THÔNG TƯ QUY ĐỊNH GHI CHÉP BAN ĐẦU VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ CHUYÊN NGÀNH DÂN SỐ

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Thông tư này quy định ghi chép ban đầu về dân số; nội dung chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số; phổ biến thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành dân số và ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số.
2. Đối tượng áp dụng: Thông tư này áp dụng với cơ quan, tổ chức, cá nhân sau đây:
a) Cộng tác viên dân số;
b) Viên chức dân số cấp xã, người làm công tác dân số cấp xã của đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã (sau đây gọi chung là cán bộ dân số cấp xã);
c) Cơ sở y tế cung cấp dịch vụ dân số;
d) Trạm Y tế cấp xã hoặc Ban chỉ đạo Công tác dân số cấp xã được giao nhiệm vụ thực hiện công tác dân số (sau đây gọi chung là đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã);
đ) Trung tâm Y tế cấp huyện hoặc Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp huyện hoặc Phòng Y tế cấp huyện được giao nhiệm vụ thực hiện công tác dân số (sau đây gọi chung là đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện);
e) Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh hoặc Phòng Dân số thuộc Sở Y tế cấp tỉnh (sau đây gọi chung là Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh);
g) Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình;
h) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến ghi chép ban đầu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số.

Ghi chép ban đầu về dân số
1. Sổ Ghi chép ban đầu về dân số
a) Người thực hiện: Cộng tác viên dân số;
b) Nội dung: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này;
c) Hình thức: Sổ Ghi chép ban đầu về dân số (Sổ A0) gồm bìa, trang thông tin địa chỉ, các trang hỗ trợ và các trang Phiếu hộ dân cư được in sẵn trên khổ giấy A4 (29,7cm x 21 cm) và đóng thành cuốn;
d) Phương thức thu tin: Thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp thành viên của hộ dân cư hoặc phỏng vấn người có trách nhiệm trong hộ, trong thôn, trong xã.
2. Phiếu thu tin về dân số
a) Người thực hiện: Cộng tác viên dân số;
b) Nội dung: Thực hiện theo mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này;
c) Phạm vi xác định thông tin là thời điểm cộng tác viên dân số thu tin, ghi chép vào Sổ A0, không tính theo thời điểm xảy ra sự kiện;
Ví dụ: trường hợp sinh ngày 11 tháng 7 năm báo cáo, nhưng cộng tác viên dân số thu tin, ghi chép ban đầu vào Sổ A0 vào tháng 8, thì phạm vi xác định thông tin là của tháng 8 năm báo cáo;
d) Nơi nhận phiếu: Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã;
Trong ngày giao ban công tác tác dân số hàng tháng của đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã, cộng tác viên dân số nộp đầy đủ các Phiếu thu tin của địa bàn dân cư mình quản lý, gồm cả Phiếu hộ dân cư lập mới, Phiếu hộ dân cư có sửa đổi, bổ sung thông tin;
Một Phiếu hộ dân cư lập mới hoặc một Phiếu hộ dân cư đã được sửa đổi, bổ sung, cập nhật từ 05 thông tin của các thành viên trong hộ dân cư trở lên được tính là một Phiếu thu tin.
3. Nguyên tắc ghi chép
a) Phải nhanh chóng và đầy đủ, bảo đảm đúng sự thật khách quan, không biết không điền thông tin;
b) Khi ghi chép ban đầu vào Sổ A0, cộng tác viên dân số phải sử dụng đúng khái niệm và phạm vi hướng dẫn;
c) Khi ghi Phiếu thu tin, cộng tác viên dân số phải quan sát toàn diện một Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 và phải thực hiện lần lượt từng Phiếu hộ dân cư theo mỗi nội dung để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót.
4. Trách nhiệm của cộng tác viên dân số
a) Hằng tháng thu tin, ghi chép ban đầu vào Sổ A0 các thông tin cập nhật của các thành viên trong hộ dân cư trên địa bàn mình quản lý;
b) Lập Phiếu thu tin vào ngày 01 đầu tháng sau tháng báo cáo theo quy định tại Khoản 1,

Điều 3 của Thông tư này;
c) Lưu trữ, quản lý và bảo quản Sổ A0.
5. Trách nhiệm của cán bộ dân số cấp xã
a) Rà soát, thẩm định thông tin trong các Phiếu thu tin;
b) Lưu trữ, bảo quản các Phiếu thu tin đã tham định của toàn xã.

