QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Ban hành kèm theo Quyết định này quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương.

Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định 228/2005/QĐ-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy định quản lý, sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh Bình Dương./.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Nguyễn Văn Hiệp
QUY CHẾ
Sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước
tỉnh Bình Dương
(Ban hành kèm theo Quyết định số 82 /2009/QĐ-UBND ngày 18 tháng 12 năm 2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương)

Hệ thống thư điện tử của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương
Hệ thống thư điện tử của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương (sau đây gọi tắt là Hệ thống thư điện tử tỉnh) là thành phần trong hệ thống thông tin của Uỷ ban nhân dân tỉnh, được xây dựng và tổ chức vận hành nhằm mục đích cung cấp một phương tiện trao đổi thông tin chính thức của cán bộ, công chức trong tỉnh với tổ chức, cá nhân ngoài xã hội và với cán bộ, công chức khác dưới dạng thư điện tử. Ngoài ra, hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh còn có tác dụng:
Cung cấp một công cụ giúp người sử dụng tổ chức quản lý và lưu trữ toàn bộ thông tin, tài liệu trao đổi theo các mục đích khác nhau;
Từng bước tăng cường nhận thức, trình độ và kỹ năng khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp trong các cơ quan nhà nước trong tỉnh;
Là một thành phần trong tổng thể các hệ thống thư điện tử của các cơ quan nhà nước trên phạm vi toàn quốc.

Xây dựng, duy trì và sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh
Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, duy trì hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh. Trung tâm thông tin điện tử trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị trực tiếp vận hành Hệ thống thư điện tử tỉnh.
Tổ chức và hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh phải tuân thủ các yêu cầu về chức năng sử dụng, tính năng kỹ thuật và an toàn bảo mật đáp ứng các yêu cầu của Luật Công nghệ thông tin, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và các hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Các cơ quan, cá nhân được cấp hộp thư trên Hệ thống thư điện tử tỉnh:
Cơ quan: các cơ quan hành chính, sự nghiệp, lực lượng vũ trang và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh;
Cá nhân: công chức lãnh đạo và chuyên môn trong các cơ quan hành chính cấp tỉnh, cấp huyện; lãnh đạo cấp phòng trở lên trong lực lượng vũ trang và tại các đơn vị sự nghiệp; công chức cấp xã.
Các cơ quan, cá nhân nêu trên phải sử dụng hộp thư được cấp vào công việc của cơ quan theo các quy định của Quy chế này. Thông tin riêng hợp pháp của cơ quan, cá nhân trao đổi, truyền đưa, lưu trữ trên Hệ thống thư điện tử tỉnh được bảo đảm bí mật theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, để thông tin, báo cáo với Bộ, ngành Trung ương, các cơ quan được phép sử dụng hộp thư chuyên ngành (nếu đã được cấp). Các viên chức chưa được cấp hộp thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử tỉnh được phép sử dụng thư điện tử miễn phí như: Yahoo Mail, Google Mail để giao dịch trong công việc và cũng phải tuân theo các quy định tại

Phạm vi áp dụng của Quy chế
Quy chế này được áp dụng đối với:
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức liên quan trong quá trình tổ chức, xây dựng, vận hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh;
Tất cả các tổ chức, cá nhân có trao đổi thông tin với cơ quan nhà nước thông qua Hệ thống thư điện tử tỉnh.

Thành phần, quy mô của Hệ thống thư điện tử tỉnh
Hệ thống thư điện tử tỉnh là thành phần của Trung tâm dữ liệu của tỉnh, bao gồm: một số máy chủ, thiết bị mạng được cài đặt các phần mềm dịch vụ thư điện tử chuyên nghiệp và các phần mềm, thiết bị lưu trữ các hộp thư điện tử. Hệ thống thư điện tử tỉnh kết nối với các cơ quan nhà nước thông qua mạng truyền số liệu chuyên dụng và kết nối với cộng đồng dân cư, các tổ chức ngoài xã hội thông qua mạng Internet.
Hệ thống thư điện tử tỉnh được định hướng gắn kết với hệ thống quản lý định danh và chứng thực số, là một phần trong hạ tầng kỹ thuật của chính quyền điện tử tỉnh Bình Dương. Việc xây dựng, vận hành Hệ thống thư điện tử tỉnh phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông, đảm bảo tương thích về công nghệ với cổng thông tin điện tử và các thành phần khác của hệ thống thông tin của tỉnh.

Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử
1. Địa chỉ hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Dương có định dạng chung là: @
Các hộp thư được cấp trong Hệ thống thư điện tử tỉnh có tên miền “binhduong.gov.vn”
2. Đối với cơ quan, phần định dạng sẽ là tên viết tắt của cơ quan và được đặt sao cho không trùng nhau.
Ví dụ: Sở Thông tin và Truyền thông sẽ có là “sotttt” và địa chỉ thư điện tử là sotttt@binhduong.gov.vn
3. Đối với cá nhân, phần định dạng sẽ là:
++ ( và được viết tắt)
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn Minh sẽ có là “minhnv” và địa chỉ thư điện tử là minhnv@binhduong.gov.vn
4. Xử lý trường hợp nhiều người có họ, tên và chữ lót trùng nhau:
Ưu tiên theo cấp bậc, chức vụ lãnh đạo và theo thứ tự thời điểm đăng ký: người ưu tiên cao nhất được giữ nguyên định dạng đã quy định tại khoản 3 Điều này;
Các cá nhân khác phải có thêm phần mở rộng sau + :
+.

Lưu trữ, quản lý danh bạ thư điện tử
Địa chỉ thư điện tử của cơ quan, tổ chức trong tỉnh được đăng ký và quản lý bởi Sở Thông tin và Truyền thông và Sở Nội vụ. Trung tâm Thông tin điện tử trực tiếp lưu trữ, quản lý danh bạ Hệ thống thư điện tử tỉnh và chịu trách nhiệm công bố, cập nhật danh bạ thư điện tử của các cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, của cán bộ, công chức có thẩm quyền lên trang tin điện tử (cổng thông tin điện tử) của tỉnh.

Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử
Bước 1. Gửi yêu cầu
Khi cần cấp mới địa chỉ hộp thư điện tử cho cơ quan hoặc cho cán bộ, công chức mới tuyển (thuộc diện được cấp hộp thư điện tử), Thủ trưởng cơ quan lập yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử;
Khi có thay đổi về tổ chức (sáp nhập, giải thể một cơ quan) hoặc khi có cán bộ, công chức thôi việc, nghỉ việc, nghỉ hưu, chuyển công tác sang địa phương khác, Sở Nội vụ lập yêu cầu thay đổi hay huỷ bỏ hộp thư điện tử;
Khi có nhu cầu thay đổi hộp thư điện tử như thay đổi tên truy cập, cấp lại mật khẩu, cá nhân hoặc cơ quan được cấp hộp thư lập yêu cầu thay đổi.
Các yêu cầu trên phải được gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông từ hộp thư điện tử chính thức hoặc gửi bằng văn bản giấy (nếu chưa có hộp thư).
Bước 2. Thực hiện yêu cầu
Sở Thông tin và Truyền thông tiếp nhận và chuyển yêu cầu cho Trung tâm Thông tin điện tử thực hiện dựa theo các quy định của Quy chế này.
Trường hợp cần điều chỉnh, thay đổi khác với yêu cầu ban đầu, Trung tâm Thông tin điện tử trực tiếp trao đổi với người gửi yêu cầu.
Bước 3. Cập nhật, phản hồi thông tin
Sau khi giải quyết yêu cầu, Trung tâm Thông tin điện tử gửi một thông báo kết quả thực hiện (hoặc nếu không thực hiện thì giải thích lý do) đến cơ quan, cá nhân gửi yêu cầu và đồng gửi Sở Nội vụ:
Gửi thông báo cấp mới hộp thư điện tử dạng văn bản giấy đến cơ quan yêu cầu cấp hộp thư hoặc cơ quan chủ quản (nếu cấp cho cá nhân); đồng gửi cho Sở Nội vụ;
Gửi thông báo thay đổi hộp thư điện tử bằng thư điện tử đến cơ quan yêu cầu thay đổi hoặc cơ quan chủ quản (đối với hộp thư cá nhân); đồng gửi cho Sở Nội vụ;
Gửi thông báo huỷ bỏ hộp thư điện tử bằng thư điện tử đến Sở Nội vụ (trường hợp hủy bỏ hộp thư cơ quan) hoặc gửi đến cơ quan chủ quản và Sở Nội vụ (trường hợp hủy bỏ hộp thư cá nhân).

