THÔNG TƯ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM Hướng dẫn thực hiện thể lệ thanh toán không dùng tiền mặt Ngày 21-2-1994 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước đã ký Quyết định số 22/QĐ-NH1 ban thành Thể lệ thanh toán không dung tiền mặt. Thông tư này quy định về thủ tục mở và sử dụng tài khoản tiền gửi, thủ tục thanh toán trên cơ sở hệ thống các quy định hiện hành, đồng thời có bổ sung, sửa đổi để phù hợp với thể lệ thanh toán mới ban hành, việc áp dụng kỹ thuật tin học và sự đổi mới công nghệ Ngân hàng.

Sau khi đã chấp nhận việc mở tài khoản, Ngân hàng thông báo cho khách hàng biết số hiệu tài khoản, ngày bắt đầu hoạt động của tài khoản. II. SỬ DỤNG TÀI KHOẢN TIỀN GỬI 1. Đối với chủ tài khoản: 1.1. Chủ tài khoản có toàn quyền sử dụng số tiền trên tài khoản tiền gửi. Trên phạm vi số dư tài khoản tiền gửi và tuỳ theo yêu cầu chi trả chủ tài khoản có thể thực hiện các khoản thanh toán qua Ngân hàng hoặc rút tiền mặt ra để sử dụng. 1.2. Chủ tài khoản chịu trách nhiệm về việc chi trả vượt quá số dư tài khoản tiền gửi và chịu phạt theo quy định tại

Điều 15 của Thể lệ thanh toán không dùng tiền mặt; chịu trách nhiệm về những sai sót lợi dụng trên các giấy tờ thanh toán qua Ngân hàng của những người được chủ tài khoản uỷ quyền ký thay.
1.3. Khi thực hiện thanh toán qua Ngân hàng, chủ tài khoản phải tuân thủ những quy định và hướng dẫn của Ngân hàng về việc lập các giấy tờ thanh toán, phương thức nộp, lĩnh tiền ở Ngân hàng. trên giấy tờ thanh toán, các giấy tờ và dấu phải đúng mẫu đã đăng ý tại Ngân hàng.
1.4. Chủ tài khoản tự tổ chức hạch toán, theo dõi số dư tiền gửi ở Ngân hàng. Trong phạm vi 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy báo nợ, giấy báo Có về các khoản giao dịch trên tài khoản tiền gửi, bản sao sổ tài khoản tiền gửi hoặc giấy báo số dư tài khoản tiền gửi cuối tháng do Ngân hàng gửi đến, chủ tài khoản phải đối chiếu với sổ sách của mình, nếu có chênh lệch thì báo ngay cho Ngân hàng biết để cùng nhau đối chiếu, điều chỉnh lại số liệu cho khớp đúng.
2. Đối với Ngân hàng:
2.1. Việc trích tài khoản tiền gửi của khách hàng để thực hiện các khoản chi trả phải có yêu cầu của chủ tài khoản, trừ trường hợp chủ tài khoản vi phạm kỷ luật chi trả hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền được pháp luật quy định buộc chủ tài khoản phải thanh toán, Ngân hàng được quyền trích tài khoản tiền gửi của khách hàng để thực hiện việc thanh toán đó.
2.2. Ngân hàng có trách nhiệm kiểm soát các giấy tờ thanh toán của khách hàng, bảo đảm lập đúng thủ tục quy định, dấu (nếu có đăng ký mẫu) và các chữ ký trên giấy tờ thanh toán đúng mẫu đã đăng ký, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng còn đủ để thanh toán.
Ngân hàng được quyền từ chối thanh toán nếu các giấy tờ thanh toán không đủ các yêu cầu trên.
2.3. Khi phát sinh các nghiệp vụ giao dịch trên tài khoản tiền gửi, Ngân hàng phải gửi đầy đủ, kịp thời giấy báo Nợ, giấy báo Có và cuối tháng gửi bản sao sổ tài khoản tiền gửi hay giấy báo số dư tài khoản tiền gửi cho chủ tài khoản biết.
III. TẤT TOÁN TÀI KHOẢN TIỀN GỬI
NGÂN HÀNG TẤT TOÁN TÀI KHOẢN TIỀN GỬI CỦA KHÁCH HÀNG KHI:
Chủ tài khoản có văn bản yêu cầu tất toán tài khoản.
Tài khoản đã hết số dư và ngừng giao dịch trong thời gian 6 (sáu) tháng tiếp theo thì coi như tài khoản đó đã tất toán. Sau này, khách hàng muốn giao dịch tiếp thì phải lập các thủ tục để mở tài khoản khác.
Sau khi tài khoản tất toán, chủ tài khoản phải nộp lại cho Ngân hàng các tờ séc trắng chưa sử dụng.
IV. VIỆC TÀI KHOẢN TIỀN GỬI TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC
Về thủ tục mở và sử dụng tài khoản tiền gửi đối với các đơn vị dự toán thuộc Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước, do Cục trưởng Cục Kho bạc Nhà nước vận dụng các quy định trong Thông tư này để quy định phù hợp với chế độ quản lý Ngân sách Nhà nước.

Điều 19 của Thể lệ thanh toán không dùng tiền mặt.
