QUYẾT ĐỊNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE Ban hành Quy định về việc sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Bến Tre -

Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về việc sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Bến Tre.

Các ông (bà) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị, các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thị hành quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký./.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Cao Tấn Khổng
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TỈNH BẾN TRE Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
QUY ĐỊNH
Về việc sử dụng hệ thống
thư điện tử của tỉnh Bến Tre
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 602/2005/QĐ-UB
ngày 02 tháng 3 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

Hệ thống thư điện tử của tỉnh Bến Tre là hệ thống thông tin thuộc Đề án Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112) của tỉnh Bến Tre nhằm phục vụ các đối tượng là cán bộ, công chức viên chức thuộc cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, sử dụng tin học diện rộng, phục vụ nghiệp vụ chuyên môn theo tin học diện rộng, phục vụ nghiệp vụ chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh. Trung tâm Tin học của Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh, giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý hệ thống thư điện tử của mình.

Quy định này áp dụng cho tất cả các đơn vị và cán bộ, công chức của tỉnh Bến Tre để tham gia và khai thác hệ thống thư điện tử của mình.

Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh gồm Trung tâm tích hợp dữ liệu (TTTHDL), mạng LAN thành phần…. Hệ thống thư điện tử được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng: tên người sd @bentre.gov.vn và được chia thành các loại:
Hộp thư dành cho cá nhân.
Hộp thư dành cho đơn vị hành chính trong tỉnh. Hộp thư dành cho đơn vị được qui định đánh tên theo hướng dẫn tại Công văn số 309/CV-BĐH112 ngày 13-9-2004 của Ban Điều hành 112 của Chính phủ về quy định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ.

Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện tử của tỉnh Bến Tre.
1) Văn phòng UBND tỉnh:
Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký danh sách hộp thư điện tử được đăng ký (hoặc loại bỏ) khỏi danh sách hộp thư điện tử của tỉnh.
Quản trị mạng Trung tâm Tin học Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm cập nhật thông tin về thư điện tử của tỉnh theo quyết định của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.
2) Sở Nội vụ: Cung cấp thông tin để cập nhật những thay đổi thông tin về mỗi cán bộ, công chức cho Văn phòng UBND tỉnh, để cập nhật kịp thời vào danh bạ thư điện tử của tỉnh.
Mọi thông tin về cá nhân, tổ chức do Sở Nội vụ chịu trách nhiệm.
3) Trung tâm tin học Văn phòng UBND tỉnh:
Thiết lập hệ thống danh bạ thư điện tử toàn tỉnh và thông tin về danh bạ thư điện tử trong tỉnh.
Cấp địa chỉ thư điện tử và mật khẩu sử dụng, khai thác thư điện tử cho từng cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước trong tỉnh.
Quản trị Hệ thống thư điện tử của tỉnh, đảm bảo cho Hệ thống thư điện tử của tỉnh hoạt động thông suốt, liên tục.
Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử của tỉnh theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập của các đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh.
Xoá bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ, chuyên môn của đơn vị trong tỉnh.
Cài đặt hệ thống phòng, chống Virus tin học đối với Hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức cơ sở, ngành, huyện, thị xã, khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Căn cứ kế hoạch hành năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư điện tử của tỉnh để trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

Cung cấp và quản lý thư điện tử.
Quy trình cung cấp và quản lý thư điện tử được áp dụng cho đối tượng mới được tuyển dụng vào làm việc trong các cơ quan, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước.
1) Đối với trường hợp công chức mới vào làm việc trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước.
Sau khi có công văn yêu cầu của lãnh đạo đơn vị, nơi tuyển dụng hoặc trực tiếp nhận cán bộ mới, Quản trị mạng của Trung tâm Tin học Văn phòng UBND tỉnh phải tạo lập một hộp thư mới cho cán bộ mới để tham gia hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.
2) Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác.
Căn cứ vào Quyết định hoặc công văn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, nơi có công chức thay đổi vị trí công tác, Trung tâm Tin học Văn phòng UBND tỉnh kịp thời cập nhật thông tin vào danh bạ thư điện tử của tỉnh để bảo đảm tính thống nhất trong việc quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh.
3) Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra khỏi tỉnh hoặc về hưu.
Trung tâm Tin học Văn phòng UBND tỉnh căn cứ vào Quyết định của Sở Nội vụ để cập nhật thông tin vào danh bạ thư điện tử của tỉnh và loại hộp thư của cán bộ này ra khỏi hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân.
Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan quản lý hành chính Nhà nước được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:
1) Bảo vệ mật khẩu sử dụng thư điện tử.
2) Quản lý và lưu trữ các thư địên tử cá nhân.
3) Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.
4) Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.
5) Không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu vào Hệ thống thư điện tử cho người khác. Trường hợp mật khẩu bị lộ, phải báo cáo ngay cho Trung tâm Tin học VP UBND tỉnh để được thay đổi mật khẩu.
6) Không được phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư điện tử của tỉnh thông qua địa chỉ sử dụng của mình.
7) Khi gặp sự cố về hệ thống, phải báo cáo cho Trung tâm Tin học VP UBND tỉnh để khôi phục, sửa chữa.

Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư đơn vị.
Hộp thư điện tử là loại hộp thư đặc biệt của đơn vị hành chính sử dụng trao đổi công tác của đơn vị.
Hộp thư đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể uỷ quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng.
Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị thì phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư đơn vị cho Thủ trưởng mới của đơn vị.
Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị hoặc người được Thủ trưởng ủy quyền, phải có trách nhiệm xử lý và thực hiện nội dung thư điện tử đã nhận.
Thủ trưởng các cơ quan cần ban hành quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư cơ quan và phải coi đó như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

Các đơn vị hành chính cấp sở, huyện không được tổ chức hệ thống thư điện tử riêng.
Không được sử dụng các hộp thư cá nhân dạng khác như: yahoo, hotmail… để trao đổi công việc trên mạng của tỉnh.
Không được tự tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (domain) riêng.

Bản Quy định này có hiệu lực kể từ ngày Quyết định số 602/2005/ QĐ-UB có hiệu lực thi hành.
Điểu 11. Trung tâm Tin học, Văn phòng UBND tỉnh và Thủ trưởng các đơn vị tham gia vào Hệ thống thư điện tử của tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm các quy định nêu trên. Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.

Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các đơn vị gửi về Trung tâm Tin học Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo trình lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.