QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Phú Thọ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ THỌ

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Phú Thọ.

Quyết định có hiệu lực thi hành sau mười ngày (10 ngày) kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị và các tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm thi hành Quyết định này.
QUY ĐỊNH
Quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Phú Thọ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3013/2010/QĐ-UBND
ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ)

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng:
1. Đối tượng áp dụng: Các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộp thư điện tử;
2. Phạm vi điều chỉnh: Các đối tượng được cấp hộp thư điện tử của tỉnh.

Hệ thống thư điện tử của các cơ quan Nhà nước tỉnh Phú Thọ (gọi tắt là HTTĐT tỉnh) có địa chỉ tên miền là http://mail.phutho.gov.vn ; là một hệ thống thông tin dùng chung, được vận hành trên hệ thống thông tin của tỉnh (Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh, mạng diện rộng (WAN) của tỉnh, mạng nội bộ (LAN) tại các cơ quan, đơn vị nhằm phục vụ các cơ quan Nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh sử dụng trong việc trao đổi thông tin, tài liệu, văn bản dưới dạng điện tử qua mạng Internet phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 3 . Quy mô, thành phần HTTĐT tỉnh:
HTTĐT tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) của tỉnh bao gồm: Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh; mạng diện rộng (WAN) của tỉnh, mạng nội bộ (LAN) của các đơn vị thuộc tỉnh.
HTTĐT tỉnh bao gồm:

Trách nhiệm của đơn vị quản lý HTTĐT tỉnh:
1. UBND tỉnh là cơ quan quản lý HTTĐT tỉnh;
2. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn giúp UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý HTTĐT tỉnh, bảo đảm cho HTTĐT tỉnh hoạt động thông suốt, liên tục, đúng mục đích.
a. Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện tử cho cán bộ, công chức;
b. Tạo lập hộp thư mới, cập nhật, điều chỉnh, thu hồi hộp thư cho các đơn vị, cá nhân theo quy định tại

Điều 7 của Quy định này;
c. Tổ chức thanh tra, kiểm tra hoạt động HTTĐT tỉnh và xử lý các vi phạm đúng theo quy định của pháp luật;
d. Trực tiếp quản trị, vận hành, bảo dưỡng, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với HHTĐT tỉnh; quản lý quyền truy cập của các đơn vị, cá nhân theo quy định; Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho HTTĐT tỉnh (xây dựng, nâng cấp, duy trì hệ thống, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật: tính ổn định, tốc độ trao đổi, dung lượng hộp thư, an toàn, bảo mật, khả năng lưu trữ dự phòng...);
e. Thông báo các thông số kỹ thuật cần thiết để người dùng kết nối với HTTĐT tỉnh;
f. Căn cứ nhu cầu, kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, nâng cấp, duy trì và mở rộng HTTĐT tỉnh trình UBND tỉnh đáp ứng nhu cầu công việc, đảm bảo sự đồng bộ với các hệ thống thông tin điện tử khác.

Định dạng chung hộp thư điện tử của tổ chức, cá nhân trong HTTĐT tỉnh:
Hộp thư điện tử của tỉnh có 02 loại:
1. Hộp thư cho các cơ quan Nhà nước (hộp thư công vụ): là hộp thư dùng chung của một cơ quan, đơn vị, được quy định đặt tên như sau:
tendonvi@phutho.gov.vn
(trong đó: tendonvi là tên của đơn vị được viết tắt bằng tiếng Việt không dấu).
2. Hộp thư cá nhân là hộp thư dùng riêng cho từng cán bộ, công chức, viên chức có tên như sau:
tenho.tendonvi@phutho.gov.vn
(trong đó: tenho được đặt theo nguyên tắc tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu + chữ cái đầu của tên đệm. Trong trường hợp hộp thư của người sử dụng trùng với hộp thư của người khác đã được tạo lập trước đó thì hộp thư điện tử của người sử dụng sẽ được thêm số thứ tự vào sau tenho . Đối với tendonvi là tên của đơn vị được viết tắt bằng tiếng Việt không dấu).

Lưu trữ, quản lý danh bạ thư điện tử:
Mọi thông tin về các đơn vị, cá nhân khi đăng ký sử dụng HTTĐT tỉnh được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tại Trung tâm tích hợp dữ liệu số tỉnh (đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông) gọi là danh bạ điện tử của tỉnh. Danh bạ thư điện tử của tỉnh được công bố công khai trên Cổng giao tiếp điện tử tỉnh.

Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử
Các đơn vị khi tham gia vào HTTĐT tỉnh, khi có sự thay đổi về thông tin hộp thư điện tử của đơn vị hoặc cá nhân phải có văn bản gửi Sở Thông tin và Truyền thông đề nghị cung cấp mới và thường xuyên cập nhật các thông tin thay đổi vào danh bạ thư điện tử của tỉnh.
1. Đối với người sử dụng mới: Sau khi có Quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận, Thủ trưởng cơ quan chủ quản có văn bản đề nghị cấp địa chỉ hộp thư điện tửu cho người sử dụng mới, đồng thời cung cấp các thông tin liên quan của người sử dụng đó; Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tập hợp, rà soát tạo lập hộp thư điện tử mới theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị.
2. Đối với người sử dụng thay đổi vị trí công tác:
a. Đối với người sử dụng vẫn công tác trong cơ quan nhưng chuyển sang vị trí công tác khác thì cơ quan đó phải có văn bản đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức cập nhật lại thông tin hộp thư điện tử của người sử dụng đó.
b. Đối với người sử dụng chuyển công tác đến một đơn vị khác trong tỉnh, cơ quan có người sử dụng chuyển công tác và cơ quan tiếp nhận người sử dụng phải có văn bản đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức cập nhật lại thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.
3. Đối với người sử dụng chuyển công tác ra ngoài tỉnh Phú Thọ hoặc nghỉ hưu, nghỉ việc, Thủ trưởng cơ quan quản lý phải có văn bản thông báo với Sở Thông tin và Truyền thông để cập nhật lại thông tin quản lý và yêu cầu thu hồi hộp thư điện tử đã cấp cho cá nhân này ra khỏi HTTĐT tỉnh.

Các loại văn bản trao đổi qua HTTĐT tỉnh:
1. Đối với các văn bản dưới đây, sau khi phát hành văn bản giấy, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, yêu cầu các cơ quan, đơn vị gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ liên kết (link) để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử, bao gồm:
a. Lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp (giấy mời, tài liệu liên quan...) các văn bản dự thảo xin ý kiến các ngành;
b. Những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bản mật, tuyệt mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ).
2. Các loại văn bản được khuyến khích trao đổi, sử dụng qua HTTĐT tỉnh giữa các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong tỉnh:
a. Thư mời;
b. Công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác.
3. Những văn bản được chuyển qua HTTĐT tỉnh phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy.

Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt và định dạng văn bản gửi kèm thư điện tử:
Các tổ chức, cá nhân trong tỉnh phải sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi, các văn bản, tài liệu gửi, nhận qua HTTĐT tỉnh.

Kiểm tra, trả lời thư điện tử:
1. Tần suất kiểm tra, trả lời thư điện tử:
a. Đối với hộp thư công vụ: kiểm tra thư ít nhất 02 lần trong ngày làm việc hành chính: buổi sáng và buổi chiều.
b. Đối với hộp thư cá nhân: kiểm tra thư ít nhất 01 lần trong ngày làm việc hành chính.
2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị là người chịu trách nhiệm nếu để xảy ra tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng thư điện tử.
3. Khi nhận được thư điện tử, người nhận phải trả lời ngay đến địa chỉ thư điện tử của người gửi với nội dung “đã nhận được thư, các văn bản đính kèm (nếu có)”. Trong trường hợp nội dung thư đáp ứng các yêu cầu và được pháp luật quy định phải gải quyết thì người nhận phải thêm thông tin “thời điểm giải quyết, trả lời chính thức”.

Trách nhiệm của cơ quan được cung cấp hộp thư điện tử của tỉnh:
1. Các cơ quan, đơn vị được cung cấp hộp thư điện tử (hộp thư công vụ) trong hệ thống, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý và ủy quyền bằng văn bản cho bộ phận văn thư trực tiếp sử dụng;
2. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư công vụ thì bộ phận văn thư phải có trách nhiệm chuyển xử lý theo quy định;
3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị căn cứ Quy định này và các quy định khác của pháp luật ban hành quy định tổ chức quản lý, sử dụng thư điện tử tại cơ quan, đơn vị, gương mẫu sử dụng thư điện tử trong công việc; thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử cán bộ, công chức và các đơn vị thuộc quyền quản lý.
4. Bộ phận trực tiếp quản lý, sử dụng hộp thư công vụ định kỳ sao lưu nội dung thư đã gửi, nhận (kể cả tập tin đính kèm) vào nơi thích hợp trong máy tính (hoặc mạng nội bộ), xóa bỏ các thư rác nhằm phòng ngừa trường hợp hộp thư điện tử bị quá tải dung lượng, các sự cố khác và tạo điều kiện tra cứu thư điện tử khi cần thiết.
5. Đối với cán bộ được giao giữ tên truy cập và mật khẩu hòm thư công vụ khi thay đổi vị trí công tác, nghỉ việc phải bàn giao địa chỉ thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư công vụ cho người có trách nhiệm tiếp nhận.

Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh:
1. Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo ngay cho bộ phạn quản trị HTTĐT tỉnh để được cấp lại mật khẩu mới;
2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân; chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình khi lưu trữ hoặc gửi lên mạng;
3. Khi tiếp nhận hộp thư, đề nghị người sử dụng thay đổi mặt khẩu để đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin trong quá trình sử dụng;
4. Không truy cập vào hộp thư người khác và không để người khác sử dụng hộp thư điện tử của mình;
5. Đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân đã được cấp hộp thư điện tử, thì tận dụng triệt để hộp thư điện tử ...@phutho.gov.vn để trao đổi công việc với các tổ chức, cá nhân. Nghiêm cấm việc sử dụng các hộp thư cá nhân được tạo lập miễn phí (như Yahoo, Gmail, Hotmail... để gửi, nhận các văn bản, tài liệu Nhà nước;
6. Khi gặp sự cố trong việc sử dụng HTTĐT tỉnh, phải báo ngay cho bộ phận quản trị HTTĐT tỉnh để kịp thời xử lý;
7. Nghiêm cấm mọi hành vi lợi dụng hộp thư điện tử để phá hoại HTTĐT tỉnh hoặc làm ảnh hưởng đến các hệ thống thông tin khác;
8. Nghiêm cấm hành vi cố ý lan truyền, phát tán virus lên mạng, phát tán thư rác, sử dụng các phần mềm bất hợp pháp để truy xuất, phá hoại hệ thống; Cấm truyền bá văn hóa phẩm đồi trụy, nội dung không phù hợp với văn hóa Việt Nam hoặc nội dung xuyên tạc, chống đối Nhà nước;
9. Không được đánh cắp và sử dụng trái phép mật khẩu, khóa mật mã, thông tin riêng của các tổ chức, cá nhân hoặc phổ biến cho người khác sử dụng trên HTTĐT tỉnh;
10. Tuân thủ Quy định này và các văn bản có liên quan đến quản lý và sử dụng thư điện tử và tài nguyên Internet hiện hành.

Trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong việc quản lý, duy trì hoạt động của HTTĐT tỉnh:
1. Sở Tài chính có trách nhiệm bảo đảm kinh phí duy trì hoạt động HTTĐT tỉnh: kinh phí tuyên truyền, tập huấn, cài đặt, triển khai sử dụng thư điện tử tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh;
2. Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm cân đối kinh phí cho các dự án đầu tư xây dựng và mua sắm thiết bị cho HTTĐt tỉnh đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để vận hành.
3. Sở Nội vụ có trách nhiệm bảo đảm nhân sự cho Sở Thông tin và Truyền thông để xây dựng, duy trì HTTĐT tỉnh; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc cập nhật danh bạ thư điện tử lên Cổng giao tiếp điện tử tỉnh; rà soát, hướng dẫn đưa tiêu chí về mức độ sử dụng thư điện tử vào nội dung xét thi đua khen thưởng đột xuất, thường xuyên hàng năm cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân;
4. Công an tỉnh phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đảm bảo an toàn HTTĐT tỉnh.

Kiểm tra và xử lý vi phạm :
1. Thủ trưởng các cơ quan Nhà nước trong tỉnh phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm;
2. Các cơ quan Nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức tham gia hệ thống chịu sự giám sát của Sở thông tin và Truyền thông về việc sử dụng, khai thác các hộp thư điện tử được cung cấp;
3. Hàng năm, căn cứ tiêu chí do Sở Nội vụ đề xuất và báo cáo, đánh giá kết quả sử dụng HTTĐT tỉnh trình Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức xét và khen thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích nổi bật trong ứng dụng CNTT nói chung và sử dụng hiệu quả thư điện tử trong công việc nói riêng;
4. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân vi phạm Quy định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc các hình thức xử lý khác theo quy định của pháp luật.

Điều khoản thi hành:
Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các sở, ngành có liên quan tổ chức hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện Quy định này, hàng năm đánh giá, tổng kết báo cáo UBND tỉnh.
Thủ trưởng các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này trong phạm vi quản lý của mình.
Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh, vướng mắc yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời qua Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp trình UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.