QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế về tổ chức và hoạt động của tổ tiết kiệm và vay vốn HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI -

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về tổ chức và hoạt động của tổ tiết kiệm và vay vốn.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Các quy định trước đây của Ngân hàng phục vụ người nghèo về tổ chức và hoạt động của tổ tiết kiệm và vay vốn, tổ tương trợ hết hiệu lực thi hành.

Các thành viên Hội đồng quản trị; Ban đại diện Hội đồng quản trị các cấp, Tổng giám đốc, Giám đốc chi nhánh, Giám đốc Phòng giao dịch Ngân hàng Chính sách xã hội các cấp và các đơn vị trực thuộc Ngân hàng Chính sách xã hội chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC
(Đã ký)
Hà Đan Huân
QUY CHẾ
Tổ chức và hoạt động của tổ tiết kiệm và vay vốn
(Ban hành kèm theo Quyết định số 783/QĐ-HĐQT ngày 29 tháng 7 năm 2003
của Hội đồng quản trị Ngân hàng Chính sách xã hội)

Mục đích thành lập tổ tiết kiệm và vay vốn
1.1. Tổ tiết kiệm và vay vốn (sau đây gọi tắt là Tổ) được thành lập nhằm tập hợp các hộ nghèo có nhu cầu vay vốn của Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH) để sản xuất kinh doanh, cải thiện đời sống; cùng tương trợ giúp đỡ nhau trong sản xuất và đời sống; cùng liên đới chịu trách nhiệm trong việc vay vốn và trả nợ ngân hàng.
1.2. Các tổ viên trong Tổ giúp đỡ nhau từng bước có thói quen dành tiền tiết kiệm để tạo lập nguồn vốn tự có và quen dần với sản xuất hàng hoá, hoạt động tín dụng và tài chính.
1.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ viên trong việc vay vốn và trả nợ ngân hàng.

Quy chế này áp dụng đối với:
2.1. Hộ nghèo vay vốn NHCSXH.
2.2. Tổ tiết kiệm và vay vốn.
2.3. Các tổ chức nhận ủy thác cho vay hộ nghèo.

Nguyên tắc thành lập và hoạt động của Tổ
3.1. Tự nguyện, đoàn kết, tương trợ, cùng có lợi.
3.2. Các tổ viên cam kết cùng chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ: gửi tiền tiết kiệm, vay vốn, trả nợ ngân hàng và các nghĩa vụ quy định tại khoản 14.2

Điều 14 của Quy chế này.

Điều kiện thành lập Tổ
4.1. Có tối thiểu 5 thành viên và tối đa 50 thành viên cư trú trên cùng một địa bàn thôn, ấp, bản, làng; xã, phường.
4.2. Có quy ước nêu rõ nội dung hoạt động của Tổ (theo phụ lục của Quy chế này).
4.3. Việc thành lập Tổ và nội dung quy ước hoạt động của Tổ phải được UBND cấp xã chấp thuận theo quy định của Quy chế này.