Kỳ báo cáo và phương thức gửi báo cáo
1. Kỳ báo cáo
a) Báo cáo thống kê trong kỳ được tính bắt đầu từ ngày 01 đầu kỳ báo cáo cho đến hết ngày cuối kỳ báo cáo, tính theo năm dương lịch bao gồm:
Báo cáo thống kê trong tháng được tính bắt đầu từ ngày 01 đầu tháng báo cáo cho đến hết ngày cuối của tháng báo cáo;
Báo cáo thống kê trong quý (3 tháng) được tính bắt đầu từ ngày 01 đầu tháng đầu tiên cho đến hết ngày cuối cùng của tháng thứ ba của kỳ báo cáo;
Báo cáo thống kê trong năm được tính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo;
b) Báo cáo thống kê tính đến cuối kỳ được tính tại ngày cuối của kỳ báo cáo, tính theo năm dương lịch bao gồm:
Báo cáo thống kê tính đến cuối quý: Ngày 31 tháng 3 là ngày cuối của Quý I; ngày 30 tháng 6 là ngày cuối của Quý II; ngày 30 tháng 9 là ngày cuối của Quý III; tính đến ngày 31 tháng 12 là cuối của Quý IV của năm báo cáo;
Báo cáo thống kê tính đến cuối năm: Ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo;
c) Báo cáo đột xuất: Trường hợp cần báo cáo thông tin, số liệu phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về dân số, Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình hoặc đơn vị đầu mối là công tác dân số quy định tại điểm đ, điểm e Khoản 2

Điều 1 Thông tư này gửi đề nghị đến đơn vị báo cáo bằng văn bản, trong đó nêu rõ phạm vi, thời hạn và nội dung chỉ tiêu báo cáo.
2. Phương thức gửi báo cáo: Văn bản điện tử được thể hiện bằng một trong các hình thức sau:
a) Văn bản điện tử dưới dạng tệp tin điện tử, dạng tệp pdf của báo cáo giấy đã được xác thực của đơn vị thực hiện báo cáo;
b) Báo cáo bằng tiện ích trên phần mềm tin học theo quy định của Bộ Y tế.

Nội dung chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số
1. Báo cáo Thống kê chuyên ngành dân số cấp xã:
a) Đơn vị báo cáo: Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã;
Cán bộ dân số cấp xã nhập tin từ Phiếu thu tin đã được rà soát, thẩm định, các thông tin yêu cầu khác vào Kho dữ liệu chuyên ngành dân số để lập báo cáo;
Trường hợp cấp xã chưa triển khai lập báo cáo bằng tiện ích trên phần mềm tin học, cán bộ dân số cấp xã có trách nhiệm nộp đầy đủ Phiếu thu tin đã được rà soát, thẩm định của toàn xã và báo cáo giấy đến đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện để nhập tin vào Kho dữ liệu chuyên ngành dân số;
b) Nội dung báo cáo: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này;
c) Kỳ báo cáo: Tháng, quý, năm;
d) Đơn vị nhận báo cáo: Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện, Ủy ban Nhân dân cấp xã (để biết);
đ) Thời hạn nhận báo cáo: Chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo theo quy định tại Khoản 1

Điều 3 của Thông tư này.
2. Báo cáo Thống kê chuyên ngành dân số của Cơ sở y tế cung cấp dịch vụ dân số:
a) Đơn vị báo cáo: Cơ sở y tế cung cấp dịch vụ dân số;
b) Nội dung báo cáo: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này;
c) Kỳ báo cáo: Quý;
d) Đơn vị nhận báo cáo:
Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện nhận báo cáo của cơ sở y tế tuyến huyện trở xuống, cơ sở y tế ngoài công lập theo phân công của Sở Y tế (nếu có);
Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh nhận báo cáo của cơ sở y tế tuyến tỉnh và cơ sở y tế ngoài công lập trên địa bàn (nếu không phân công cho cấp huyện);
Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình nhận báo cáo của cơ sở y tế tuyến trung ương;
đ) Thời hạn nhận báo cáo:
Chập nhất 10 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo theo quy định tại Khoản 1

Điều 3 của Thông tư này đối với cơ sở y tế tuyến huyện trở xuống, cơ sở y tế ngoài công lập theo phân công của Sở Y tế (nếu có);
Chập nhất 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo theo quy định tại Khoản 1

