QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Về việc ban hành Quy chế tổ chức thực hiện và Quy chếquản lý tài chính Dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh vàLạng Sơn" BMZ 98 66 781 do Chính phủ cộng hoà liên bang Đức viện trợ không hoànlại BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Những căncứ xây dựng quy chế
Quychế tổ chức thực hiện dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninhvà Lạng Sơn" được xây dựng trên cơ sở các văn bản sau đây:
Quyếtđịnh: 840/QĐ/TTg ngày 04.09.1999 của Thủ tướng chính phủ về việc phê duyệt dựán "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" doChính phủ Cộng hoà Liên bang Đức viện trợ không hoàn lại.
Hiệpđịnh tài chính giữa Ngân hàng tái thiết Đức (KfW) và Nước CHXHCN Việt nam, đạidiện là Bộ Nông nghiệp và PTNT ký ngày 16.09.1999 kèm theo Bản Hiệp định riêng.
Thôngtư số 89 TC/VT ngày 31/10/1994, hướng dẫn quản lý tài chính và sử dụng viện trợcủa Chính phủ Cộng hoà Liên bang Đức.
Thôngtư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/2/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lýtài chính nhà nước đối với nguồn vốn viện trợ không hoàn lại.
Quyếtđịnh số 1279 BNN - TCCB ngày 13.04.2000 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNTvề việc thành lập Ban điều hành dự án Trung ương.
Quyếtđịnh số 101/1999/QĐ/BNN-TCCB ngày 03.07.1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp &PTNT về việc tổ chức lại Ban quản lý dự án viện trợ Lâm nghiệp đổi tên thànhBan quản lý các dự án lâm nghiệp.
Quyếtđịnh số 144/1999/QĐ/BNN-TCCB ngày 15.10.1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp &PTNT về việc ban hành Quy chế về tổ chức hoạt động của Ban quản lý các dự ánlâm nghiệp.

Điềuhành và quản lý dự án
Dựán "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" đượctổ chức điều hành và quản lý thống nhất từ TW (Bộ Nông nghiệp & PTNT) đến 3tỉnh dự án: Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn (tỉnh, huyện, xã) theo hướng phâncấp quản lý dự án cho cấp tỉnh đảm bảo hoạt động của dự án theo đúng tiến độ vàđạt hiệu quả.

Ban điềuhành dự án TW
1.Tổ chức Ban điều hành dự án TW:
Banđiều hành dự án TW (Ban ĐHDATW) được thành lập theo Văn kiện dự án và Quyếtđịnh của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn do Thứ trưởng Bộ NN& PTNT làm trưởng ban. Các thành viên của Ban gồm các Phó Chủ tịch UBND 3tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn, đại diện các Vụ NN & PTNT (Bộ Kếhoạch và Đầu tư), Vụ Tài chính Đối ngoại (Bộ Tài chính) và các Vụ, Cục, Ban cóliên quan thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
2.Chức năng của Ban điều hành dự án TW:
Banđiều hành có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ NN&PTNT và chịu trách nhiệm trướcBộ trưởng Bộ NN &PTNT về tổ chức thực hiện quản lý dự án theo đúng mụctiêu, nội dung Quyết định số 840 TTg ngày 4/9/1999 của Thủ tướng chính phủ vàHiệp định tài chính đã ký kết giữa Chính phủ Việt nam và Ngân hàng tái thiếtĐức.
3. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các thànhviên Ban điều hành dự án TW:
CácUỷ viên của bộ phận thường trực:
Giámđốc dự án - Trưởng bộ phận thường trực .
Điềuphối viên chính dự án - thành viên
Tráchnhiệm của bộ phận thường trực:
Bộphận thường trực có trách nhiệm điều hành và quản lý dự án theo đúng mục tiêutiến độ và nội dung đầu tư của dự án và là Đại diện thẩm quyền của Bộ nôngnghiệp và Phát triển nông thôn và Ban điều hành dự án TW, trong việc giao dịchvới các cơ quan tài trợ (Ngân hàng tái thiết Đức), các cơ quan tổng hợp nhà nướcvà các đơn vị liên quan khác trong khuôn khổ dự án, đồng thời tổ chức kiểm trađánh giá hiệu quả thực hiện dự án.
Cácuỷ viên khác:
Cácuỷ viên đại diện các tỉnh dự án:
Cácuỷ viên có trách nhiệm điều hành toàn diện dự án tỉnh mình, đôn đốc, kiểm travà giám sát mọi hoạt động của Ban quản lý dự án tỉnh, huyện.
Cácuỷ viên đại diện cơ quan tổng hợp của các Bộ:
BộKế hoạch và Đầu tư: Hướng dẫn và giải quyết những tồn tại (nếu có) trong việcxây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dự án, giải quyết vốn đối ứng.
BộTài chính: Chịu trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục giải ngân và quản lý kinhphí, tài sản dự án.
Cácuỷ viên đại diện các Vụ , Cục thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn:
Cácuỷ viên đại diện các Vụ tổng hợp có trách nhiệm đại diện cho Vụ mình điều hành,tham gia giải quyết những vấn đề liên quan đến dự án, cụ thể như sau:
VụHợp tác Quốc tế: Chịu trách nhiệm điều hành hướng dẫn các thủ tục đối ngoại.
VụTài chính và Kế toán: Chịu trách nhiệm điều hành, hướng dẫn và giám sát vềnghiệp vụ quản lý và sử dụng kinh phí dự án.
VụKế hoạch và Quy hoạch: Chịu trách nhiệm điều hành cân đối kế hoạch chung, đặcbiệt là lập kế hoạch, xin cấp phân bổ vốn đối ứng phía Việt Nam.
CụcPhát triển Lâm nghiệp: Phối hợp xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chotrồng rừng và các hướng dẫn về kiểm tra giám sát trồng và quản lý rừng trồngcủa dự án.
Banquản lý các dự án Lâm nghiệp: Quản lý dự án về mọi mặt và điều phối sự kết hợpgiữa các dự án.

