QUYẾT ĐỊNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Về việc ban hành Quy chế tổ chức thực hiện dự án trồng rừng phòng hộ đầu nguồn vay vốn JBIC tỉnh Thừa Thiên Huế ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THƯA THIÊN HUẾ -

Tổ chức quản lý cấp tỉnh:
A- Chủ đầu tư : là UBND tỉnh có trách nhiệm quản lý toàn diện dự án tại tỉnh có các nhiệm vụ chính như sau:
1- Quyết định tổ chức bộ máy và xây dựng quy chế tổ chức thực hiện dự án tại tỉnh phù hợp với quy chế tổ chức thực hiện dự án của Bộ Nông nghiệp và PTNT và Hiệp định ký kết với JBIC.
2- Phê duyệt dự án, tổng dự toán, thiết kế dự toán và các thủ tục đầu tư khác theo quy định.
3- Ban hành Mẫu hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và các nhà thầu thực hiện dự án theo hướng dẫn của Ban quản lý dự án trồng rừng Trung ương.
4- Bố trí đủ vốn đối ứng cho hoạt động dự án tại tỉnh.
5- Phê duyệt kế hoạch hoạt động và kế hoạch tài chính hàng năm của dự án tỉnh.
6- Sử dụng đúng mục đích nguồn kinh phí được Bộ Nông nghiệp và PTNT phân bổ theo kế hoạch của dự án.
7- Kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động thực hiện dự án của Ban quản lý dự án trồng rừng JBIC tỉnh.
B- Ban quản lý dự án tỉnh:
Ban quản lý dự án tỉnh trực thuộc Sở Nông Nghiệp và PTNT là đại diện chủ đầu tư (UBND Tỉnh) có chức năng nhiệm vụ giải quyết các công việc của dự án do UBND Tỉnh quy định.
Ban QLDATR JBIC Tỉnh do chủ tịch UBND Tỉnh quyết định thành lập. Lãnh đạo Sở Nông nghiệp và PTNT làm giám đốc dự án. Các Phó giám đốc và Kế toán trưởng do UBND Tỉnh bổ nhiệm; các điều phối viên, kế hoạch, kỹ thuật và các cán bộ nghiệp vụ khác do Giám đốc dự án đề nghị Giám đốc Sở Nông nghiệp và PTNT quyết định.
Văn phòng Ban QLDATR JBIC Tỉnh có trụ sở đặt tại 07 Đống Đa, Huế (Sở Nông nghiệp và PTNT). Địa chỉ liên lạc Ban QLDATR JBIC Tỉnh số 07 Đống Đa, điện thoại: 054.827415, Fax: 827415.
Ban quản lý dự án tỉnh có các nhiệm vụ:
1- Xây dựng kế hoạch hoạt động và kế hoạch tài chính hàng năm của dự án, trình UBND Tỉnh phê duyệt trước khi gửi ban quản lý trung ương tổng hợp để trình Bộ Nông nghiệp và PTNT phê duyệt.
2- Tổ chức thực hiện dự án theo mục tiêu và kế hoạch được duyệt trên địa bàn tỉnh, đảm bảo sử dụng kinh phí của dự án đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả.
3- Hoàn tất các thủ tục đầu tư xây dựng cơ bản và đầu tư lâm sinh theo đúng qui định hiện hành.
4- Hướng dẫn nhà thầu: các lâm trường, Ban quản lý trồng rừng phòng hộ đầu nguồn, các cơ quan khác tại địa phương về các thủ tục quản lý và sử dụng vốn JBIC.
5- Ký hợp đồng với các đơn vị được chỉ định thầu theo mẫu thống nhất. Lập danh mục các hợp đồng được tài trợ bằng vốn JBIC của tỉnh gửi về ban quản lý trung ương.
6- Giám sát, kiểm tra hoặc giao cho các cơ quan có chức năng giám sát, kiểm tra chất lượng công trình và xác nhận vào đơn đề nghị thanh toán của nhà thầu.
7- Tổ chức thực hiện các quyết định và chịu sự thanh tra, kiểm tra của các chủ dự án, ban quản lý trung ương và cơ quan cấp trên có thẩm quyền theo quy định của pháp luật hiện hành.
8- Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ báo cáo tình hình thực hiện như qui định tại điều 35 của Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (gọi tắt ODA), Luật Kế toán, Luật Thống kê, Kiểm toán theo qui định của Nhà nước và của JBIC.
9- Phát hiện các trường hợp cần điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung dự án, chuẩn bị các tài liệu cần thiết và làm thủ tục đề nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt.
10- Thực hiện các nhiệm vụ do Ban quản lý Trung ương uỷ quyền trong việc xây dựng kế hoạch với JBIC.
11- Phối hợp chặt chẽ với Ban quản lý dự án Trung ương, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các chuyên gia nước ngoài và cán bộ dự án trong việc chỉ đạo, kiểm tra và thực hiện dự án.
12- Thực hiện quyết toán theo quy định về quyết toán vốn hiện hành của Nhà nước.
13- Phối kết hợp với Ban quản lý Trung ương tổ chức kiểm toán hàng năm việc thực hiện dự án của Tỉnh.
14- Quan hệ chặt chẽ với các cơ quan chức năng của tỉnh đề hoàn thành nhiệm vụ của Tỉnh giao.