Nội dung và trình tự của việc thành lập Tổ
5.1. Nội dung thành lập Tổ.
Tổ được thành lập theo địa bàn thôn, ấp, bản, làng. Trường hợp không đủ tổ viên tối thiểu thì thành lập theo địa bàn xã, phường. Tùy điều kiện cụ thể của từng nơi, Ban xoá đói giảm nghèo (XĐGN) cấp xã lựa chọn và đề nghị Chủ tịch UBND cấp xã giao cho Trưởng thôn (ấp, làng, bản) hoặc giao cho một tổ chức chính trị - xã hội đứng ra thành lập Tổ.
Trong quá trình hoạt động Tổ được bổ sung thêm thành viên nhưng tối đa không quá 50 tổ viên/Tổ.
Ngân hàng phối hợp với các tổ chức Chính trị - xã hội (Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh…) tổ chức việc đào tạo nghiệp vụ và quản lý Tổ.
5.2. Trình tự thành lập Tổ
a. UBND cấp xã chỉ đạo Ban XĐGN xã và các tổ chức Chính trị - xã hội cấp xã (Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh…) giải thích, vận động các hộ nghèo gia nhập Tổ. Trưởng thôn (ấp, bản, làng) hoặc người phụ trách các tổ chức Chính trị xã hội đứng ra thành lập Tổ phải lập danh sách tổ viên, xây dựng quy ước hoạt động của Tổ. Sau khi có danh sách thành viên, tổ chức cuộc họp thành lập Tổ để:
Thông qua danh sách các tổ viên của Tổ.
Thông qua quy ước hoạt động của Tổ
Bầu Ban quản lý Tổ.
b. Cuộc họp thành lập Tổ phải được lập biên bản để báo cáo UBND cấp xã chấp thuận và cho phép hoạt động (theo mẫu số 10/CVHN).
c. Khi Tổ được UBND cấp xã chấp thuận cho phép hoạt động phải thông báo cho ngân hàng bằng cách gửi 01 bản biên bản thành lập Tổ (mẫu số 10/CVHN).

Sinh hoạt Tổ
6.1. Tổ sinh hoạt định kỳ (tháng hoặc quý) theo quy ước hoạt động của Tổ.
6.2. Tổ có thể sinh hoạt đột xuất để giải quyết công việc phát sinh (nếu có).
6.3. Nội dung sinh hoạt từng lần do tổ trưởng chuẩn bị để đưa ra tập thể bàn bạc và biểu quyết.
6.4. Cuộc họp của Tổ phải có ít nhất 2/3 số tổ viên tham dự và các nội dung biểu quyết phải được ít nhất 2/3 số tổ viên có mặt tại cuộc họp tán thành mới có giá trị thực hiện. Nội dung cuộc họp Tổ phải được lập thành biên bản và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

Ban quản lý Tổ
7.1. Đối với những Tổ có từ 15 tổ viên trở xuống không thành lập Ban quản lý, mà chỉ có một người làm Tổ trưởng. Đối với những Tổ có trên 15 tổ viên thì thành lập Ban quản lý Tổ. Ban quản lý Tổ có thể có từ 2 đến 3 người. Nếu Ban quản lý có 2 người thì Tổ trưởng kiêm thủ quỹ, Tổ phó kiêm kế toán. Ban quản lý Tổ có 3 người thì Tổ trưởng phụ trách chung; Tổ phó kiêm kế toán; Thủ quỹ kiêm thư ký.
Khi có thay đổi thành viên trong Ban quản lý hoặc Tổ trưởng, Tổ phải họp để bầu người thay thế và báo cáo UBND cấp xã, báo cáo ngân hàng lý do thay đổi và biểu quyết của tổ viên về người thay thế. Người được Tổ bầu thay thế hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc nhận bàn giao, quản lý hoạt động của Tổ theo quy định của Quy chế này.
7.2. Tiêu chuẩn thành viên Ban quản lý Tổ:
Phải là người có phẩm chất đạo đức và được các tổ viên trong Tổ tín nhiệm.
Thành viên trong Ban quản lý Tổ không có mối quan hệ vợ chồng, cha mẹ, con hoặc anh chị em ruột.

Phân công công việc của các thành viên Ban quản lý Tổ:
8.1. Tổ trưởng là người đại diện chính thức của Tổ, có nhiệm vụ:
+ Điều hành hoạt động của Tổ.
+ Giao dịch với ngân hàng.
+ Triệu tập và chủ trì các cuộc họp.
8.2. Tổ phó làm nhiệm vụ:
+ Ghi chép sổ sách kế toán.
+ Điều hành và giải quyết các công việc của Tổ khi Tổ trưởng đi vắng.
8.3. Thủ quỹ kiêm thư ký làm nhiệm vụ:
+ Thu chi tiền theo phiếu kế toán và giữ tiền tồn quỹ của Tổ.
+ Ghi chép biên bản các cuộc họp.

