QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỈNH BÀ RỊA- VŨNG TÀU Về việc ban hành Quy định tạm thời về quản lý và chỉnh lý biến động trong hồ sơ địa chính ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA- VŨNG TÀU

Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định tạm thời về quản lý và chỉnh lý biến động trong hồ sơ địa chính.

Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, Giám đốc Sở Địa chính, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn trong Tỉnh chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.
TM. UBND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Minh Sanh
QUY ĐỊNH TẠM THỜI
Về quản lý và chỉnh lý biến động trong hồ sơ địa chính
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2816/2000/QĐ-UB ngày19/6/2000 của UBND tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu)
Lập và quản lý hồ sơ địa chính là một trong những nội dung quản lý Nhà nước về đất dai đã được Luật Đất đai quy định. Để đưa công tác quản lý hồ sơ địa chính vào nề nếp, tăng cường trách nhiệm của các cấp, các ngành trong công tác này, Bản quy định này quy định việc quản lý và chỉnh lý trong hồ sơ địa chính trong khi chờ văn bản quy định, hướng dẫn của Tổng cục Địa chính.

Hồ sơ địa chính vừa là cơ sở pháp lý vừa là cơ sở kỹ thuật để thực hiện việc quản lý Nhà nước đối với đất đai. Hồ sơ Địa chính phải được thành lập, quản lý và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật.
Hồ sơ địa chính bao gồm: Bản đồ địa chính, sổ địa chính, sở mục kê đất, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ theo dõi biến động đất đai, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Nhà nước phải đầu tư kinh phí rất lớn để thành lập hồ sơ địa chính, vì vậy hồ sơ địa chính là tài sản xã hội chủ nghĩa, do đó ngoài việc quản lý để phục vụ cho công tác nghiệp vụ quản lý đất đai, hồ sơ địa chính phải còn được quản lý, bảo vệ chặt chẽ theo đúng các quy định về bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa.

Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách chứa đựng những thông tin cần thiết về các mặt tự nhiên, kinh tế, xã hội, pháp lý của đất đai đã được thiết lập trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính, đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Hồ sơ địa chính được thành lập theo đơn vị hành chính cấp xã, được lập thành 3 bộ để lưu trữ và sử dụng tại 3 cấp; Xã (phường, thị trấn), huyện (thị xã, thành phố) và Tỉnh.
Hồ sơ địa chính phải được lập theo đúng phương thức, thủ tục được quy định tại Thông tư 346/1998/TCĐC ngày 16/3/1998 của Tổng Cục Địa chính. Những hồ sơ địa chính đã lập không đúng quy định đều phải lập lại hoặc sửa đổi, bổ sung theo quy định.

Chủ tịch UBND xã, (phường, thị trấn), Chủ tịch UBND huyện, (thị xã, thành phố) chịu trách nhiệm về việc tổ chức chỉ đạo việc quản lý hồ sơ địa chính của địa phương mình; Sở Địa chính chịu trách nhiệm trước UBND Tỉnh về việc tổ chức lưu trữ, quản lý và cung cấp các thông tin pháp lý về đất đai cho các ngành, các cấp trong tỉnh.

Hồ sơ địa chính phải được lưu giữ và sử dụng đúng quy định. Chỉ những người được giao trách nhiệm mới được phép thu thập các thông tin trong hồ sơ địa chính. Hồ sơ địa chính ở từng cấp phải được cất giữ tại trụ sở cơ quan bằng những phương tiện bảo đảm an toàn và thuận tiện cho việc sử dụng thường xuyên.
Người được giao trách nhiệm lưu giữ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước thủ trưởng cơ quan và pháp luật Nhà nước về việc quản lý bộ hồ sơ địa chính được giao.

Hồ sơ địa chính chỉ thực sự có giá trị sử dụng khi được cập nhật đầy đủ mọi biến động liên quan đến đất đai của từng thửa đất.
Mọi hành vi làm biến động đất đai so với đăng ký ban đầu khi thành lập hồ sơ địa chính, sau khi được cấp có thẩm quyền cho phép đều phải được chỉnh lý biến động trong hồ sơ địa chính ở cả 3 cấp.
Việc chỉnh lý biến động phải được thực hiện kịp thời, thường xuyên và theo đúng các yêu cầu về kỹ thuật, nghiệp vụ do Tổng cục Địa chính đã quy định.

Các tổ chức, hộ gia đình cá nhân sử dụng đất khi đã được cấp có thẩm quyền cho phép thực hiện các hành vi làm biến động đất đai phải có trách nhiệm khai báo và đăng ký biến động đất đai tại UBND xã (phường, thị trấn) nơi có đất để được chỉnh lý biến động trong hồ sơ địa chính.

Cơ quan địa chính các cấp chịu trách nhiệm trước UBND cấp mình và cơ quan địa chính cấp trên về việc bảo quản, lưu trữ và theo dõi, chỉnh lý biến động trong hồ sơ địa chính.
Sở Địa chính chiu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ về công tác cập nhật và chỉnh lý biến động đất đai để thực hiện thống nhất ở cả 3 cấp trong Tỉnh theo đúng với các quy định của ngành.

Đơn vị, cá nhân có thành tích tốt trong công tác quản lý, chỉnh lý biến động trong hồ sơ địa chính sẽ được xét khen thưởng theo quy định hiện hành.

Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất không thực hiện việc đăng ký biến động đất đai theo đúng quy định sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định số 04/CP ngày 10/01/1997 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng đất đai.
Đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm quản lý, sử dụng hồ sơ địa chính, vi phạm các điều khoản của quy định này, tùy theo mức độ vi phạm và hậu quả gây ra sẽ bị xử lý theo pháp lệnh cán bộ - công chức ngày 26/2/1998 hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Chủ tịch UBND các huyện (thị xã, thành phố) chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo việc thực hiện quy định này tại địa phương, thường xuyên tổ chức kiểm tra việc thực hiện quản lý, chỉnh lý hồ sơ địa chính của cấp mình, của các xã (phường, thị trấn) trong phạm vi quản lý của địa phương.

Giám đốc Sở Địa chính chịu trách nhiệm trước UBND Tỉnh về việc lưu trữ, quản lý và chỉnh lý biến động trong bộ hồ sơ địa chính cấp Tỉnh, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ công tác chỉnh lý biến động trong hồ sơ địa chính, giúp UBND Tỉnh tổ chức kiểm tra công tác này tại các địa phương trong Tỉnh, thường xuyên tổ chức các đợt kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất việc thực hiện quy định này trên địa bàn Tỉnh để kịp thời uốn nắn và báo cáo UBND Tỉnh để có biện pháp chỉ đạo./.