QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang.

Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 10/2012/QĐ-UBND ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang về việc ban hành Quy chế sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức,cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Nguyễn Thanh Bình
QUY CHẾ
S ử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang
(Ban hành kèm theo Quyết định số 41/2014/QĐ-UBND ngày 17 tháng 11 năm 2014 của UBND tỉnh An Giang)

Phạm vi, đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về việc gửi văn bản điện tử đi, tiếp nhận văn bản điện tử đến trên phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang.
2. Quy chế này được áp dụng cho các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang, khuyến khích các tổ chức, Đoàn thể áp dụng quy chế này trong gửi văn bản điện tử đi, tiếp nhận văn bản điện tử đến trên phần mềm.

Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Thông tin số: theo khoản 2

Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006.
2. Số hóa: theo khoản 18

Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006.
3.

Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Áp dụng theo

Điều 9 Luật giao dịch điện tử năm 2005.
2. Dự thảo, lưu giữ trên máy tính có kết nối mạng tin học (LAN, WAN, Internet) các tài liệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước.
3. Gửi, nhận trên phần mềm các văn bản, tài liệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước.
4. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh đầu tư hệ thống riêng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng theo hệ thống ngành dọc với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố.

Nguyên tắc định dạng
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 1

Điều 4 Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 39/2014/QĐ-UBND ngày 20/10/2014 của UBND tỉnh An Giang;
2. Ký tự thể hiện văn bản điện tử, thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10 tháng 6 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ, về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.
3. Tiêu chuẩn về truy cập thông tin, áp dụng Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT, ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
4. Ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu.

Mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử
1. Dùng 13 ký tự số của chuẩn mã số EAN-13 cho mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử.
2. Các ký tự số từ trái qua phải được phân bổ như sau:
a) Các ký tự số thứ 1, thứ 2, thứ 3, thứ 4 là mã số của các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của Sở, Ban, Ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, được sử dụng làm mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử, được phân bổ như sau:
Các ký tự số thứ 3 và thứ 4 là mã số của Sở, Ban, Ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố.
Các ký tự số thứ 1, thứ 2 sẽ được phân bổ cho các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh. Đối với các huyện, thị xã, thành phố thứ tự từ 01 đến 20 cho các xã, phường, thị trấn trên địa bàn; thứ tự từ 21 đến 99 phân bổ cho từng phòng, ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố. Cụ thể như sau:
Sở Nội vụ: 0001
Sở Kế hoạch và Đầu tư: 0002
Sở Tài chính: 0003
Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn: 0004
Sở Khoa học và Công nghệ: 0005
Sở Công thương: 0006
Sở Thông tin và Truyền thông: 0007
Sở Ngoại vụ: 0008
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: 0009
Sở Tài nguyên và Môi trường: 0010
Thanh tra tỉnh: 0011
Sở Giao thông Vận tải: 0012
Sở Xây dựng: 0013
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội: 0014
Sở Y tế: 0015
Sở Giáo dục và Đào tạo: 0016
Sở Tư pháp: 0017
Ban Quản lý Khu kinh tế: 0018
Ủy ban nhân dân thành phố Long Xuyên: 0019
Ủy ban nhân dân thành phố Châu Đốc: 0020
Ủy ban nhân dân thị Xã Tân Châu: 0021
Ủy ban nhân dân huyện An Phú: 0022
Ủy ban nhân dân huyện Châu Phú: 0023
Ủy ban nhân dân huyện Phú Tân: 0024
Ủy ban nhân dân huyện Chợ Mới: 0025
Ủy ban nhân dân huyện Châu Thành: 0026
Ủy ban nhân dân huyện Thoại Sơn: 0027
Ủy ban nhân dân huyện Tịnh Biên: 0028
Ủy ban nhân dân huyện Tri Tôn: 0029
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang: 0030
Văn phòng Đoàn ĐB Quốc Hội và HĐND tỉnh: 0031
Trường hợp phát sinh nhu cầu mã số đơn vị mới, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung danh mục này. Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn mã số quy định các đơn vị sự nghiệp, Phòng, Ban có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh; các Phòng, Ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; các xã, phường, thị trấn.
b) Các ký tự số thứ 1, thứ 2, thứ 3, thứ 4 cũng dùng làm mã định danh cho các đơn vị trong việc thực hiện gửi nhận văn bản điện tử, trên phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng. Mã định danh được quy định: Z1Z2.Y1Y2 .H01@e-doc.vn
Trong đó:
Tên miền e-doc.vn là tên miền chung cho các cơ quan nhà nước do Bộ Thông tin và Truyền thông quản lý;
Y1Y2: Là ký tự thứ 3 và 4 của dãy mã số EAN-13 được quy định cho các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp trên địa bàn tỉnh;
Z1Z2: Là ký tự thứ 1, thứ 2 của dãy mã số EAN-13 được quy định cho các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh và các đơn vị thuộc/trực thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố;
H01: Là mã định danh được quy định cho Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang theo hướng dẫn từ Bộ Thông tin và Truyền thông;
Giữa các ký tự số thứ 1, thứ 2 và thứ 3, thứ 4 cách nhau bởi dấu chấm theo quy định (ví dụ: Sở Nội vụ: 00.01 .H01@e-doc.vn ; Sở Kế hoạch và Đầu tư: 00.02 .H01@e- doc.vn).
c) Các ký tự số thứ 5, thứ 6 và thứ 7 là mã số đại diện cho năm tài chính lưu trữ văn bản điện tử (ví dụ: năm 2014 được ký hiệu là ----014-----);
d) Các ký tự số thứ 8, thứ 9 là mã số được chia theo nhóm tài nguyên quản lý trong mỗi cơ quan theo quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; các ký tự số thứ 10, thứ 11 và thứ 12 là mã số đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo từng lĩnh vực quản lý chuyên môn trong mỗi đơn vị.
đ) Ký tự số thứ 13 là số kiểm tra.
3. Trong quá trình quản lý, mã hồ sơ trong các phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng được thực hiện theo phụ lục hướng dẫn kèm theo.