Điều 3 của Thông tư này đối với cơ sở y tế tuyến tỉnh, tuyến trung ương và cơ sở y tế ngoài công lập (nếu không phân công cho cấp huyện).
3. Báo cáo Thống kê chuyên ngành dân số cấp huyện:
a) Đơn vị báo cáo: Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện;
Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện có trách nhiệm rà soát, thẩm định thông tin số liệu của cấp xã. Trong ngày giao ban công tác dân số với cấp xã, đơn vị thông báo kết quả rà soát, đối chiếu thông tin, số liệu của các xã với Kho dữ liệu chuyên ngành dân số; kết quả thẩm định thông tin, số liệu tại một số địa bàn (nếu có);
b) Nội dung báo cáo: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này;
c) Kỳ báo cáo: Quý, năm;
d) Đơn vị nhận báo cáo: Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh; Ban chỉ đạo Công tác dân số cấp huyện; Chi cục Thống kê cấp huyện;
đ) Thời hạn nhận báo cáo: Chậm nhất 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo thống kê quy định tại Khoản 1

Điều 3 của Thông tư này.
4. Báo cáo Thống kê chuyên ngành dân số cấp tỉnh:
a) Đơn vị báo cáo: Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh;
Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh có trách nhiệm rà soát, thẩm định thông tin, số liệu của cấp huyện, cấp xã. Trong ngày giao ban công tác dân số với cấp huyện, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh thông báo kết quả rà soát, đối chiếu thông tin, số liệu của các huyện với Kho dữ liệu chuyên ngành dân số; kết quả thẩm định thông tin, số liệu tại một số địa bàn (nếu có).
b) Nội dung báo cáo: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư này;
c) Kỳ báo cáo: Quý, năm;
d) Thời hạn và đơn vị nhận báo cáo:
Kỳ báo cáo quý: Chậm nhất 20 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo theo quy định tại Khoản 1

Điều 3 của Thông tư này, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh gửi báo cáo đến Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, Sở Y tế, Cục Thống kê tỉnh;
Kỳ báo cáo năm: Ngày 15 tháng 3 của năm sau năm báo cáo, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh gửi Báo cáo thống kê chuyên ngành chính thức đến Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, Sở Y tế, Cục Thống kê tỉnh, Ban chỉ đạo công tác dân số cấp tỉnh.
5. Báo cáo Thống kê chuyên ngành dân số trung ương
a) Đơn vị báo cáo: Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình;
b) Nội dung báo cáo: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này;
c) Kỳ báo cáo: Quý, năm;
d) Thời hạn và đơn vị nhận báo cáo:
Kỳ báo cáo quý: Chậm nhất 25 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo theo quy định tại Khoản 1

Điều 3 của Thông tư này, Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình tổng hợp số liệu Báo cáo thống kê chuyên ngành dân số; thông báo kết quả rà soát; đối chiếu số liệu của cấp tỉnh, cấp huyện với Kho dữ liệu chuyên ngành dân số đến Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh;
Kỳ báo cáo năm: Ngày 30 tháng 3 của năm sau năm báo cáo, Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình gửi Báo cáo thống kê chuyên ngành dân số chính thức đến Bộ Y tế (Vụ Kế hoạch - Tài chính), Tổng cục Thống kê (Vụ Thống kê Dân số - Lao động), và thông báo đến Sở Y tế, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh.

Phổ biến thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành dân số
1. Rà soát, thống nhất số liệu thống kê chuyên ngành
a) Định kỳ hàng năm, đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh, Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình phối hợp với cơ quan thống kê cùng cấp thống nhất số liệu thống kê chuyên ngành dân số làm cơ sở cho việc công bố, sử dụng chính thức;
b) Nội dung thống nhất số liệu thống kê chuyên ngành tập trung vào đối chiếu và xác minh các thông tin, số liệu của các chỉ tiêu thống kê theo quy định về phân công trách nhiệm thực hiện của pháp luật về thống kê (dân số, mật độ dân số và tỷ số giới tính khi sinh).
2. Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh, Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình có trách nhiệm phổ biến thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành theo quy định của pháp luật về thống kê và các quy định pháp luật có liên quan.

Ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số
1. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thống kê chuyên ngành dân số, gồm các hoạt động:
a) Hoàn thiện, triển khai các phần mềm nhập tin, lập báo cáo thống kê chuyên ngành dân số, tiện ích trên phần mềm tin học, ứng dụng chuyên ngành bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu và các kỹ thuật liên quan thống nhất từ cấp xã, huyện, tỉnh và trung ương;
b) Tích hợp, khai thác số liệu thống kê từ các phần mềm ứng dụng chuyên ngành, các cơ sở dữ liệu hành chính khác thuộc trách nhiệm được giao phục vụ cho công tác thống kê chuyên ngành dân số theo quy định của pháp luật.
2. Cơ quan được giao quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số có trách nhiệm:
a) Kiểm tra, bảo trì, sao lưu, phục hồi, cập nhật, kết xuất, lập báo cáo định kỳ và các báo cáo theo yêu cầu, chuyển dữ liệu điện tử lên cơ quan cấp trên;
b) Bảo đảm cơ sở dữ liệu phải được an toàn, an ninh, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ;
c) Cơ sở dữ liệu phải được sao lưu định kỳ hằng tháng, ít nhất thành 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn và thống nhất theo quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu;
d) Thực hiện kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa Kho dữ liệu chuyên ngành dân số với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành của ngành y tế; với các bộ ngành liên quan; chia sẻ cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

Trách nhiệm thi hành
1. Đơn vị gửi báo cáo
a) Chấp hành đầy đủ, chính xác, đúng nội dung thông tin, thời hạn quy định tại Thông tư này và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung báo cáo;
b) Kiểm tra, cung cấp lại báo cáo và các thông tin liên quan đến báo cáo khi có yêu cầu của đơn vị nhận báo cáo.
2. Đơn vị nhận báo cáo
a) Thực hiện tổng hợp thông tin thống kê chuyên ngành dân số theo các biểu mẫu đã quy định tại Thông tư này;
b) Yêu cầu đơn vị gửi báo cáo kiểm tra, cung cấp lại báo cáo, thông tin liên quan đến báo cáo khi cần kiểm tra tính chính xác của thông tin, số liệu báo cáo;
c) Công bố, phổ biến, sử dụng thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành theo quy định pháp luật.
3. Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh
a) Là đầu mối trong việc tiếp nhận, tổng hợp, phân tích số liệu thống kê chuyên ngành dân số trên địa bàn;
b) Trực tiếp quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số cấp tỉnh; quản lý chuyên môn, kỹ thuật của Kho dữ liệu chuyên ngành dân số các cấp trên địa bàn;
c) Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành; hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc thu tin, ghi chép ban đầu, tổng hợp số liệu, xử lý và lập báo cáo thống kê chuyên ngành.
4. Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình
a) Là đầu mối trong việc tiếp nhận, tổng hợp, phân tích số liệu thống kê chuyên ngành dân số trên phạm vi cả nước;
b) Thống nhất quản lý chuyên môn, kỹ thuật của hệ thống Kho dữ liệu chuyên ngành dân số; trực tiếp quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số trung ương và hạ tầng kỹ thuật kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hệ thống Kho dữ liệu chuyên ngành dân số;
c) Hướng dẫn thực hiện các quy định về ghi chép ban đầu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số; chuyên môn, kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số. Thực hiện rà soát, thẩm định thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành các cấp và các nội dung liên quan đến công tác thống kê chuyên ngành dân số;
d) Kiểm tra, thanh tra việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành và nội dung liên quan đến công tác thống kê chuyên ngành dân số theo quy định.
5. Cục Công nghệ thông tin
a) Hướng dẫn thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Kho dữ liệu chuyên ngành dân số với các cơ sở dữ liệu của ngành y tế, bộ, ngành liên quan;
b) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin.

Hiệu lực thi hành
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2022.

Điều khoản chuyển tiếp
Các đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã, cấp huyện, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh và Tổng cục Dân số - Kế hoạch hoá gia đình được tiếp tục thực hiện Quyết định số 18/QĐ-TCDS ngày 17 tháng 03 năm 2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình về việc Quy định tạm thời mẫu Sổ ghi chép ban đầu (Sổ A0), mẫu phiếu thu tin của cộng tác viên dân số và mẫu biểu báo cáo thống kê chuyên ngành của Kho dữ liệu điện tử phục vụ quản lý và điều hành công tác dân số và kế hoạch hóa gia đình đến hết tháng 6 năm 2022, trừ trường hợp các địa phương tự nguyện thực hiện theo quy định tại Thông tư này kể từ ngày Thông tư có hiệu lực thi hành.
Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Y tế (Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình) để xem xét, hướng dẫn, giải quyết./.