Ban quản lýdự án TW
1. Tổ chức Ban quản lý dự án TW:
Banquản lý dự án TW (Ban QLDATW) trực thuộc Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (BanQLCDALN) là bộ phận thường trực giúp việc cho Ban điều hành dự án TW tổ chức vàquản lý thực hiện dự án. Ban quản lý dự án TW tổ chức hoạt động theo Quyết địnhsố 144/1999/QĐ/BNN - TCCB ngày 15.10.1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp &PTNT về việc ban hành Quy chế về tổ chức hoạt động của Ban quản lý các dự ánLâm nghiệp.
Banquản lý dự án TW gồm:
Giámđốc Dự án, kiêm nhiệm
Điềuphối viên chính dự án, kiêm phụ trách kế hoạch và tài chính, chuyên trách
Kếtoán dự án, chuyên trách
Cánbộ kỹ thuật dự án, chuyên trách
Vàmột số cán bộ kỹ thuật, kế toán và hành chính ...
2. Chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý dựán TW:
BanQLDATW (BMZ No 98 66 781) có nhiệm vụ thường trực điều hành giải quyết mọi côngviệc liên quan đến các hoạt động đối nội, đối ngoại của dự án, nhằm đảm bảothực hiện đúng các cam kết giữa 2 Chính phủ và kế hoạch đã được Ban điều hànhdự án TW thông qua và trình Bộ phê duyệt.
BanQLDATW chịu sự quản lý của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (Bộ Nông nghiệp vàPTNT).
Giámđốc dự án được đứng tên người được uỷ quyền của chủ tài khoản để giao dịch vớiNgân hàng, Kho bạc và ký thừa uỷ quyền Trưởng ban quản lý các dự án Lâm nghiệptrong các văn bản do Ban phát hành có liên quan đến việc quản lý nội bộ dự ántừ Trung ương đến Địa phương theo quy định của Nhà nước.
Cốvấn trưởng người nước ngoài có chức năng tư vấn thực thi dự án theo đúng điềukhoản đã ghi trong bản hợp đồng tư vấn đã ký ngày 03 tháng 04 năm 2000 giữaNgân hàng Tái thiết Đức - với sự uỷ nhiệm Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nôngthôn - và Công Ty các dự án Nông nghiệp Đức (GFA).
Xâydựng Quy chế tổ chức thực hiện dự án và Quy chế quản lý tài chính dự án, cácđịnh mức kinh tế kỹ thuật. Hướng dẫn các tỉnh dự án xây dựng kế hoạch, tổng hợpkế hoạch của các tỉnh, tổ chức hội nghị về kế hoạch, thông qua kế hoạch vàtrình Ban điều hành dự án. Hướng dẫn các tỉnh dự án thực hiện kế hoạch, giámsát đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Báo cáo việc thực hiện dự án hằng quý vàhằng năm cho Ban điều hành dự án, Bộ NN & PTNT, KfW và các cơ quan liênquan.
Tổchức công tác kế toán dự án được thực hiện theo hình thức Ban quản lý dự án cóphân cấp hạch toán độc lập (hình thức kế toán phân tán) theo hướng phân cấpquản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao cho các đơn vị trực thuộc.
.Giám sát quản lý tài chính và tổ chức thực hiện kiểm toán và thẩm định quyếttoán hằng năm.
Tổchức kiểm tra và phúc tra: thiết kế, trồng rừng và chăm sóc. Kiểm tra định kỳ 3tháng 1 lần các vườn ươm
Tổchức đào tạo/tập huấn cho các cán bộ nòng cốt của dự án. Xây dựng kế hoạch tậphuấn cho cán bộ dự án. Duyệt nhu cầu và kế hoạch tập huấn và tham quan của cấptỉnh. Hỗ trợ các tỉnh ký kết các hợp đồng giảng viên cho các khoá tập huấn. Tổchức đi tham quan nước ngoài cho cán bộ dự án.
3. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các thànhviên Ban QLDATW:
a/ Giám đốc dự án TW:
Đạidiện thẩm quyền của Bộ NN & PTNT trong việc quản lý và điều hành dự án.
Banhành các văn bản hướng dẫn liên quan.
Xemxét, phê duyệt các báo cáo định kỳ.
Gửicác báo cáo cho các tổ chức liên quan (Bộ tài chính, Bộ kế hoạch và đầu tư,KfW...).
Kịpthời thông báo về các văn bản pháp lý có liên quan đến quản lý dự án mà Chínhphủ và các cơ quan tổng hợp nhà nước, Bộ NN & PTNTmới ban hành tới các cấpquản lý dự án.
Xâydựng kế hoạch Quý và kế hoạch hàng năm.
Tổchức các cuộc họp Ban điều hành dự án.
Tổchức việc thiết lập cơ sở hạ tầng của dự án và đảm bảo tiến hành các hoạt độngcủa dự án.
Giámsát việc quản lý kỹ thuật và tài chính đối với các hoạt động dự án.
Tổchức việc thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá.
Thoảthuận với Ngân hàng NN & PTNT về các điều khoản hợp đồng về quản lý tàikhoản tiền gửi dự án.
Đảmbảo việc điều phối các hoạt động dự án với các chương trình trong nước và Quốctế khác.
b/ Điều phối viên chính dự án:
Trợgiúp Giám đốc dự án TW, quản lý dự án trong các lĩnh vực liên quan.
Lêncác báo cáo tiến độ định kỳ.
Xâydựng kế hoạch hoạt động, kế hoạch tài chính hàng năm và điều phối tài chính.
c/Cán bộ điều phối tài chính TW:
Tổchức và quản lý việc mua sắm xe cộ, thiết bị và vật tư:
Giámsát việc thực hiện các hợp đồng dịch vụ và hàng hóa.
Xâydựng kế hoạch tài chính cho các hoạt động dự án.
Giámsát việc thực hiện hợp đồng với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thônvề mở và quản lý tài khoản tiền gửi cá nhân.
d/ Kế toán dự án cấp TW:
Chịusự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc dự án, chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặtchuyên môn, nghiệp vụ của Phòng Tài chính kế toán Ban và Vụ Tài chính kế toánBộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Điềuhành toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kế toán tài chính chungtrong toàn dự án, tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với đặc điểm của dự ántuân thủ hiệp định tài chính dự án đã được ký kết và chế độ quản lý tài chínhhiện hành của Nhà nước.
Chịutrách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực các số liệukế toán tài chính trong báo cáo quyết toán thuộc khuôn khổ dự án đảm nhận.
Chịutrách nhiệm về việc thực hiện công tác kế toán tại Ban quản lý dự án TW (hạchtoán kế toán, mở sổ kế toán, theo dõi, lập báo cáo tài chính kế toán, lưu trữvà bảo quản chứng từ), kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của chứng từ gốc, đảmbảo tính chính xác của số liệu đã trình.
Lậpđơn hàng cho mua sắm trong và ngoài nước
Căncứ vào kế hoạch và tiến độ thực hiện dự án lập báo các hàng quý tình hình sửdụng kinh phí dự án và đơn gửi nhà tài trợ xin rút vốn bổ xung kinh phí dự án.
Thựchiện việc giải ngân và hạch toán kế toán, tổ chức thẩm định báo cáo quyết toántài chính hàng năm của các Ban quản lý dự án tỉnh, cùng với báo cáo quyết toáncủa Văn phòng Ban quản lý dự án TW, tổng hợp báo cáo quyết toán toàn dự án theochế độ hiện hành của Nhà nước và yêu cầu của nhà tài trợ (Chính phủ Đức) đượcghi trong hiệp định.
Phổbiến kịp thời cho Ban quản lý dự án tỉnh, huyện các chế độ chính sách chi tiêutài chính và các quy định về nghiệp vụ kế toán thống kê và thông tin kinh tế.
Tổchức công tác kiểm tra các Ban quản lý dự án tỉnh định kỳ và đột xuất theo quyđịnh.
Chịutrách nhiệm tổ chức tập huấn tài chính kế toán dự án phù hợp với hiệp định đãký và chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước.
Đảmbảo việc chuyển tiền đến các tỉnh và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn, theo dõi, kiểm tra việc chuyển tiền đến ngân hàng các tỉnh, huyện để mởcác tài khoản tiền gửi cá nhân cho các hộ dân tham gia trồng rừng.
Phốihợp với bộ phận kế hoạch lập và triển khai kế hoạch thực hiện dự án gồm: Vốnviện trợ, Vốn đối ứng trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Chỉđạo công tác kế toán của các Ban QLDA cấp tỉnh/huyện
Kiểmtra việc tính toán tiền trong các tài khoản tiền gửi mở cho dân tham gia trồngrừng.
Tổchức thực hiện công tác kiểm tra nội bộ và kiểm toán.
đ/ Cán bộ kỹ thuật cấp TW:
Tổchức việc sản xuất các bản đồ còn thiếu.
Pháttriển các tiêu chuẩn chọn thôn và vùng tham gia dự án.
Giámsát việc thực hiện quy hoạch sử dụng đất vi mô trong vùng dự án.
Xemxét các báo cáo tiến độ hoạt động dự án cấp tỉnh
Đánhgiá nhu cầu đào tạo.
Tổchức và giám sát các khoá đào tạo và các chuyến đi tham quan khảo sát.
Soạnthảo hướng dẫn xây dựng kế hoạch quản lý tài nguyên cấp thôn.
Giámsát việc thực hiện các hoạt động kỹ thuật của dự án.
Giámsát việc trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.
Xâydựng các tiêu chuẩn kỹ thuật trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng cho dự án.
ã Tổnghợp các báo cáo tiến độ của cấp tỉnh, chuẩn bị báo cáo kỹ thuật cấp TW.

