 của Bảng theo dõi hồ sơ ngay tại thời điểm bàn giao.
6. Xác định có kiểm tra ngay hay không.
● Thời hạn: đến cuối ngày thứ 12 kể từ ngày nhận hồ sơ ban đầu.
● Thời gian thực hiện: tối đa 05 ngày làm việc.
● Bộ phận thực hiện: BP/TTRA.
● Nội dung công việc: bao gồm xem xét hồ sơ ban đầu để xác định có kiểm tra ngay hay không, và sau đó là việc xác lập thủ tục để thông báo kết luận của BP.TTRA.
6.1. Xem xét hồ sơ ban đầu:
● Thời hạn: đến cuối ngày làm việc thứ 11 kể từ ngày nhận hồ sơ ban đầu.
● Bộ phận thực hiện: BP/TTRA.
● Thời gian thực hiện: 03 ngày làm việc.
● Nội dung công việc:
Tra cứu mạng máy tính để in ra phiếu theo dõi tình hình kê khai nộp thuế (hoặc phiếu tình trạng thuế) của doanh nghiệp để bổ sung vào hồ sơ vụ việc;
Xem xét các thông tin do BP.Quản lý cung cấp;
Phối hợp các nguồn thông tin khác (nếu có), căn cứ vào chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan thuế và kế hoạch thanh tra kiểm tra của bộ phận mình để xác định có cần thiết phải tiến hành thanh tra, kiểm tra ngay về thuế đối với doanh nghiệp giải thể, sáp nhập, chuyển thể … hay không.
Ghi ngày hoàn tất việc xem xét ban đầu vào dòng 6.1 của bảng theo dõi hồ sơ, thực hiện tiếp bước công việc 6.2 hoặc 6.3 dưới đây.
6.2. Lập thủ tục nếu xác định chưa cần kiểm tra ngay:
● Thời hạn: đến cuối ngày thứ 12 kể từ ngày nhận hồ sơ ban đầu.
● Bộ phận thực hiện: BP/TTRA.
● Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc (trường hợp cán bộ lãnh đạo chịu trách nhiệm ký ban hành văn bản vắng mặt đột xuất, hoặc lãnh đạo yêu cầu làm lại thủ tục thì được gia hạn thêm 01 ngày làm việc nữa).
● Nội dung công việc:
Lập 03 bản “Phiếu báo chưa kiểm tra” (trong đó 01 bản dùng để lưu hồ sơ vụ việc), trình lãnh đạo cơ quan thuế ký.
Ghi ngày ký Phiếu báo chưa kiểm tra vào dòng 6.2 ghi “Chưa” vào dòng 6.3 trên bảng Bảng theo dõi hồ sơ.
Lưu hồ sơ vụ việc.
Thực hiện chuyển giao hồ sơ cho BP.XLDL theo nội dung 7 dưới đây.
6.3. Nếu xác định cần phải kiểm tra ngay:
● Thời hạn: đến cuối ngày thứ 12 kể từ ngày nhận hồ sơ ban đầu.
● Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc (trường hợp cán bộ lãnh đạo chịu trách nhiệm ký ban hành văn bản vắng mặt đột xuất, hoặc lãnh đạo yêu cầu làm lại thủ tục thì được gia hạn thêm 01 ngày làm việc nữa)
● Bộ phận thực hiện: BP.TTRA.
● Nội dung công việc:
Xác định nội dung kiểm tra, phạm vi kiểm tra, dự kiến thời điểm sẽ tiến hành kiểm tra, trình duyệt kế hoạch và đề cương kiểm tra. Thời điểm tiến hành kiểm tra phải sau ngày ghi trên ô 1.2 ít nhất là 5 ngày làm việc.
Xác định địa điểm kiểm tra: Tham chiếu văn thư xác định trách nhiệm pháp lý sau giải thể của doanh nghiệp, nếu đến thời điểm sẽ kiểm tra mà trụ sở của doanh nghiệp chưa đóng cửa thì địa điểm kiểm tra là tại trụ sở của doanh nghiệp, ngược lại thì nơi sẽ tiến hành kiểm tra sổ sách kế toán của doanh nghiệp là tại cơ quan thuế.
