QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của hội đồng kiến trúc – quy hoạch tỉnh Tây Ninh ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Ban hành kèm theo quyết định này bản Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng Kiến trúc - Quy hoạch tỉnh Tây Ninh.

Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký;

Chánh văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Xây dựng, Hội đồng Kiến trúc – Quy hoạch tỉnh; thủ trưởng các sở, ngành liên quan có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Nguyễn Văn Nên
QUY CHẾ
Tổ chức và hoạt động của hội đồng kiến trúc - quy hoạch tỉnh Tây Ninh
(Ban hành kèm theo Quyết định số 80/2008/QĐ-UBND ngày 02/10/2008 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Tây Ninh)
Thực hiện Thông tư số 08/2008/TT-BXD ngày 10/4/2008 của Bộ Xây dựng hướng dẫn tổ chức và hoạt động của Hội đồng Kiến trúc – Quy hoạch cấp tỉnh, thành phố. Hội đồng Kiến trúc – Quy hoạch tỉnh Tây Ninh được tổ chức và hoạt động như sau:

Phạm vi
Quy chế này quy định tổ chức và hoạt động của Hội đồng Kiến trúc Quy hoạch tỉnh Tây Ninh (gọi tắt là Hội đồng KTQH tỉnh).

Chức năng
Hội đồng KTQH tỉnh là một tổ chức tư vấn, phản biện chuyên ngành cho UBND tỉnh trước khi đưa ra quyết định cuối cùng đối với các vấn đề quan trọng liên quan trên địa bàn tỉnh. Cụ thể ở các lĩnh vực như sau:
Kiến trúc, quy hoạch xây dựng;
Hạ tầng kỹ thuật;
Phát triển đô thị, nông thôn trên phạm vi địa giới tỉnh Tây Ninh.

Nhiệm vụ và quyền hạn
Hội đồng KTQH tỉnh có các nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
1. Nhiệm vụ:
a) Tham gia góp ý định hướng, chương trình, dự án về kiến trúc, quy hoạch xây dựng, hạ tầng kỹ thuật; phát triển đô thị, nông thôn.
b) Tham gia góp ý các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, của ngành xây dựng và của địa phương về: Quản lý kiến trúc, quy hoạch xây dựng, hạ tầng kỹ thuật; phát triển đô thị, nông thôn.
c) Tư vấn góp ý phương án, chọn giải pháp tối ưu cho các công trình kiến trúc (kể cả công trình kiến trúc phải qua thi tuyển) khi Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu:
Công trình mang ý nghĩa đặc biệt, quan trọng về kinh tế, văn hóa, xã hội và môi trường;
Công trình mang tính đặc thù về chiều cao, quy mô, mật độ xây dựng, hệ số sử dụng đất, hệ thống hạ tầng kỹ thuật;
Công trình đặt tại vị trí nhạy cảm, ảnh hưởng lớn tới kiến trúc cảnh quan khu vực;
Các công trình đặc biệt chưa có trong quy hoạch xây dựng được phê duyệt hoặc nằm trong khu vực quy hoạch xây dựng chưa được điều chỉnh.
d) Cử thành viên tham gia Hội đồng thẩm định các đồ án quy hoạch xây dựng, hạ tầng kỹ thuật; phát triển đô thị, nông thôn có ý nghĩa quan trọng, liên quan tới cộng đồng dân cư.
e) Cử thành viên tham gia Hội đồng tuyển chọn phương án thiết kế kiến trúc các công trình thuộc diện phải được thi tuyển theo quy định.
g) Tư vấn, phản biện các vấn đề quan trọng khác về kiến trúc, quy hoạch xây dựng, hạ tầng kỹ thuật; phát triển đô thị, nông thôn khi Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu.
2. Quyền hạn
Kết luận của Hội đồng KTQH tỉnh là cơ sở để UBND tỉnh quyết định các vấn đề quan trọng.
Trong trường hợp quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh khác với kết luận của Hội đồng KTQH tỉnh thì Hội đồng phải có văn bản bảo lưu ý kiến, đồng thời Chủ tịch Hội đồng có thông báo, giải thích kịp thời tới các thành viên.
Những công trình đặc biệt hoặc vấn đề lớn mang nhiều nội dung phức tạp mà Hội đồng khó có thể kết luận việc tham vấn với cơ quan có thẩm quyền, Chủ tịch Hội đồng lập tờ trình báo cáo Thường trực UBND tỉnh xem xét và cho chủ trương giải quyết.