Mối quan hệ làm việc
l- UBND tỉnh - Chủ đầu tư
UBND tỉnh là cơ quan chỉ đạo, điều hành việc tổ chức thực hiện dự án và chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả thực hiện dự án tại địa phương mình.
Phối hợp với Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn trong việc chỉ đạo thực hiện dự án trên địa bàn tỉnh.
2- Ban QLDATR JBIC Tỉnh- đại diện của chủ đầu tư
Chịu trách nhiệm toàn diện trước UBND tỉnh và Ban QLDA trung ương trong việc tổ chức, chỉ đạo triển khai thực hiện dự án tại tỉnh.
Chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của ban quản lý dự án Trung ương
Ban QLDATR JBIC Tỉnh thường xuyên làng việc với các nhà thầu và các ban ngành liên quan trong tỉnh tổ chức thực hiện dự án và giải quyết những vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện dự án.

Chế độ hội họp
1 - Chủ đầu tư: UBND tỉnh tổ chức họp thường kỳ 6 tháng 1 lần vào cuối tháng 6 và tháng 12. Nội dung họp, đánh giá thực hiện kế hoạch 6 tháng, một năm thông qua kế hoạch tiếp theo.
2- Ban QLDATR JBIC Tỉnh họp định kỳ 3 tháng một lần để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và triển khai kế hoạch tiếp theo.
3- Họp bất thường: Trong trường hợp cần thiết có công việc đột xuất UBND tỉnh có thể triệu tập họp bất thường: Ban giám đốc dự án, Ban giám đốc Sở Nông nghiệp và PTNT và các Ban, ngành trong tỉnh liên quan cùng tham dự cuộc họp.

Chế độ báo cáo
1- Ban QLDATR JBIC Tỉnh thực hiện báo cáo định kỳ theo qui định tại thông tư 06/2001/BKH ngày 20/09/2001 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc hướng dẫn thực hiện quy chế quản lý và sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức.
2- Khi có vướng mắc trong việc thực hiện dự án tại tỉnh. Ban QLDATR JBIC Tỉnh phải báo cáo kịp thời lên UBND tỉnh và ban quản lý dự án JBIC trung ương để giải quyết.