Dự thảo và trình lãnh đạo cơ quan thuế ký ban hành (06 bản) quyết định thanh tra, kiểm tra thuế (các nơi nhận là BP. Hành chính, BP.XLDL để theo dõi quyết định, doanh nghiệp, lưu hồ sơ vụ việc, tổ công tác, lưu hồ sơ quản lý). Khi cấp số và ban hành quyết định kiểm tra, BP.Hành chính giữ 03 bản (để lưu hành chính, chuyển BP.QL và chuyển BP.XLDL) theo qui trình hiện hành về ban hành quyết định về thuế của cơ quan thuế. Trên quyết định kiểm tra phải ghi rõ địa chỉ nơi thực hiện việc kiểm tra.
Xác định danh mục tài liệu cần tham khảo, nghiên cứu để trình lãnh đạo BP.Thanh tra, kiểm tra ký.
Ghi “Không” vào dòng 6.2, ghi ngày phát hành quyết định kiểm tra vào ô 6.3 trên Bảng theo dõi hồ sơ.
Chuyển hồ sơ cho BP.XLDL theo nội dung 7 và tiến hành kiểm tra theo qui trình thanh tra kiểm tra hiện hành.
Chuyển yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra đến các bộ phận có liên quan và nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu.
7. Chuyển kết luận có kiểm tra hay không cho BP.XLDL
7.1. Chuyển hồ sơ trong trường hợp chưa cần kiểm tra ngay:
● Thời hạn: đến cuối buổi sáng ngày thứ 13 kể từ ngày nhận hồ sơ ban đầu.
● Thời gian thực hiện:Trong 01 buổi sáng
● Bộ phận thực hiện: BP.TTRA giao, BP.XLDL nhận.
● Nội dung công việc:
Hồ sơ bàn giao gồm:
+ Bảng theo dõi hồ sơ.
+ 02 bản Phiếu báo chưa kiểm tra (dùng để lưu hồ sơ quản lý và lập thủ tục khóa sổ thuế)
BP.XLDL Ghi ngày nhận bàn giao hồ sơ vào dòng 7.1, ghi “Chưa” vào ô 7.2 của Bảng theo dõi hồ sơ, và thực hiện tiếp việc xác nhận hoàn tất thủ tục khóa mã số thuế để chuyển BP.ĐKT. Chấm dứt công việc.
7.2. Chuyển hồ sơ trong trường hợp cần phải kiểm tra ngay:
● Thời hạn: đến cuối buổi sáng ngày thứ 13 kể từ ngày nhận hồ sơ ban đầu.
● Thời gian thực hiện: Trong 01 buổi sáng
● Bộ phận thực hiện: BP.TTRA giao, BP.XLDL nhận.
● Nội dung công việc:
Hồ sơ bàn giao gồm:
+ Bảng theo dõi hồ sơ.
+ 02 bản Quyết định kiểm tra (dùng để tống đạt đến doanh nghiệp và lưu hồ sơ)
BP.TTRA sau khi bàn giao sẽ thực hiện tiếp bước công việc thanh tra kiểm tra theo qui trình hiện hành.
BP.XLDL sau khi tiếp nhận hồ sơ thì ghi “Không” vào dòng 7.1, ghi ngày nhận bàn giao hồ sơ vào dòng 7.2; chuyển hồ sơ vào tệp “QĐKT CHỜ TỐNG ĐẠT” và thực hiện tiếp bước công việc 8 dưới đây.
8. Tống đạt quyết định kiểm tra.
● Thao tác này chỉ thực hiện khi có quyết định kiểm tra thuế sau giải thể (7.2)
● Thời gian thực hiện: vào thời điểm doanh nghiệp đến nhận kết quả.
● Địa điểm tống đạt quyết định kiểm tra: Tại cơ quan thuế.
Khi đến ngày hẹn nhận kết quả của hồ sơ giải thể, doanh nghiệp mang phiếu hẹn đến tại nơi đã nộp hồ sơ ban đầu để nhận kết quả.
BP.XLDL thu hồi phiếu hẹn và lưu kèm bảng theo dõi hồ sơ, giao quyết định kiểm tra cho doanh nghiệp.
Chấm dứt công việc
9. Đóng mã số thuế và xác nhận.
● Mục đích: Lập chứng thư xác định DN đã ngưng hoạt động có khai báo hợp lệ với cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
● Mẫu biểu: Theo qui định của qui trình quản lý đối tượng nộp thuế của Cục thuế.
9.1. Lập thủ tục xác nhận đã hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế:
▪ Đối với những DN do Văn phòng Cục thuế quản lý:
Thời gian thực hiện: Không quá 02 ngày kể từ ngày hoàn tất việc theo dõi thu nộp sau giải thể.
