QUYẾT ĐỊNH Về việc áp dụng tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Dương ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quyết định này quy định việc áp dụng tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở trong việc đăng tải, trao đổi, lưu trữ thông tin số của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
2. Đối tượng áp dụng Quyết định này gồm có: các cơ quan hành chính cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã; các cơ quan thuộc ngành dọc, lực lượng vũ trang, các đơn vị sự nghiệp công lập và các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi chung là các cơ quan, đơn vị).
Khuyến khích các cơ quan, tổ chức không thuộc đối tượng áp dụng nêu trên thực hiện theo Quyết định này.

Giải thích từ ngữ
1. Tài liệu dạng cho phép đọc và chỉnh sửa là tài liệu còn trong quá trình dự thảo, góp ý hoặc các tài liệu tham khảo mà tác giả cho phép chỉnh sửa hoặc sao chép một phần hay toàn bộ tài liệu.
2. Tài liệu dạng chỉ đọc là tài liệu đã phát hành chính thức và tác giả không cho phép chỉnh sửa nội dung tài liệu.
3. Tiêu chuẩn định dạng văn bản áp dụng trong ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan nhà nước được quy định tại Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
4. Tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở các ứng dụng văn phòng là Tiêu chuẩn quốc gia “TCVN 7978:2009 ISO/IEC 26300:2006” được công bố tại Quyết định số 1761/QĐ-BKHCN ngày 27/8/2009 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ.

Nội dung quy định áp dụng
1. Việc đăng tải tài liệu trên cổng, trang thông tin điện tử của tỉnh, cổng, trang thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị thực hiện theo quy định như sau:
a) Đối với tài liệu dạng chỉ đọc, phải áp dụng Tiêu chuẩn định dạng Portable Document Format (.pdf) v1.4, v1.5, v1.6, v1.7;
b) Đối với tài liệu văn bản, bảng tính, trình diễn dạng cho phép đọc và chỉnh sửa, phải có định dạng theo Tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở các ứng dụng văn phòng, cụ thể: định dạng .odt đối với tài liệu dạng văn bản, định dạng .ods đối với tài liệu dạng bảng tính, định dạng .odp đối với tài liệu dạng trình diễn.
Bên cạnh Tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở, có thể áp dụng cùng lúc một hoặc nhiều tiêu chuẩn định dạng khác cho các tài liệu này, cụ thể: định dạng .doc hoặc .docx đối với tài liệu dạng văn bản, định dạng .xls hoặc .xlsx đối với tài liệu dạng bảng tính, định dạng .ppt hoặc .pptx đối với tài liệu dạng trình diễn.
2. Các văn bản chính thức cần có định dạng tài liệu .pdf trong các trường hợp:
a) Lưu trữ, luân chuyển văn bản trong hệ thống thông tin nội bộ của các cơ quan, đơn vị;
b) Phát hành, gửi, nhận giữa các cơ quan, đơn vị qua môi trường mạng.

Thời điểm bắt buộc áp dụng định dạng tài liệu mở
Nội dung quy định áp dụng tại Khoản 1,

Điều 3 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/9/2014;
Nội dung quy định áp dụng tại Khoản 2,

Điều 3 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/12/2014.

Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị
1. Sở Thông tin và Truyền thông
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức về việc áp dụng Tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở;
Triển khai cài đặt phần mềm văn phòng nguồn mở cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu;
Tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn áp dụng định dạng tài liệu mở cho cán bộ văn thư, cộng tác viên, biên tập viên và quản trị viên cổng, trang thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị;
Hướng dẫn cho cán bộ văn thư, lưu trữ và công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị áp dụng định dạng .pdf trong phát hành văn bản chính thức, lưu trữ tài liệu, văn bản.
2. Sở Tài chính
Cân đối và bố trí ngân sách cho công tác tuyên truyền, đào tạo, tập huấn áp dụng định dạng tài liệu mở, triển khai cài đặt phần mềm nguồn mở.
3. Các cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng áp dụng:
Đảm bảo việc cài đặt và duy trì bộ phần mềm văn phòng nguồn mở trên máy tính trạm của cơ quan, đơn vị mình; tổ chức cử cán bộ tham dự tập huấn và áp dụng định dạng tài liệu mở lần lượt cho các đối tượng: biên tập viên, quản trị viên cổng, trang thông tin điện tử, cán bộ văn thư và sau đó triển khai rộng rãi cho toàn thể cán bộ công chức, viên chức, nhân viên của cơ quan, đơn vị.
Điều chỉnh, bổ sung yêu cầu bắt buộc sử dụng định dạng tài liệu mở và trách nhiệm cụ thể của các cá nhân vào quy chế ứng dụng công nghệ thông tin, quy trình xử lý văn bản đi, đến của cơ quan, đơn vị.

Tổ chức thực hiện
1. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quyết định này; đồng thời phối hợp với Sở Nội vụ theo dõi, kiểm tra kết quả thực hiện và xem mức độ tuân thủ Quyết định này là một trong những tiêu chí xét thi đua, khen thưởng hàng năm của các cơ quan, đơn vị.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

Điều khoản thi hành
Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký./.