QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế phối hợp trong tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp phục vụ công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Ban hành kèm theo Quyết định này là Quy chế phối hợp liên ngành trong tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp phục vụ công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Hiệu lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 12 tháng 7 năm 2021.

Tổ chức thực hiện
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc Công an tỉnh; Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh; Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh; Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./
QUY CHẾ
Phối hợp trong tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin
lý lịch tư pháp phục vụ công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
và cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
(Ban hành kèm theo Quyết định số 11/2021/QĐ-UBND ngày 28 tháng 6 năm
2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu)

Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định trình tự, thủ tục, nội dung, hình thức tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp; trách nhiệm phối hợp giữa các các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp phục vụ công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế phối hợp này áp dụng giữa Sở Tư pháp, Công an, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh và cấp huyện, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi tắt là cấp huyện), Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là cấp xã) và các cơ quan, đơn vị có liên quan trong thực hiện nhiệm vụ tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin án tích của cá nhân, pháp nhân thương mại phục vụ công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Mục đích phối hợp
1. Thiết lập cơ chế phối hợp đồng bộ, thống nhất, chặt chẽ; tăng cường trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan trong thực hiện tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh kịp thời, đúng quy định của pháp luật.
2. Đảm bảo cho công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp Phiếu lý lịch tư pháp được đầy đủ, chính xác, đúng pháp luật; nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Nguyên tắc phối hợp
1. Việc phối hợp thực hiện trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật giao của các cơ quan, đơn vị, địa phương; bảo đảm việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đầy đủ, chặt chẽ, thống nhất, tuân thủ các quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan khác.
2. Đề cao tính chủ động, trách nhiệm trong quá trình phối hợp thực hiện việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp của mỗi cơ quan, đơn vị, địa phương một cách thường xuyên, kịp thời, đầy đủ, chính xác đúng quy định của pháp luật.
3. Bảo đảm yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ; chất lượng của văn bản tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp và thời gian phối hợp thực hiện.
4. Quá trình phối hợp thực hiện nội dung Quy chế này không làm ảnh hưởng đến chức năng, nhiệm vụ và hoạt động chuyên môn của các cơ quan, đơn vị, địa phương cũng như không làm hạn chế các quyền của cá nhân, cơ quan, tổ chức yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh.

Hình thức và phương thức phối hợp
1. Trao đổi, cung cấp thông tin dưới dạng giao nhận văn bản trực tiếp, gửi qua mạng máy tính hoặc qua dịch vụ bưu chính, gồm:
a) Bản chính hoặc bản sao Bản án, trích lục bản án, quyết định và văn bản có liên quan.
b) Văn bản định dạng PDF (có chữ ký và con dấu), văn bản ký số trong trường hợp cung cấp qua mạng máy tính. Việc cung cấp thông tin qua mạng máy tính phải đảm bảo tính bí mật, an toàn, chính xác của thông tin.
c) Đối với thông tin lý lịch tư pháp có trước ngày 01 tháng 7 năm 2010 có thể gửi dưới hình thức văn bản trả lời.
2. Tổ chức họp liên ngành; hội nghị sơ kết, tổng kết.
3. Các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

Nội dung phối hợp trong cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, gồm:
1. Cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về án tích.
2. Cung cấp thông tin lý lịch tư pháp liên quan đến bản án hình sự, quyết định giám đốc thẩm, quyết định tái thẩm và quyết định thi hành án hình sự.
3. Cung cấp thông tin lý lịch tư pháp liên quan đến việc đặc xá.
4. Cung cấp thông tin lý lịch tư pháp liên quan đến việc thi hành án trục xuất.
5. Cung cấp thông tin lý lịch tư pháp liên quan đến việc thi hành án dân sự.
6. Cung cấp thông tin lý lịch tư pháp liên quan đến việc chấp hành xong hình phạt cải tạo không giam giữ, án treo và các hình phạt bổ sung.
7. Cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.

Trách nhiệm của Sở Tư pháp
Sở Tư pháp có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị đến Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân nhân, Công an, Cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh và cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan có liên quan cung cấp thông tin lý lịch tư pháp của cá nhân bị Tòa án Việt Nam kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật trước ngày 01 tháng 7 năm 2010 để lập lý lịch tư pháp theo quy định tại khoản 1

Điều 26 Luật Lý lịch tư pháp; khoản 2 và khoản 3

Điều 8,

Điều 11 và

Điều 12 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2010 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp.