Nội dung và tiêu chuẩn dữ liệu gửi, nhận văn bản điện tử trên phần mềm
1. Dữ liệu quản lý văn bản đến thực hiện theo Phụ lục 1 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
2. Dữ liệu quản lý văn bản đi thực hiện theo Phụ lục 2 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
3. Nội dung, chuẩn dữ liệu và thứ tự dữ liệu của các phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng khi thực hiện việc gửi văn bản điện tử đi và khung tiếp nhận văn bản điện tử đến được áp dụng theo phụ lục 2 - Định dạng trao đổi văn bản thống nhất edXML của Công văn số 512/BTTTT-ƯDCNTT ngày 20 tháng 02 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước.

Các yêu về chức năng, tính năng kỹ thuật

Số hóa thông tin và lưu trữ dữ liệu
1. Thông tin được tạo ra do các Sở, Ban, Ngành tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị trực thuộc, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp xã, đều phải ở dạng số và lưu trữ theo quy định tại

Điều 3 Quy chế này để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.
2. Thông tin số phải được định kỳ sao chép tại từng đơn vị để lưu trữ và dự phòng, định kỳ đồng bộ về Trung tâm Tin học - Sở Thông tin và Truyền thông.
3. Chi cục lưu trữ - Sở Nội vụ và Bộ phận lưu trữ - Phòng Nội vụ cấp huyện có phương án lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử khi các đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ.
4. Cơ quan nhà nước có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin, văn bản chưa ở dạng số, có liên quan đến việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng.
5. Thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử được thực hiện theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Quy định bắt buộc gửi, nhận văn bản điện tử bằng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành
1. Tỉnh An Giang thống nhất sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành tại các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn để quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành.
2. Trong từng giai đoạn, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan nhà nước gửi bằng văn bản điện tử không kèm văn bản giấy.
3. Văn bản giấy, ngoài danh mục thuộc khoản 2 Điều này, đã được ký phát hành trong cơ quan nhà nước, khi phát hành phải kèm theo văn bản điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, các cơ quan nhà nước khi tiếp nhận văn bản đến chỉ tiếp nhận văn bản giấy không kèm theo văn bản điện tử thì xem như văn bản chưa hợp lệ.

