THÔNG TƯ CỦA BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Hướng dẫn cấp và ghi sổ bảo hiểm xã hội

Điều 182 và 183

Điều 3 Điều lệ Bảo hiểm xã hội ban hành kèm theo Nghị định số 12/CP ngày 26.1.1995 của Chính phủ, bao gồm:
Người lao động làm việc trong các doanh nghiệp Nhà nước;
Người lao động làm việc trong các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh có sử dụng từ 10 lao động trở lên;
Người lao động Việt Nam làm việc trong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, khu chế xuất, khu công nghiệp; trong các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác;
Người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, dịch vụ thuộc cơ quan hành chính sự nghiệp, cơ quan Đảng, đoàn thể;
Người lao động làm việc trong các doanh nghiệp, các tổ chức dịch vụ thuộc lực lượng vũ trang;
Người giữ chức vụ dân cử, bầu cử làm việc trong các cơ quan quản lý Nhà nước, Đảng, đoàn thể từ Trung ương đến cấp huyện;
Công chức, viên chức Nhà nước làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp; người làm việc trong các cơ quan Đảng, đoàn thể từ Trung ương đến cấp huyện;
2. Đối tượng cấp sổ bảo hiểm xã hội theo quy định tại

Điều 3 Điều lệ Bảo hiểm xã hội ban hành kèm theo Nghị định số 45/CP ngày 15.7.1993 của Chính phủ, bao gồm:
Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp thuộc quân đội nhân dân Việt Nam;
Sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, chuyên môn kỹ thuật thuộc công an nhân dân;
Cán bộ thuộc ngành cơ yếu hưởng lương theo hệ thống tiền lương lực lương vũ trang.
3. Các đối tượng quy định tại điểm 1 và 2 trên (gọi chung là người lao động) đi học, thực tập, công tác, điều dưỡng trong và ngoài nước mà vẫn hưởng tiền lương do cơ quan, đơn vị cũ trả thì cũng thuộc đối tượng cấp sổ bảo hiểm xã hội.
Trường hợp những người thuộc diện quy định tại điểm 1 và 2 trên nhưng làm việc theo tính chất mùa vụ hoặc theo thể thức hợp đồng ngắn hạn dưới 3 tháng thì không cấp sổ bảo hiểm xã hội.
III. CÁCH GHI SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
1. Căn cứ để ghi sổ bảo hiểm xã hội.
a. Đối với người đã có quá trình làm việc trong cơ quan, đơn vị thuộc khu vực Nhà nước (kể cả lực lượng vũ trang) trước ngày 1 tháng 1 năm 1995 thì căn cứ vào hồ sơ gốc để ghi quá trình làm việc có đóng bảo hiểm xã hội. Trường hợp hồ sơ gốc bị mất thì dựa vào sổ lao động hoặc lý lịch Đảng viên, hoặc các giấy tờ xác nhận hợp pháp, kèm theo công văn của người sử dụng lao động nêu rõ nguyên nhân bị mất và chịu trách nhiệm trước pháp luật về quá trình làm việc có đóng bảo hiểm xã hội của người lao động.
b. Đối với người lao động làm việc ở khu vực ngoài quốc doanh có quá trình đóng bảo hiểm xã hội trước ngày 1 tháng 1 năm 1995 thì căn cứ vào sổ hoặc thẻ bảo hiểm xã hội đã được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp. Nếu có thời gian làm việc thuộc khu vực Nhà nước thì thực hiện theo quy định tại điểm a trên.
c. Đối với người tham gia bảo hiểm xã hội từ ngày 1 tháng 1 năm 1995 trở đi thì căn cứ để ghi sổ bảo hiểm xã hội là những nội dung trong các quyết định về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, mức tiền lương hoặc những nội dung trong bản hợp động lao động.
2. Cách ghi sổ bảo hiểm xã hội.
a. Trang 3 của sổ bảo hiểm xã hội (theo mẫu đính kèm) được ghi như sau:
Người sử dụng lao động ghi:
Họ và tên người lao động viết bằng chữ in theo đúng họ và tên trong lý lịch gốc. Trường hợp không có lý lịch gốc thì ghi theo chứng minh thư, không ghi bí danh;
Ngày tháng năm sinh ghi đúng lý lịch. Trường hợp không có lý lịch gốc thì ghi theo chứng minh thư;
Địa chỉ thường trú (ghi nơi ở hiện tại để đăng ký cấp sổ bảo hiểm xã hội).
Cơ quan Bảo hiểm xã hội ghi:
Số sổ của người lao động;
Ký và đóng dấu (theo phân cấp của Bảo hiểm xã hội Việt Nam).