Văn phòng tưvấn
1. Văn phòng tư vấn gồm:
CốVấn trưởng dự án người nước ngoài
Trợlý cố vấn trưởng
Cácchuyên gia ngắn hạn trong nước và quốc tế
Thưký
Phiêndịch
Láixe
Chứcnăng nhiệm vụ của Văn phòng tư vấn:
Chứcnăng nhiệm vụ của Văn phòng tư vấn là hỗ trợ đối với các hoạt động sau:
Điềuphối hoạt động dự án bao gồm kế hoạch hoạt động dự án hàng năm.
Việclựa chọn mua sắm trang thiết bị vật tư cho dự án, đảm bảo cung cấp kịp thời chohoạt động của dự án.
Thiếtlập hệ thống giám sát và đánh giá cho dự án.
Việcphối hợp các hoạt động dự án với các tổ chức khác.
Việcxúc tiến thành lập các tổ chức nông dân làm rừng.
Theodõi các biện pháp quy hoạch sử dụng đất có người dân tham gia và phổ cập lâmnghiệp. Xác định các vấn đề kỹ thuật cho việc xây dựng kế hoạch phát triển lâmnghiệp cấp thôn.
Điềuphối công việc và nhiệm vụ của các chuyên gia ngắn hạn trong nước và Quốc tế.
Giámsát việc mở và quản lý tài khoản tiền gửi cho nông dân.
Đánhgiá nhu cầu đào tạo cho cán bộ dự án.
Lựachọn và hỗ trợ trong việc ký kết hợp đồng với các tổ chức để tiến hành tậphuấn/đào tạo, cũng như xây dựng chương trình đào tạo tổng quan cho dự án.
ã Đánhgiá cán bộ và khả năng đào tạo của các cơ quan đào tạo.

Ban điềuhành dự án tỉnh
1. Ban điều hành dự án tỉnh do Chủ tịchUBND tỉnh quyết định thành lập. Ban ĐHDA tỉnh chịu trách nhiệm toàn diện trướcUBND tỉnh, Bộ NN & PTNT và Ban ĐHDATW về việc điều hành, tổ chức thực hiệncác mục tiêu, nội dung và kế hoạch hoạt động của dự án tại địa phương.
2. Các thành viên của Ban ĐHDA tỉnh gồm:
PhóChủ tịch UBND tỉnh, Trưởng ban
Lãnhđạo Sở Kế hoạch và Đầu tư, uỷ viên
Lãnhđạo Sở Tài chính - Vật giá, uỷ viên
Lãnhđạo Sở NN & PTNT, uỷ viên
Lãnhđạo Sở Địa chính, uỷ viên
Lãnhđạo Ngân hàng NN & PTNT, uỷ viên
PhóGiám đốc dự án tỉnh, uỷ viên
ã CácGiám đốc dự án huyện, uỷ viên
3. Chức năng nhiệm vụ của BĐH DA tỉnh:
BanĐHDA tỉnh chịu trách nhiệm toàn bộ trước Chủ tịch UBND tỉnh, Bộ trưởng Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn và Ban ĐHDATW về việc thực hiện, hoàn thành toàndiện mục tiêu, nội dung và kế hoạch hoạt động của dự án, thuộc địa phương mình.
BanĐHDA tỉnh có nhiệm vụ giúp UBND tỉnh tổ chức thực hiện hoàn thành dự án theođúng mục tiêu đã được Chính phủ hai nước phê duyệt.
Xâydựng và ban hành quy chế thực hiện dự án tại địa phương trên cơ sở Quy chế tổchức quản lý thực hiện dự án cấp TW sau khi đã có thoả thuận và thống nhất bằngvăn bản với Trưởng Ban điều hành dự án TW.

Ban quản lýdự án tỉnh
1. Tổ chức Ban quản lý dự án tỉnh:
Banquản lý dự án tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh ra Quyết định thành lập. Ban QLDA tỉnhlà bộ phận thường trực giúp việc cho Ban ĐHDA tỉnh và chịu sự điều hành, quảnlý của Ban QLDATW. Ban QLDA tỉnh có con dấu riêng và tài khoản riêng.
BanQLDA tỉnh gồm:
Giámđốc dự án, kiêm nhiệm: Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách NN & PTNT;
PhóGiám đốc dự án, kiêm nhiệm: Lãnh đạo của cơ quan quản lý Lâm nghiệp;
BắcGiang, Quảng Ninh: Phó giám đốc Sở Nông nghiệp & PTNT
LạngSơn: Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm
Điềuphối viên Kế hoạch/ Tài chính chuyên trách
Điềuphối viên kỹ thuật, chuyên trách
Phụtrách kế toán dự án.
ã Cáccán bộ khác của Ban QLDA tỉnh do tỉnh quyết định.
2. Chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý dựán tỉnh:
Sửdụng kinh phí dự án đúng mục đích và có hiệu quả do Ban quản lý dự án TW phânbổ theo kế hoạch.Chuẩn bị đầy đủ các nội dung và điều kiện cần thiết để đóntiếp và làm việc với các chuyên gia Quốc tế, trong nước của dự án, và đoàn côngtác của KfW đến kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện dự án tại địa phương.
Tổnghợp và báo cáo định kỳ việc thực hiện dự án, đồng thời kiến nghị những chínhsách, chế độ và biện pháp liên quan lên UBND tỉnh và Ban điều hành dự án TWnhằm đảm bảo cho dự án hoạt động có hiệu quả.
Giúpviệc cho Ban điều hành dự án cấp tỉnh trong việc điều hành kế hoạch hoạt độngdự án.
Chịusự điều hành và quản lý của Ban QLDATW.
Dựatrên quy định và hướng dẫn của Bộ, chủ động xây dựng và ban hành các hướng dẫnquản lý dự án, các hướng dẫn về kỹ thuật và phổ cập phù hợp với mục tiêu nộidung dự án và phù hợp với điều kiện cụ thể của địa phương. Trước khi ban hànhcác văn bản, tài liệu hướng dẫn này có sự chấp thuận bằng văn bản của BanQLDATW.
Hướngdẫn các Ban QLDA cấp huyện quản lý thực hiện các hoạt động dự án.
Xâydựng kế hoạch hoạt động và ngân sách hàng năm trình Ban điều hành dự án tỉnhxem xét trước khi gửi Ban QLDATW để tổng hợp trình Ban điều hành dự án TW thôngqua.
Kiểmtra đôn đốc các hoạt động dự án trong tỉnh. Báo cáo kết quả hoạt động theo đúngquy định cho Ban QLDATW.
Kýcác hợp đồng thiết kế trồng rừng, mua vật tư sản xuất cây con và thẩm định quyhoạch sử dụng đất và điều tra lập địa.
Tổchức đào tạo, tập huấn và các chuyến đi tham quan trong nước cho cán bộ hiện trườngvà phổ cập viên.
ã Phêduyệt kế hoạch tập huấn cho phổ cập viên và nông dân do Ban QLDA cấp huyện đềxuất.
3. Nhiệm vụ của các thành viên Ban QLDAtỉnh:
a/ Giám đốc dự án cấp tỉnh:
Banhành các văn bản hướng dẫn về quản lý và vận hành dự án phù hợp với điều kiệnđịa phương dựa trên quy chế chung của dự án đã ban hành.
Chuẩnbị và tổ chức các hội thảo lập kế hoạch hàng năm.
Xemxét và điều chỉnh kế hoạch nếu thấy cần thiết.
Xemxét, duyệt báo cáo kỹ thuật và tài chính.
Đảmbảo sự điều phối các hoạt động của dự án với chi nhánh Ngân hàng NN&PTNTtỉnh, huyện và các chương trình trong nước và Quốc tế.
Tổnghợp báo cáo định kỳ việc thực hiện dự án lên Ban QLDATW.
Theodõi, giám sát việc thiết lập và quản lý rừng trồng.
Duyệtviệc tạm đình chỉ hay đóng các sổ tài khoản tiền gửi.
b/ Phó Giám đốc dự án tỉnh:
Giámđốc dự án tỉnh uỷ quyền cho Phó Giám đốc điều hành đối với tất cả các hoạt độngcó liên quan của dự án.
c/ Điều phối viên kỹ thuật tỉnh:
Soạnthảo các quy định, hướng dẫn kỹ thuật.
Chuẩnbị các tài liệu phổ cập.
Điềuphối giám sát và mua hạt giống, hoạt động vườn ươm, thiết lập và quản lý rừngtrồng.
Phốihợp giữa việc xây dựng kế hoạch quản lý tài nguyên rừng cấp thôn với các hoạtđộng vườn ườm.
Lậpkế hoạch và thiết lập các mô hình trình diễn và thử nghiệm.
Giámsát các hoạt động quy hoạch sử dụng đất.
Chuẩnbị các thống kê về kỹ thuật cuả dự án.
Theodõi và đánh giá các hoạt động hiện trường.
Cótrách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu chất lượng các công việc điều tra lập địa vàđo đạc diện tích.
Phốihợp với Điều phối viên tài chính và Điều phối viên kế hoạch đề xuất, lập kếhoạch và tổ chức thực hiện các khoá đào tạo, tham quan do tỉnh tổ chức.
d/ Điều phối viên kế hoạch cấp tỉnh:
Chuẩnbị và hoàn thiện các kế hoạch hoạt động dự án hàng năm và hàng quý. Trong đóbao gồm cả kế hoạch tập huấn và các hoạt động khác trong dịch vụ phổ cập chotoàn tỉnh gửi về Ban QLDATW;
Xâydựng kế hoạch mua và cung ứng vật tư cho dự án;
Thiếtlập hệ thống giám sát và đánh giá cho dự án tỉnh;
Chuẩnbị và tổ chức các khoá tập huấn trong lĩnh vực kế hoạch, giám sát và đánh giávà các khoá trong lĩnh vực quản lý dự án;
ã Tổnghợp các số liệu thống kê của dự án tỉnh. Chuẩn bị các báo cáo tiến độ gửi vềBan QLDATW.
đ/ Điều phối viên tài chính cấp tỉnh:
Thựchiện kế hoạch mua sắm tài sản cho dự án;
Chuẩnbị các số liệu thống kê tài chính của dự án;
Xâydựng kế hoạch tài chính dự án hằng năm và hằng quý;
Đảmbảo sự điều phối với chi nhánh Ngân hàng NN &PTNT tỉnh, huyện.
Chịutrách nhiệm về tính đúng đắn của việc tính toán số tiền trong từng tài khoảncủa các hộ tham gia trồng rừng;
Lậpvà tổng hợp danh sách các chủ tài khoản tiền gửi cá nhân
e/ Phụ trách kế toán dự án cấp tỉnh:
Chịutrách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụcho việc quản lý tài chính dự án.
Chịusự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc dự án, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm travề mặt nghiệp vụ của phụ trách kế toán cấp trên và cơ quan tài chính thống kêcùng cấp.
Chịutrách nhiệm tổ chức, hướng dẫn, thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác tàichính kế toán của dự án tại tỉnh (bao gồm: Chi phí trực tiếp tại văn phòng Banquản lý dự án tỉnh và các Ban quản lý dự án huyện) cung cấp thông tin tài chínhkế toán và giúp lãnh đạo phân tích đánh giá điều hành dự án.
Chịutrách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực các số liệukế toán tài chính trong báo cáo quyết toán thuộc khuôn khổ dự án đảm nhận.
Địnhkỳ theo quy định lập báo cáo tình hình sử dụng kinh phí, báo cáo quyết toán gửiBan quản lý dự án TW kèm theo bản Photo-copy chứng từ gốc.
Phốihợp với bộ phận kế hoạch lập và triển khai kế hoạch tài chính dự án gồm: vốnviện trợ, vốn đối ứng trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Tổchức tổng hợp và theo dõi việc mở tài khoản tiền gửi cá nhân các hộ dân thamgia dự án.
Quảnlý tài chính - kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và chế độ kế toáncủa nhà nước.
Mởcác sổ sách kế toán theo quy định của nhà nước;
Kiểmtra tính chính xác, tính hợp lệ của chứng từ gốc;
Kiểmtra và ký trình lãnh đạo duyệt chi các khoản chi tiêu của dự án;
Địnhkỳ kiểm tra, theo dõi việc ghi chép sổ sách kế toán của các Ban QLDA cấp huyện;
Theodõi việc chuyển tiền đến các Ngân hàng NN&PTNT tỉnh/huyện để mở các tàikhoản tiền gửi cho các hộ. Tổng hợp việc rút tiền từ các TKTG cá nhân tại cácchi nhánh Ngân hàng NN&PTNT huyện
Tổnghợp báo cáo giải trình chi tiêu hàng quý và kèm theo kế hoạch kinh phí cho quýtiếp theo gửi lên Ban QLDATW.
Giảitrình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra và kiểm toán.