Kết nạp tổ viên mới, cho tổ viên ra khỏi Tổ
9.1. Mỗi hộ nghèo khi vay vốn phải gia nhập Tổ.
9.2. Tổ viên có thể xin ra khỏi Tổ khi không còn nợ ngân hàng và nợ Tổ, được Ban quản lý Tổ gạch danh sách thành viên của Tổ.
9.3. Tổ viên bắt buộc phải ra khỏi Tổ theo nghị quyết của Tổ khi không thực hiện đúng các cam kết với Tổ, vi phạm chế độ gửi tiền tiết kiệm và vay vốn làm thiệt hại đến tài chính của Tổ và vốn vay ngân hàng. Trong trường hợp này, bắt buộc phải trả hết các khoản nợ vay ngân hàng, nợ Tổ kể cả bằng nguồn vốn tiền gửi tiết kiệm ban đầu và tiết kiệm định kỳ của Tổ viên đó.

Giải thể Tổ
10.1. Các trường hợp giải thể Tổ:
Tổ tự nguyện giải thể khi các tổ viên không còn thuộc diện nghèo hoặc không còn nhu cầu vay vốn ngân hàng.
Tổ hoạt động kém hiệu quả, có nhiều thành viên vi phạm cam kết, nội bộ mất đoàn kết kéo dài theo đề nghị của trưởng thôn (bản, làng, ấp) hoặc của các tổ chức Chính trị xã hội.
Theo đề nghị của ngân hàng vì không đủ tin cậy trong việc vay vốn và trả nợ.
10.2. Việc giải thể Tổ phải được UBND cấp xã (nơi công nhận và cho phép hoạt động) chấp thuận cho giải thể. Trước khi giải thể, các tổ viên trong Tổ phải trả hết các khoản nợ (gốc và lãi) cho ngân hàng.