Bộ phận thực hiện: BP.XLDL lập phiếu xác nhận, ghi ngày hoàn tất vào dòng 9, chuyển phiếu xác nhận cho BP.ĐKT để nhận lại ngay 03 bản “Thông báo DN đã đóng mã số”.
▪ Đối với những DN do các Chi Cục thuế quản lý:
Thời gian thực hiện: Không quá 02 ngày kể từ ngày hoàn tất việc theo dõi thu nộp sau giải thể.
Bộ phận thực hiện: BP.XLDL/CCT lập phiếu xác nhận, trình lãnh đạo Chi cục thuế ký (03 bản) và ghi ngày hoàn tất vào ô 9. Chậm nhất 02 ngày sau khi hồ sơ được ký, BP.XLDL/CCT chuyển 01 bản cho BP.ĐKT/CCT (để bổ sung vào tệp 3 đã nhận tại bước công việc 3 của qui trình này).
10. Chuyển hồ sơ cho các bộ phận lưu trữ
▪ Thời gian: Chậm nhất 10 ngày sau khi hoàn tất công đoạn trước đó.
10.1. BP.ĐKT bàn giao hồ sơ cho BP.QL:
Thông báo DN đã đóng mã số thuế do BP.ĐKT Cục thuế phát hành (đối với DN do Cục thuế quản lý), hoặc Thông báo bỏ trốn (nếu thuộc diện bỏ trốn).
10.2. BP.ĐKT/CCT giao nhận với BP.ĐKT/Cục thuế:
BP.ĐKT/CCT nộp về BP.ĐKT Cục thuế toàn bộ tệp số 3 và nhận lại 01 bản Thông báo DN đã đóng mã số (thực hiện tiếp theo bước 10.1); hoặc nộp về BP.ĐKT Cục thuế Thông báo bỏ trốn.
10.3. BP.ĐKT/CCT giao hồ sơ cho BP.QUẢN LÝ/CCT.
Sau khi nhận Thông báo DN đã đóng mã số thuế tại công đoạn 10.2, BP.ĐKT/CCT ghi giảm quản lý ĐTNT và chuyển thông báo cho BP.KS/CCT để đóng hồ sơ quản lý DN.
▪ Các BP.ĐKT, BP.QL, thực hiện lưu trữ theo dõi đối tượng nộp thuế;
▪ Các BP.XLDL, BP.TTRA thực hiện lưu trữ hồ sơ theo vụ việc.
III. CÁC TRƯỜNG HỢP NHÂN NHƯỢNG:
1. Nếu DN đã đánh mất phiếu hẹn, thì hồ sơ thay thế là Giấy giới thiệu hoặc văn bản trình bày, đề nghị nhận kết quả có ký tên, đóng dấu của DN.
2. Trong hồ sơ nộp ban đầu, nếu DN đã đánh mất bản chính Giấy chứng nhận đăng ký thuế (hoặc Thông báo mã số thuế) do cơ quan thuế cấp, thì được thay thế bằng văn thư giải trình lý do, có cam kết khi phát hiện sẽ nộp lại cho cơ quan thuế và không sử dụng cho bất kỳ lý do nào khác.
3. Nếu DN đã có bằng chứng xác định chưa mua/in các loại hóa đơn, GNT và PXK thì thủ tục “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” được miễn.
4. Nếu DN chấm dứt hoạt động và thuộc đối tượng áp dụng qui trình IV 1.1, IV.1.2 hoặc IV.1.3 dưới đây (chưa phát sinh nghĩa vụ nộp thuế), thì được miễn nộp các văn bản có liên quan dẫn đến nghĩa vụ nộp thuế và báo cáo sử dụng hóa đơn, hồ sơ nộp theo phụ lục 3.
IV. QUI TRÌNH ĐẶC BIỆT:
Những trình tự và thủ tục được qui định dưới đây được áp dụng cho các trường hợp đặc biệt khi doanh nghiệp chưa hoạt động nhưng đã quyết định giải thể, chuyển thể, không hoạt động v.v…
IV.1 CÁC TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT:
Trường hợp IV.1.1: Doanh nghiệp chưa được cấp mã số thuế, chưa đăng ký thuế nay muốn giải thể, trình tự và hồ sơ thủ tục được thụ lý theo điều khoản IV.1.1.
Trường hợp IV.1.2: Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế nhưng chưa nhận GCN/ĐKT hoặc Thông báo MST, nay không muốn hoạt động và giải thể, trình tự và hồ sơ thủ tục được thụ lý theo điều khoản IV.1.2.