Quản lý nguồn vốn dự án.
1 - Cơ chế quản lý, sử dựng nguồn vốn dự án thực hiện theo Thông tư số 104/2002/TT-BTC ngày 15/11/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay của Ngân hàng hợp tác quốc tế Nhật bản (JBIC) cho chuyên ngành trồng rừng thuộc chương trình tín dụng chuyên ngành.
2- Mở tài khoản dự án:
Ban QLDATR JBIC Tỉnh mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh để cấp phát thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng.
Giám đốc dự án tỉnh hoặc có thể uỷ quyền cho phó giám đốc dự án đứng tên chủ tài khoản và kế toán của ban đứng tên giao dịch với kho bạc theo quy định của Nhà nước.
ĐIỀU l0: Phân cấp chi tiêu sử dụng các nguồn vốn.
l- Vốn vay JBIC:
Nguồn vốn này (chiếm 75% đến 85% giá trị dự án) thanh toán cho các công việc sau:
Chi phí thiết kế dự toán cho các hạng mục lâm sinh và cơ sở hạ tầng.
Trồng rừng và chăm sóc rừng
Khoán quản lý bảo vệ rừng, khoanh nuôi xúc tiến tái sinh có trồng bổ sung, khoanh nuôi xúc tiến tái sinh không trồng bổ sung và một số công việc lâm sinh khác.
Xây dựng cơ sở hạ tầng phục vụ công tác lâm sinh
Chi phí quản lý và nghiệm thu của các nhà thầu.
Mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác quản lý của các nhà thầu
Chi phí rút vốn vay JBIC.
2- Vốn đối ứng trong nước:
Vốn đối ứng trong nước được đảm bảo từ nguồn ngân sách Trung ương và địa phương phù hợp với tiến độ thực hiện vốn vay nước ngoài của dự án. Mức vốn này được bố trí (từ 15% đến 25% giá trị dự án) để thanh toán cho những loại chi phí mà vốn vay JBIC không tài trợ, bao gồm:
Chi phí nghiên cứu, điều tra khảo sát, thu thập, phân tích và tổng hợp số liệu ban đầu.
Chi phí lập văn kiện, thẩm định, bổ sung, hoàn chỉnh văn kiện dự án.
Chi phí một số hoạt động cơ bản của dự án (đền bù, giải phóng mặt bằng, xây dựng một số hạng mục công trình, mua sắm một số trang thiết bị, quy hoạch sử dụng đất).
Chi phí cho ban quản lý dự án (lương, thưởng, phụ cấp, văn phòng, phương tiện làm việc, chi phí hành chính, theo dõi, đánh giá dự án, giám sát chất lượng, nghiệm thu, bàn giao quyết toán).
Chi phí thẩm định thiết kế, duyệt tổng dự toán, hoàn tất các thủ tục đầu tư xây dựng và các thủ tục hành chính cần thiết khác.
Chi phí tổ chức đấu thầu.
Chi phí cho hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn nghiệp vụ quản lý và thực hiện dự án
Chi phí kiểm toán
Chi phí thuê tổ chức, cá nhân thẩm định, theo dõi đánh giá dự án.
Chi phí cho các công trình phụ trợ khác.
Dự phòng và các chi phí hợp lý khác.

Lập dự toán
Dự toán chi tiêu được xây dựng trên cơ sở kế hoạch hoạt động và định mức chi phí đầu tư cho từng hạng mục công trình. Ban quản lý dự án tỉnh tổng hợp các dự toán đó (có thẩm định của các cơ quan chức năng) và lập dự toán trình UBND tỉnh phê duyệt.

Phân cấp lập dự toán và phê duyệt dự toán.
1- Những công trình hạng mục công trình xây dựng phải có thiết kế, dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo đúng qui định của chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành và các qui định của Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn.
2- Dự toán chi tiêu được lập trên cơ sở kế hoạch hoạt động được duyệt và định mức chi phí cho từng hạng mục theo chế độ hiện hành. Ban QLDATR JBIC Tỉnh lập dự toán trình UBND tỉnh phê duyệt.
3- UBND tỉnh:
a) Phê duyệt thiết kế dự toán lâm sinh: trồng rừng và chăm sóc rừng phòng hộ, khoán bảo vệ rừng, khoanh nuôi xúc tiến tái sinh có trồng bổ sung, khoanh nuôi xúc tiến tái sinh không trồng bổ sung và các hạng mục khác thuộc lĩnh vực lâm sinh theo Quy chế quản lý đầu tư xây dựng của Nhà nước hiện hành và các qui định của Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn.
b) Phê duyệt thiết kế dự toán các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng thuộc dự án của tỉnh theo Quy chế quản lý đầu tư xây dựng của Nhà nước hiện hành và các quy định của Bộ Nông nghiệp
c) Phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án tỉnh.
d) Quyết định suất đầu tư trồng rừng theo quy trình, quy phạm của Bộ Nông nghiệp và PTNT và theo định mức đơn giá của địa phương do UBND Tỉnh phê duyệt. Riêng các lòai cây chưa có qui trình kỹ thuật thì Tỉnh xây dựng quy trình đề xuất Bộ thẩm định sau đó tỉnh phê duyệt.

