NGHỊ ĐỊNH Ban hành quy chế đặt phòng đại diện doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài CHÍNH PHỦ

Ban hành kèm theo Nghị định này bản Quy chế đặt Văn phòng đại diện doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài.

Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với Nghị định này đều bãi bỏ.

Bộ trưởng Bộ Thương mại, các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./.
QUY CHẾ
ĐẶT VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI
(Ban hành kèm theo Nghị định số 40-CP ngày 19-5-1994).

Các doanh nghiệp Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế, không phân biệt ngành nghề kinh doanh và cấp quản lý nếu có đủ điều kiện quy định tại Quy chế này đều được xét cho phép đặt Văn phòng đại diện ở nước ngoài.

Văn phòng đại diện doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài (dưới đây gọi tắt là Văn phòng đại diện) là bộ phận của doanh nghiệp, thay mặt doanh nghiệp thực hiện các mối quan hệ kinh tế, thương mại với các bạn hàng ở ngoài nước.

Văn phòng đại diện không thuộc bộ máy tổ chức của Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài, nhưng phải chịu sự quản lý hành chính Nhà nước của cơ quan Đại diện Việt Nam tại nước tiếp nhận đặt văn phòng đại diện (dưới đây gọi tắt là nước tiếp nhận).

Bộ trưởng Bộ Thương mại chịu trách nhiệm xét cấp, ra hạn, thu hồi hoặc huỷ bỏ giấy phép đặt Văn phòng đại diện ở nước ngoài và tổ chức quản lý, kiểm tra hoạt động của các Văn phòng đại diện theo quy chế này.

Điều kiện để doanh nghiệp được cấp giấy phép đặt Văn phòng đại diện:
1. Doanh nghiệp được thành lập và đăng ký hoạt động theo đúng pháp luật;
2. Doanh nghiệp có nhu cầu đặt Văn phòng đại diện để thực hiện quan hệ kinh tế, thương mại với các bạn hàng ở nước tiếp nhận;
3. Doanh nghiệp có nguồn kinh phí bảo đảm cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

Những doanh nghiệp có đủ điều kiện tại

Điều 5 Quy chế này nhưng xét thấy việc đặt riêng Văn phòng đại diện không có hiệu quả thì có thể thoả thuận với nhau để đề nghị Bộ Thương mại cho đặt một Văn phòng đại diện chung cho nhiều doanh nghiệp ở nước ngoài.
Cơ quan và viên chức, nhân viên Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài không được thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng đại diện dưới bất cứ hình thức nào.

Giám đốc doanh nghiệp có Văn phòng đại diện ở nước ngoài quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm và triệu hồi người phụ trách và nhân viên Văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài phù hợp với những quy định của Nhà nước về việc cử cán bộ đi công tác có thời hạn ở nước ngoài.
Trường hợp cần thiết, Văn phòng đại diện có thể tuyển dụng hoặc thuê nhân viên giúp việc là người nước ngoài theo điều kiện do hai bên thoả thuận phù hợp với pháp luật Việt Nam và pháp luật nước sở tại.

Hồ sơ xin đặt Văn phòng đại diện doanh nghiệp ở nước ngoài gửi Bộ Thương mại gồm có:
1. Văn bản đề nghị của Giám đốc doanh nghiệp ghi rõ mục đích, yêu cầu, nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, thời gian và địa điểm... đặt Văn phòng đại diện.
2. Bản sao có công chứng giấy phép thành lập, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của doanh nghiệp theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.
3. Các văn bản chứng minh doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện quy định tại các Khoản 2 và 3

Điều 5 của Quy chế này.
Đối với các doanh nghiệp Nhà nước, ngoài các văn bản nêu trên còn phải nộp thêm văn bản của cơ quan thành lập doanh nghiệp (Bộ hoặc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố) chấp thuận cho doanh nghiệp đặt Văn phòng đại diện ở nước ngoài.

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Thương mại phải có văn bản trả lời doanh nghiệp về việc cho phép hoặc không cho phép doanh nghiệp được đặt Văn phòng đại diện ở nước ngoài.

Trong thời hạn 6 tháng, kể từ ngày Bộ Thương mại cấp giấy phép, doanh nghiệp phải hoàn thành việc đặt Văn phòng đại diện và có văn bản báo cáo Bộ Thương mại biết. Quá thời hạn này, nếu doanh nghiệp không đặt được Văn phòng đại diện và không được Bộ Thương mại gia hạn thêm (tối đa là 6 tháng nữa) thì Bộ Thương mại phải thu hồi giấy phép.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng đại diện:
1. Đại diện quyền lợi của doanh nghiệp và làm đầu mối giao dịch về các quan hệ kinh tế, thương mại với các bạn hàng hữu quan ở nước ngoài trong khuôn khổ pháp luật Việt Nam và pháp luật nước tiếp nhận.
2. Thực hiện công tác tiếp thị (marketing), đề xuất và thực hiện các biện pháp thúc đẩy và mở rộng các quan hệ kinh tế, thương mại giữa doanh nghiệp với các bạn hàng hữu quan ở nước ngoài.
3. Tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng thương mại, dịch vụ với các bạn hàng hữu quan nếu được Giám đốc doanh nghiệp uỷ quyền và phù hợp pháp luật của nước tiếp nhận.
4. Theo dõi, đôn đốc thực hiện các hợp đồng thương mại và dịch vụ đã ký kết.
5. Thực hiện những công tác khác có liên quan đến nghiệp vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp do Giám đốc doanh nghiệp giao.
6. Báo cáo tình hình hoạt động của Văn phòng đại diện theo định kỳ (tháng, quý, năm) hoặc đột xuất (khi có yêu cầu) và kiến nghị biện pháp giải quyết những vấn đề tồn tại hoặc mới phát sinh với Giám đốc doanh nghiệp và cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại nước tiếp nhận.