Thời gian bắt buộc ứng dụng hệ thống thư điện tử trong công việc
Hệ thống thư điện tử tỉnh được chính thức áp dụng trong công việc kể từ ngày 01/01/2010. Các cơ quan, cá nhân được cấp hộp thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử tỉnh phải sử dụng hộp thư này để gửi, nhận các loại văn bản được quy định tại

Điều 9 của quy chế này.

Các loại văn bản được trao đổi qua Hệ thống thư điện tử
1. Ngoại trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ, các loại văn bản sau đây bắt buộc phải trao đổi qua thư điện tử giữa các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong tỉnh:
Lịch làm việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện (khi gửi thay thư mời);
Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp;
Những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo.
2. Các loại văn bản được khuyến khích trao đổi qua thư điện tử giữa các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong tỉnh:
Thư mời;
Công văn;
Báo cáo các cấp;
Những thông tin chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cấp tỉnh, cấp huyện (đối với những thông tin chưa có trên trang tin điện tử hoặc thông tin cần gửi riêng đến người nhận).
3. Văn bản được chuyển qua thư điện tử nếu đáp ứng hai điều kiện sau đây thì có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy:
Văn bản có chữ ký số của người gửi;
Chữ ký số đó được tạo ra từ một chứng thư số còn hiệu lực được cấp bởi một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số (CA) phù hợp pháp luật Việt Nam.

Các loại văn bản, tài liệu trao đổi với tổ chức và cá nhân
1. Các cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công mức độ 2 phải cung cấp các biểu mẫu hồ sơ cho tổ chức và cá nhân thông qua trang tin điện tử của cơ quan (hoặc trang tin điện tử của tỉnh) và phải chấp nhận về mặt hình thức các biểu mẫu do tổ chức và cá nhân nộp lại (nếu đúng với biểu mẫu đã công khai).
2. Các cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công mức độ 3 phải cho phép tổ chức, cá nhân điền vào các biểu mẫu điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan (hoặc trang tin điện tử của tỉnh) và phải tiếp nhận các văn bản, tài liệu đi kèm biểu mẫu điện tử qua đường thư điện tử (hoặc qua hệ thống truyền nhận văn bản của trang tin điện tử) để xem xét trước khi hẹn ngày cho tổ chức, cá nhân đến nộp hồ sơ chính thức và nhận kết quả.
3. Cơ quan nhà nước không cung cấp, không công nhận giá trị sử dụng các văn bản sau đây dưới dạng điện tử:
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác;
Văn bản thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử;
Hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.
4. Khi có điều kiện, các cơ quan nhà nước triển khai các hệ thống trả lời qua điện thoại, tin nhắn, trang tin điện tử, thư điện tử các thông tin về tình trạng hồ sơ do tổ chức, cá nhân nộp đến cơ quan mình.
5. Tất cả các cơ quan nhà nước trong tỉnh phải tiếp nhận góp ý, thắc mắc, khiếu nại do tổ chức, cá nhân gửi đến qua đường thư điện tử. Trường hợp các thư điện tử gửi đến có nêu rõ danh tính, địa chỉ hoặc nơi làm việc của người gửi, cơ quan có trách nhiệm trả lời trong phạm vi thẩm quyền.

Những loại thông tin được trao đổi qua hộp thư điện tử của cơ quan
Đối với các cơ quan nhà nước trong tỉnh: chỉ những thông tin phục vụ công việc mới được trao đổi qua hộp thư điện tử của cơ quan. Mọi tổ chức, cá nhân, không được sử dụng hộp thư này để trao đổi những thông tin quảng cáo, thông tin riêng của cá nhân hoặc những thông tin không chính thức khác.
Các thông báo, giấy mời qua hộp thư điện tử của cơ quan có hiệu lực như văn bản giấy.