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
Thực hiện theo quy định tại khoản 3

Điều 4 Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 39/2014/QĐ-UBND ngày 20/10/2014 của UBND tỉnh An Giang;

Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử
1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệ thống thông tin và có hồi báo văn bản gửi thành công.
2. Thời điểm nhận một văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệ thống thông tin cơ quan tiếp nhận, nếu thời điểm văn bản nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến, được tính là thời điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.

Trách nhiệm người đứng đầu cơ quan nhà nước
1. Người đứng đầu cơ quan nhà nước có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng vào xử lý công việc, sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.
2. Chỉ đạo việc thiết lập cơ sở dữ liệu văn bản điện tử của cơ quan.
3. Quyết định phân công cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin quản trị hệ thống phần mềm.

Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước
1. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng để giải quyết công việc được giao.
2. Thường xuyên thay đổi mật khẩu của tài khoản người dùng được cấp và tự bảo vệ tài khoản người dùng của mình. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản người dùng phải thông báo ngay với cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị để khắc phục.

Trách nhiệm của cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin
1. Trong trường hợp hệ thống thông tin điện tử của cơ quan nhà nước bị lỗi, không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử, cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin cơ quan thông báo ngay cho người sử dụng trong nội bộ cơ quan biết về sự cố, thời gian tạm dừng hệ thống, thời gian bắt đầu sử dụng lại hệ thống, các biện pháp tạm thời được áp dụng trong thời gian tạm dừng hệ thống, các biện pháp cập nhật văn bản vào hệ thống khi bắt đầu sử dụng lại.
2. Tiến hành các biện pháp cần thiết trong khả năng nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi hệ thống.
3. Thông báo ngay cho Sở Thông tin và Truyền thông, nếu có dấu hiệu không đảm bảo về an toàn thông tin, để có thông tin hướng dẫn, khắc phục cần thiết.

Sở Thông tin và Truyền thông
1. Đảm bảo hệ thống các kết nối vận hành thông suốt từ các cơ quan nhà nước để gửi, nhận văn bản điện tử; là điểm kết nối hệ thống liên thông phần quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng với các cơ quan Trung ương.
2. Tham mưu, đề xuất các giải pháp an toàn trong việc giao dịch điện tử giữa các cơ quan nhà nước.
3. Khi xảy ra các sự cố về an toàn thông tin:
a) Tùy theo mức độ sự cố, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn hoặc điều phối lực lượng ứng cứu để tham gia khắc phục sự cố.
b) Phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ để điều tra, khắc phục sự cố.
c) Trường hợp có sự cố nghiêm trọng vượt quá khả năng khắc phục, phải báo cáo ngay cho Bộ Thông tin và Truyền thông.
4. Định kỳ sáu tháng, một năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của UBND tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tổng hợp báo cáo việc triển khai thực hiện Quyết định này.

Các cơ quan nhà nước
1. Ban hành quy chế sử dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng và chia sẻ thông tin số tại cơ quan mình. Quy chế cần thực hiện theo các nguyên tắc chính sau:
a) Bảo đảm các yêu cầu về an toàn thông tin theo quy định của

Điều 41 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
b) Đồng bộ với quy chế về xây dựng, quản lý, khai thác, bảo vệ và duy trì cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh.
c) Tuân thủ nguyên tắc bảo vệ bí mật cá nhân, quyền sở hữu trí tuệ.
d) Tuân thủ các hướng dẫn tại Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng và khoản 4

Điều 6 Quy chế này.
2. Định kỳ sáu tháng (trước ngày 10 tháng 6), một năm (trước ngày 10 tháng 12) hoặc đột xuất, báo cáo việc triển khai thực hiện Quyết định này gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông, để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng phần mềm.

Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện các quy định về sử dụng phần mềm được khen thưởng theo quy của pháp luật.

Người có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chủ trì kiểm tra, giám sát đề xuất Ban Chỉ đạo

Áp dụng chuyển tiếp
Trong trường hợp phần mềm hiện hành của các Sở, Ban, Ngành tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chưa đáp ứng các quy định ban hành tại quy chế này về hồi báo gửi văn bản điện tử đi, phân loại tài liệu, hồ sơ điện tử lưu trữ; các cơ quan có trách nhiệm nâng cấp, hoàn thiện về mặt kỹ thuật phần mềm, trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày quy chế này có hiệu lực.

Trách nhiệm thi hành
1. Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị, thành phố; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh, bổ sung./.