Người thụ hưởng khi nhận tờ séc cá nhân của người phát hành séc phải yêu cầu người phát hành séc xuất trình giấy chứng minh nhân dân đã ghi ở mặt sau séc, nếu đúng thì yêu cầu người phát hành séc ký tên vào chỗ quy định. Người phát hành séc phải ký đúng với chữ ký mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng. Trường hợp chưa tín nhiệm người phát hành séc, người thụ hưởng có thể hỏi Ngân hàng phục vụ người phát hành séc trước khi nhận séc.
2.2. Đối với các tờ séc cá nhân có số tiền trên 5 (năm) triệu đồng thì chủ tài khoản phải đến Ngân hàng nơi mình mở tài khoản để làm thủ tục séc bảo chi.
Thủ tục bảo chi séc cá nhân thực hiện như thủ tục phát hành séc bảo chi quy định tại điểm 1, mục II/A nêu trên.
3. Thủ tục thanh toán séc cá nhân:
Thủ tục thanh toán séc cá nhân được thực hiện như quy định đối với séc chuyển khoản và séc bảo chi tại điểm 3 mục I/A và điểm 2 mục II/A nêu trên.
B. THANH TOÁN BẰNG UỶ NHIỆM CHI - CHUYỂN TIỀN
I. UỶ NHIỆM CHI
1. Thủ tục lập uỷ nhiệm chi
Bên trả tiền lập 4 liên uỷ nhiệm chi nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ mình (nơi mở tài khoản tiền gửi) để trích tài khoản tiền gửi của mình trả cho bên thụ hưởng. Trên uỷ nhiệm chi, bên trả tiền phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố, khớp đúng nội dung giữa các liên uỷ nhiệm chi và ký tên, đóng dấu trên tất cả các liên uỷ nhiệm chi.
2. Thủ tục thanh toán uỷ nhiệm chi:
2.1. Tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền:
Khi nhận uỷ nhiệm chi của khách hàng nộp vào, Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước kiểm tra thủ tục lập uỷ nhiệm chi, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng trước khi thực hiện thanh toán.
Nếu việc lập uỷ nhiệm chi có sai sót như ghi sai hoặc không đầy đủ các yếu tố, sai hoặc thiếu dấu, chữ ký của khách hàng, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ tiền để thanh toán thì trả lại uỷ nhiệm chi cho khách hàng.
Nếu uỷ nhiệm chi đủ điều kiện thanh toán, Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước ghi ngàu ghi sổ, số hiệu tài khoản Nợ, Có ( trên cả 4 liên uỷ nhiệm chi nếu bên trả tiền và bên thụ hưởng cùng mở tài khoản tại một Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước; trên 2 liên uỷ nhiệm chi dùng làm chứng từ ghi Nợ và giấy báo Nợ nếu bên thụ hưởng mở tài khoản ở Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước khác ); ký tên trên tất cả các liên uỷ nhiệm chi và xử lý.
a. Trường hợp bên trả tiền và bên thụ hưởng cùng mở tài khoản tại một Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, thì xử lý:
1 liên uỷ nhiệm chi làm chứng từ ghi Nợ tài khoản của bên trả tiền.
1 liên uỷ nhiệm chi dùng làm giấy báo Nợ gửi bên trả tiền.
1 liên uỷ nhiệm chi làm chứng từ ghi Có tài khoản bên thụ hưởng.
Trên giấy báo Nợ, giấy báo Có gửi cho khách hàng, Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước đóng dấu đơn vị mình vào chỗ quy định (trên chữ ký của Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước).
b. Trường hợp bên thụ hưởng mở tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước khác:
2 liên uỷ nhiệm chi được xử lý như quy định ở điểm a trên đây, còn 2 liên uỷ nhiệm chi Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền dùng làm căn cứ lập chứng từ thanh toán với Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng để thanh toán cho bên thụ hưởng theo các trường hợp sau đây:
Lập chứng từ thanh toán bù trừ với Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước có tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố để Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước này ghi Có tài khoản của bên hưởng hoặc chuyển tiếp qua thanh toán liên hàng với các Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước trong hệ thống (nơi bên thụ hưởng mở tài khoản) để ghi có tài khoản bên thụ hưởng.
Lập chứng từ thanh toán lên hàng với Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước trong hệ thống Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước này ghi Có tài khoản của bên thụ hướng hoặc thanh toán bù trừ với Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng để ghi Có tài khoản của bên thụ hưởng.
Lập chứng từ thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn để ghi Có tài khoản của bên thụ hưởng hoặc chuyển tiền đến Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố khác để ghi Có tài khoản của bên thụ hưởng.
2.2. Tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng:
Khi nhận được chứng từ thanh toán nói trên do Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền chuyển đến, sau khi kiểm soát chứng từ, nếu có đủ điều kiện thanh toán, Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng ghi ngày, ghi sổ, số hiệu tài khoản Nợ, Có, ký tên trên chứng từ và dùng các liên uỷ nhiệm chi hoặc các chứng từ do Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng lập (trong trường hợp Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền không chuyển trực tiếp các liên uỷ nhiệm chi cho Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước bên thụ hưởng) để ghi Có tài khoản của bên thụ hưởng và gửi giấy báo Có cho bên thụ hưởng.
Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản tiền gửi thì Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng ghi Có tài khoản chuyển tiền phải trả và báo cho bên thụ hưởng đến nhận tiền.