Trách nhiệm của Tòa án nhân dân tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện
1. Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án có trách nhiệm cung cấp bản án hình sự sơ thẩm đã có hiệu lực pháp luật; trường hợp vụ án được xét xử theo thủ tục phúc thẩm thì Tòa án đã xét xử phúc thẩm cung cấp đồng thời cả bản án hình sự phúc thẩm và bản án hình sự sơ thẩm.
2. Tòa án đã ra quyết định thi hành án hình sự có trách nhiệm cung cấp quyết định thi hành án hình sự.
3. Tòa án đã cấp giấy chứng nhận đặc xá trong trường hợp người bị kết án được hoãn, tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù có trách nhiệm cung cấp thông tin về việc đặc xá.
4. Tòa án đã ra quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã trong đó có nội dung cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có trách nhiệm cung cấp quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã có hiệu lực pháp luật.
5. Thời hạn cung cấp thông tin tối đa không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Công an tỉnh
1. Phòng Cảnh sát thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp - Công an tỉnh có trách nhiệm cung cấp thông tin về việc thi hành án phạt trục xuất theo đề nghị của Sở Tư pháp.
2. Thời hạn cung cấp thông tin tối đa không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Cục Thi hành án dân sự tỉnh và Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện
1. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện đã ra quyết định thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác của người bị kết án trong bản án hình sự; quyết định đình chỉ thi hành; cấp giấy xác nhận kết quả thi hành án; văn bản thông báo kết thúc thi hành án liên quan đến thi hành phần dân sự trong bản án hình sự có trách nhiệm cung cấp thông tin về việc thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác, thông tin về đình chỉ thi hành án, kết quả thi hành án của người bị kết án.
2. Thời hạn cung cấp thông tin tối đa không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã; các cơ quan, tổ chức có liên quan
1. Ủy ban nhân dân cấp xã; cơ quan, tổ chức đã cấp giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt cải tạo không giam giữ, án treo, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định, cấm cư trú, quản chế, tước một số quyền công dân có trách nhiệm cung cấp thông tin về việc chấp hành xong án phạt cải tạo không giam giữ, án treo, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định, cấm cư trú, quản chế, tước một số quyền công dân trong bản án hình sự.
2. Thời hạn cung cấp thông tin tối đa không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Tòa án nhân dân tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện
1. Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án hình sự có trách nhiệm cung cấp bản án hình sự hoặc trích lục bản án hình sự đã có hiệu lực pháp luật; trường hợp vụ án được xét xử theo thủ tục phúc thẩm thì Tòa án đã xét xử phúc thẩm có trách nhiệm cung cấp đồng thời cả bản án hình sự phúc thẩm và bản án hình sự sơ thẩm.
2. Tòa án đã ra các quyết định sau đây có trách nhiệm cung cấp:
a) Quyết định thi hành án phạt tù, án treo, án phạt cải tạo không giam giữ trong trường hợp người bị kết án phải chấp hành án phạt tù, án treo, án phạt cải tạo không giam giữ;
b) Quyết định thi hành án phạt trục xuất trong trường hợp người bị kết án phải chấp hành án phạt trục xuất;
c) Quyết định hoãn chấp hành án phạt tù trong trường hợp người bị kết án phải chấp hành án phạt tù mà được hoãn thi hành án;
d) Quyết định tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù trong trường hợp người bị kết án đang chấp hành án phạt tù nhưng được tạm đình chỉ thi hành án;
đ) Quyết định miễn chấp hành án phạt tù có thời hạn, án phạt cải tạo không giam giữ trong trường hợp người bị kết án được miễn chấp hành án phạt tù có thời hạn, án phạt cải tạo không giam giữ;
e) Quyết định miễn chấp hành án phạt cấm cư trú, án phạt quản chế trong trường hợp người bị kết án được miễn chấp hành án phạt cấm cư trú, án phạt quản chế;
g) Quyết định giảm chấp hành án phạt tù, án phạt cải tạo không giam giữ trong trường hợp người bị kết án được giảm chấp hành án phạt tù, án phạt cải tạo không giam giữ;
h) Quyết định rút ngắn thời gian thử thách án treo trong trường hợp người bị kết án được rút ngắn thời gian thử thách án treo;
i) Quyết định đình chỉ việc chấp hành án phạt tù trong trường hợp người bị kết án đang chấp hành án phạt tù chết;
k) Quyết định đình chỉ thi hành án trong trường hợp người được tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù chết;
l) Quyết định miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án đối với khoản thu nộp ngân sách Nhà nước trong trường hợp người bị kết án được miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án đối với khoản thu nộp ngân sách nhà nước.
3. Tòa án đã cấp giấy chứng nhận đặc xá trong trường hợp người bị kết án được hoãn, tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù có trách nhiệm cung cấp giấy chứng nhận đặc xá.
4. Tòa án đã ra quyết định xóa án tích hoặc cấp giấy chứng nhận xóa án tích có trách nhiệm cung cấp quyết định, giấy chứng nhận xóa án tích.
5. Tòa án đã ra quyết định thi hành án tử hình có trách nhiệm cung cấp quyết định thi hành án tử hình. Trường hợp người bị kết án tử hình được Chủ tịch nước quyết định ân giảm án tử hình thì Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án có trách nhiệm cung cấp quyết định ân giảm án tử hình.
6. Tòa án đã ra quyết định tiếp nhận chuyển giao, quyết định thi hành án quyết định tiếp nhận chuyển giao người đang chấp hành án phạt tù ở nước ngoài về Việt Nam có trách nhiệm cung cấp quyết định tiếp nhận chuyển giao, quyết định thi hành án quyết định tiếp nhận chuyển giao.
7. Tòa án đã ra quyết định chuyển giao người đang chấp hành án phạt tù tại Việt Nam cho nước ngoài có trách nhiệm cung cấp quyết định chuyển giao.
8. Tòa án đã ra quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, trong đó có nội dung cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có trách nhiệm cung cấp quyết định theo mẫu số 02/TTLT-LLTP ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP.
9. Đối với việc cung cấp thông tin là bản án hình sự đã có hiệu lực pháp luật, bản án hình sự có kháng nghị, kháng cáo, thì Tòa án nhân dân tỉnh có trách nhiệm thực hiện và hướng dẫn Tòa án nhân dân cấp huyện cung cấp bản án sơ thẩm, đồng thời gửi kèm Thông báo kháng nghị, kháng cáo (nếu có).
10. Thời hạn cung cấp bản án hình sự, trích lục bản án hình sự, quyết định, giấy chứng nhận quy định tại Điều này cho Sở Tư pháp tối đa không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày bản án, quyết định, giấy chứng nhận có hiệu lực pháp luật hoặc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp .

Trách nhiệm của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện
1. Viện kiểm sát nhân dân tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp trong rà soát, tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp để cấp lý lịch tư pháp cho cá nhân, pháp nhân thương mại trên địa bàn tỉnh.
2. Thời hạn cung cấp thông tin tối đa không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Công an tỉnh và Công an cấp huyện
1. Giám thị trại tạm giam, Phòng Cảnh sát thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp - Công an cấp tỉnh có trách nhiệm cung cấp cho Sở Tư pháp giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt tù, giấy chứng nhận đặc xá, đại xá đối với cá nhân có hộ khẩu thường trú trên địa bàn tỉnh trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày cấp giấy chứng nhận.
2. Phòng Cảnh sát thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp - Công an cấp tỉnh có trách nhiệm cung cấp cho Sở Tư pháp văn bản thông báo về việc thi hành án phạt trục xuất trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày thi hành xong án phạt trục xuất.
3. Công an cấp huyện (Bộ phận thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp) có trách nhiệm cung cấp cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc đối với các thông tin sau đây:
a) Giấy chứng nhận đã chấp hành xong thời gian thử thách án treo, án phạt cải tạo không giam giữ, kể từ ngày cấp giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 3

Điều 62, khoản 3

Điều 73 Luật Thi hành án hình sự;
b) Giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt cấm cư trú, án phạt quản chế, án phạt tước một số quyền công dân, án phạt cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định, kể từ ngày cấp giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 4

Điều 82, khoản 3

Điều 89, khoản 5

Điều 103 và khoản 5

Điều 107 Luật Thi hành án hình sự.