Văn phòng đại diện, người phụ trách và các nhân viên của Văn phòng phải tuân thủ pháp luật Việt Nam, tôn trọng pháp luật, phong tục tập quán của nước tiếp nhận và pháp luật, tập quán quốc tế.

Người phụ trách và các nhân viên Văn phòng đại diện chịu sự quản lý hành chính Nhà nước và sự chỉ đạo về mặt chính trị, đối ngoại của cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại nước tiếp nhận; đồng thời chịu sự quản lý nhân sự và chỉ đạo nghiệp vụ chuyên môn của Giám đốc doanh nghiệp ở trong nước.

Trách nhiệm và quyền hạn của Giám đốc doanh nghiệp có Văn phòng đại diện:
1. Quản lý, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Văn phòng đại diện.
2. Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm và triệu hồi người phụ trách và nhân viên Văn phòng đại diện.
3. Trực tiếp chỉ đạo Nghiệp vụ chuyên môn của Văn phòng đại diện.
4. Thường xuyên liên hệ, trao đổi phối hợp với người đứng đầu cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài nhằm bảo đảm quản lý, chỉ đạo, giám sát hoạt động của Văn phòng đại diện, của người phụ trách và các nhân viên trong văn phòng theo quy định tại

Điều 13 Quy chế này.

Trụ sở, phương tiện làm việc và kinh phí hoạt động của Văn phòng đại diện do doanh nghiệp tự lo liệu trên nguyên tắc triệt để tiết kiệm và có hiệu quả.
Đối với các doanh nghiệp Nhà nước, việc cấp kinh phí và quản lý chi tiêu cho Văn phòng đại diện phải phù hợp với tiêu chuẩn, chế độ hiện hành do Bộ Tài chính quy định.

Định kỳ hàng năm và khi có yêu cầu đột xuất, giám đốc doanh nghiệp phải có văn bản báo cáo Bộ Thương mại về tình hình hoạt động và những vấn đề có liên quan đến hoạt động của các Văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài.

Văn phòng đại diện bị huỷ bỏ trong các trường hợp sau:
1. Theo đề nghị của Giám đốc doanh nghiệp và được Bộ trưởng Bộ Thương mại chấp thuận.
2. Doanh nghiệp bị phá sản, giải thể.
3. Văn phòng đại diện vi phạm pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật của nước tiếp nhận bị cơ quan có thẩm quyền cấm hoạt động.
Trong các trường hợp nói trên, Bộ Thương mại phải có quyết định bằng văn bản thông báo cho doanh nghiệp 15 ngày trước khi huỷ bỏ Văn phòng đại diện.

Người phụ trách và nhân viên Văn phòng đại diện vi phạm pháp luật và các quy định của Quy chế này thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý triệu hồi về nước, kỷ luật hành chính, bồi thường thiệt hại vật chất và truy cứu trách nhiệm hình sự.
Giám đốc doanh nghiệp quyết định xử lý đối với người phụ trách và nhân viên Văn phòng đại diện của doanh nghiệp; Bộ trưởng Bộ Thương mại quyết định xử lý đối với Văn phòng đại diện vi phạm Quy chế, đồng thời kiến nghị với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xử lý đối với doanh nghiệp có Văn phòng đại diện và nhân viên trong văn phòng vi phạm pháp luật.

Các doanh nghiệp đã đặt Văn phòng đại diện ở nước ngoài trước ngày ban hành Quy chế này đều phải làm hồ sơ mới theo hướng dẫn của Bộ Thương mại để được cấp lại giấy phép. Thời hạn để chuyển đổi giấy phép mới là 60 ngày kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực.
Sau thời hạn quy định trên, nếu doanh nghiệp có đại diện ở nước ngoài mà không làm thủ tục chuyển đổi giấy phép thì coi là hoạt động không hợp pháp và sẽ bị xử lý theo quy định tại

Quy chế này có hiệu lực từ ngày ban hành. Những quy định trước đây trái với Quy chế này đều bãi bỏ.
Bộ Thương mại chịu trách nhiệm giải thích, hướng dẫn và kiểm tra thực hiện Quy chế này./.