Ban quản lýdự án huyện
1. Tổchức Ban quản lý dự án huyện:
BanQLDA huyện do Chủ tịch UBND tỉnh ra Quyết định thành lập. Ban QLDA huyện có condấu riêng và tài khoản riêng.
BanQLDA huyện gồm:
Giámđốc dự án, kiêm nhiệm: Lãnh đạo UBND huyện
PhóGiám đốc dự án, kiêm nhiệm:
TỉnhBắc Giang: Giámđốc lâm trường
TỉnhQuảng Ninh:
ĐôngTriều: Giámđốc lâm trường
HảiNinh: Lãnhđạo Phòng NN & PTNT
TỉnhLạng Sơn:
CaoLộc, Lộc Bình: Hạt trưởnghạt kiểm lâm
HữuLũng: Giámđốc lâm trường
Cácthành viên khác theo như Quyết định thành lập Ban QLDA huyện của UBND tỉnh.
2. Nhiệm vụ của Ban quản lý dự án huyện:
Chuẩnbị tổ chức lập kế hoạch hàng năm của huyện.
Xemxét và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
Thẩmđịnh kết quả quy hoạch sử dụng đất và các diện tích trồng rừng.
Đảmbảo phân phối vật tư cho nông dân;
Kýkết các hợp đồng sản xuất cây con;
Tổchức và theo dõi việc thiết lập và quản lý rừng trồng.
Giámsát việc trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng trồng dự án.
Chuẩnbị các báo cáo về tiến độ dự án của huyện;
Tuyểndụng và đào tạo phổ cập viên;
Soạnthảo và tổ chức hiện kế hoạch phổ cập;
Xâydựng, tổ chức thực hiện tập huấn và tham quan cho nông dân;
Thuthập thông tin về tình hình thực hiện dự án ở các thôn;
3. Nhiệm vụ của các thành viên Ban QLDAhuyện:
a/ Giám đốc dự án cấp huyện:
Thẩmđịnh các phương án quy hoạch sử dụng đất và các diện tích trồng rừng.
Tổchức, đôn đốc việc giao đất, điều chỉnh đất đai (nếu có) và việc cấp Giấy chứngnhận quyền sử dụng đất lâm nghiệp (Sổ đỏ) cho dân vùng dự án.
Đảmbảo sự điều phối các hoạt động của dự án với chi nhánh Ngân hàng NN&PTNThuyện và các chương trình trong và ngoài nước trong phạm vi huyện.
Tổchức và theo dõi việc thiết lập và quản lý rừng trồng.
b/ Phó giám đốc dự án cấp huyện:
Trợgiúp giám đốc dự án huyện quản lý dự án trong mọi khía cạnh có liên quan.
Chuẩnbị tổ chức lập kế hoạch hàng năm.
Xemxét và điều chỉnh kế hoạch nếu thấy cần thiết.
Chuẩnbị các báo cáo về tiến độ dự án của huyện;
Xemxét và phê duyệt các báo cáo về kỹ thuật và tài chính của huyện.
Soạnthảo và tổ chức thực hiện kế hoạch phổ cập;
Thuthập thông tin về tình hình thực hiện dự án ở các xã, thôn;
Hỗtrợ các xã, thôn trong quy hoạch sử dụng đất;
Hỗtrợ các nhóm hộ nông dân trong xây dựng kế hoạch quản lý tài nguyên cấp thôn.
c/ Điều phối viên kỹ thuật:
Chuẩnbị vật tư cho Quy hoạch sử dụng đất vi mô ( QHSDĐVM) ;
Xâydựng các bản đồ quy hoạch sử dụng đất;
Xâydựng các bản đồ rừng trồng dự án;
Lựachọn, đề xuất tuyển dụng và đào tạo phổ cập viên;
Quảnlý việc phân phối vật tư cho nông dân;
Giámsát ký hợp đồng gieo ươm;
Giámsát việc cung cấp cây con cho nông dân;
Trợgiúp các thôn trong việc soạn thảo các quy ước thôn bản.
Chuẩnbị các tài liệu, tư liệu và bảng biểu phục vụ cho công tác phổ cập ... (ĐPV kỹthuật huyện, cán bộ hiện trường).
Giámsát việc trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng trồng dự án.
d/ Cán bộ kế toán :
Quảnlý tài chính - kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và chế độ kế toáncủa nhà nước.
Theodõi tổng hợp việc rút tiền từ các tài khoản tiền gửi cá nhân dự án;
Kịpthời tổng hợp báo cáo giải trình chi tiêu cho Ban QLDA tỉnh.
Giảitrình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra và kiểm toán.
Phốihợp với chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT huyện theo dõi và giám sát việc mở vàquản lý TKTG cá nhân của từng huyện và từng chủ tài khoản tiền gửi cá nhân.
Nhânviên kế toán Ban quản lý dự án huyện có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận vàkiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ lập báo cáo nội bộ kèm theo chứng từ gốcvà 01 bản photo-copy chứng từ gốc chuyển về bộ phận kế toán Ban quản lý dự ántỉnh (Ban quản lý dự án huyện chỉ lưu giữ bản photo-copy). Kế toán mở sổ chitiết theo dõi tình hình ứng và thanh toán tiền nhận ứng kinh phí, tiền mặt,tiền gửi ngân hàng; kế toán chi tiết vật tư hàng hoá, tài sản, công nợ, sổ tàikhoản tiền gửi hộ gia đình trồng rừng; tập hợp chi phí chi dự án phát sinh tạiđơn vị.
đ/ Cán bộ hiện trường:
Giảithích cho dân về mục tiêu, cơ cấu, nội dung và chính sách của dự án cũng nhưnhững quyền lợi và trách nhiệm của họ khi tham gia dự án.
Tổchức cho dân các thôn tham gia vào các hoạt động phổ cập do dự án tổ chức (đặcbiệt là tạo điều kiện cho việc thành lập các nhóm có liên quan - nhóm hỗ trợthôn bản...), tham gia xây dựng hương ước.
Tiếnhành quy hoạch sử dụng đất thôn bản, xã có người dân tham gia, điều tra lập địađể xác định vị trí trồng rừng, phân đất rừng và giám sát thiết kế trồng rừng.
Giữmối quan hệ và phối hợp với các thôn, xã liền kề, với các nhà chức trách ở xãtrong quy hoạch sử dụng đất thôn bản.
Tiếnhành thăm các hộ gia đình và hỗ trợ về việc xây dựng kế hoạch trồng, chăm sócvà bảo vệ rừng.
Hướngdẫn sản xuất cây con theo yêu cầu của chủ vườn ươm.
Giámsát sản xuất cây con theo tiêu chuẩn chất lượng cây con và vườn ươm của dự án.
Thamgia phúc kiểm kết quả trồng rừng, chăm sóc và bảo vệ rừng.
Hướngdẫn kỹ thuật tại hiện trường cho dân về trồngrừng, chăm sóc và bảo vệ.
Tậphợp các kế hoạch và kiểm tra chất lượng các kế hoạch thôn, xã.
Chuẩnbị các tài liệu phổ cập phân phát cho các hộ.
Thamgia các khoá đào tạo về kỹ thuật và quản lý rừng trồng do dự án tổ chức.
Chuẩnbị đề xuất đào tạo cho dân; tham gia các khoá đào tạo cho phổ cập viên xã vàthành viên của nhóm hỗ trợ thôn bản dự án.
Thuthập dữ liệu về mở tài khoản; cùng với kế toán dự án huyện giám sát quá trìnhmở và rút các tài khoản tiền gửi.
Thamgia thực hiện và giám sát mô hình thử nghiệm.
ã Tổnghợp kết quả và thông tin cơ bản về tài chính. Báo cáo thường xuyên cho Ban quảnlý dự án huyện về địa bàn và lĩnh vực mình phụ trách.
e/ Phổ cập viên:
Giúpngười dân nhận biết được mục tiêu thực hiện dự án và nhiệm vụ của họ.
Khuyếnkhích người dân tham gia vào các hoạt động dự án, đặc biệt là Nhóm hỗ thôn bảnvà các hộ tham gia trồng rừng
Thamgia quy hoạch sử dụng đất thôn bản, xã có người dân tham gia, điều tra lập địavà thiết kế trồng rừng.
Giữmối quan hệ và điều phối các thôn liền kề và với các cơ quan, tổ chức khác.
Hướngdẫn các hộ thực hiện kế hoạch trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.
Cùngvới cán bộ hiện trường giám sát sản xuất cây con trong vườn ươm.
Thamgia chuyển giao kỹ thuật trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.
Giámsát nghiệm thu cây con và rừng trồng.
Thamgia vào các khoá đào tạo về phổ cập cho các cán bộ phổ cập, nhóm hỗ trợ thôn bảnvà các nhóm nông dân trồng rừng do dự án tổ chức.
Thuthập thông tin từ các hộ trong thôn và báo cáo các hoạt động cho cán bộ hiện trườngvà Ban QLDA huyện.
Tổnghợp các kế hoạch hộ gia đình và kế hoạch thôn.
Thamgia đầy đủ các cuộc họp giao ban.

