THÔNG TƯ CỦA BỘ THƯƠNG MẠI Hướng dẫn thực hiện qu chế đặt văn phòng đại diện doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài Thực hiện
Điều 20 Quy chế đặt Văn phòng Đại diện doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài ban hành kèm theo Nghị định số 40-CT ngày 19-5-1994 của Chính phủ và
sau khi đã trao đổi ý kiến với các cơ quan có liên quan và được Chính phủ thông qua (văn bản số 3921-QHQT ngày 16-7-1994), Bộ Thương mại hướng dẫn cụ thể về một số điểm trong Quy chế để thi hành thống nhất như sau: 1. Về đối tượng được xét cho phép đặt Văn phòng Đại diện ở nước ngoài: Các doanh nghiệp Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế, không phân biệt ngành nghề kinh doanh và cấp quản lý, nếu có đủ điều kiện quy định tại Quy chế đếu có thể đề nghị xét cho phép đặt Văn phòng Đại diện ở nước ngoài. Cụ thể, các doanh nghiệp Việt Nam nói trên bao gồm: 1.1. Doanh nghiệp Nhà nước; 1.2. Doanh nghiệp được thành lập theo Luật Công ty (Công ty Cổ phần vàCông ty Trách nhiệm hữu hạn); 1.3. Doanh nghiệp được thành lập theo Luật Doanh nghiệp tư nhân; 1.4. Doanh nghiệp được thành lập theo loại hình hợp tác xã; 1.5. Doanh nghiệp được thành lập theo Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. 2. Về các điều kiện để doanh nghiệp được cấp giấy phép đặt Văn phòng Đại diện ở nước ngoài: Các doanh nghiệp nói tại điểm 1 của Thông tư này muốn được cấp giấy phép đặt Văn phòng Đại diện ở nước ngoài phải có đủ các điều kiện theo quy định tại
Điều 5 Quy chế, cụ thể là:
2.1. Doanh nghiệp đã có giấy phép thành lập của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và đã đăng ký hoạt động theo đúng các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành;
2.2. Doanh nghiệp có nhu cầu đặt Văn phòng Đại diện để thực hiện công tác tiếp thị, thực hiện các hợp đồng thương mại, dịch vụ và/hoặc hợp tác kinh tế, khoa học kỹ thuật với các bạn hàng ở nước tiếp nhận;
2.3. Doanh nghiệp có nguồn kinh phí hợp pháp để thuê trụ sở, mua sắm phương tiện làm việc và bảo đảm cho hoạt động bình thường của Văn phòng Đại diện ở nước tiếp nhận.
3. Về việc đặt Văn phòng Đại diện chung cho nhiều doanh nghiệp và việc thuê người ở nước ngoài làm việc tại Văn phòng Đại diện.
3.1. Trong trường hợp hai hay nhiều doanh nghiệp đủ điều kiện quy định, nhưng các doanh nghiệp này xét thấy việc đặt Văn phòng Đại diện riêng cho một doanh nghiệp của mình sẽ ít hiệu quả, bởi chi phí lớn, thì cá doanh nghiệp đó có thể cùng thoả thuận (bằng văn bản) về việc đặt một Văn phòng Đại diện chung ở nước ngoài và giao trách nhiệm cho một trong các doanh nghiệp nói trên làm thủ tục đề nghị Bộ Thương mại xem xét cấp giấy phép theo quy định.
3.2. Nghiêm cấm các doanh nghiệp trong nước yêu cầu các cơ quan và/hoặc thuê viên chức, nhân viên Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đại diện doanh nghiệp đã được quy định tại
Điều 11 Quy chế dưới bất cứ hình thức nào.
3.3. Văn phòng Đại diện doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài gồm có người phụ trách (Trưởng Văn phòng Đại diện) và các nhân viên làm việc tại Văn phòng Đại diện.
3.3.1. Người phụ trách (Trưởng Văn phòng Đại diện) phải là người có quốc tịch Việt Nam và thuộc biên chế tổ chức của doanh nghiệp ở trong nước.
3.3.2. Các nhân viên làm việc tại Văn phòng Đại diện, doanh nghiệp có thể thuê người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài theo những điều kiện do hai bên thoả thuận phù hợp với pháp luật Việt Nam và pháp luật nước sở tại.
3.3.3. Trường hợp cá biệt do khối lượng công việc của Văn phòng Đại diện chưa phát triển, doanh nghiệp có thể chưa cử người phụ trách (Trưởng Văn phòng Đại diện) mà chỉ thuê nhân viên theo quy định tại điểm 3.3.2 của Thông tư này để thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đại diện doanh nghiệp đã được quy định tại
Điều 11 Quy chế. Trong trường hợp đó, Giám đốc doanh nghiệp thực hiện chức năng của Trưởng Văn phòng Đại diện.