II. SÉC CHUYỂN TIỀN
1. Thủ tục phát hành séc chuyển tiền:
1.1. Khi có nhu cầu chuyển tiền bằng séc chuyển tiền, khách hàng nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước 3 liên uỷ nhiệm chi để trích tài khoản tiền gửi của mình hoặc 2 liên giấy nộp tiền, giấy nộp ngân phiếu thanh toán; nội dung chứng từ ghi rõ: Họ tên, số, ngày tháng năm, nơi cấp chứng minh nhân dân của người cầm séc chuyển tiền; nội dung chi trả của séc chuyển tiền.
1.2. Tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước chuyển tiền:
Khi nhận được uỷ nhiệm chi hoặc giấy nộp tiền, giấy nộp ngân phiếu thanh toán của khách hàng nộp vào, sau khi kiểm tra thủ tục lập chứng từ, kiểm tra giấy chứng minh nhân dân của người cầm séc chuyển tiền, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng còn đủ tiền để thanh toán hoặc dã nhận đủ tiền mặt hay ngân phiếu thanh toán của khách hàng nộp, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục cấp séc chuyển tiền cho khách hàng.
Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phải trực tiếp viết séc chuyển tiền. Trên séc ghi đầy đủ các yếu tố, ký hiệu mật, ký tên, đóng dấu Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước vào chỗ quy định trên tờ séc.
Séc chuyển tiền có thể lập 2 bản gồm bản chính và bản điệp hoặc lập 1 bản (bản chính). Bản chính và bản điệp có nội dung như nhau nhưng bản chính mới có giá trị trả tiền cho người cầm séc, còn bản điệp được lập thêm dùng làm chứng từ thanh toán nội bộ giữa Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước trả tiền và Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phát hành séc chuyển tiền. Tuỳ theo thủ tục thanh toán giữa các Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, Tổng giám đốc các Ngân hàng, Cục trưởng Kho bạc Nhà nước quy định việc lập thêm bản điệp séc chuyển tiền hay không cần lập thêm bản điệp séc chuyển tiền để áp dụng thống nhất trong hệ thống đơn vị mình.
Yêu cầu người nhận séc ký tên vào mặt sau cuống séc trước khi giao séc cho khách hàng.
Xử lý uỷ nhiệm chi hoặc giấy nộp tiền, giấy nộp thanh toán ngân phiếu như sau:
Nếu là uỷ nhiệm chi:
1 liên uỷ nhiệm chi làm chứng từ ghi Nợ tài khoản của khách hàng chuyển tiền.
1 liên uỷ nhiệm chi làm giấy báo Nợ gửi khách hàng chuyển tiền.
1 liên uỷ nhiệm chi làm chứng từ ghi Có tài khoản gửi để đảm bảo thanh toán séc chuyển tiền.
Nếu là giấy nộp tiền hay nộp ngân phiếu thanh toán:
1 liên dùng làm chứng từ thu ghi Nợ tài khoản tiền mặt tại quỹ hoặc tài khoản ngân phiếu thanh toán tại quỹ và ghi Có tài khoản tiền gửi để bảo đảm thanh toán séc chuyển tiền.
1 liên làm biên lai gửi cho khách hàng chuyển tiền.
2. Thủ tục thanh toán séc chuyển tiền.
2.1. Tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước trả tiền:
Khi nhận được séc chuyển tiền do khách hàng trực tiếp nộp vào, Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước kiểm tra các yếu tố của tờ séc, ký hiệu mật, thời hạn hiệu lực của tờ séc và đối chiếu họ tên, số, ngày tháng năm nơi cấp giấy chứng minh nhân dân ghi trên séc với giấy chứng minh nhân dân của người cầm séc, dấu và chữ ký của Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phát hành séc chuyển tiền, nếu đầy đủ và đúng mới thanh toán cho người cầm séc.
Người cầm séc phải ghi yêu cầu sử dụng tiền và ký tên vào chỗ quy định ở mặt sau tờ séc.
Căn cứ yêu cầu sử dụng tiền của người cầm séc (nhận tiền mặt, ngân phiếu thanh toán hay chuyển khoản) để trả tiền cho khách hàng:
Làm các thủ tục trả tiền cho khách hàng (chi tiền mặt, ngân phiếu thanh toán, chuyển khoản).
Lập giấy báo Nợ liên hàng gửi Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phát hành tờ séc séc chuyển tiền.
Tờ séc chuyển tiền (bản chính) lưu tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước trả tiền.
2.2. Tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phát hành séc chuyển tiền:
Khi nhận được giấy báo Nợ liên hàng do Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước trả tiền chuyển đến, Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phát hành séc chuyển tiền tiến hành kiểm tra đối chiếu số séc, số tiền nếu đúng séc do mình đã phát hành thì tất toán séc chuyển tiền này bằng cách ghi Nợ tài khoản tiền gửi để bảo đảm thanh toán séc chuyển tiền và ghi Có tài khoản liên hàng đến.
C. THANH TOÁN BẰNG UỶ NHIỆM THU
1. Thủ tục uỷ nhiệm thu:
Bên thụ hưởng lập 4 liên uỷ nhiệm thu kèm theo hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ mình hay nộp trực tiếp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền. Trên uỷ nhiệm thu bên thụ hưởng phải chi đầy đủ các yếu tố quy định và ký tên, đóng dấu đơn vị trên tất cả các uỷ nhiệm chi.
Bên thụ hưởng có trách nhiệm theo dõi việc thanh toán các giấy uỷ nhiệm thu đã gửi đi để phối hợp với Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền đôn đốc bên trả tiền thanh toán kịp thời.