Nhóm hỗ trợdự án cấp thôn
1. Nhómhỗ trợ dự án thôn là tổ chức hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện và tự quản củanhững người hưởng lợi dự án trong thôn và được thành lập ngay sau khi thôn đượcchính thức chọn tham gia dự án.
2. Nhómhỗ trợ thôn gồm 2-3 thành viên tuỳ thuộc vào diện tích trồng rừng và số hộ thamgia dự án trong thôn. Nhóm trưởng và các thành viên do các hộ nông dân tham giadự án bầu chọn, trong đó nên có thành viên là nữ.
3. BanQLDA tỉnh quy định chức năng nhiệm vụ và hướng dẫn hoạt động của Nhóm hỗ trợ dựán thôn. Kinh phí hoạt động do các hộ nông dân tham gia dự án tự nguyện đónggóp.
4. Nhiệmvụ cụ thể của Nhóm hỗ trợ thôn bản:
Tạođiều kiện cho việc thực hiện dự án có hiệu quả
Hỗtrợ tổ chức các vườn ươm cấp thôn.
Phốihợp trong việc xây dựng kế hoạch trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng;
Tổchức và giám sát các hoạt động dự án trong thôn;
Chịutrách nhiệm hướng dẫn kỹ thuật cho người dân;
Phốihợp trong việc theo dõi trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng trồng;
Tạođiều kiện cho việc thành lập nhóm nông dân trồng rừng.

Điều 10 Nhóm nông dân làm nghề rừng:
Nhómnông dân làm nghề rừng có nhiệm vụ như sau:
Tổchức các cuộc họp trong nhóm;
Hỗtrợ trong việc quyết định mua cây con;
Hỗtrợ các thành viên trong những vấn đề liên quan đến tài khoản tiền gửi và cácthủ tục ngân hàng;
Hợptác trong việc xây dựng kế hoạch trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng; đặc biệt là kếhoạch trồng rừng theo nhóm và kế hoạch quản lý rừng trung hạn.
Tổchức giám sát các hoạt động bảo vệ rừng.
Thựchiện phổ biến kinh nghiệm.
Phốihợp giám sát trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.

Mốiquan hệ làm việc
1. Banđiều hành dự án trung ương làm việc theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụtrách. Các thành viên của Ban có trách nhiệm giải quyết các công việc được phâncông thuộc lĩnh vực mình phụ trách.
2. BanQLDTW thực hiện đầy đủ quy chế quản lý của Ban quản lý các dự án lâm nghiệp.
3. BanQLDA tỉnh chịu sự điều hành về chuyên môn nghiệp vụ của Ban QLDATW và thực hiệnchế độ báo cáo định kỳ theo hệ thống mẫu biểu thống nhất.
4. Cácthiết bị và phương tiện làm việc của tỉnh nào do Ban QLDA tỉnh đó theo dõi,quản lý và sử dụng theo chế độ hiện hành của nhà nước.