Các qui định về báo cáo:
Sử dụng nguồn vốn, tình hình chi tiêu, thực hiện đầu tư, kèm theo các chứng từ phát sinh trong tháng phải được ban quản lý dự án tỉnh tổng hợp báo cáo về Ban quản lý dự án trung ương theo mẫu quy định. Ban quản lý dự án trung ương tổng hợp báo cáo Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn, Bộ tài chính và JBIC.
Thời gian báo cáo qui định như sau:
a) Hàng quý vào ngày 10 tháng kế tiếp.
b) Sáu tháng vào ngày 15 tháng 07.
c) Báo cáo năm vào ngày 15 tháng 2 năm sau.
Ngoài ra ban quản lý dự án tỉnh còn phải báo cáo theo yêu cầu của Ban quản lý dự án trung ương và ngân hàng hợp tác quốc tế Nhật Bản (JBIC).

Công tác kiểm tra, chế độ kế toán, kiểm toán và quyết toán:
1 - Chế độ kiểm tra:
Ban QLDA trung ương chủ trì phối hợp vời ban quản lý các dự án lâm nghiệp, báo cáo Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn và Bộ Tài chính tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất tình hình quản lý và sử dụng vốn vay của các địa phương, phát hiện kịp thời các sai sót, xử lý hay kiến nghị cấp có thẩm quyền giải quyết.
2- Chế độ kế toán:
2.1 Ban QLDATR JBIC Tỉnh phải tổ chức kế toán dự án. Toàn bộ chứng từ, hồ sơ tài liệu kế toán phải được hệ thống hoá, tập hợp phản ánh vào các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo qui định hiện hành của Nhà nước.
2.2 Ngoài việc thực hiện qui định báo cáo tài chính theo yêu cầu của JBIC, dự án phải thực hiện chế độ báo cáo tài chính định kỳ, thẩm tra báo cáo quyết toán hàng năm theo qui định tại quyết định số 214/2000/QĐ-BTC ngày 28/12/2000 của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán của đơn vị chủ đầu tư.
2.3 Dự án áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Trường hợp thực hiện vào sổ kế toán trên máy vi tính thì hàng tháng phải được in ra giấy, đóng thành quyển và chấp hành đúng các qui định hiện hành về sổ kế toán.
3- Kiểm toán:
3.1 Hằng năm các tài khoản của Ban QLDATR JBIC Tỉnh và các sổ sách, chứng từ hồ sơ quyết toán của dự án phải được công ty kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán.
3.2 Kiểm toán độc lập trong nước được thực hiện bằng nguồn kình phí đối ứng, kết quả lựa chọn công ty kiểm toán phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
3.3 Những ý kiến kiến nghị, đề xuất của cơ quan kiểm toán cần được thực hiện nghiêm túc trước khi báo cáo tài chính được gửi cho JBIC và Bộ Nông nghiệp và PTNT.
4- Báo cáo quyết toán năm và báo cáo quyết toán hoàn thành:
Hằng năm và khi kết thúc dự án, Ban QLDATR JBIC Tỉnh có trách nhiệm lập báo cáo tài chính của đơn vị mình. Sau khi có kết quả kiểm toán, ban quản lý dự án trung ương sẽ tổng hợp chung quyết toán năm, quyết toán dự án khi kết thúc.
Ban QLDATR JBIC Tỉnh thực hiện thanh lý hợp đồng với các nhà thầu có sự tham gia của ban quản lý dự án trung ương. Sau khi rút vốn, ban quản lý dự án tỉnh thực hiện quyết toán với các cơ quan liên quan theo qui định hiện hành của Nhà nước.

Quản lý tài sản
1 - Tài sản văn phòng của Ban QLDATR JBIC Tỉnh được mua sắm từ nguồn JBIC hoặc từ nguồn vốn đối ứng phục vụ cho hoạt động của dự án là tài sản của Nhà nước thuộc quyền quản lý của ban quản lý dự án.
Việc kiểm kê, đánh giá tài sản hàng năm phải tuân thủ theo chế độ quản lý tài sản hiện hành của Nhà nước.
2- Tài sản dự án là các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng và các công trình xây dựng cơ bản lâm sinh được quản lý theo quy định hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Nông nghiệp và PT NT.