Trách nhiệm của Cục Thi hành án dân sự tỉnh và Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện
1. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện đã ra quyết định thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác của người bị kết án trong bản án hình sự; quyết định đình chỉ thi hành án hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác của người bị kết án trong bản án hình sự (nếu có); giấy xác nhận kết quả thi hành án (nếu có) có trách nhiệm cung cấp quyết định, giấy xác nhận, biên lai thu tiền cho Sở Tư pháp trong thời hạn là 10 làm việc, kể từ ngày ban hành quyết định hoặc giấy xác nhận.
2. Trường hợp người bị kết án đã chấp hành xong hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác trong bản án hình sự thì Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện thông báo bằng văn bản (theo mẫu số 05/TTLT-LLTP ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP) cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày người bị kết án đã chấp hành xong nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự.

Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp
1. Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp bao gồm các giấy tờ quy định tại khoản 1

Điều 45 Luật Lý lịch tư pháp.
Trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp nộp bản chụp Giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu, sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy chứng nhận thường trú hoặc tạm trú thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp không có bản chính để đối chiếu thì nộp bản sao có chứng thực theo quy định của pháp luật.
Trường hợp cá nhân ủy quyền cho người khác (không phải là cha, mẹ, vợ, chồng, con) làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì phải có văn bản ủy quyền. Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người ủy quyền là người nước ngoài đã rời Việt Nam thì phải có văn bản ủy quyền hợp pháp theo quy định của pháp luật của nước mà người đó là công dân hoặc thường trú và phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và dịch ra tiếng Việt.
2. Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp được thành lập 01 bộ và nộp tại Trung tâm phục vụ hành chính công của tỉnh theo quy định tại khoản 2

Điều 45 Luật Lý lịch tư pháp.

Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ thông tin của cá nhân, cơ quan, tổ chức yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp vào Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp quốc gia, gửi Phiếu xác minh thông tin lý lịch tư pháp đến Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia kèm theo hồ sơ trên đường truyền thông qua phần mềm hỗ trợ tra cứu, xác minh thông tin để thực hiện tra cứu thông tin về tình trạng án tích của cá nhân, pháp nhân thương mại.
2. Sau khi có kết quả thông tin án tích của cá nhân, pháp nhân thương mại từ Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia:
a) Trường hợp không có án tích thì cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho cá nhân, cơ quan, tổ chức.
b) Trường hợp có án tích, nhưng đảm bảo đủ điều kiện đương nhiên xóa án tích theo quy định của Bộ luật Hình sự năm 2015, Luật sửa đổi, bổ sung Bộ luật Hình sự năm 2017 thì thực hiện xóa án tích theo quy định của pháp luật thông qua việc cấp phiếu lý lịch tư pháp cá nhân, pháp nhân thương mại.
c) Trường hợp có án tích, nhưng chưa đảm bảo đủ điều kiện đương nhiên xóa án tích theo quy định của Bộ luật Hình sự năm 2015, Luật sửa đổi, bổ sung Bộ luật Hình sự năm 2017 thì Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra thông tin trong Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và gửi văn bản đề nghị cơ quan Công an, Tòa án, Viện kiểm sát, Cơ quan Thi hành án dân sự, Ủy ban nhân dân cấp xã và cơ quan, đơn vị có liên quan phối hợp cung cấp thông tin về tình trạng án tích của cá nhân, pháp nhân thương mại để lập hồ sơ lý lịch tư pháp và xác định đủ điều kiện đương nhiên được xóa án tích để cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho cá nhân, pháp nhân thương mại.
Nếu kết quả xác minh của các cơ quan liên quan vẫn chưa đủ điều kiện đương nhiên xóa án tích, Sở Tư pháp phải cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho cá nhân, pháp nhân thương mại thì phải xác định rõ thông tin về án tích trong Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và Bộ luật Hình sự năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung Bộ luật Hình sự năm 2017.
4. Cập nhật thông án tích và lập hồ sơ lý lịch tư pháp của cá nhân, pháp nhân thương mại vào Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp quốc gia đầy đủ theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp.