Cơ cấu tổ chức.
1. Hội đồng KTQH tỉnh được thành lập theo quyết định của Chủ tịch tỉnh theo đề nghị của Giám đốc Sở Xây dựng và Sở Nội vụ.
2. Hội đồng KTQH tỉnh là tổ chức mang tính chuyên môn cao, bao gồm: Các chuyên gia có năng lực, kinh nghiệm trong các lĩnh vực liên quan đến kiến trúc, quy hoạch xây dựng (kiến trúc sư, kỹ sư đô thị, kỹ sư tài nguyên, môi trường, kỹ sư giao thông, thủy lợi, các chuyên gia về văn hóa, kinh tế, lịch sử…) chiếm tỷ lệ từ 80% - 90%. Trong đó kiến trúc sư chiếm tỷ lệ từ 50% trở lên.

Thành phần Hội đồng KTQH tỉnh
1/ Thành phần Hội đồng KTQH tỉnh:
Số lượng thành viên chính thức là 11 người, nếu kể cả các thành viên không chính thức tối đa không quá 25 người. Trong đó gồm:
1. Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc Sở Xây dựng: 01 người;
2. Phó Chủ tịch Hội đồng: là Phó Giám đốc Sở Xây dựng và Chủ tịch Hội Kiến trúc sư tỉnh Tây Ninh: 02 người;
3. Các thành viên chính thức: là các chuyên gia có năng lực, kinh nghiệm trong lĩnh vực kiến trúc, quy hoạch ở trong hoặc ngoài tỉnh; các cán bộ quản lý đương nhiệm tại địa phương từ cấp phó phòng của các Sở trở lên gồm:
Sở Xây dựng: 02 người;
+ Trưởng phòng Quy hoạch kiến trúc đô thị Sở Xây dựng.
+ Trưởng phòng Quản lý xây dựng Sở Xây dựng.
Sở Tài nguyên và Môi trường: 01 người;
Sở Giao thông Vận tải: 01 người;
Sở Công thương: 01 người;
Sở Thông tin và Truyền thông: 01 người;
Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch: 01 người;
Hội Kiến trúc sư: 01 người;
4. Thư ký Hội đồng KTQH tỉnh: là chuyên viên phòng quy hoạch kiến trúc đô thị và phòng quản lý xây dựng của Sở Xây dựng: 02 người;
5. Các thành viên không chính thức gồm:
Các chuyên gia phản biện có năng lực, kinh nghiệm trong lĩnh vực kiến trúc, quy hoạch ở trong hoặc ngoài tỉnh; kể cả kiến trúc sư là người nước ngoài: 02- 03 người;
Lãnh đạo của địa phương nơi có dự án công trình và nội dung liên quan đến cuộc họp: Chủ tịch UBND huyện thị, Chủ tịch UBND cấp xã: 01- 02 người;
Các cơ quan cần có ý kiến liên quan đến tính chất nội dung của đồ án như: Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh, cơ quan an ninh, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, phòng cháy chữa cháy .v.v. số người theo thực tế.
Các thành viên không chính thức được mời tùy theo tính chất của đồ án do Hội đồng KTQH tỉnh đề xuất.
Các thành viên không chính thức có quyền và trách nhiệm như thành viên chính thức tại phiên họp được mời.
2/ Thường trực Hội đồng KTQH tỉnh:
Số thành viên Thường trực Hội đồng KTQH tỉnh gồm 04 thành viên như sau:
Chủ tịch Hội đồng: 01 người;
Phó Chủ tịch Hội đồng là Phó giám đốc Sở Xây dựng: 01 người;
Ủy viên gồm Trưởng phòng Quy hoạch kiến trúc đô thị Sở Xây dựng và Hội kiến trúc sư tỉnh: 02 người.
Số thành viên Thường trực không quá 30% tổng số thành viên Hội đồng.
3/ Các thành viên trong Hội đồng KTQH tỉnh và thư ký Hội đồng hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm. Hội đồng KTQH tỉnh sử dụng con dấu cơ quan nơi làm việc của Chủ tịch Hội đồng là Sở Xây dựng.