Trường hợp IV.1.3: Doanh nghiệp đã nhận GCN/ĐKT hoặc Thông báo MST, nhưng chưa mua/in hóa đơn, nay muốn không hoạt động và giải thể, trình tự và hồ sơ thủ tục được thụ lý theo điều khoản IV.1.3.
Đối với các trường hợp đặc biệt nêu trên, DN nộp hồ sơ và nhận kết quả tại phòng Tin học & Xử lý dữ liệu Cục thuế (bao gồm những DN đã lập thủ tục phân cấp quản lý về các CCT).
IV.1.1. Doanh nghiệp chưa được cấp mã số thuế.
● Căn cứ để xác định DN chưa được cấp mã số thuế là kết quả sưu tra trên mạng máy tính cho thấy số GPKD (đối với tổ chức) hoặc CMND (đối với DNTN hoặc tương tự) chưa được Cục thuế cấp mã số thuế nào. Người sưu tra lập phiếu sưu tra và trình Tổ trưởng ĐKT-CMS ký duyệt để giao cho DN đính kèm hồ sơ chứng minh DN thuộc đối tượng chưa được cấp mã số thuế.
● DN nộp hồ sơ theo danh mục tài liệu ghi theo cột 3 của phụ lục 3.
Viên chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện các bước công việc sau:
a. Xem xét doanh nghiệp có vi phạm về thời hạn đăng ký thuế hay không. Nếu có vi phạm về thời hạn đăng ký thuế thì hướng dẫn DN liên hệ Tổ CMS-ĐKT (bộ phận xử lý vi phạm) để xử phạt hành chính theo qui định. Viên chức tiếp nhận hồ sơ chỉ nhận hồ sơ đã xử lý vi phạm hành chính nếu có vi phạm về thời hạn đăng ký thuế.
b. Tiếp nhận hồ sơ, ghi phiếu hẹn sau 5 ngày đến nhận kết quả.
c. Ghi sổ “DN chưa hoạt động, đã giải thể” và chuyển hồ sơ vào tệp QUI TRÌNH ĐB vào cuối ngày nhận hồ sơ, thực hiện tiếp các việc dưới đây.
d. Lập thủ tục trình ký (BLĐ Cục thuế hoặc người được ủy quyền) xác nhận “Doanh nghiệp chưa đăng ký thuế” vào văn thư đề nghị của DN (thời hạn hoàn thành là cuối ngày thứ 3 kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ).
c. Khi đến ngày hẹn nhận kết quả, DN mang phiếu hẹn đến, viên chức tiếp nhận hồ sơ thu hồi giấy hẹn (và giấy nộp tiền vào KBNN có dấu “Đã kiểm tra” của bộ phận xử lý vi phạm nếu có XPHC với hình thức phạt tiền), giao 02 bản xác nhận hoàn thành cho DN, DN ký nhận vào bản lưu hồ sơ. Chuyển BP.ĐKT lưu hồ sơ. Hoàn tất công việc
IV.1.2. DN đã được cấp mã số thuế nhưng chưa nhận GCN/ĐKT hoặc TB/MST
● Căn cứ để xác định DN thuộc trường hợp đã được cấp mã số thuế nhưng chưa nhận GCN/ĐKT hoặc thông báo mã số thuế là DN còn đang giữ giấy hẹn khi đăng ký thuế hoặc có xác nhận của các phòng/chi cục thuế chưa quản lý thu thuế.
● DN nộp hồ sơ theo danh mục tài liệu ghi theo cột 4 của phụ lục 3.
Viên chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện các công việc sau:
a. Xem xét doanh nghiệp có vi phạm về thời hạn đăng ký thuế hoặc kê khai nộp thuế hay không. Nếu có vi phạm về thời hạn đăng ký thuế hoặc kê khai nộp thuế thì hướng dẫn DN liên hệ Tổ CMS-ĐKT (bộ phận xử lý vi phạm) để xử phạt hành chính theo qui định. Viên chức tiếp nhận hồ sơ chỉ nhận hồ sơ đã xử lý vi phạm hành chính nếu có vi phạm về thời hạn đăng ký thuế hoặc kê khai nộp thuế.
b. Tiếp nhận hồ sơ, ghi phiếu hẹn sau 5 ngày làm việc đến nhận kết quả. Ghi sổ “DN chưa hoạt động, đã giải thể” và chuyển hồ sơ vào tệp QUI TRÌNH ĐB vào cuối ngày nhận hồ sơ, thực hiện tiếp các việc dưới đây.