Hoạt động tiết kiệm của Tổ
11.1. Các hình thức tiết kiệm của hộ nghèo được thực hiện thông qua Tổ:
Tiết kiệm ban đầu: là số tiền tiết kiệm mà mỗi tổ viên gửi lần đầu khi gia nhập Tổ. Mức gửi do các tổ viên trong Tổ biểu quyết và được ghi trong quy ước hoạt động của Tổ.
Tiết kiệm định kỳ: là số tiền tiết kiệm mà mỗi tổ viên gửi vào Tổ theo định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý. Mức gửi tiền tiết kiệm định kỳ hàng tháng hoặc quý do Tổ quy định phù hợp với khả năng kinh tế của các tổ viên, điều kiện kinh tế của mỗi vùng và được ghi trong quy ước hoạt động của Tổ.
11.2. Gửi, rút và theo dõi tiền gửi tiết kiệm.
Mỗi lần thu tiết kiệm, Tổ phải ghi đầy đủ các yếu tố theo hướng dẫn của NHCSXH và ký nhận vào sổ tiết kiệm và vay vốn của tổ viên, đồng thời lập 3 liên bảng kê (theo mẫu số 12/CVHN) và ghi vào sổ theo dõi của Tổ (mẫu số 13/CVHN).
Tổ phải gửi toàn bộ số tiền tiết kiệm của tổ viên vào ngân hàng; ngân hàng mở một sổ tiết kiệm để theo dõi số tiền tiết kiệm chung của cả Tổ. Số dư tiền gửi tiết kiệm được ngân hàng trả lãi theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn.
Khi tổ viên đã hoàn trả hết nợ vay cho ngân hàng, hoặc tổ có nhu cầu rút tiền tiết kiệm để hỗ trợ các tổ viên trả nợ đến hạn, thì Tổ trưởng đến ngân hàng rút tiền để chi trả cho tổ viên.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban quản lý Tổ
12.1. Triển khai, thực hiện quy ước hoạt động của Tổ. Tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích cho các tổ viên về: chủ trương chính sách của Nhà nước về tín dụng đối với người nghèo và quy định, thủ tục vay vốn của NHCSXH. Tuyên truyền, vận động các tổ viên gửi tiền tiết kiệm.
12.2. Tiếp nhận đơn xin vay của tổ viên gửi đến. Tổ chức họp tổ để bình xét công khai theo các nội dung sau:
Hộ đủ điều kiện về địa chỉ cư trú hợp pháp, có tên trong danh sách hộ nghèo của xã để được vay vốn của NHCSXH;
Nhu cầu vay vốn có phù hợp với thực tế nhu cầu sản xuất, đời sống của hộ vay không?
Mức vốn xin vay có phù hợp với nhu cầu sử dụng vào các việc để thực hiện phương án sản xuất kinh doanh, dịch vụ đời sống của hộ theo quy định của Điều lệ NHCSXH hay không?
Căn cứ vào những nội dung trên: chu kỳ sản xuất kinh doanh và khả năng trả nợ của từng hộ để bình xét và đề nghị được vay vốn với mức vốn cần thiết, thời hạn vay.
Sau khi được Tổ thống nhất bình xét các hộ được vay vốn, Tổ trưởng lập 3 liên “Danh sách hộ nghèo đề nghị vay vốn NHCSXH” (mẫu số 03/CVHN) gửi Ban XĐGN để UBND cấp xã xác nhận và đề nghị ngân hàng cho vay.
12.3. Nhận kết quả phê duyệt cho vay của ngân hàng, Ban quản lý Tổ thông báo cho tổ viên biết lịch giải ngân của ngân hàng. Ban quản lý Tổ chứng kiến việc ngân hàng phát tiền vay trực tiếp đến hộ. Lập sổ theo dõi cho vay, thu nợ, thu lãi, thu tiết kiệm của các tổ viên (mẫu số 13/CVHN).
12.4. Đôn đốc các tổ viên trong tổ sử dụng vốn vay đúng mục đích, trả nợ, trả lãi đúng hạn. Nếu tổ viên gặp khó khăn chưa trả được nợ thì có biện pháp giúp đỡ tổ viên trả nợ ngân hàng.
12.5. Những Tổ có tín nhiệm với ngân hàng và được các tổ viên trong tổ nhất trí, sẽ được ngân hàng giao cho Tổ trực tiếp thu lãi vốn vay khi đến hạn. Trường hợp này, ngân hàng với Ban quản lý tổ phải ký kết văn bản thoả thuận (theo mẫu số 11/CVHN). Tổ trưởng tiến hành việc thu lãi của các tổ viên theo định kỳ và tiền thu được phải nộp vào ngân hàng đầy đủ, kịp thời.
12.6. Đôn đốc các tổ viên tham dự các lớp tập huấn chuyển giao công nghệ, khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, để nâng cao trình độ sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn vay đúng mục đích, có hiệu quả.
12.7. Kiểm tra, xác minh và có ý kiến về việc tổ viên đề nghị gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ, xử lý nợ bị rủi ro khi phát sinh.
12.8. Phối hợp với chính quyền, Ban XĐGN, các tổ chức Chính trị - xã hội, ... để đôn đốc và có biện pháp thu hồi nợ đối với trường hợp tổ viên có điều kiện trả nợ đến hạn, quá hạn nhưng không trả.
12.9. Thông báo kịp thời cho ngân hàng, chính quyền địa phương những trường hợp tổ viên sử dụng vốn sai mục đích, thay đổi chỗ ở ra ngoài địa bàn xã (phường, thị trấn).
12.10. Trực tiếp xem xét việc sử dụng vốn vay, sản xuất kinh doanh, thu nhập và trả nợ ngân hàng của tổ viên.
12.11. Đề xuất, kiến nghị và khiếu nại với chính quyền, ngân hàng và các cơ quan liên quan về việc thực hiện chủ trương chính sách cho vay hộ nghèo.

