QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ Về việc Ban hành "Quy chế về công tác văn thư của Bộ Y tế" BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ

Ban hành kèm theo Quyết định này " Quy chế về công tác văn thư của Bộ Y tế ".

Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo và thay thế Quyết định số 2508/1999/QĐ-BYT, ngày 19 tháng 8 năm 1999 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc Ban hành bản "Quy định về công tác văn thư tại cơ quan Bộ Y tế".

Các Ông (bà) Vụ trưởng, Cục trưởng, Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra Bộ Y tế chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
QUY CHẾ
Về công tác văn thư của Bộ Y tế
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 28/2005/QĐ-BYT ngày 23/09/2005
của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
Quy chế này quy định về nguyên tắc, trình tự, thủ tục việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các vụ, cục, Văn phòng, Thanh tra Bộ Y tế và việc quản lý, sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư
1. Bộ trưởng Bộ Y tế thống nhất quản lý công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư của cơ quan Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế.
2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Bộ trưởng chỉ đạo công tác văn thư tại cơ quan Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư tại cơ quan Bộ Y tế.
3. Lãnh đạo các vụ, cục, Văn phòng, Thanh tra có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác văn thư tại đơn vị mình.
4. Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh quy chế này và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư.

Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư Bộ Y tế
Phòng Hành chính là đơn vị đầu mối tiếp nhận, giải quyết công văn đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu và thực hiện các công việc liên quan đến công tác văn thư.

Cán bộ văn thư
Cán bộ làm công tác văn thư phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ sau:
1. Tốt nghiệp Đại học, Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ.
2. Nếu là cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư phải nắm vững và thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này.

Kinh phí cho hoạt động văn thư
Kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư do Chánh Văn phòng đề xuất.

Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư
Mọi hoạt động trong công tác văn thư tại Bộ Y tế phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước và bí mật của ngành y tế.

Hình thức văn bản
Có 02 hình thức văn bản: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính:
1. Hình thức văn bản quy phạm pháp luật về y tế thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ trưởng Bộ Y tế bao gồm: quyết định, chỉ thị, thông tư, thông tư liên tịch, nghị quyết liên tịch.
2. Hình thức văn bản hành chính bao gồm: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy nghỉ phép, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.

Thể thức văn bản
Thể thức văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và phụ lục số III, IV, V, VI kèm theo Quy chế này.

Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Quyết định số 4278/2004/QĐ-BYT ngày 01 tháng 12 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành quy chế xây dựng, ban hành và tổ chức triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về y tế.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu các đơn vị giao cho cá nhân hoặc một nhóm soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;
b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Xác định hình thức, nội dung và độ Mật, độ Khẩn của văn bản cần soạn thảo;
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Soạn thảo văn bản;
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan;
Bản thảo phải theo mẫu quy định, bảo đảm sạch, rõ ràng, dễ đọc, đúng thể thức văn bản.

Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người ký duyệt xem xét, quyết định.

Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện thấy có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
2. Nhân bản đúng số lượng quy định.
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

Kiểm tra văn bản trước ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
2. Văn bản do lãnh đạo cấp vụ ký thì cán bộ được giao nhiệm vụ dự thảo phải ký nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản.
3. Văn bản do Lãnh đạo Bộ ký thì lãnh đạo cấp vụ được giao chuẩn bị văn bản phải ký nháy vào phía bên phải chức vụ của người ký văn bản trước khi trình ký ban hành.
4. Văn bản quy phạm pháp luật khi trình ký ban hành thực hiện theo khoản 1 điều 21 của Quy chế xây dựng, ban hành và tổ chức triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về y tế (Ban hành kèm theo Quyết định số 4278/2004/QĐ-BYT ngày 01 tháng 12 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Y tế).
5. Chỉ có các vụ, cục, Văn phòng, Thanh tra mới được phép trình Lãnh đạo Bộ ký các văn bản và đóng dấu của Bộ Y tế.
6. Khi trình Lãnh đạo Bộ ký các văn bản, phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan kèm theo.
7. Các văn bản trình Lãnh đạo Bộ, phải vào sổ theo dõi chuyển đến Phòng Hành chính theo trình tự quy định.
8. Thư ký của các đồng chí Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm kiểm tra nội dung văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ, bảo đảm thể thức văn bản theo đúng quy định tại Quy chế này.
9. Văn bản gửi cấp trên phải do Lãnh đạo Bộ ký trực tiếp (không phải là văn bản photocopy chữ ký).
10. Khi trình Lãnh đạo Bộ các văn bản mật, đơn vị trình phải cho vào phong bì dán kín, ngoài bì có số của đơn vị trình để theo dõi, ghi tên Lãnh đạo Bộ cần trình để người đó trực tiếp bóc. Khi trả lại cũng phải dán kín giao cho Phòng Hành chính (văn thư đi) nhận và trả.