Trách nhiệm
1. Chủ tịch Hội đồng có trách nhiệm:
Điều hành, chủ trì các phiên họp Hội đồng;
Quyết định hình thức phiên họp, số lượng và thành phần tham gia của Hội đồng;
Quyết định mời các thành viên không chính thức dự họp.
2. Phó Chủ tịch Hội đồng:
Giúp Chủ tịch Hội đồng trong hoạt động của Hội đồng, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về những phần công tác được phân công phụ trách;
Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch Hội đồng điều hành và giải quyết công việc của Hội đồng khi Chủ tịch vắng mặt.
3. Thường trực Hội đồng:
Đề xuất nội dung các kỳ họp, chương trình hoạt động hàng năm của Hội đồng;
Thảo luận và giải đáp các vấn đề liên quan theo yêu cầu của Chủ tịch UBND tỉnh.
4. Các thành viên khác:
Tham gia thảo luận các vấn đề được xem xét tại Hội đồng, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung, ý kiến của mình, đảm bảo tính khách quan, trung thực và được bảo lưu ý kiến tại các cuộc họp;
Được yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động của Hội đồng, song không được sử dụng hồ sơ tài liệu, tiết lộ các thông tin hoạt động của Hội đồng vào mục đích cá nhân;
Có trách nhiệm gửi “Phiếu góp ý” tới Hội đồng khi vắng mặt.
5. Thư ký Hội đồng
Chuẩn bị nội dung, tổ chức các phiên họp; lập biên bản, tập hợp các ý kiến đóng góp bằng Phiếu góp ý; tổng hợp tình hình hoạt động của Hội đồng và lưu trữ hồ sơ tài liệu;
Là đầu mối liên hệ với các thành viên Hội đồng; có trách nhiệm gửi tài liệu, Phiếu góp ý cuộc họp tới các thành viên, chuyên gia, phản biện trước khi Hội đồng họp;
Theo dõi việc tiếp thu các ý kiến, kết luận của Hội đồng và thông tin tới các thành viên Hội đồng.

Địa chỉ hoạt động của Hội đồng KTQH tỉnh
Địa chỉ hoạt động của Hội đồng KTQH tỉnh, nơi liên lạc, thu nhận văn thư, hồ sơ và tổ chức là cơ quan Sở Xây dựng Tây Ninh.
Phòng Tổ chức – Hành chính thuộc Sở Xây dựng chịu trách nhiệm tiếp nhận và quản lý kinh phí hoạt động, trang bị phương tiện và cơ sở vật chất phục vụ cho Hội đồng KTQH tỉnh. Tài sản của Hội đồng KTQH tỉnh được quản lý và sử dụng theo quy định.

Cơ chế hoạt động của Hội đồng
1. Hội đồng làm việc theo chế độ tập thể, biểu quyết theo đa số. Kết luận của Hội đồng phải được trên 50% tổng số thành viên dự họp đồng ý.
2. Phiên họp Hội đồng chỉ có giá trị khi có ít nhất 2/3 tổng số thành viên Hội đồng được triệu tập có mặt.
3. Kết quả việc lựa chọn phương án kiến trúc công trình được áp dụng theo hình thức bỏ phiếu. Đối với nội dung về quy hoạch xây dựng và các vấn đề liên quan khác, kết luận phải căn cứ vào Phiếu góp ý hoặc ý kiến của đa số thành viên Hội đồng.
4. Các phiên họp của Hội đồng đều được lập biên bản theo quy định. Kết luận của Hội đồng được thể hiện bằng văn bản các ý kiến của đa số thành viên Hội đồng, đồng thời phản ánh đầy đủ, trung thực các ý kiến của thiểu số thành viên tham dự và được lưu trong hồ sơ cùng hồ sơ tài liệu có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng, thư ký Hội đồng.

Hình thức họp
1. Tùy theo yêu cầu nội dung cuộc họp, Chủ tịch Hội đồng quyết định họp theo các hình thức:
Họp toàn thể Hội đồng;
Họp theo nội dung chuyên ngành;
Họp Thường trực Hội đồng.
2. Chủ trì phiên họp Hội đồng do Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng khi được Chủ tịch Hội đồng uỷ quyền.
3. Các thành viên Hội đồng được triệu tập tham gia tùy theo tính chất, yêu cầu, nội dung của cuộc họp.
Trong cuộc họp về nội dung quy hoạch xây dựng, hạ tầng kỹ thuật và phát triển đô thị, nông thôn, yêu cầu thành phần tham dự là Kiến trúc sư và Kỹ sư chuyên ngành liên quan khác phải chiếm tỷ lệ từ 60% trở lên.
Trong cuộc họp về nội dung kiến trúc - cảnh quan đô thị, yêu cầu thành phần tham dự là Kiến trúc sư phải chiếm tỷ lệ từ 70% trở lên.
4. Tại phiên họp Hội đồng, tất cả các thành viên Hội đồng, đại biểu tham dự đều được quyền phát biểu ý kiến, bỏ phiếu hoặc được ghi vào Phiếu góp ý.
5. Các Thành viên Hội đồng không được cử người khác đi họp thay. Vì lý do công tác hoặc lý do khác không dự họp được cần báo trước cho Chủ tịch Hội đồng hoặc người chủ trì phiên họp (theo thư mời) tối thiểu là 02 ngày và có trách nhiệm gởi Phiếu góp ý tới Hội đồng trong thời gian quy định. Nếu vắng mặt liên tục 03 lần theo thư mời hoặc vắng mặt quá 04 lần trong 06 tháng, Chủ tịch Hội đồng báo cáo UBND tỉnh để xem xét, thay đổi phù hợp danh sách các thành viên Hội đồng theo quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh nhằm đảm bảo sinh hoạt của Hội đồng đạt chất lượng cao.