Quyền lợi của Tổ
13.1. Tổ được ngân hàng chi trả hoa hồng theo kết quả thu lãi thực tế của các tổ viên theo công thức:
Tiền hoa hồng được hưởng
=
Tỷ lệ hoa hồng được hưởng
x
Số tiền lãi thực thu
Lãi suất cho vay
Tỷ lệ hoa hồng được hưởng do Thủ tướng Chính phủ quy định từng thời kỳ. Hiện nay, theo quyết định số 180/2002/QĐ-TTg ngày 19/12/2002 của Thủ tướng Chính phủ, tỷ lệ hoa hồng chi cho Tổ là 0,1%/tháng.
13.2. Được hưởng lãi tiền gửi tiết kiệm theo quy định của ngân hàng.

Quyền lợi và nghĩa vụ của tổ viên
14.1 Quyền lợi của tổ viên:
a. Tổ viên trong Tổ được nhận vốn vay trực tiếp từ ngân hàng theo danh sách đã được phê duyệt. Thủ tục và quy trình cho vay đơn giản, không phải thế chấp tài sản và được miễn lệ phí làm thủ tục hành chính trong việc vay vốn.
b. Được hưởng các lợi ích của Tổ như học tập, chuyển giao kỹ thuật sản xuất, khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, các dịch vụ về cung ứng vật tư kỹ thuật, tiêu thụ sản phẩm …(nếu có).
c. Được bàn bạc và biểu quyết các công việc của Tổ. Được quyền đề đạt ý kiến, nguyện vọng với Ban quản lý Tổ.
d. Có quyền ra khỏi Tổ khi không còn nợ ngân hàng, nợ Tổ. Được rút số tiền tiết kiệm sau khi đã trả hết nợ ngân hàng.
14.2. Nghĩa vụ của tổ viên
a. Chấp hành Quy ước và biểu quyết tại các cuộc họp của Tổ đã được thông qua;
b. Thực hiện gửi tiền tiết kiệm;
c. Sử dụng vốn vay đúng mục đích xin vay; trả nợ gốc, trả lãi vốn vay đầy đủ, kịp thời; cùng tập thể Tổ bảo vệ quyền lợi của tổ viên và liên đới chịu trách nhiệm trả nợ ngân hàng khi trong Tổ có tổ viên gặp khó khăn trong việc trả nợ ngân hàng;
d. Chịu sự kiểm tra, giám sát của Ban quản lý Tổ, Ban XĐGN, chính quyền cơ sở, tổ chức hội đoàn thể, ngân hàng trong quá trình sử dụng vốn vay của NHCSXH.

Tài chính của Tổ
15.1. Các khoản thu
Thu hoa hồng do ngân hàng trả.
Tiền do tổ viên tự nguyện đóng góp tạo lập quỹ Tổ. (nếu có)
Tiền lãi tiết kiệm của Tổ do ngân hàng trả nếu được tổ viên thống nhất sử dụng làm quỹ chung của Tổ.
Các khoản thu khác.
15.2. Các khoản chi
Chi (giấy tờ, văn phòng phẩm, hội họp theo quy định của Tổ…)
Chi khác.
15.3.

Quan hệ của Tổ với UBND cấp xã
Uỷ ban nhân dân cấp xã là người chỉ đạo trực tiếp, chấp thuận việc thành lập Tổ và cho phép Tổ hoạt động; xét duyệt và chấp thuận Danh sách hộ nghèo đề nghị vay vốn; chỉ đạo kiểm tra, giúp đỡ Tổ và các tổ viên sử dụng tiền vay đúng mục đích; giám sát và xử lý các vi phạm của Tổ và mỗi tổ viên, tạo điều kiện cho Tổ hoạt động có hiệu quả.
Tổ tiết kiệm và vay vốn có trách nhiệm chấp hành đầy đủ các quy định của UBND xã có liên quan đến việc vay vốn, trả nợ; thường xuyên báo cáo với UBND xã tình hình hoạt động của Tổ, các vấn đề phát sinh trong việc thực hiện quy ước của tổ viên.