Quy định về việc gửi văn bản điện tử kèm theo văn bản giấy
Cơ quan nhà nước khi phát hành văn bản giấy gửi đến các cơ quan nhà nước khác (trừ những văn bản mật) ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.
Ví dụ: khi gửi các văn bản đề nghị, tờ trình làm cơ sở để các cơ quan liên quan xử lý trả lời thì phải vừa gửi văn bản giấy, vừa gửi văn bản điện tử. Đối với các cơ quan tham mưu cho cơ quan cấp trên ban hành các quyết định, chỉ thị, nội dung các bài phát biểu, tham luận … thì nhất thiết phải gửi bản dự thảo dạng văn bản điện tử.

Quy định sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt và định dạng văn bản gửi kèm thư điện tử
Các tổ chức, cá nhân trong tỉnh phải sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi qua thư điện tử. Các văn bản đính kèm thư điện tử phải có định dạng phù hợp với danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước (do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành kèm theo Quyết định 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008) như: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .odt, .csv, .xls, .ods, .ppt, .odp. Khi cần thiết, có thể gửi tập tin đính kèm theo định dạng nén: .zip, .gz. Không được đính kèm các tập tin thực thi (dạng .com, .exe, .bat …).

Quy định về kiểm tra, trả lời thư điện tử
Mỗi cơ quan, đơn vị, mỗi cán bộ, công chức phải kiểm tra hộp thư điện tử tối thiểu hai lần trong ngày làm việc: buổi sáng từ 8 giờ đến 9 giờ, buổi chiều từ 14 giờ đến 15 giờ. Nếu để xảy ra tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng thư điện tử, Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm.
Khi nhận được thư điện tử, người nhận phải trả lời ngay đến địa chỉ thư điện tử của người gửi với nội dung “đã nhận được thư bao gồm các văn bản đính kèm (nếu có)”. Trong trường hợp nội dung thư đáp ứng các yêu cầu và được pháp luật quy định phải giải quyết thì người nhận phải thêm thông tin “thời điểm giải quyết, trả lời chính thức”.

Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
Sở Thông tin và Truyền thông giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh, bao gồm các công việc:
Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế, định hướng tổ chức xây dựng Hệ thống thư điện tử tỉnh;
Thẩm định kỹ thuật các dự án nâng cấp, xây dựng mới Hệ thống thư điện tử tỉnh;
Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện tử cho cán bộ, công chức;
Xây dựng và triển khai kế hoạch, kinh phí duy trì, phát triển hàng năm Hệ thống thư điện tử tỉnh đáp ứng nhu cầu công việc, bảo đảm sự đồng bộ với các hệ thống thông tin điện tử khác;
Kiểm tra đánh giá hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh.
Trung tâm Thông tin điện tử trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm:
Quản lý, cập nhật danh bạ thư điện tử;
Quản lý hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân (tạo mới, thay đổi, hủy bỏ…);
Thông báo các thông số kỹ thuật cần thiết để người dùng kết nối với Hệ thống thư điện tử tỉnh;
Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho Hệ thống thư điện tử tỉnh (xây dựng, nâng cấp, duy trì hệ thống, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật: tính ổn định, tốc độ trao đổi, dung lượng hộp thư, an toàn, bảo mật, khả năng lưu trữ dự phòng…);
Thông báo công khai và tiến hành các biện pháp khắc phục sự cố ngay sau khi Hệ thống thư điện tử tỉnh bị lỗi phải ngưng hoạt động. Nội dung thông báo phải nêu rõ khoảng thời gian dự kiến phục hồi hệ thống.

Trách nhiệm của các cơ quan liên quan khác trong việc quản lý, duy trì hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm bảo đảm nhân sự cho việc xây dựng, duy trì Hệ thống thư điện tử tỉnh; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc cập nhật danh bạ thư điện tử, rà soát hướng dẫn đưa tiêu chí về mức độ sử dụng thư điện tử vào nội dung xét thi đua khen thưởng đột xuất, thường xuyên hàng năm cho các cơ quan và cá nhân.
2. Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm cân đối kinh phí cho các dự án đầu tư xây dựng và mua sắm thiết bị cho Hệ thống thư điện tử tỉnh đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để vận hành;
3. Sở Tài chính có trách nhiệm bảo đảm kinh phí duy trì hoạt động Hệ thống thư điện tử tỉnh; kinh phí tuyên truyền, tập huấn, cài đặt, triển khai sử dụng thư điện tử tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh;
4. Công an tỉnh phối hợp cùng với Sở Thông tin và Truyền thông đảm bảo an toàn Hệ thống thư điện tử tỉnh.