2. Thủ tục thanh toán uỷ nhiệm thu:
2.1. Trường hợp bên thụ hưởng và bên trả tiền mở tài khoản trong cùng một Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước:
Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước nhận được 4 liên uỷ nhiệm chi thu kèm các hoá đơn chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ do bên thụ hưởng nộp vào, kiểm tra thủ tục lập giấy uỷ nhiệm thu, kiểm tra việc bên trả tiền và bên thụ hưởng đã có thoả thuận thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, nếu đủ điều kiện toán thì ghi ngày tháng năm nhận lên tất cả các liên uỷ nhiệm thu và ký nhận chứng từ với khách hàng.
a. Trường hợp số dư tài khoản của bên trả tiền đủ để thanh toán thì xử lý:
1 liên uỷ nhiệm thu làm chứng từ ghi Nợ tài khoản của bên trả tiền.
1 liên uỷ nhiệm thu kèm các hoá đơn chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ làm giấy báo Nợ gửi bên trả tiền.
1 liên uỷ nhiệm thu làm chứng từ ghi Có tài khoản của bên thụ hưởng.
1 liên uỷ nhiệm thu làm giấy báo Có gửi bên thụ hưởng.
b. Trường hợp số dư tài khoản tiền gửi của bên trả tiền không đủ để thanh toán, thì lưu vào hồ sơ giấy uỷ nhiệm thu chưa thanh toán và báo cho bên trả tiền biết để có biện pháp thanh toán. Khi tài khoản tiền gửi của bên trả tiền có đủ tiền thanh toán thì ghi ngày thanh toán trên giấy uỷ nhiệm thu để thực hiện thanh toán và tiến hành tính tiền phạt chậm trả đối với bên trả tiền như phạt chậm trả do phát hành séc chuyển khoản quá số dư tài khoản tiền gửi quy định tại điểm 3.3 mục I/A nêu trên.
2.2. Trường hợp bên trả tiền và bên thụ hưởng mở tài khoản ở hai Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước (cùng hoặc khác hệ thống):
a. Tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng:
Việc tiếp nhận và kiểm soát uỷ nhiệm thu thực hiện theo quy định tại điểm 2.1. trên đây. Sau đó Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng ký tên đóng dấu, ghi vào sổ theo dõi nhận giấy uỷ nhiệm thu gửi đi (dùng làm cơ sở tra cứu xử lý các trường hợp gửi chứng từ bị thất lạc, chậm trễ) và gửi cả 4 liên uỷ nhiệm thu kèm hoá đơn, chứng từ giao hàng; cung ứng dịch vụ cho Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền.
Khi nhận được chứng từ thanh toán giấy uỷ nhiệm thu của Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước bên trả tiền chuyển đến thì sử dụng các chứng từ đó để ghi Nợ tài khoản liên hàng đến, tài khoản thanh toán bù trừ hay tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước và Ghi có tài khoản của bên thụ hưởng, gửi giấy báo có cho bên thụ hưởng.
b. Tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền:
Khi nhận được 4 liên uỷ nhiệm thu có kèm hoá đơn, chứng từ giao hàng, cung ứng dịch vụ do Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước bên thụ hưởng gửi đến hoặc do bên thụ hưởng trực tiếp nộp Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước kiểm tra lập giấy uỷ nhiệm thu, kiểm tra việc bên trả tiền và bên thụ hưởng đã có thoả thuận thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, sau đó xử lý:
Nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục trích tài khoản tiền gửi của bên trả tiền để chuyển tiền đến Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng để thanh toán cho bên thụ hưởng như trường hợp thanh toán uỷ nhiệm chi quy định tại điểm 2.1.b mục I/B nêu trên.
Nếu tài khoản tiền gửi bên trả tiền không đủ tiền thanh toán, thì xử lý như quy định tại điểm 2.1.b mục C nêu trên.
D. THANH TOÁN BẰNG TƯ TÍN DỤNG
1. Thủ tục mở thư tín dụng
1.1. Khi có nhu cầu thanh toán bằng thư tín dụng, bên trả tiền lập 5 liên giấy mở thư tín dụng ghi đầy đủ các yếu tố quy định và nộp vào Ngân hàng nơi mình mở tài khoản.
Bên trả tiền lập bản đăng ký chữ ký mẫu của người được uỷ quyền nhận hàng, nội dung ghi rõ họ tên, chức vụ, số, ngày tháng năm và nơi cấp giấy chứng minh nhân dân và chữ ký mẫu của người được uỷ quyền nhận hàng, chữ ký của chủ tài khoản và dấu của bên trả tiền. Người được uỷ quyền nhận hàng nộp bản này vào Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng ( Ngân hàng thanh toán thư tín dụng) để làm căn cứ kiểm soát đối chiếu khi thanh toán thư tín dụng.
1.2. Tại Ngân hàng phục vụ bên trả tiền:
Ngân hàng phục vụ bên trả tiền nhận mở thư tín dụng cho khách hàng trong trường hợp bên thụ hưởng mở tài khoản ở Ngân hàng cùng hệ thống. Nếu bên thụ hưởng mở tài khoản ở Ngân hàng khác hệ thống thì chỉ nhận mở thư tín dụng trong trường hợp trên địa bàn đó có Ngân hàng cùng hệ thống hoạt động và các Ngân hàng này có tham gia thanh toán bù trừ với nhau.