Người được cấp sổ ký và ghi rõ họ tên.
b. Từ trang 4 đến hết trang 43 (theo mẫu đính kèm) do người sử dụng lao động ghi.
Cách ghi của những trang này là: ghi từ khi người lao động làm việc có đóng bảo hiểm xã hội tại trang 4 và trang 5, sau đó ghi vào các trang tiếp, theo thứ tự các số trang trong sổ bảo hiểm xã hội, không được để trang trống. Những người đã có quá trình làm việc có đóng bảo hiểm xã hội trước ngày 1 tháng 1 năm 1995 cũng ghi quá trình làm việc từ trang 4 và trang 5 trở đi.
Cột 1 và cột 2 ghi khoảng thời gian làm việc có đóng bảo hiểm xã hội không thay đổi một trong những yếu tố như: Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, đơn vị làm việc, địa điểm đơn vị đóng, mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội. Khi có thay đổi một trong những yếu tố này thì ghi ở dòng tiếp theo tương ứng với khoảng thời gian thay đổi đó. Trường hợp có thời gian nghỉ việc không đóng bảo hiểm xã hội do thôi việc, đi học, đi công tác ở nước ngoài, đi tù v.v... thì ghi rõ lý do gián đoạn.
Cột 3 ghi cấp bậc, chức vụ hoặc chức danh nghề, công việc, đơn vị làm việc, địa điểm đơn vị đóng.
Cột 4 ghi mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng bảo hiềm xã hội ghi như sau:
Đối với người lao động làm việc có đóng bảo hiểm xã hội theo các mức tiền lương trong hệ thống thang bảng lương của nhà nước trước ngày 1 tháng 1 năm 1995 thì ghi các mức tiền lương đã hưởng theo chế độ tiền lương cũ từ tháng 1 năm 1990 đến tháng 3 năm 1993 (ghi mức tiền lương cơ bản). Từ tháng 4 năm 1993 trở đi ghi các mức tiền lương đã hưởng theo chế độ tiền lương mới (ghi theo hệ số lương).
Trường hợp người lao động làm việc có đóng bảo hiểm xã hội trước tháng 1 năm 1995 theo lương hợp đồng thì ghi mức tiền lương hợp đồng. Nếu đóng bảo hiểm xã hội theo tiền lương bằng ngoại tệ thì ghi tiền lương bằng ngoại tệ.
Những người làm việc trong khu vực Nhà nước chuyển ra làm việc ở khu vực ngoài quốc doanh trước tháng 1 năm 1995 thì ghi các mức tiền lương đã hưởng và đóng bảo hiểm xã hội trong 5 năm cuối trước khi chuyển ra làm việc ở khu vực ngoài quốc doanh.
Đối với người lao động được tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động từ ngày 1 tháng 1 năm 1995 trở đi thì ghi theo mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của Nhà nước như lương cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề hoặc mức tiền lương theo hợp đồng tuỳ thuộc vào tính chất công việc và nơi làm việc.
Cột 5 ghi các khoản phụ cấp đóng bảo hiểm xã hội từ tháng 4 năm 1993 trở đi bao gồm: phụ cấp chức vụ lãnh đạo, phụ cấp khu vực, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp thâm niên chức vụ bầu cử, phụ cấp chênh lệch bảo lưu, phụ cấp thâm niên đối với lực lượng vũ trang (nếu có). Phụ cấp thâm niên đối với lực lượng vũ trang thì ghi theo tỷ lệ % còn các khoản phụ cấp khác ghi theo hệ số. Trường hợp một người có 2 khoản phụ cấp đóng bảo hiểm xã hội trở lên thì ghi tổng số hệ số theo các khoản phụ cấp đó.
Cột 6 ghi tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động:
Đối với người lao động làm việc trong khu vực Nhà nước trước ngày 1 tháng 1 năm 1994 thì chỉ ghi từ tháng 1 năm 1990 đến tháng 12 năm 1993 là 8% (trước tháng 1.1990 không cần ghi).
Đối với người lao động làm việc có đóng bảo hiểm xã hội theo quy định tại Nghị định số 233/HĐBT trước ngày 1 tháng 1 năm 1994 thì ghi 10%.
Đối với người lao động làm việc có đóng bảo hiểm xã hội từ ngày 1 tháng 1 năm 1994 trở đi đều ghi là 15%.
Cột 7 ghi tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động:
Đối với người lao động có thời gian đóng bảo hiểm xã hội trước ngày 1 tháng 4 năm 1993 theo quy định tại Nghị định số 233/HĐBT thì ghi tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội là 10%.
