QUYẾT ĐỊNH Về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương được ban hành kèm theo quyết định số 82/2009/QĐ-UBND ngày 18/12/2009 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Sửa đổi, bổ sung một số Điều của Quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương được ban hành kèm theo Quyết định số 82/2009/QĐ-UBND ngày 18/12/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh, cụ thể:
1.

Điều 2 của Quy chế được sửa đổi, bổ sung như sau:
“

Xây dựng, duy trì và sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh
1. Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, duy trì hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh. Trung tâm Thông tin điện tử trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị trực tiếp vận hành Hệ thống thư điện tử tỉnh.
Tổ chức và hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh phải tuân thủ các yêu cầu về chức năng sử dụng, tính năng kỹ thuật và an toàn bảo mật đáp ứng các yêu cầu của Luật Công nghệ thông tin, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và các hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông.
2. Các tổ chức, cá nhân được cấp hộp thư trên Hệ thống thư điện tử tỉnh:
Tổ chức: Các cơ quan hành chính, sự nghiệp, lực lượng vũ trang, các cơ quan đơn vị ngành dọc cấp tỉnh, cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã; các phòng ban trực thuộc cơ quan hành chính cấp tỉnh; doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh;
Cá nhân: Công chức lãnh đạo và chuyên môn trong các cơ quan hành chính cấp tỉnh, cấp huyện; lãnh đạo cấp phòng trở lên trong lực lượng vũ trang và tại các đơn vị sự nghiệp; công chức cấp xã.
3. Các cơ quan Đảng, đoàn thể, các Ban chuyên môn của Hội đồng nhân dân tỉnh; các Tỉnh ủy viên, đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh không thuộc đối tượng quy định tại Khoản 2 Điều này, nếu có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh và cam kết thực hiện theo đúng các quy định tại Quy chế này đều được cấp hộp thư điện tử.
4. Các tổ chức, cá nhân nêu trên phải sử dụng hộp thư được cấp vào công việc của cơ quan theo các quy định của Quy chế này. Thông tin riêng hợp pháp của tổ chức, cá nhân trao đổi, truyền đưa, lưu trữ trên Hệ thống thư điện tử tỉnh được bảo đảm bí mật theo quy định của pháp luật.
5. Ngoài ra, để thông tin, báo cáo với Bộ, ngành Trung ương, các cơ quan được phép sử dụng hộp thư chuyên ngành (nếu được cấp). Các viên chức chưa được cấp hộp thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử tỉnh được phép sử dụng thư điện tử miễn phí như: Yahoo Mail, Google Mail để giao dịch trong công việc và cũng phải tuân theo các quy định tại

Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử
Bước 1. Gửi yêu cầu
Khi cần cấp mới địa chỉ hộp thư điện tử cho tổ chức hoặc các cá nhân trong tổ chức: Thủ trưởng tổ chức lập yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử;
Khi có thay đổi về tổ chức (sáp nhập, giải thể một tổ chức): Cơ quan đầu mối lập yêu cầu thay đổi.
Cá nhân đang có hộp thư điện tử: Nếu thôi việc, nghỉ việc, nghỉ hưu, chuyển công tác sang tổ chức khác hay yêu cầu hủy bỏ hộp thư điện tử thì tổ chức sử dụng, quản lý cá nhân này lập yêu cầu thay đổi (đính kèm Quyết định nghỉ hưu, điều động hoặc thôi việc).
Khi có nhu cầu thay đổi hộp thư điện tử như thay đổi tên truy cập, cấp lại mật khẩu: Cá nhân hoặc tổ chức được cấp hộp thư lập yêu cầu thay đổi.
Các yêu cầu trên phải được gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông từ hộp thư điện tử chính thức hoặc gửi bằng văn bản giấy (nếu chưa có hộp thư).
Bước 2. Thực hiện yêu cầu
Sở Thông tin và Truyền thông tiếp nhận và chuyển yêu cầu cho Trung tâm Thông tin điện tử thực hiện dựa theo các quy định của Quy chế này.
Trường hợp cần điều chỉnh, thay đổi khác với yêu cầu ban đầu, Trung tâm Thông tin điện tử trực tiếp trao đổi với cá nhân hoặc tổ chức gửi yêu cầu.
Bước 3. Cập nhật, phản hồi thông tin
Sau khi giải quyết yêu cầu, Trung tâm Thông tin điện tử lập thông báo kết quả thực hiện (nếu không thực hiện thì giải thích lý do trong thông báo này).
Trường hợp cấp mới hoặc thay đổi hộp thư điện tử cho tổ chức: Gửi thông báo dạng văn bản giấy đến tổ chức này và đồng gửi cho cơ quan đầu mối;
Trường hợp cấp mới, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử cá nhân: Gửi thông báo bằng thư điện tử đến tổ chức sử dụng, quản lý cá nhân đó và đồng gửi cơ quan đầu mối;
Trường hợp hủy bỏ hộp thư điện tử của tổ chức: Gửi thông báo bằng thư điện tử đến cơ quan đầu mối.
(Đối với các cơ quan hành chính, sự nghiệp và các doanh nghiệp nhà nước: Cơ quan đầu mối là Sở Nội vụ. Đối với các cơ quan Đảng, đoàn thể: Cơ quan đầu mối là Ban Tổ chức Tỉnh ủy. Đối với Hội đồng nhân dân tỉnh: Cơ quan đầu mối là Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh. Đối với các cơ quan, đơn vị ngành dọc: Liên hệ trực tiếp với Sở Thông tin và Truyền thông)”.
3.

Điều 22 của Quy chế được sửa đổi, bổ sung như sau:
“

Điều khoản thi hành
Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các tổ chức, cá nhân có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy chế này.
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng được cấp hộp thư điện tử hoặc có cá nhân được cấp hộp thư điện tử theo quy định tại

Điều 2 của Quy chế này có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các tổ chức, cá nhân gửi nội dung góp ý về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.”
4. Thay đổi cụm từ “ cơ quan, cá nhân ” tại các

Điều 5, 8, 15, 18 của Quy chế bằng cụm từ “ tổ chức, cá nhân ”.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và Thủ trưởng các cơ quan đơn vị, các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký./.