Trách nhiệm chung của các cơ quan và cá nhân sử dụng thư điện tử
1. Các cơ quan nhà nước trong tỉnh có trách nhiệm:
Tuyên truyền đảm bảo nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức về việc sử dụng thư điện tử trong công việc;
Tổ chức đăng ký, quản lý và sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan và hộp thư điện tử cho từng cán bộ, công chức; thông báo với Sở Nội vụ và Sở Thông tin và Truyền thông khi có thay đổi về nhân sự, tổ chức liên quan đến sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh;
Xác định danh mục các loại văn bản mật và các văn bản khác không được gửi qua thư điện tử;
Ban hành Quy chế sử dụng thư điện tử áp dụng cho cơ quan mình phù hợp với các quy định của Quy chế này.
2. Cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước của tỉnh phải tuân thủ các quy định sử dụng thư điện tử tại

Trách nhiệm của cá nhân quản lý hộp thư điện tử
1. Đối với Hệ thống thư điện tử tỉnh
Cá nhân được phân công quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử tỉnh có trách nhiệm:
Quản lý hộp thư điện tử (cấp mới, điều chỉnh, huỷ bỏ) của các cơ quan, cá nhân phù hợp với

Điều 2 và các Điều thuộc

Trách nhiệm của cá nhân liên quan khác
Thủ trưởng cơ quan nhà nước các cấp trong tỉnh có trách nhiệm:
Đầu tư về hạ tầng kỹ thuật: trang bị đủ máy tính, nối mạng cục bộ, kết nối mạng diện rộng .. đảm bảo ứng dụng thư điện tử trong công việc và đảm bảo có những máy tính dành riêng (không nối vào mạng LAN, WAN) để soạn thảo, lưu giữ văn bản mật;
Từng bước triển khai ứng dụng thư điện tử, tích hợp việc sử dụng thư điện tử với hệ thống quản lý văn bản và các hệ thống thông tin khác trong quản lý điều hành;
Gương mẫu sử dụng thư điện tử trong công việc;
Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức và các đơn vị thuộc quyền quản lý.
Cán bộ, công chức trong tỉnh có trách nhiệm báo cáo đến cơ quan chức năng những vấn đề bất thường trong sử dụng thư điện tử nhằm giúp Hệ thống thư điện tử của tỉnh vận hành ổn định và ngày càng hoàn thiện.

Công tác kiểm tra, báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử
Hàng tháng, các cơ quan nhà nước trong tỉnh lập báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử của cơ quan theo biểu mẫu và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.
Giao Sở Thông tin và Truyền thông làm đầu mối tiếp nhận và tổng hợp số liệu báo cáo từ các cơ quan khác gửi về Uỷ ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông.
Ngoài ra, Sở Thông tin và Truyền thông cũng là đầu mối kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình hình hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh tại Trung tâm Thông tin điện tử, hiệu quả thực tế sử dụng thư điện tử tại các cơ quan khác.

Khen thưởng - Kỷ luật
Hàng năm, căn cứ tiêu chí do Sở Nội vụ đề xuất và báo cáo kết quả thực tế của Sở Thông tin và Truyền thông, Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức xét và khen thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích ứng dụng công nghệ thông tin, trong đó có tiêu chí về mức độ ứng dụng hiệu quả thư điện tử trong công việc.
Các tổ chức, cá nhân không thực hiện tốt Quy chế này thì tuỳ theo mức độ vi phạm, sẽ bị xem xét kỷ luật hoặc bị xử lý theo pháp luật hiện hành.

Điều khoản thi hành
Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các sở, ngành có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy chế này.
Thủ trưởng các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các tổ chức, cá nhân gửi nội dung góp ý về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định./.