Khi nhận được giấy mở thư tín dụng, Ngân hàng phục vụ bên trả tiền xử lý:
Kiểm tra thủ tục lập giấy mở thư tín dụng.
Ghi ngày tháng năm nhận và số hiệu tài khoản Nợ - Có vào 3 liên đầu của giấy mở thư tín dụng.
Ký tên đóng dấu Ngân hàng mình lên tất cả các liên giấy mở thư tín dụng.
Ghi ký hiệu mật lên giấy mở thư tín dụng.
Xử lý giấy mở thư tín dụng:
1 liên giấy mở thư tín dụng làm chứng từ ghi Nợ tài khoản của bên trả tiền.
1 liên giấy mở thư tín dụng làm giấy báo Nợ gửi bên trả tiền.
1 liên giấy mở thư tín dụng làm chứng từ ghi Có tài khoản tiền gửi mở thư tín dụng.
2 liên giấy mở thư tín dụng gửi Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng (Ngân hàng cùng hệ thống nơi bên thụ hưởng mở tài khoản hoặc đóng trụ sở hoạt động).
2. Thủ tục thanh toán thư tín dụng:
2.1. Đối với bên thụ hưởng:
Sau khi nhận được giấy mở thư tín dụng của bên trả tiền do Ngân hàng phục vụ mình ( Ngân hàng thanh toán thư tín dụng) gửi đến; bên thụ hưởng phải đối chiếu với hợp đồng hay đơn đặt hàng, kiểm soát giấy uỷ nhiệm nhận hàng, giấy chứng minh nhân dân của người nhận hàng nếu đúng thì giao hàng và yêu cầu người nhận hàng ký vào hoá đơn hay chứng từ giao hàng.
Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ giao hàng, bên thụ hưởng lập 4 liên bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng (theo mẫu ở phụ lục số 2) nộp vào Ngân hàng phục vụ mình để thanh toán tiền bán hàng. Trên bảng kê này bên thụ hưởng phải ký tên, đóng dấu đơn vị và phải có chữ ký xác nhận của người nhận hàng về tổng số tiền thanh toán cho bên thụ hưởng.
2.2. Đối với Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:
a. Khi nhận được 2 liên giấy mở thư tín dụng do Ngân hàng phục vụ bên trả tiền gửi đến, tiến hành kiểm tra thủ tục lập giấy mở thư tín dụng, ký hiệu mật, dấu, chữ ký của Ngân hàng mở thư tín dụng, sau đó ghi ngày nhận, ký tên, đóng dấu đơn vị trên các liên giấy mở thư tín dụng và gửi 1 liên cho bên thụ hưởng để làm căn cứ giao hàng, còn 1 liên lưu lại và mở sổ theo dõi thư tín dụng đến.
b. Khi nhận được 4 liên bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng do bên thụ hưởng nộp vào, Ngân hàng kiểm tra thủ tục lập bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng; đối chiếu chữ ký của người được uỷ nhiệm nhận hàng trên bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng với bảng đăng ký chữa ký mẫu; kiểm tra thời hạn hiệu lực của thư tín dụng; số tiền bên thụ hưởng đề nghị thanh toán trong phạm vi số tiền mở thư tín dụng; Nếu đúng xử lý như sau:
Ghi vào sổ theo dõi thư tín dụng đến đã được thanh toán.
Ghi ngày, tháng năm thanh toán và số hiệu tài khoản Nợ - Có trên 2 liên bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng và dùng làm chứng từ hạch toán ở Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng.
1 liên bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng kèm theo liên lưu giấy mở thư tín dụng đã được thanh toán dùng làm chứng từ ghi Có tài khoản bên thụ hưởng;
1 liên bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng làm giấy báo Có gửi bên thụ hưởng.
Trường hợp bên thụ hưởng mở tài khoản ở một Ngân hàng khác trên địa bàn thì căn cứ vào bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng trên để lập chứng từ thanh toán bù trừ với Ngân hàng nơi bên thụ hưởng mở tài khoản để ghi Có tài khoản của bên thụ hưởng.
Căn cứ bảng kê hoá đơn, chừng từ giao hàng lập giấy báo Nợ liên hàng để ghi Nợ tài khoản liên hàng đi vào gửi cho Ngân hàng phục vụ bên trả tiền (giấy báo nợ liên hàng có kèm theo 2 liên bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng) để thanh toán.
2.3. Đối với ngân hàng phục vụ bên trả tiền:
Khi nhận được giấy báo Nợ liên hàng để thanh toán thư tín dụng của Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng gửi đến, sau khi kiểm tra thủ tục lập chứng từ, nội dung chứng từ, nếu đúng thì xử lý:
1 liên bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng làm chứng từ ghi Nợ tài khoản tiền gửi mở thư tín dụng.
1 liên bảng kê hoá đơn, chứng từ giao hàng làm giấy báo Nợ gửi bên trả tiền.
Giấy báo Nợ liên hàng làm chứng từ ghi Có tài khoản liên hàng đến.
Thư tín dụng chỉ thanh toán tiền một lần. Do vậy, sau khi thực hiện thanh toán, nếu trên tài khoản tiền gửi mở thư tín dụng vẫn còn tiền,
Ngân hàng lập phiếu chuyển khoản tất toán tài khoản này và xử lý:
Phiếu chuyển khoản nợ làm chứng từ ghi Nợ tài khoản tiền gửi mở thư tín dụng.