4. Về trình tự xin cấp giấy phép đặt Văn phòng Đại diện ở nước ngoài:
4.1. Doanh nghiệp Việt Nam muốn đặt Văn phòng Đại diện ở nước ngoài phải gửi hồ sơ theo quy định tại
Điều 8 Quy chế đến Bộ Thương mại. Hồ sơ gồm:
4.1.1. Văn bản đề nghị của Giám đốc doanh nghiệp về việc đặt Văn phòng Đại diện ở nước ngoài.
4.1.2. Bản sao có công chứng giấy phép thành lập doanh nghiệp và giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của doanh nghiệp theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.
4.1.3. Các văn bản chứng minh về sự cần thiết phải có Văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài như: các văn bản thoả thuận hoặc yêu cầu về việc thực hiện công tác tiếp thị (nếu có); các hợp đồng thương mại, dịch vụ và/hoặc hợp tác kinh tế, khoa học kỹ thuật mà doanh nghiệp có yêu cầu triển khai thực hiện với các bạn hàng ở nước tiếp nhận.
4.1.4. Văn bản giải trình của doanh nghiệp về nguồn kinh phí hợp pháp để bảo đảm cho hoạt động bình thường của Văn phòng Đại diện ở nước ngoài.
Riêng đối với các doanh nghiệp Nhà nước, trong hồ sơ phải gửi đến Bộ Thương mại, ngoài các văn bản nêu trên còn phải nộp thêm văn bản của cơ quan thành lập doanh nghiệp (Bộ hoặc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố) chấp thuận cho doanh nghiệp đặt Văn phòng Đại diện ở nước ngoài.
4.2. Khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ của doanh nghiệp, trong thời hạn 20 (hai mươi) ngày, Bộ Thương mại quyết định cấp giấy phép hoặc không cấp giấy phép cho doanh nghiệp đặt Văn phòng Đại diện ở nước ngoài. Trong trường hợp không cấp giấy phép, Bộ Thương mại có văn bản trả lời doanh nghiệp và nói rõ lý do.
4.3. Sau khi có giấy phép của Bộ Thương mại về việc đặt Văn phòng Đại diện doanh nghiệp ở nước ngoài, doanh nghiệp được quyền giao dịch với cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài tiếp nhận để giải quyết các thủ tục đặt Văn phòng Đại diện theo quy định của pháp luật nước tiếp nhận, và trong thời hạn 6 (sáu) tháng, kể từ ngày Bộ Thương mại cấp giấy phép, doanh nghiệp phải hoàn thành việc đặt Văn phòng Đại diện và có văn bản báo cáo Bộ Thương mại biết.
4.4. Sau thời hạn 6 tháng kể từ ngày Bộ Thương mại cấp giấy phép, nếu doanh nghiệp chưa đặt Văn phòng Đại diện, doanh nghiệp phải có văn bản báo cáo Bộ Thương mại nói rõ lý do chưa đặt được Văn phòng Đại diện và đề nghị Bộ Thương mại gia hạn thêm (nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu đặt Văn phòng Đại diện), hoặc đề nghị Bộ Thương mại thu hồi giấy phép theo quy định.
5. Về thủ tục bỏ Văn phòng Đại diện doanh nghiệp ở nước ngoài:
5.1. Trong các trường hợp Văn phòng Đại diện bị huỷ bỏ theo quy định tại
Điều 17 Quy chế, doanh nghiệp phải có văn bản báo cáo với Bộ Thương mại nói rõ thực trạng hoạt động của Văn phòng Đại diện và kiến nghị biện pháp giải quyết.
5.2. Căn cứ báo cáo của doanh nghiệp và/hoặc Bộ Thương mại xem xét theo thẩm quyền, Bộ Thương mại quyết định việc huỷ bỏ Văn phòng Đại diện doanh nghiệp ở nước ngoài.
5.3. Văn phòng Đại diện doanh nghiệp bị huỷ bỏ sau thời hạn 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày Bộ Thương mại ký quyết định.
6. Quy định về việc thực hiện:
6.1. Các doanh nghiệp Việt Nam đã đặt Văn phòng Đại diện ở nước ngoài trước ngày ban hành Quy chế và Thông tư hướng dẫn này, nếu có yêu cầu tiếp tục đặt và hoạt động của Văn phòng Đại diện ở nước ngoài, đều phải làm hồ sơ mới theo hướng dẫn tại điểm 4.1 của Thông tư này để được chuyển đổi giấy phép theo quy định tại
Điều 19 Quy chế.
6.2. Thông tư này có hiệu lực kể từ này ban hành và thay thế các quy định trước đây của Bộ Thương mại về Văn phòng Đại diện doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài./.