Tổ chức các phiên họp Hội đồng
Tổ Thư ký Hội đồng chuẩn bị nội dung, sắp xếp thời gian các phiên họp khi đã đủ điều kiện, dự thảo thư mời và báo cáo Chủ tịch Hội đồng quyết định việc mời họp. Thư mời, hồ sơ, phiếu góp ý được gởi trước ít nhất 05 ngày đến các thành phần mời dự họp; kể cả chủ quản đầu tư công trình nếu thấy cần thiết.
Trường hợp đặc biệt, gấp, các thành viên Hội đồng, các thành viên khác có thể chỉ được thông báo bằng phương tiện thông tin liên lạc nhanh nhất và Chủ tịch Hội đồng sẽ có những quyết định cụ thể về thời gian họp cũng như mời họp để thực hiện chức năng của Hội đồng.
Phòng Tổ chức –Hành chính thuộc Sở Xây dựng có nhiệm vụ chuẩn bị phương tiện đầy đủ phục vụ cho các phiên họp Hội đồng tại nơi quy định.

Hình thức điều hành của phiên họp Hội đồng
Phiên họp Hội đồng được chủ trì bởi Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng khi được Chủ tịch Hội đồng uỷ nhiệm.
Họp thường trực Hội đồng để giải quyết các vấn đề đột xuất và những công trình ít phức tạp hoặc chuẩn bị trước nội dung cho họp Hội đồng chính thức (trường hợp đặc biệt).
Tại phiên họp Hội đồng, tất cả các thành viên Hội đồng và đại biểu tham vấn đều được quyền phát biểu ý kiến và các phản biện sẽ góp ý bằng văn bản (phiếu góp ý).
Chủ trì phiên họp phát biểu kết luận sau 01 dự án đã được các thành viên Hội đồng đóng góp ý kiến đầy đủ cho nội dung đặt ra.
Trường hợp còn nhiều ý kiến khác nhau, Chủ tịch Hội đồng sẽ lấy biểu quyết trực tiếp hoặc bỏ phiếu kín trong các thành viên chính thức dự họp theo nguyên tắc đa số; nếu số ý kiến kết quả trái ngược ngang nhau thì Chủ tịch Hội đồng là người quyết định.
Các ý kiến không đồng tình sẽ được quyền bảo lưu, được ghi vào biên bản Hội nghị và báo cáo lên cấp có thẩm quyền xem xét.
Các chủ đầu tư dự án có thể được mời dự họp (khi cần thiết) để báo cáo hoặc bảo vệ nội dung công trình trước Hội đồng khi được Chủ tịch Hội đồng đồng ý. Chủ đầu tư có thể chỉ dự phần đầu phiên họp (Chủ tịch Hội đồng KTQH tỉnh quyết định).

Lập biên bản Hội đồng
Tất cả phiên họp Hội đồng đều phải được lập biên bản đầy đủ ghi nhận ý kiến của từng thành viên (phiếu góp ý) và ý kiến kết luận của người chủ trì phiên họp. Nội dung ghi biên bản phải thể hiện tính nghiêm túc, trung thực với từng nội dung ý kiến đã phát biểu trong cuộc họp.
Biên bản được lưu giữ để làm cơ sở pháp lý đối chiếu khi cần thiết, vừa làm cơ sở cho lập nội dung các văn bản trả lời, các hướng dẫn chủ đầu tư hoặc phục vụ báo cáo UBND tỉnh và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định.
Tổ Thư ký chịu trách nhiệm lập biên bản các phiên họp Hội đồng.