Phiếu chuyển khoản Có làm chứng từ ghi Có tài khoản của bên trả tiền.
Giấy báo Có gửi bên trả tiền.
E. NGÂN PHIẾU THANH TOÁN
1. Thủ tục lĩnh ngân phiếu thanh toán:
1.1. Đối với khách hàng:
Khi có nhu cầu sử dụng ngân phiếu thanh toán, chủ tài khoản lập chứng từ lĩnh ngân phiếu thanh toán (có thể sử dụng séc lĩnh tiền mặt có đóng dấu hoặc ghi: "lĩnh ngân phiếu thanh toán") nộp trực tiếp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước nơi mình mở tài khoản để trích tài khoản tiền gửi (hoặc vay Ngân hàng) để nhận ngân phiếu thanh toán.
Đối với những khách hàng không có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước thì lập giấy nộp tiền và nộp tiền vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước; Nội dung giấy nộp tiền ghi rõ: nộp tiền mặt để nhận ngân phiếu thanh toán.
1.2. Đối với Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước:
Trường hợp khách hàng yêu cầu trích tài khoản tiền gửi hoặc được Ngân hàng cho vay:
Khi nhận được chứng từ lĩnh ngân phiếu thanh toán do khách hàng nộp vào, Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước kiểm tra thủ tục lập chứng từ, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục xuất ngân phiếu thanh toán cho khách hàng như thủ tục chi tiền mặt. Chứng từ lĩnh ngân phiếu thanh toán dùng để ghi Nợ tài khoản tiền gửi hay tài khoản cho vay của khách hàng và ghi Có tài khoản ngân phiếu thanh toán tại đơn vị.
Trường hợp khách hàng nộp tiền mặt để nhận ngân phiếu thanh toán:
Thực hiện việc thu tiền mặt theo quy trình hiện hành.
Sau khi thu tiền mặt, lập phiếu chi để xuất ngân phiếu thanh toán cho khách hàng (dùng phiếu chi hiện hành).
2. Thủ tục nộp ngân phiếu thanh toán:
2.1. Đối với khách hàng:
Lập giấy nộp ngân phiếu thanh toán (có thể sử dụng mẫu giấy nộp tiền mặt hiện hành có đóng dấu hoặc ghi: "nộp ngân phiếu thanh toán") kèm theo bảng kê ghi rõ: loại ngân phiếu thanh toán (theo mệnh giá), số lượng tờ mỗi loại, tổng cộng giá trị ngân phiếu thanh toán nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước.
2.2. Tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước nhận ngân phiếu thanh toán:
Khi nhận được giấy nộp ngân phiếu thanh toán kèm bảng kê và các tờ ngân phiếu thanh toán do khách hàng nộp vào, Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước kiểm tra thủ tục lập giấy nộp ngân phiếu thanh toán, các tờ ngân phiếu thanh toán, đối chiếu giữa bảng kê với các tờ ngân phiếu thanh toán bảo đảm số liệu khớp đúng.
Thủ tục nhận (thu) ngân phiếu thanh toán thực hiện như quy trình thu tiền mặt.
Trường hợp khách hàng nộp ngân phiếu thanh toán để ghi Có vào tài khoản tiền gửi hoặc trả nợ tiền vay, thì xử lý:
1 liên giấy nộp ngân phiếu thanh toán làm chứng từ ghi Nợ tài khoản ngân phiếu thanh toán tại đơn vị và ghi Có tài khoản tiền gửi hay tài khoản tiền vay của khách hàng.
1 liên giấy nộp ngân phiếu thanh toán làm giấy báo Có gửi cho khách hàng.
Trường hợp khách hàng nộp ngân phiếu thanh toán để đối chiếu tiền mặt:
Làm thủ tục thu ngân phiếu thanh toán theo quy định trên.
Làm thủ tục chi tiền mặt cho khách hàng (lập phiếu chi).
Trường hợp khách hàng nộp ngân phiếu thanh toán vào Ngân hàng hay Kho bạc Nhà nước để nhờ chuyển tiền về Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước nơi khách hàng mở tài khoản để ghi Có vào tài khoản của mình thì xử lý:
Tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước nhận ngân phiếu thanh toán thực hiện thủ tục thu ngân phiếu thanh toán theo quy định trên đây. Sau đó làm các thủ tục để chuyển tiền đi Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước có t tài khoản của người nộp ngân phiếu thanh toán.
Thủ tục chuyển tiền thực hiện như thanh toán uỷ nhiệm chi.
3. Thu hồi ngân phiếu thanh toán hết giá trị lưu hành:
3.1. Khi ngân phiếu thanh toán sắp hết thời hạn lưu hành (thời hạn lưu hành được in sẵn trên ngân phiếu thanh toán), khách hàng có ngân phiếu thanh toán phải nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước chậm nhất trong ngày hết thời hạn lưu hành để ghi Có vào tài khoản tiền gửi hoặc đổi lấy tiền mặt, ngân phiếu thanh toán đang còn thời hạn lưu hành.
Thủ tục nộp ngân phiếu thanh toán vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước thực hiện như quy định tại điểm 2 mục E nêu trên.
3.2. Trong phạm vi tối đa 15 ngày kể từ ngày ngân phiếu thanh toán hết thời hạn lưu hành, các tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước phải nộp hết ngân phiếu thanh toán đó đang bảo quản tại đơn vị vào Ngân hàng Nhà nước nơi mở tài khoản để thanh toán.
