THÔNG TƯ Hướng dẫn việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế về Y tế tại Việt Nam Để thi hành Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt nam và Công văn số 113/BTCCBCP-HTQT ngày 10/9/2001 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 122 QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Y tế hướng dẫn chi tiết việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế về y tế tại Việt Nam như sau: I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG: 1. Thông tư này điều chỉnh các hoạt động về tổ chức hội nghị, hội thảo, diễn đàn, toạ đàm có sự tham gia hoặc tài trợ của các tổ chức quốc tế thuộc hệ thống liên hợp quốc, các nước ngoài, các tổ chức phi chính phủ của nước ngoài; do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là hội nghị, hội thảo quốc tế). 2. Thông tư này áp dụng với tất cả các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế và các Sở Y tế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và y tế các ngành có đầy đủ khả năng về chuyên môn, nghiệp vụ và cơ sở vật chất để phối hợp với phía nước ngoài tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Ngành y tế. 3. Thông tư này cũng được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. 4. Bộ Y tế thống nhất quản lý nhà nước về tổ chức và thực hiện các hội nghị, hội thảo, quốc tế có nội dung về chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học kỹ thuật, công nghệ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Ngành y tế, từ khâu

xét duyệt kế hoạch, nội dung, qui mô, số lượng, thành phần đại biểu (trong nước và ngoài nước), thời gian, địa điểm và nguồn kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bằng văn bản; hướng dẫn và kiểm tra việc chấp hành các qui định về tổ chức hội nghị, hội thảo theo qui định của Quyết định số 122 QĐ/TTg ngày 21/ 8/ 2001 và Thông tư này. 5. Vụ Hợp tác Quốc tế - Bộ Y tế có chức năng tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Y tế trong thực hiện chức năng quản lý nhà nước về việc tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế về y tế và chịu trách nhiệm theo dõi, đánh giá kết quả việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế hàng năm của các đơn vị trực thuộc báo cáo Lãnh đạo Bộ Y tế. 6. Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm giúp UBND tỉnh, thành phố quản lý việc tổ chức và thực hiện hội nghị, hội thảo quốc tế của địa phương theo qui định của Quyết định số 122 QĐ/TTg ngày 21/ 8 / 2001 của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư này. 7. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế trực tiếp quản lý và tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các qui định của Thủ tướng Chính phủ trong việc tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế về y tế được qui định tại Quyết định số 122 QĐ/TTg ngày 21/8/2001 và Thông tư này. II. NHỮNG QUI ĐỊNH CỤ THỂ : 1. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế 1.1. Hội nghị, hội thảo quốc tế về y tế có nội dung liên quan đến các lĩnh vực sau đây phải xin phép Thủ tướng Chính phủ: a) Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao, thành viên tham dự hội nghị, hội thảo là người đứng đầu hoặc quan chức là cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các tổ chức quốc tế, b) Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng và phạm vi bí mật nhà nước. 1.2. Bộ trưởng Bộ Y tế quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và cho phép cơ quan Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc Bộ tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học kỹ thuật, công nghệ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Y tế. 1.3. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế về y tế của địa phương

sau khi có sự nhất trí của Bộ Y tế bằng văn bản. 2. Quy trình, thủ tục xin phép tổ chức Hội nghị, Hội thảo quốc tế 2.1. Thủ tục: Các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải xin phép Bộ Y tế (Vụ HTQT) bằng văn bản. Nội dung văn bản phải thể hiện các yêu cầu sau: a) Mục đích của hội nghi, hội thảo quốc tế; b) Kế hoạch, nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế; c) Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan khảo sát (nếu có); d) Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có); e) Thành phần tham dự : số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài; f) Nguồn kinh phí; g) ý kiến của cơ quan có liên quan (nếu có). 2.2. Quy trình: a - Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ: Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với các Vụ, Cục chức năng có liên quan, dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Bộ để gửi xin ý kiến của các Bộ Ngành có liên quan, sau đó trình xin phép Thủ tướng Chính phủ, đồng gửi Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ. b - Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Bộ: Vụ Hợp tác quốc tế lấy ý kiến của các Vụ, Cục liên quan, sau đó trình Lãnh đạo Bộ quyết định và cho phép các đơn vị trực thuộc tổ chức hội nghị, hội thảo bằng văn bản. c - Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế tại địa phương: khi nhận được công văn xin ý kiến của địa phương, Vụ HTQT có trách nhiệm xin ý kiến của các Vụ, Cục có liên quan, sau đó dự thảo công văn trình Lãnh đạo Bộ ký và gửi cho địa phương. 2.3. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức bằng nguồn ngân sách Nhà nước thì các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo phải lập dự toán kinh phí vào dự toán ngân sách hàng năm của đơn vị mình theo quy định của pháp luật về quản lý tài chính. 3. Trách nhiệm của đơn vị tổ chức hội nghị,hội thảo quốc tế Các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp và toàn diện hội nghị, hội thảo quốc tế theo các nội dung sau đây: 3.1. Quản lý công tác tổ chức hội nghị, nội dung bài phát biểu, nội dung thông tin tuyên truyền và các ấn phẩm khác sẽ được phát hành trong hội nghị, hội thảo quốc tế; chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, các tư liệu, số liệu, các báo cáo, tham luận và các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế. 3.2. Nghiêm chỉnh thực hiện các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định trong việc thông tin tuyên truyền. 3.3. Phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời đối với cá nhân và tổ chức có các hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Thông tư này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. 3.4. Trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế có những diễn biến phức tạp, phải báo cáo ngay lên cơ quan thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế để chỉ đạo và xử lý kịp thời. 3.5. Chịu trách nhiệm giải quyết thị thực nhập xuất cảnh cho khách quốc tế vào Việt Nam tham dự hội nghị, hội thảo theo quy định của Cục quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an. Các đơn vị trực thuộc Bộ tiến hành thủ tục xin thị thực nhập xuất cảnh cho khách phải thông qua Bộ Y tế (Vụ HTQT). 3.6. Có kế hoạch cụ thể phối hợp với các cơ quan chức năng để bảo vệ hội nghị, hội thảo. 3.7. Thực hiện đúng các quy định về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính theo quy định của pháp luật. 4. Quy định về chế độ báo cáo 4.1. Trong vòng một tháng sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo (kể cả báo cáo kỷ yếu các công trình và tài liệu của hội nghị, hội thảo quốc tế) về Bộ Y tế (Vụ KH-ĐT và Vụ HTQT) và đồng thời gửi lên Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (mẫu kèm theo). 4.2. Các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo có trách nhiệm báo cáo định kỳ hàng năm về tình hình quản lý tổ chức và kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế về Bộ Y tế để Bộ Y tế tổng hợp báo cáo Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ theo quy định (mẫu kèm theo). III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH : 1. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký ban hành và thay thế các quy định về tổ chức và quản lý các hội nghị, hội thảo quốc tế trong nước của Công văn số: 5258/TCCB ngày 25/7/1994 của Bộ Y tế. 2. Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của Thông tư này, thì tuỳ theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật. 3. Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Vụ Tổ chức Cán bộ và Vụ Pháp chế tổ chức triển khai, kiểm tra việc thực hiện Thông tư này và đánh giá kết quả thực hiện các quy định của Thông tư này báo cáo Bộ trưởng Bộ Y tế. 4. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị trực thuộc Bộ và các Sở Y tế địa phương cần phản ảnh kịp thời về Bộ Y tế để nghiên cứu, giải quyết.