c. Chuyển hồ sơ cho Tổ ĐKT-CMS (giấy hẹn khi nộp hồ sơ ĐKT, quyết định giải thể, cam kết chưa mua/in hóa đơn) để khóa mã số và nhận lại 03 bản xác nhận “Doanh nghiệp đã khóa mã số thuế” (hạn hoàn thành là cuối ngày thứ 3 kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ).
d. Khi đến ngày hẹn nhận kết quả, DN mang phiếu hẹn đến, viên chức tiếp nhận hồ sơ thu hồi giấy hẹn (và giấy nộp tiền vào BKNN có dấu “Đã kiểm tra” của bộ phận xử lý vi phạm nếu có XPHC với hình thức phạt tiền), giao 02 bản xác nhận đã khóa mã số cho DN, DN ký nhận vào sổ giao nhận.
c. Chuyển cho BP quản lý hồ sơ DN để lưu & đóng hồ sơ quản lý (hồ sơ gồm Giấy xác nhận khóa mã số, quyết định giải thể, cam kết chưa mua/in hóa đơn có xác nhận của bộ phận ấn chỉ).
f. Hoàn tất công việc
IV.1.3. DN đã nhận GCN/ĐKT nhưng chưa hoạt động, chưa in/mua hóa đơn.
● Chứng cứ để xác định DN đã nhận GCN/ĐKT nhưng chưa hoạt động, chưa có hóa đơn là hồ sơ của DN có GCN/ĐKT (hoặc Thông báo MST) kèm bảng cam kết chưa mua/in/đăng ký sử dụng hóa đơn có xác nhận của bộ phận quản lý ấn chỉ.
● DN nộp hồ sơ theo danh mục tài liệu ghi theo cột 5 của danh mục 3.
Viên chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện các công việc sau:
a. Xem xét doanh nghiệp có vi phạm về thời hạn đăng ký thuế hoặc kê khai nộp thuế hay không. Nếu có vi phạm về thời hạn đăng ký thuế hoặc kê khai nộp thuế thì hướng dẫn DN liên hệ Tổ CMS-ĐKT (bộ phận xử lý vi phạm) để xử phạt hành chính theo qui định. Viên chức tiếp nhận hồ sơ chỉ nhận hồ sơ đã xử lý vi phạm hành chính nếu có vi phạm về thời hạn đăng ký thuế hoặc kê khai nộp thuế.
b. Tiếp nhận hồ sơ, ghi phiếu hẹn sau 5 ngày đến nhận kết quả.
c. Tách hồ sơ thành 3 tệp:
● Tệp 1: để chuyển cho BP.Quản lý, hồ sơ gồm Xác nhận chưa in/mua HĐ, QĐ giải thể, văn trách nhiệm pháp lý sau giải thể, Biên bản thanh lý tài sản, bảng kê khai tổng hợp QHNS.
● Tệp 2: để chuyển cho BP.XLDL, hồ sơ gồm QĐ giải thể, bảng kê khai tổng hợp QHNS: văn bản đề nghị thoái thu, cấn trừ nếu có; bản sao QĐ XPHC và các chứng từ nộp sau cùng nếu có
● Tệp 3: để chuyển cho BP.ĐKT, hồ sơ gồm Cam kết kết chưa mua HĐ, GCN/ĐKT, QĐ giải thể, văn bản xác định trách nhiệm pháp lý sau GT, Biên bản thanh lý tài sản.. văn thư đề nghị xác nhận hoàn tất thủ tục khóa mã số thuế nếu thuộc diện phải hoàn trả giấy ĐKKD.
d. Chuyển các tệp 2,3,4 cho các bộ phận có liên quan và nhận lại 03 bản xác nhận “Doanh nghiệp đã khóa mã số thuế” của BP.ĐKT (hạn hoàn thành là cuối ngày thứ 3 kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ).
e. Khi đến ngày hẹn nhận kết quả, DN mang phiếu hẹn đến, viên chức tiếp nhận hồ sơ thu hồi giấy hẹn (và giấy nộp tiền vào KBNN có dấu hiệu “Đã kiểm tra” của bộ phận xử lý vi phạm nếu có XPHC với hình thức phạt tiền), giao 02 bản xác nhận đã khóa mã số cho DN, DN ký nhận vào sổ giao nhận.
f. Kèm 01 bản xác nhận khóa mã số vào tệp 1 và chuyển cho BP/QL để lưu & đóng hồ sơ quản lý.
g. Hoàn tất công việc.