Ký văn bản
1. Người ký văn bản chịu trách nhiệm về văn bản mình ký.
2. Bộ trưởng ký các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản gửi cấp trên và các văn bản về những vấn đề trọng yếu của ngành. Trong một số truờng hợp cụ thể, Bộ trưởng có thể giao cho Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng các văn bản nói trên.
3. Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng các văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực được Bộ trưởng phân công phụ trách.
4. Trong một số trường hợp, Bộ trưởng có thể uỷ quyền cho cán bộ cấp vụ ký thừa uỷ quyền một số văn bản. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
5. Bộ trưởng giao cho Lãnh đạo vụ, cục, Văn phòng, Thanh tra ký thừa lệnh một số loại văn bản theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
6. Lãnh đạo Bộ ký giấy giới thiệu cho Lãnh đạo vụ, cục, Văn phòng, Thanh tra và cán bộ được giao nhiệm vụ giải quyết những vấn đề quan trọng.
7. Lãnh đạo vụ, cục, Văn phòng, Thanh tra ký giấy giới thiệu cho cán bộ, công chức của đơn vị mình (kể cả cán bộ trưng tập, hợp đồng) trong phạm vi, lĩnh vực được phân công phụ trách. Giấy giới thiệu phải ghi rõ nội dung công tác và phải đăng ký vào sổ tại Phòng Hành chính.
8. Khi ký văn bản không dùng bút chì; mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
9. Không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác của người ký.

Sao văn bản
1. Các hình thức sao văn bản gồm: "Sao y bản chính", "Trích sao" và "Sao lục":
a) "Sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định (xem phụ lục số IV). Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;
b) "Sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
c) "Trích sao" là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
2. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục có giá trị pháp lý như bản chính.
3. Bản sao photocopy có dấu và chữ ký của văn bản chính chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
4. Lãnh đạo các vụ, cục, Thanh tra, Văn phòng ký sao văn bản và nhân bản theo nơi nhận thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực được phân công.

Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến, kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Văn bản đến phải qua Phòng Hành chính để làm thủ tục nhận, đăng ký. Văn bản đến ngày nào phải được đăng ký chuyển giao trong ngày đó, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, các văn bản "hoả tốc", "thượng khẩn" và "khẩn" (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Văn bản, tài liệu mật phải được đăng ký quản lý theo quy định tại

Điều 9 của Quyết định số 14/2005/QĐ-BYT, ngày 12 ngày 4 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành quy chế bảo vệ bí mật trong ngành y tế.
3. Văn bản đến được phân loại, đăng ký tại văn thư như sau:
a) Văn bản của các Bộ, ngành, các cơ quan cấp trên;
b) Văn bản của các đơn vị trực thuộc, Sở Y tế các tỉnh và các cơ quan khác;
c) Đơn thư;
d) Văn bản chuyển phát nhanh;
e) Văn bản mật.

Trình, chuyển giao văn bản
1. Phòng Hành chính khi nhận văn bản đến phải kịp thời làm thủ tục đăng ký và chuyển văn bản tới các vụ, cục, Thanh tra, Văn phòng, Lãnh đạo Bộ. Văn bản Khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được;
2. Trưởng Phòng Hành chính trình Chánh Văn phòng và các vụ, cục, Thanh tra các văn bản đến, liên quan đến chức năng nhiệm vụ, lĩnh vực của đơn vị phụ trách.
3. Chánh Văn phòng bóc, xử lý các văn bản "Mật", "Tối Mật", "Tuyệt mật".
4. Những văn bản đề rõ "người có tên nhận mới được bóc", Phòng Hành chính phải chuyển đến người nhận nguyên cả phong bì.
5. Văn bản "Khẩn" đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày Tết. Bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo Văn phòng để xử lý.
6. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký xác nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và phối hợp với các vụ giải quyết kịp thời văn bản đến có liên quan với các vụ khác.
2. Các đơn vị khi nhận văn bản đến phải trình Lãnh đạo vụ xem xét, giải quyết, cho ý kiến và chuyển đến cán bộ có trách nhiệm giải quyết, chậm nhất là sau một ngày làm việc. Nếu văn bản đến không thuộc chức năng thì phải trả lại Phòng Hành chính để Phòng Hành chính chuyển tới đơn vị khác trong thời gian sớm nhất.
3. Sau khi nhận được văn bản, Lãnh đạo các vụ căn cứ vào tính chất công việc, quy định thời hạn phải hoàn thành, nếu quá thời hạn mà chưa giải quyết được thì cán bộ phụ trách công việc phải báo cáo Lãnh đạo Vụ biết lý do và đề nghị kéo dài thêm thời hạn, đồng thời báo cho đơn vị hoặc cá nhân có liên quan để gia hạn thời gian giải quyết. Đối với những công việc mà Lãnh đạo Bộ đã quy định thời hạn thì phải làm theo đúng thời hạn. Đối với các đơn, thư khiếu nại, tố cáo phải thực hiện theo đúng quy định trong Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo của công dân.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
b) Phân loại văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;
c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
5. Văn bản của Trung ương Đảng, Quốc hội, Chính phủ sau khi trình, giải quyết được lưu tại tổ thư ký Lãnh đạo Bộ.

Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do Bộ Y tế phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Người được giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu. Nếu văn bản còn sai về mặt thể thức thì không đóng dấu; đề nghị các đơn vị phải sửa lại cho đúng mới đóng dấu phát hành.
2. Văn bản để thông tin, truyền đạt, xin ý kiến những vấn đề trong phạm vi nội bộ cơ quan Bộ thì không đóng dấu Bộ.
3. Đăng ký vào sổ văn bản đi; ghi số, ngày, tháng, năm vào văn bản đi. Văn bản đi được phân loại và đăng ký tại văn thư như sau:
a) Văn bản quy phạm pháp luật (quyết định, thông tư, chỉ thị, thông tư liên tịch, nghị quyết liên tịch);
b) Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt);
c) Công văn, công điện;
d) Thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy biên nhận hồ sơ;
đ) Giấy mời;
e) Giấy giới thiệu;
g) Văn bản "Mật".
4. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có).
5. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
6. Lưu văn bản đi.

Chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi sau khi hoàn thành thủ tục văn thư phải chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo; những văn bản Khẩn phải chuyển phát ngay sau khi ký.
2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận qua fax hoặc qua mạng Internet để thông tin nhanh nhưng bản chính vẫn phải phát hành theo đường văn thư.
3. Khi lấy số phát hành văn bản quy phạm pháp luật, đơn vị chủ trì soạn thảo phải gửi kèm theo File văn bản. Phòng Hành chính có trách nhiệm chuyển File văn bản lên mạng của Văn phòng Chính phủ.
4. Văn bản Mật phải được chuyển phát theo quy định tại điều 8,

Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu 02 bản chính: 01 bản lưu tại văn thư Bộ, 01 bản lưu ở hồ sơ của đơn vị giải quyết văn bản. Bản lưu tại văn thư Bộ phải là bản có chữ ký nháy của đơn vị, cá nhân soạn thảo.
2. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu; điểm 2, mục III của Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT, ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an - Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định tại Quy chế này.
2. Con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
3. Việc sử dụng con dấu của Bộ và dấu của Văn phòng được quy định như sau:
a) Những văn bản được đóng dấu của Bộ: là những văn bản do Bộ trưởng ký; các đồng chí Thứ trưởng ký thay (KT.) Bộ trưởng; Lãnh đạo các vụ, Văn phòng, Thanh tra ký thừa lệnh (TL.) Bộ trưởng và người được Bộ trưởng uỷ quyền (TUQ.); Trong một số trường hợp cụ thể lãnh đạo cục được Bộ trưởng giao ký thừa lệnh (TL.) Bộ trưởng;
b) Những văn bản được đóng dấu của Văn phòng thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng do Chánh Văn phòng ký; các đồng chí Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng. Trưởng phòng Hành chính được ký thừa lệnh Chánh Văn phòng và đóng dấu văn phòng một số giấy tờ sau:
Giấy đi đường (chỉ ký cấp giấy);
Sao y bản chính những văn bản do Lãnh đạo các vụ, cục, Thanh tra, Văn phòng ký; các văn bằng chứng chỉ của cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ Y tế;
Xác nhận giấy nhận bưu phẩm, bưu kiện, nhận tiền của cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ Y tế.
4. Dấu chữ ký của Bộ trưởng chỉ được phép sử dụng đóng các kỷ niệm chương "vì sức khoẻ nhân dân"; Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Y tế và chứng nhận chiến sĩ thi đua ngành y tế cấp cơ sở, cấp ngành theo quy định tại quyết định số 199/2003/QĐ-BYT ngày 15 tháng 01 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Y tế.

Đóng dấu
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các Phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu do người ký văn bản quyết định, dấu giáp lai được đóng trùm lên tất cả các trang của văn bản, tài liệu./.