Trách nhiệm của Công an tỉnh và Công an cấp huyện
1. Công an tỉnh có trách nhiệm
Thực hiện xác minh lại tình trạng án tích đối với các trường hợp kết quả xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích của các cơ quan liên quan quá lâu so với kết quả tra cứu tình trạng án tích của Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia theo đề nghị của Sở Tư pháp.
Cung cấp cho Sở Tư pháp giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt tù; giấy chứng nhận đặc xá, đại xá đối với những trường hợp bản án hình sự xét xử trước ngày 01/7/2010 (nếu có).
2. Công an cấp huyện có trách nhiệm
Cung cấp Giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt cho người đã hết thời hạn chấp hành án phạt tại xã, phường, thị trấn sau ngày 01 tháng 7 năm 2011 theo đề nghị của Sở Tư pháp.
Trường hợp chưa hoặc không cấp Giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt cho người đã hết thời hạn chấp hành án thì trả lời bằng văn bản, nội dung văn bản phải nêu rõ lý do, ngày tháng năm chấp hành xong án phạt cho Sở Tư pháp.
3. Thời hạn cung cấp thông tin không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Tòa án nhân dân tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện
Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện có trách nhiệm cung cấp cho Sở Tư pháp các thông tin sau đây:
1. Bản án hình sự, trích lục bản án hình sự theo quy định của Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 của Bộ Tư pháp - Tòa án nhân dân tối cao - Viện Kiềm sát nhân dân tối cao - Bộ Công an - Bộ Quốc phòng.
2. Thông tin xét xử hoặc không xét xử đối với các trường hợp kết quả Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia trả lời “Cá nhân, pháp nhân thương mại từng bị cơ quan Công an bắt lập căn cước, lập danh chỉ bản về hành vi vi phạm pháp luật, chưa có kết quả xử lý cuối cùng” bằng văn bản.
Trường hợp không có thông tin thì Tòa án có trách nhiệm trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
3. Tòa án đã xét xử sơ thẩm, Tòa án đã xét xử phúc thẩm vụ án hình sự có trách nhiệm phối hợp tra cứu hồ sơ, nhằm khẳng định rõ thông tin về án tích của cá nhân, pháp nhân thương mại trên cơ sở văn bản đề nghị của Sở Tư pháp đối với trường hơp kết quả tra cứu thông tin lý lịch tư pháp của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia chưa đủ căn cứ để kết luận hoặc tình trạng án tích của cá nhân chưa rõ ràng, chưa trùng khớp về thông tin cá nhân và thông tin án tích. Văn bản trả lời của Tòa án phải thể hiện rõ các thông tin: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng và thông tin về bản án liên quan đến cá nhân (nếu có).
Trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp tiếp tục xác minh trực tiếp tại Tòa án bằng biên bản làm việc giữa hai cơ quan. Nội dung biên bản phải thể hiện rõ các thông tin: ngày, tháng, năm, địa điểm làm việc, họ tên, chức vụ của người tham gia, nội dung làm việc, kết quả làm việc và giấy tờ, văn bản kèm theo (nếu có).
4. Thời hạn cung cấp thông tin tối đa không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện
Viện kiểm sát nhân dân tỉnh,Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm cung cấp cho Sở Tư pháp bằng văn bản các thông tin lý lịch sau đây:
1. Có truy tố hoặc không truy tố đối với cá nhân, pháp nhân thương mại đã từng bị cơ quan Công an bắt lập căn cước, lập danh chỉ bản hoặc bắt để điều tra về hành vi vi phạm pháp luật.
Trường hợp Viện kiểm sát nhân dân có lưu giữ được thông tin bản án, các quyết định có liên quan đến nội dung văn bản đề nghị thì cung cấp cho Sở Tư pháp phục vụ công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp của tỉnh.
2. Thời hạn cung cấp thông tin tối đa không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Cục Thi hành án dân sự tỉnh và Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện
1. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện có trách nhiệm cung cấp cho Sở Tư pháp bằng văn bản các thông tin về tình trạng thi hành hình phạt tiền, án phí, nghĩa vụ dân sự, các khoản về dân sự được tuyên trong bản án hình sự của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật; thông tin về đình chỉ thi hành án, kết quả thi hành án của cá nhân, pháp nhân thương mại theo quy định của Luật Thi hành án dân sự.
2. Thời hạn cung cấp thông tin tối đa không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.

Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Có trách nhiệm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp của cá nhân, pháp nhân thương mại thuộc thẩm quyền xác định điều kiện đương nhiên xóa án tích của cá nhân, pháp nhân thương mại theo quy định của pháp luật giao theo đề nghị của Sở Tư pháp.
2. Thời hạn cung cấp thông tin tối đa không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.