Quan hệ của Tổ với các tổ chức Chính trị - xã hội
Các tổ chức Chính trị - xã hội động viên hội viên, đoàn viên của mình gia nhập Tổ, thực hành tiết kiệm, tương trợ nhau trong sản xuất và đời sống, trả nợ ngân hàng đúng hạn, mang lợi ích cho các tổ viên và cộng đồng. Tổ có trách nhiệm phối hợp với các tổ chức Chính trị xã hội trong việc tổ chức sinh hoạt Tổ với sinh hoạt của các tổ chức Chính trị xã hội.
Điều18. Quan hệ của Tổ với NHCSXH hoặc tổ chức nhận uỷ thác cho vay của NHCSXH.
Là mối quan hệ trong việc hướng dẫn tổ viên gửi tiền tiết kiệm và vay vốn, kiểm tra việc sử dụng tiền vay và trả nợ ngân hàng, hướng dẫn các hình thức huy động tiết kiệm, cách ghi chép sổ sách, thống kê báo cáo.
Tổ cùng chịu trách nhiệm với tổ viên trong việc vay vốn, trả nợ ngân hàng.
NHCSXH và các tổ chức nhận ủy thác cho vay hộ nghèo có trách nhiệm theo dõi giám sát hoạt động của Tổ về sinh hoạt, thực hiện quy ước, đồng thời tổ chức thực hiện việc đào tạo nâng cao trình độ quản lý hoạt động của Tổ.

Ban đại diện HĐQT NHCSXH các cấp phối hợp với các tổ chức chính trị - xã hội và các ngành có liên quan tiến hành:
19.1. Chỉ đạo việc phân loại hộ nghèo, xác định hộ nghèo thuộc diện vay vốn, tổ chức tuyên truyền vân động hộ nghèo gia nhập Tổ.
19.2. Phối hợp với UBND cấp huyện, chỉ đạo UBND cấp xã, các tổ chức Chính trị - xã hội thành lập các Tổ, đưa các Tổ vào hoạt động có nề nếp.
19.3. Có kế hoạch và biện pháp từng bước điều chỉnh tổ chức và nội dung hoạt động của tổ tương trợ, tổ tín chấp, tổ tiết kiệm và vay vốn đã được thành lập và hoạt động theo Quyết định số 80A/QĐ-NHNg ngày 15/6/1997 và 81A/QĐ-NHNg ngày 15/12/1997 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng phục vụ người nghèo trước đây cho phù hợp với nội dung Quy chế này.

ở những nơi hộ nghèo quá khó khăn không thể gửi tiết kiệm, thì thành lập tổ vay vốn để cùng với các tổ chức Chính trị - xã hội bảo lãnh bằng tín chấp trong việc vay vốn NHCSXH. Tổ vay vốn khác Tổ tiết kiệm và vay vốn là tổ viên không phải gửi tiền tiết kiệm của Tổ. Các nội dung về thành lập và hoạt động của tổ vay vốn thực hiện theo quy chế này.

Chi nhánh NHCSXH hoặc tổ chức nhận ủy thác cho vay phối hợp chặt chẽ với UBND và Ban XĐGN cấp xã, tổ chức Chính trị - xã hội trên địa bàn để thành lập các Tổ, theo dõi và quản lý hoạt động Tổ theo Quy chế này.

Kèm theo Quy chế này có mẫu sổ sách của Tổ; Biên bản họp thành lập Tổ và thông qua quy ước hoạt động của Tổ; Văn bản thoả thuận về việc uỷ nhiệm thu lãi, thu tiền tiết kiệm, bảng kê các khoản thu lãi, thu tiết kiệm.

Việc sửa đổi bổ sung các điều khoản của Quy chế này do HĐQT NHCSXH quyết định.