Chế độ họp
a) Họp thường kỳ :
HọpBan điều hành dự án:
Banđiều hành dự án TW: họp6 tháng 1 lần, vào tháng 1 và tháng 7.
Banđiều hành dự án cấp tỉnh: họphàng quý.
HọpBan quản lý dự án:
Banquản lý dự án trung ương: họp định kỳhàng tháng.
Banquản lý dự án tỉnh: họpđịnh kỳ hàng tháng.
Banquản lý dự án huyện: họpmột tháng 2 lần.
Nộidung họp:
Kiểmđiểm đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch hoạt động của kỳ đã qua và thông quakế hoạch của kỳ tới.
b) Họp bất thường :
HọpBan điều hành dự án:
Trongtrường cần thiết có những công việc đột xuất, Trưởng ban điều hành dự án có thểtriệu tập cuộc họp bất thường toàn thể hoặc một số uỷ viên để giải quyết kịpthời công việc.
Ngoàicác uỷ viên của Ban điều hành dự án TW, khi thấy cần thiết Trưởng Ban điều hànhcó thể mời thêm Cố vấn trưởng dự án. Ban quản lý dự án cấp tỉnh, đại diện cácCục, Vụ, Ban ngành liên quan khác của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn vàĐại diện các cơ quan tổng hợp Nhà nước tham dự các cuộc họp của Ban điều hànhdự án trung ương.
HọpBan quản lý dự án:
Trongtrường cần thiết có những công việc đột xuất, Giám đốc dự án các cấp có thểtriệu tập cuộc họp bất thường để giải quyết kịp thời công việc.

Chế độ báocáo
a) Báo cáo cơ quan quản lý cấp trên :
Banquản lý dự án TW tổng hợp trình Ban điều hành dự án TW để báo cáo về tiến độ vàkết quả hoạt động dự án với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và các cơquan tổng hợp nhà nước cũng như với Ngân hàng tái thiết Đức.
Ngàycuối cùng các kỳ báo cáo cho phía Việt Nam ở cấp TW:
20-1 Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạchQuý 4 và kết quả thực hiện kế hoạch năm trước.
20-4 Báo cáo quí I
20-7 Báo cáo Quý II và 6 thángđầu năm
20-10 Báo cáo quý III.
Banquản lý dự án cấp tỉnh cần tổng hợp báo cáo trình Ban điều hành dự án TW trướcthời hạn trên 5 ngày.
Cácbáo cáo tài chính và báo cáo quyết toán được quy định riêng trong bản quy chếquản lý tài chính dự án.
b) Báo cáo nội bộ dự án :
Đểquản lý và vận hành dự án chặt chẽ và có hiệu quả, vào ngày 25 hàng tháng BQLDAcấp tỉnh trình Ban quản lý dự án TW: Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch hoạtđộng tháng trước và kế hoạch hoạt động tháng sau để theo dõi và xem xét .

Quy địnhchung
1. Dựán thực hiện theo kế hoạch chung, chia ra hàng năm. Các bước xây dựng kế hoạchđược tuân thủ theo quy trình thống nhất. Kế hoạch hàng năm của dự án nằm trongkế hoạch Ngân sách của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và Ngân sách cáctỉnh vùng dự án.
2. Côngtác xây dựng kế hoạch hoạt động dự án phải tuân thủ hệ thống kế hoạch của ViệtNam và hệ thống kế hoạch của nhà tài trợ.
3. Cácgiải pháp kỹ thuật thực hiện dự án được áp dụng theo trình tự nhất định, thống
4. nhấttrong các tỉnh vùng dự án theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nôngthôn.

Yêu cầu về xâydựng kế hoạch :
Trêncơ sở các mục tiêu của dự án đã được Chính phủ phê duyệt, Ban quản lý dự ántỉnh xây dựng kế hoạch hoạt động dự án hằng năm với sự tham vấn của Sở Kế hoạch- Đầu tư và Sở Tài chính dưới sự chỉ đạo của UBND tỉnh.
Trongkế hoạch hàng năm của tỉnh gửi Bộ Kế hoạch - Đầu tư, Bộ Tài chính và BộNN&PTNT phải ghi rõ tên của dự án (danh mục) và nhu cầu vốn đối ứng để cânđối Ngân sách vốn đối ứng chung cho các dự án nước ngoài của tỉnh. Sau khi nhậnđược kế hoạch chính thức của nhà nước, Tỉnh (tham mưu là Sở Kế hoạch và Đầu tư)phân bổ vốn đối ứng cho dự án trong năm (thể hiện trong văn bản giao kế hoạchcho dự án của tỉnh).
BảnKế hoạch hoạt động dự án gồm: Nội dung hoạt động, thời gian, khối lượng và ngânsách (vốn tài trợ của Ngân hàng tái thiết Đức và vốn đối ứng của tỉnh).
Kếhoạch hoạt động dự án tỉnh phải được ghi trong kế hoạch chung hằng năm của tỉnhvà được tổng họp trong kế hoạch các dự án viện trợ nước ngoài của Bộ NN &PTNT để gửi tới Bộ Kế hoạch - Đầu tư và Bộ Tài chính tổng hợp trình Chính phủ.

Tiến hànhxây dựng kế hoạch hàng năm.
1.Xây dựng kế hoạch của dự án theo hệ thống kế hoạch hàng năm.
a. Căncứ vào nội dung Hiệp định đã ký giữa Chính phủ nước CHXHCN Việt nam và Chínhphủ CHLB Đức, Ban QLDA tỉnh lập dự thảo lần thứ nhất về kế hoạch dự án, trongđó phân rõ vốn tài trợ của Ngân hàng tái thiết Đức và vốn đối ứng xin chi ngânsách Nhà nước của tỉnh để trình Ban điều hành dự án tỉnh và Ban quản lý các dựán Lâm nghiệp. (Bộ NN & PTNT).
Thời gian hoàn thành: trước30 thàng 6 hàng năm.
b. Vănphòng Ban QLDATW, Ban điều hành dự án tỉnh có đại diện Sở Kế hoạch - Đầu tư, SởTài chính và cơ quan chủ quản dự án tỉnh (Sở NN & PTNT Bắc Giang, QuảngNinh và Chi cục kiểm lâm Lạng Sơn ) xem xét các nội dung và chỉ tiêu cơ bản củabản dự thảo lần 1 về kế hoạch của dự án.
Thời gian hoàn thành: trước15 tháng 7
c. BanQLDA tỉnh cùng với các cơ quan chủ quản dự án tỉnh hoàn chỉnh bản kế hoạch củadự án (dự thảo lần 2) trình UBND tỉnh phê duyệt bằng văn bản và Sở KH&ĐTtổng hợp đưa vào kế hoạch chung của tỉnh.
Thời gian hoàn thành: trước30 thàng 7
d. UBNDtỉnh, Ban điều hành dự án tỉnh gửi công văn trích phần kế hoạch dự án tỉnh đã đượcphê duyệt về Bộ NN & PTNT/ Ban điều hành dự án trung ương để Bộ NN &PTNT tổng hợp kế hoạch ngành gửi Bộ KH&ĐT và Bộ Tài chính.
Thờigian hoàn thành: cấp tỉnh trước 15 tháng 08 và cấp trung ương trước ngày 31tháng 08.
1. Giaiđoạn xây dựng kế hoạch hoạt động dự án (APO) theo kế hoạch của cơ quan tài trợ:
Trêncơ sở đánh giá, phân tích kết quả thực hiện kế hoạch 9 tháng và căn cứ Bản kếhoạch hoạt động dự án đã được UBND tỉnh phê duyệt (bước 3) tiến hành chi tiếthoá kế hoạch và điều chỉnh chỉ tiêu, xây dựng kế hoạch hoạt động dự án năm sautheo quy định của Hiệp định Tài chính dự án, đặc biệt lưu ý phần vốn đóng gópphía Đức và vốn đối ứng phía Việt Nam theo cam kết.
a. Trêncơ sở bản kế hoạch xây dựng ở bước 4 đã được tổng hợp gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tưvà Bộ Tài chính, Ban QLDA tỉnh xây dựng dự thảo kế hoạch hoạt động dự án, kèmtheo nhu cầu ngân sách với các khoản mục chi đã quy định trong Quy chế quản lýtài chính dự án phân theo các biện pháp chính (Quỹ I) và biện pháp hỗ trợ tácnghiệp (Quỹ II) của dự án.
Thời gian hoàn thành: trướcngày 05 tháng10 trình Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp.
b. BanQLDATW cùng Cố vấn trưởng dự án xem xét dự thảo kế hoạch và điều chỉnh nộidung, chỉ tiêu (nếu có). Ban QLDA tỉnh hoàn chỉnh bản kế hoạch hoạt động dự ánđể trình Trưởng Ban điều hành dự án tỉnh phê duyệt và gửi văn bản về Ban quảnlý các dự án Lâm nghiệp - Bộ NN & PTNT.
Thời gian hoàn thành: trướcngày 15 tháng 10
c. Banquản lý dự các dự án Lâm nghiệp và Giám đốc dự án TW tổng hợp các bản kế hoạchhoạt động dự án tỉnh và của Ban quản lý dự án trung ương thành kế hoạch hoạtđộng chung của dự án để trình Bộ NN&PTNT và Ngân hàng tái thiết Đức.
Thời gian hoàn thành: trướcngày 25 tháng 10
d. Căncứ thoả thuận về kế hoạch hoạt động dự án năm giữa Bộ NN&PTNT và Ngân hàngtái thiết Đức, Bộ NN&PTNT phê duyệt kế hoạch kèm theo thông báo chính thứcvề kế hoạch hoạt động dự án năm cho các Ban quản lý dự án tỉnh và Ban quản lýdự án TW gồm: nội dung hoạt động, khối lượng công việc và ngân sách.
Thờigian hoàn thành: trước ngày 15.11
1. Hàngnăm Ban quản lý dự án tỉnh gửi về Ban quản lý dự án TW bản báo cáo sơ bộ ướcthực hiện kế hoạch 6 tháng đầu năm vào ngày 10/5 và ước thực hiện kế hoạch cảnăm vào ngày 10/12 đề xem xét điều chỉnh kế hoạch (nếu cần thiết) và làm cơ sởxây dựng kế hoạch năm sau.