Phối hợp rà soát, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giữa Sở Tư pháp với các cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Định kỳ hàng quý, 6 tháng, Sở Tư pháp chủ động phối hợp với Công an tỉnh, Công an cấp huyện (Bộ phận thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp), Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân cấp huyện, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện thực hiện rà soát số lượng thông tin lý lịch tư pháp đã cung cấp theo quy định tại Quy chế này.
2. Cách thức tiến hành rà soát thông tin lý lịch tư pháp, thực hiện theo một trong hai cách sau:
a) Trực tiếp rà soát tại Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Công an, Cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh và cấp huyện.
b) Sở Tư pháp gửi văn bản kèm theo thông tin lý lịch tư pháp đã nhận được đến cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin để rà soát, đối khớp thông tin theo quy định của Quy chế này.
3. Thông tin lý lịch tư pháp do cơ quan liên quan cung cấp là cơ sở để Sở Tư pháp xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo quy định của pháp luật.
Trong trường hợp cơ quan có trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin lý lịch tư pháp không kịp thời, không đầy đủ, không chính xác thì cơ quan đó hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Chủ trì phối hợp với Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai, đôn đốc thực hiện nội dung Quy chế này.
2. Phối hợp, hướng dẫn cơ quan liên quan thực hiện tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đảm bảo đúng trình tự, thủ tục, thời gian theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp; Bộ luật Hình sự năm 2015, Luật sửa đổi, bổ sung Bộ luật Hình sự năm 2017; Luật Thi hành án dân sự; Luật Thi hành án hình sự; Nghị định 111/2010/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp (sau đây gọi tắt là Nghị định 111/2010/NĐ-CP); Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp (sau đây gọi tắt là Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP).
3. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh; kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện Quy chế này.
4. Chủ trì, phối hợp cơ quan liên quan thực hiện tốt chỉ đạo, hướng dẫn của các Bộ, ngành Trung ương đối với hoạt động tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh.
5. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tiến hành sơ, tổng kết; báo cáo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất về tình hình thực hiện việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh gửi Bộ, ngành Trung ương theo đề nghị.

Trách nhiệm của các cơ quan: Công an, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Thi hành án dân sự
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền được giao thực hiện tốt việc phối hợp tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đảm bảo đúng trình tự, thủ tục, thời gian theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp; Bộ luật Hình sự năm 2015, Luật sửa đổi, bổ sung Bộ luật Hình sự năm 2017; Luật Thi hành án dân sự; Luật Thi hành án hình sự; Nghị định 111/2010/NĐ-CP; Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP.
2. Theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp thuộc phạm vi quản lý.
Kịp thời đề xuất biện pháp, giải pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nội dung Quy chế này.
3. Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tiến hành sơ, tổng kết; báo cáo định kỳ hoặc đột xuất cho Bộ, ngành Trung ương tình hình thực hiện việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh.

Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp huyện
1. Chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý thực hiện tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đảm bảo đúng trình tự, thủ tục, thời gian theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp; Bộ luật Hình sự năm 2015, Luật sửa đổi, bổ sung Bộ luật Hình sự năm 2017; Luật Thi hành án dân sự; Luật Thi hành án hình sự; Nghị định 111/2010/NĐ-CP; Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP.
2. Phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp; kiểm tra, hướng dẫn việc triển khai thực hiện, kịp thời chấn chỉnh hoặc tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện.
3. Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tiến hành sơ, tổng kết; báo cáo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất về tình hình thực hiện việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh gửi Bộ, ngành Trung ương theo đề nghị.

Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã
1. Thực hiện việc xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đảm bảo đúng trình tự, thủ tục, thời gian theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp; Bộ luật Hình sự năm 2015, Luật sửa đổi, bổ sung Bộ luật Hình sự năm 2017; Luật Thi hành án hình sự; Nghị định 111/2010/NĐ-CP; Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP.
2. Kịp thời đề xuất biện pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp thuộc thẩm quyền.
3. Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất, báo cáo tình hình thực hiện công tác xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp gửi Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Trách nhiệm thực hiện
1. Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong phạm vi trách nhiệm được phân công, nghiêm túc tổ chức triển khai thực hiện nội dung Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan.
2. Sở Tư pháp có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức, thực hiện Quy chế và định kỳ hàng năm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Tư pháp kết quả thực hiện.

Điều khoản thi hành
Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, vấn đề chưa phù hợp hoặc phát sinh nội dung mới, Sở Tư pháp có trách nhiệm chủ trì cuộc họp trao đổi, thống nhất báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.