Đối với người lao động làm việc có đóng bảo hiểm xã hội từ ngày 1 tháng 4 năm 1993 trở đi ghi là 5%.
Cột 8 ghi tổng số tiền đóng bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động và người lao động trong khoảng thời gian làm việc có đóng bảo hiểm xã hội không thay đổi (thời gian tương ứng với cột 1, 2) theo công thức:
Tổng số tiền đóng Số tiền lương tháng Tỷ lệ đóng BHXH Số tháng
BHXH (cột 8) = (cột 4 + cột 5) x (cột 6 + cột 7) x đóng BHXH
Trường hợp ghi tiền lương đóng bảo hiểm xã hội (cột 4 và cột 5) bằng hệ số thì khi tính số tiền đóng bảo hiểm xã hội lấy hệ số của thang, bảng lương đó nhân với mức tiền lương tối thiểu do Nhà nước quy định của hệ thống thang, bảng lương tương ứng.
Cột 9 và cột 10 là xác nhận của người sử dụng lao động và xác nhận của cơ quan Bảo hiểm xã hội (theo phân cấp của Bảo hiểm xã hội Việt Nam) trong mỗi lần ghi sổ, có ghi tên và đóng dấu.
Đối với người lao động có quá trình làm việc và đóng bảo hiểm xã hội trước ngày 1 tháng 1 năm 1995 sau khi cơ quan Bảo hiểm xã hội đối chiếu với lý lịch gốc của người lao động về thời gian làm việc có đóng bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động và cơ quan Bảo hiểm xã hội cũng xác nhận và đóng dấu.
3. Nội dung ghi từ trang 44 đến hết trang 46 (theo mẫu đính kèm).
Những nội dung này do cơ quan Bảo hiểm xã hội ghi theo phân cấp của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Trường hợp người lao động đã hưởng trợ cấp thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần hoặc trợ cấp thôi việc (ghi vào phần trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần) trước ngày 1 tháng 1 năm 1995 thì người sử dụng lao động ghi:
a. Thai sản:
Ghi số lần hưởng trợ cấp thai sản theo trình tự: Ngày tháng năm nghỉ việc hưởng trợ cấp thai sản;
Số tháng hưởng trợ cấp thai sản.
b. Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp:
Ghi số lần bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo trình tự:
Ngày tháng năm bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp;
Tỷ lệ suy giảm khả năng lao động;
Trợ cấp hàng tháng hoặc trợ cấp một lần.
c. Trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần:
Ghi số lần nghỉ việc hưởng trợ cấp một lần về bảo hiểm xã hội theo trình tự:
Ngày tháng năm nghỉ việc;
Số năm đã đóng bảo hiểm xã hội;
Tổng số tiền trợ cấp.
d. Chế độ hưu trí hàng tháng:
Ghi theo quyết định của cơ quan Bảo hiểm xã hội theo trình tự:
Ngày tháng năm nghỉ việc hưởng hưu trí hàng tháng;
Số năm đóng bảo hiểm xã hội;
Mức tiền lương làm căn cứ tính lương hưu hàng tháng;
Tỷ lệ tính hưởng lương hưu;
Mức lương hưu hàng tháng.
e. Chế độ bảo hiểm xã hội khác: Khi Nhà nước bổ sung chế độ bảo hiểm xã hội sẽ hướng dẫn cách ghi ở phần này.
IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1 tháng 5 năm 1996.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phản ảnh về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội xem xét giải quyết.
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
(Đã ký)
Lê Duy Đồng
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Số:................
Họ và tên:............................. Nam, nữ....................
Sinh ngày:............ Tháng................ Năm...................
Nơi sinh:..........................................................
Dân tộc:............................... Quốc tịch..................
Địa chỉ thường trú:................................................
Cơ quan, đơn vị làm việc (nơi cấp sổ):............................. .
Giấy CMND số........................... Nơi cấp....................
Người được cấp sổ Ngày....tháng....năm......
(ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc BHXH
(ký tên và đóng dấu)
QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI
CÁC CHẾ ĐỘ BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐÃ ĐƯỢC HƯỞNG
1- Thai sản:
................................................................... ................................................................... ................................................................... ................................................................... ................................................................... ...................................................................
2- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp:
................................................................... ................................................................... ................................................................... ................................................................... ................................................................... ...................................................................
3- Trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần:
................................................................... ................................................................... ................................................................... ................................................................... ................................................................... ...................................................................
4- Chế độ hưu trí hàng tháng:
................................................................... ................................................................... ................................................................... ................................................................... ................................................................... ...................................................................