Những quyđịnh chung
Cácgiải pháp kỹ thuật thực hiện dự án được áp dụng theo trình tự nhất định thốngnhất trong các tỉnh vùng dự án theo quy định của Bộ Nông nghiệp &PTNT
1.Các giải pháp kỹ thuật của dự án phải được áp dụng theo trình tự nhất định. Bướcđầu tiên là công việc quy hoạch sử dụng đất cấp thôn xã có sự tham gia của ngườidân. Chỉ những nơi (xã) nào đã hoàn tất việc quy hoạch sử dụng đất mới đượcphép tiến hành các bước tiếp theo như điều tra lập địa và đo đạc diện tíchtrồng rừng cho từng hộ... Kết quả của điều tra lập địa làm cơ sở cho việc xâydựng kế hoạch sản xuất cây con cho trồng rừng những năm sau. Những nơi nào chưatiến hành điều tra lập địa trước khi gieo ươm sẽ không được đưa vào kế hoạchtrồng rừng cho năm tiếp theo. Những diện tích nào được đề xuất cho trồng rừngtrong năm tiếp theo thì phải được điều tra lập địa chậm nhất hết ngày 31 tháng8 của năm trước. Các công việc chuẩn bị cho trồng rừng khác sẽ được tiến hànhtuần tự theo tiến độ và quy định của kỹ thuật lâm sinh.
Điều17: Việc áp dụng giải pháp kỹthuật đều phải tuân thủ theo quy định sau:
Xâydưng các hướng dẫn, quy trình kỹ thuật và suất đầu tư (định mức chi phí) và dựatrên các cơ sở sau:
Căncứ vào mục tiêu, yêu cầu và điều kiện của dự án
Căncứ vào các quy phạm và hướng dẫn chung của ngành
Dựatrên cơ sở thực tế, đặc thù của vùng dự án
Cósự thống nhất với cơ sở (các tỉnh) và trình Bộ phê duyệt có sự thẩm định của các Cục, Vụ chuyên ngành.
1.Tập huấn quy trình và hướng dẫn thực hiện.
Dựán tập huấn cho các cán bộ quản lý, cán bộ hiện trường và phổ cập viên.
Cánbộ hiện trường và phổ cập viên hướng dẫn cho dân.
Trongquá trình thực hiện của cơ sở có sự hỗ trợ, hướng dẫn của các chuyên gia tư vấnvà cán bộ dự án cấp trung ương, cấp tỉnh/huyện.
Theodõi, kiểm tra
Côngtác nghiệm thu được tổ chức theo từng công đoạn. Ban QLDA cấp huyện nghiệm thutoàn diện. Ban QLDA trung ương và tỉnh phúc kiểm 10%.
Côngtác kiểm tra được tiến hành định kỳ hoặc đột xuất hoặc kiểm tra chéo giữa cácđơn vị.

áp dụng cácgiải pháp kỹ thuật:
Việcáp dụng các giải pháp kỹ thuật cần phải tuân thủ chặt chẽ theo các hướng dẫn,quy trình kỹ thuật của dự án đã được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phêduyệt, ban hành.

Bản quy chế này làm cơ sở choviệc thực hiện dự án và có hiệu lực theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn.
Trongquá trình thực hiện nếu có vướng mắc Ban điều hành dự án và Ban QLDA các cấpcần phản ánh kịp thời cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nghiên cứu xemxét sửa đổi và bổ xung cho phù hợp.
QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DỰ ÁN "TRỒNG RỪNG TẠI CÁC TỈNH BẮCGIANG, QUẢNG NINH VÀ LẠNG SƠN"BMZ NO. 98 66 781DO CHLB ĐỨC VIỆN TRỢ KHÔNGHOÀN LẠI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 78/2000/QĐ-BNN/TCCB ngày 19/7/2000
của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn)

Những căncứ xây dựng quy chế
Quychế quản lý tài chính dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninhvà Lạng Sơn" được xây dựng trên cơ sở các văn bản sau đây:
Hiệpđịnh tài chính kèm theo Bản Hiệp định riêng dự án "Trồng rừng tại các tỉnhBắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" giữa Chính phủ nước CHLB Đức (thông quaNgân hàng Tái thiết Đức) và Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam đại diện bởi Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn ký ngày 16 tháng 9 năm 1999.
Thôngtư số 89 TC/VT ngày 31/10/1994, hướng dẫn quản lý tài chính và sử dụng viện trợcủa Chính phủ Cộng hoà liên bang Đức (CHLB Đức).
Nghịđịnh 87/CP ngày 05/08/1997 của Chính phủ quy định về quy chế quản lý và sử dụngnguồn vốn hỗ trợ phát triển (ODA).
Thôngtư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/02/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lýtài chính nhà nước đối với nguồn vốn viện trợ không hoàn lại.
Quyếtđịnh số 999 - TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1999 của Bộ Tài chính ban hành Hệ thống chếđộ kế toán hàn chính sự nghiệp.
Thôngtư liên tịch số 06/1998/TTLT- BKH - BTC ngày 14/8/1998 của Bộ Kế hoạch
vàđầu tư và Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn đối ứng cho các chươngtrình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA).
Hướngdẫn của KfW về giải ngân vốn hợp tác tài chính và các chương trình tương đươngvề quy chế mua sắm trong lĩnh vực hợp tác tài chính, năm 1995.