Thủ tục nộp ngân phiếu thanh toán hết thời hạn lưu hành thực hiện như trường hợp nộp ngân phiếu thanh toán đang lưu hành, nhưng các tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước phải lập riêng giấy nộp ngân phiếu thanh toán theo từng loại ngân phiếu thanh toán hết thời hạn lưu hành.
G. THANH TOÁN BẰNG THẺ THANH TOÁN
1. Thủ tục phát hành thẻ thanh toán:
1.1. Đối với khách hàng:
Khi có nhu cầu sử dụng thẻ thanh toán, khách hàng lập và gửi đến Ngân hàng phát hành thẻ giấy đề nghị phát hành thẻ thanh toán (theo mẫu do Ngân hàng phát hành thẻ quy định). Giấy đề nghị phát hành thẻ thanh toán có các nội dung chủ yếu sau: Tên Ngân hàng phát hành thẻ; Tên, địa chỉ khách hàng đề nghị phát hành thẻ; Họ, tên, số, ngày tháng năm của giấy chứng minh nhân dân của người sử dụng thẻ; Loại thẻ; Số tiền hạn mức thanh toán của thẻ; Số hiệu tài khoản để thanh toán thẻ (tài khoản ghi Nợ khi khách hàng sử dụng tiền trên thẻ); Ngày, tháng, năm lập giấy đề nghị; Chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng đề nghị phát hành thẻ.
Nếu sử dụng thẻ ký quỹ thanh toán, khách hàng nộp thêm giấy uỷ nhiệm chi trích tài khoản tiền gửi của mình hoặc nộp tiền mặt, ngân phiếu thanh toán để lưu ký tiền vào tài khoản thẻ thanh toán tại Ngân hàng phát hành thẻ.
1.2. Đối với Ngân hàng phát hành thẻ:
Căn cứ giấy đề nghị phát hành thẻ của khách hàng, sau khi kiểm tra thủ tục lập chứng từ và các điều kiện sử dụng thẻ của khách hàng, nếu đủ điều kiện, Ngân hàng phát hành thẻ tiến hành các công việc sau đây để cấp thẻ cho khách hàng:
a. Làm thủ tục chứng từ để trích tài khoản của khách hàng hoặc thu tiền mặt, ngân phiếu thanh toán lưu ký vào tài khoản thẻ thanh toán (tài khoản số 3823 trong hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng hiện hành) đối với thẻ ký quỹ thanh toán hoặc quy định hạn mức thanh toán của thẻ đối với thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng.
b. Thu tiền phí phát hành thẻ (tiền bán thẻ)
c. Lập thẻ thanh toán.
Thẻ thanh toán có các yếu tố chủ yếu sau:
Tên Ngân hàng phát hành thẻ.
Số thẻ.
Ngày, tháng, năm phát hành thẻ.
Họ, tên người sử dụng thẻ.
Số giấy chứng minh nhân dân của người sử dụng thẻ.
Số hiệu tài khoản để thanh toán thẻ.
Số tiền hạn mức thanh toán của thẻ.
Thời hạn sử dụng thẻ.
Mật mã ngân hàng.
Mật mã của người sử dụng thẻ.
Việc lập thẻ thanh toán do một bộ phận chuyên trách của Ngân hàng phát hành thẻ được trang bị các máy chuyên dùng để thực hiện, phải đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật và bảo mật để ngăn chặn làm thẻ giả mạo và các sơ hở, lợi dụng khác gây thiệt hại tài sản.
d. Giao thẻ thanh toán, mật mã sử dụng thẻ cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng cách sử dụng thẻ khi thanh toán.
Ngân hàng phát hành thẻ phải quản lý và giữ bí mật tuyệt đối về mật mã sử dụng thẻ của khách hàng, khi giao mật mã sử dụng thẻ cho khách hàng phải bỏ vào phong bì dán kín, đóng dấu "tuyệt mật" và chỉ có người sử dụng thẻ mới được biết mật mã và phải giữ kín mật mã của mình không được để cho người khác biết.
Khi nhận thẻ thanh toán, khách hàng phải ký nhận với Ngân hàng phát hành thẻ.
d. Lập hồ sơ theo dõi các thẻ thanh toán đã phát hành.
2. Thủ tục thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ cho các cơ sở tiếp nhận thanh toán bằng thẻ:
Việc tiếp nhận thanh toán bằng thẻ phải có hợp đồng thoả thuận của Ngân hàng phát hành thẻ hoặc Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ với cơ sở tiếp nhận thanh toán thẻ.
Ngân hàng phát hành thẻ hoặc Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ phải hướng dẫn đầy đủ quy trình thanh toán thẻ cho các cơ sở tiếp nhận thanh toán bằng thẻ.
Tại các cơ sở tiếp nhận thanh toán bằng thẻ phải có máy chuyên dùng để thanh toán thẻ.
Khi trả tiền, người sử dụng thẻ xuất trình giấy chứng minh nhan dân và đưa thẻ cho cơ sở tiếp nhận thẻ để kiểm tra, đưa thẻ vào máy thanh toán thẻ và hai bên phải thực hiện đúng các quy trình về thanh toán thẻ theo hướng dẫn của Ngân hàng phát hành thẻ.