Tiếp nhận hồ sơ tài liệu và chuẩn bị cho các kỳ họp của Hội đồng KTQH tỉnh
1. Tất cả các nội dung báo cáo ra Hội đồng KTQH tỉnh đều phải được đăng ký trước và nộp đủ hồ sơ cho Tổ thư ký Hội đồng trước phiên họp tối thiểu 07 ngày.
2. Tổ Thư ký Hội đồng lập danh sách nội dung đưa ra Hội đồng theo thứ tự thời gian tiếp nhận hồ sơ hoặc theo tính chất ưu tiên cấp bách của công việc do Chủ tịch Hội đồng xét, quyết định.
3. Tổ Thư ký Hội đồng theo chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng sẽ phân công cán bộ thụ lý hoặc đề nghị cử thành viên phản biện, ghi nhận các nội dung đánh giá theo biểu mẫu để trình bày trước kỳ họp. Cán bộ thụ lý hồ sơ có thể kết hợp nhiệm vụ phản biện.
4. Tất cả hồ sơ, tài liệu sau khi đưa ra Hội đồng KTQH tỉnh sẽ được lưu trữ tại Văn phòng Sở Xây dựng và Tổ thư ký; trừ trường hợp mô hình có thể hoàn trả lại với sự chấp nhận của Chủ tịch Hội đồng.

Nhiệm kỳ của Hội đồng KTQH tỉnh
1. Nhiệm kỳ của Hội đồng KTQH tỉnh là 05 năm. Thời gian 01 tháng trước khi Hội đồng đương nhiệm kết thúc, Hội đồng KTQH tỉnh nhiệm kỳ kế tiếp phải được thành lập.
2. Việc bổ sung, thay đổi thành viên Hội đồng KTQH tỉnh do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng KTQH tỉnh.

Chế độ thông tin báo cáo của Hội đồng KTQH tỉnh
1. Kết luận của Hội đồng KTQH tỉnh được báo cáo cho lãnh đạo UBND cấp tỉnh ngay sau khi có kết quả cuộc họp.
2. Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Chủ tịch Hội đồng KTQH quyết định việc công bố công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng của địa phương về kết quả các cuộc họp tuyển chọn, góp ý, phản biện phương án kiến trúc, quy hoạch xây dựng mang ý nghĩa đặc biệt, quan trọng ảnh hưởng lớn đến việc phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, môi trường.

Kinh phí hoạt động
Kinh phí hoạt động hàng năm của Hội đồng KTQH tỉnh bao gồm: nguồn ngân sách tỉnh cấp theo dự toán và nguồn thu hợp pháp theo quy định.
Mức chi cho các hoạt động của Hội đồng được thực hiện theo chế độ hiện hành bao gồm:
Chi cho hội họp, chi mua văn phòng phẩm, dụng cụ phục vụ cho Hội đồng;
Chi cho việc tư vấn, phản biện theo quy định trong các dự án;
Chi cho các nhiệm vụ khác được phân công trong thành viên của Hội đồng KTQH.

Quản lý và sử dụng kinh phí
Sở Xây dựng có trách nhiệm tổ chức, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng KTQH. Kế toán Sở Xây dựng kiêm nhiệm theo dõi, hạch toán đầy đủ các khoản thu, chi của Hội đồng KTQH.
Dự toán chi hoạt động của Hội đồng KTQH sẽ được Sở Xây dựng tổng hợp ngoài định mức với dự toán chi thường xuyên hàng năm của Sở Xây dựng.
Cuối năm Sở Xây dựng thực hiện tổng hợp quyết toán theo Thông tư 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007 của Bộ Tài chính.

Về quản lý thu chi tài chính
Việc quy định quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng KTQH tỉnh sẽ do Sở Xây dựng đảm nhiệm và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về quản lý và sử dụng ngân sách.
Kế toán của Sở Xây dựng kiêm nhiệm công tác quản lý thu chi tài chính cho Hội đồng KTQH tỉnh theo quy chế hoạt động của Hội đồng KTQH tỉnh và các quy định hiện hành về tài chính của Nhà nước.
Thu chi tài chính của Hội đồng đều phải có đủ chứng từ theo quy định. Sử dụng phiếu thu, chi của Sở Xây dựng.

Điều khoản thực hiện
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh các vấn đề mới không phù hợp thực tế để thực hiện, Chủ tịch Hội đồng thông qua phiên họp toàn thể Hội đồng để có văn bản trình UBND tỉnh bổ sung điều chỉnh Quy chế này cho phù hợp sau khi có ý kiến đa số thống nhất./.