Sau khi kiểm tra thẻ đủ điều kiện thanh toán, máy tự động ghi số tiền thanh toán và in biên lai thanh toán. Biên lai thanh toán được lập 3 liên, người sử dụng thẻ phải ký trên biên lai thanh toán và được sử dụng như sau:
1 liên gửi cho người sử dụng thẻ cùng với thẻ thanh toán.
1 liên tại cơ sở tiếp nhận thanh toán bằng thẻ.
1 liên kèm theo bảng kê các biên lai thanh toán (do cơ sở tiếp nhận thanh toán bằng thẻ lập vào cuối ngày hoặc cuối định kỳ thanh toán với Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ) gửi cho Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ để thanh toán.
Nhận được biên lai thanh toán kèm theo bảng kê nói trên của cơ sở tiếp nhận thanh toán bằng thẻ gửi đến, sau khi kiểm tra đủ điều kiện thanh toán, Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ có trách nhiệm thanh toán ngay cho cơ sở tiếp nhận thanh toán bằng thẻ.
Việc thanh toán giữa Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ với Ngân hàng phát hành thẻ về số tiền thanh toán cho cơ sở tiếp nhận thanh toán bằng thẻ được thực hiện theo sự thoả thuận giữa hai bên qua thủ tục thanh toán giữa các Ngân hàng.
3. Thủ tục nhận tiền mặt tại Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ:
Khi cần nhận tiền mặt, người sử dụng thẻ xuất trình thẻ kèm theo chứng minh nhân dân cho Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ.
Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ đưa thẻ vào máy thanh toán thẻ, ghi số tiền khách hàng yêu cầu nhận và nếu đủ điều kiện thanh toán, máy sẽ tự động lập biên lai thanh toán. Biên lai thanh toán được lập thành 2 liên để sử dụng:
1 liên dùng làm chứng từ chi tiền mặt.
1 liên giao cho người sử dụng thẻ cùng với thẻ thanh toán và tiền mặt. Khi nhận đủ tiền, người sử dụng thẻ phải ký nhận trên biên lai thanh toán.
Thủ tục thanh toán giữa Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ và Ngân hàng phát hành thẻ về số tiền mặt trả cho người sử dụng thẻ được thực hiện như quy định ở điểm 2 nêu trên.
4. Thủ tục thay đổi hạn mức thanh toán của thẻ, gia hạn sử dụng thẻ:
4.1. Thủ tục thay đổi hạn mức thanh toán của thẻ:
Khi sử dụng hết hạn mức thanh toán của thẻ, nếu có nhu cầu sử dụng tiếp, người sử thẻ dụng lập giấy đề nghị tăng hạn mức thanh toán của thẻ (theo mẫu do Ngân hàng phát hành thẻ quy định) kèm theo thẻ nộp vào Ngân hàng phát hành thẻ. Đối với thẻ ký quỹ thanh toán, người sử dụng thẻ lập thêm giấy uỷ nhiệm chi để trích tài khoản tiền gửi của mình hoặc nộp tiền mặt, ngân phiếu thanh toán lưu ký bổ sung vào tài khoản thẻ thanh toán tại Ngân hàng phát hành thẻ.
Sau khi kiểm tra thủ tục giấy tờ và chấp nhận đề nghị của khách hàng, Ngân hàng phát hành thẻ (bộ phận quản lý phát hành thẻ) đưa thẻ của khách hàng vào máy chuyên dùng để ghi bổ sung hạn mức thanh toán của thẻ, sau đó giao thẻ cho khách hàng
Trường hợp muốn rút bớt số tiền đã lưu ký để thanh toán thẻ (đối với thẻ ký quỹ thanh toán), người sử dụng thẻ lập giấy đề nghị giảm hạn mức thanh toán của thẻ (theo mẫu do Ngân hàng phát hành thẻ quy định) kèm theo thẻ nộp vào Ngân hàng phát hành thẻ.
Sau khi kiểm tra thủ tục giấy tờ, số dư hạn mức thanh toán của thẻ đang còn và khớp đúng với sổ sách theo dõi, Ngân hàng phát hành thẻ (bộ phận quản lý phát hành thẻ) đưa thẻ vào máy chuyên dùng để ghi giảm hạn mức thanh toán của thẻ và lập biên lai thanh toán số tiền rút bớt. Người sử dụng thẻ phải ký xác nhận trên biên lai. Ngân hàng phát hành thẻ sử dụng biên lai làm chứng từ ghi Nợ tài khoản thanh toán thẻ và ghi Có tài khoản của khách hàng (tài khoản trước đây đã ghi Nợ để lưu ký tiền vào tài khoản thanh toán thẻ) và giao một biên lai cho khách hàng cùng với thẻ.
4.2. Thủ tục gia hạn sử dụng thẻ.
Khi hết hạn sử dụng thẻ, nếu có nhu cầu sử dụng tiếp, người sử dụng thẻ lập giấy đề nghị gia hạn sử dụng thẻ (theo mẫu do Ngân hàng phát hành thẻ quy định) kèm theo thẻ nộp vào Ngân hàng phát hành thẻ.
Sau khi kiểm tra thủ tục giấy tờ và chấp nhận đề nghị của khách hàng, Ngân hàng phát hành thẻ (bộ phận quản lý phát hành thẻ) đưa thẻ vào máy chuyên dùng thẻ để ghi gia hạn sử dụng thẻ, sau đó giao thẻ cho khách hàng.