Nguyên tắcquản lý
1.Tiền viện trợ không hoàn lại của Chính phủ CHLB Đức cho Chính phủ Việt nam làmột nguồn thu của Ngân sách Nhà nước, được cân đối trong kế hoạch thu chi Ngânsách Nhà nước hằng năm, do Bộ Tài chính tổng hợp báo cáo Chính phủ trình Quốchội phê duyệt.
2.Toàn bộ Ngân sách của Chính phủ CHLB Đức cho dự án "Trồng rừng tại cáctỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" được quy định trong Hiệp định tàichính ký ngày 16/09/1999 giữa hai Chính phủ Việt Nam và CHLB Đức sẽ được BộNông nghiệp & PTNT mà trực tiếp là Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (BanQLCDALN) thống nhất quản lý. Số tiền này được Ngân hàng tái thiết Đức chuyểndần định kỳ theo tiến độ thực hiện dự án vào tài khoản ngoại tệ Mác Đức của dựán mở tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
3.Việc quản lý tài chính đối với dự án này phải tuân theo: các chế độ quản lý tàichính hiện hành của Nhà nước và chế độ quản lý vốn hợp tác tài chính của KfW.
4.Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp và Ban QLDATW có nhiệm vụ tổ chức quản lý sửdụng vốn đúng mục đích và nội dung dự án đã được phê duyệt phù hợp với cam kếttrong hiệp định tài chính và các quy định hiện hành của Việt nam.
5.Ban quản lý dự án Trung ương chịu trách nhiệm thống nhất quản lý việc rút vốn,thanh toán tiền cho các hoạt động của dự án từ trung ương đến địa phương. Khichi tiêu các khoản tiền viện trợ này Dự án phải căn cứ vào kế hoạch hoạt độngđã được giám đốc dự án và Cố vấn trưởng đồng ý và Trưởng ban điều hành dự ánTrung ương phê duyệt. Những chứng từ, hoá đơn có liên quan đến tạm ứng , thanhtoán, thu chi tài chính đều phải do các đại diện thẩm quyền của Bộ: Giám đốc dựán hoặc Điều phối viên chính dự án được Giám đốc dự án uỷ quyền ký xác nhận vàlãnh đạo Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp ký duyệt và theo văn bản số39/QĐ/DALN-TCKT ngày 22/5/2000 của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp về Phân cấpquản lý chi tiêu cho Giám đốc dự án thuộc Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp.
6.Uỷ ban nhân dân các tỉnh dự án và Ban quản lý dự án các tỉnh chịu trách nhiệmtoàn diện về việc quản lý tài chính dự án tại địa phương.

Nguồn việntrợ không hoàn lại của Chính phủ Đức thông qua Ngân hàng tái thiết Đức:
Kinhphí cho các biện pháp dự án (Quỹ I).
Kinhphí cho các biện pháp hỗ trợ tác nghiệp/phổ cập (Quỹ II).
Chi tiết kinh phí phân theo các biện pháp và các mục chi và tiểumục chi, xem phụ biểu 01, 02..

Nguồn kinhphí đối ứng của Chính phủ Việt Nam:
Vốncấp phát ngân sách Trung ương cho Ban quản lý dự án Trung ương
Vốncấp phát ngân sách tỉnh cho Ban quản lý dự án tỉnh và Ban quản lý dự án huyện.
Chitiết kinh phí đối ứng theo cam kết xem phụ biểu 01.

Mở tàikhoản dự án
1. Banquản lý dự án TW:
Mởtài khoản ngoại tệ DM tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam để tiếp nhận nguồnvốn viện trợ từ Ngân hàng tái thiêt Đức (KfW):
Tàikhoản các biện pháp trồng rừng (Quỹ I).
Tàikhoản các biện pháp đào tạo, phổ cập (Quỹ II).
Mởtài khoản hạn mức kinh phí tại kho bạc nhà nước Hai Bà Trưng Hà Nội để tiếp nhậnnguồn vốn đối ứng.
TrưởngBan quản lý các dự án Lâm nghiệp đứng tên chủ tài khoản và Trưởng phòng tàichính kế toán của Ban đăng ký kế toán trưởng của 3 tài khoản trên. Phụ trách kếtoán dự án được phép đứng tên người được uỷ quyền của Trưởng phòng tài chính kếtoán để giao dịch với Ngân hàng và Kho bạc Nhà nước theo quy định của Nhà nước.
2. Ban quản lý dự ánTỉnh:
Mởhai tài khoản bằng tiền đồng Việt Nam riêng biệt cho Quỹ I và Quỹ II.
Mởmột tài khoản bằng tiền đồng Việt Nam riêng cho vườn ươm thuộc Quỹ I.
Mởtài khoản hạn mức kinh phí hoặc tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước tỉnh đểtiếp nhận nguồn vốn đối ứng.
Giámđốc dự án tỉnh có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc dự án tỉnh đứng tên chủ tàikhoản.
3.Ban quản lý dự án Huyện:
Mởhai tài khoản bằng tiền đồng Việt Nam riêng biệt cho Qũy I và Quỹ II.
Mởmột tài khoản bằng tiền đồng Việt Nam riêng cho vườn ươm thuộc Quỹ I.
Giámđốc dự án huyện có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc huyện đứng tên chủ tài khoản.
Điều6. Xác nhận viện trợ
Thựchiện theo quy định tại thông tư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/2/1999 của Bộ Tàichính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với nguồn viện trợ khônghoàn lại.
Giấyxác nhận tiền viện trợ được lập theo mẫu số 1 và số 2. Trưởng Ban quản lý cácdự án Lâm nghiệp là người ký bản kê khai xác nhận viện trợ.

Lập dự toánngân sách dự án
1. Dựtoán của ngân sách dự án bao gồm kinh phí viện trợ không hoàn lại của Đức vàkinh phí vốn đối ứng của Việt Nam được quy định cụ thể trong giai đoạn 5 năm vàchia ra từng năm.
2. Việcthay đổi cơ cấu, các mục chi của dự án chỉ được thực hiện trên cơ sở thoả thuậngiữa Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn và KfW.
3. Hàngnăm dự án phải lập dự toán thu, chi ngân sách theo đúng nội dung mẫu biểu quyđịnh và gửi đúng thời hạn cho KfW và Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Vụkế hoạch và quy hoạch, Vụ Tài chính kế toán) phê duyệt.
Căncứ để lập dự toán ngân sách là kế hoạch hoạt động của dự án và các định mức chiphí đã được KfW và Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt và khả năngthực tế thực hiện dự án trong năm.

Giải ngân
1. Quyđịnh về đề nghị KfW chi cấp bổ sung kinh phí vào các tài khoản dự án:
Hàngquý Ban quản lý dự án TW lập dự toán đề nghị KfW chi cấp bổ xung kinh phí vàotừng tài khoản dự án của Quỹ I và Quỹ II trên cơ sở giải trình sử dụng cáckhoản kinh phí dưới thủ tục quỹ của quý trước và luỹ kế từ đầu dự án đến cuốiquý trước và nhu cầu kinh phí trong quý.
Ngânhàng tái thiết Đức chỉ chuyển tiền sau khi BQLDA TW đã thanh toán hợp pháp trên50% kinh phí được phép sử dụng trong quý trước.
Chitiết danh mục các mục chi xem phụ biểu 02.
BQLDAhuyện có trách nhiệm lập gửi lên BQLDA Tỉnh. Ban quản lý dự án Tỉnh tổng hợp dựtoán ngân sách của các Ban quản lý dự án huyện và dự toán ngân sách cho hoạtđộng của Ban quản lý dự án Tỉnh gửi lên Ban quản lý dự án TW.
2.KfW giải ngân thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu cung cấp ô tô theo đề nghịcủa Ban quản lý dự án TW.
3.Chuyển tiền tạm ứng cho Ban quản lý dự án Tỉnh:
a.Ban quản lý dự án TW chỉ chuyển tiền tạm ứng cho Ban quản lý dự án Tỉnh hoặctrong trường hợp đặc biệt chuyển trực tiếp cho Ban quản lý dự án huyện theo đềnghị của Ban quản lý dự án tỉnh sau khi đã thanh toán được tối thiểu 70% khoảntiền tạm ứng của đợt trước, ngoại trừ các khoản tạm ứng cho cây con được ápdụng hình thức khoanh nợ có kỳ hạn.
b.Các điều kiện để chuyển tiền tạm ứng:
Côngvăn đề nghị chuyển tiền tạm ứng của Giám đốc dự án Tỉnh.
Báocáo tiến độ thực hiện dự án và tình hình sử dụng kinh phí kỳ trước
Kếhoạch kinh phí cho kỳ tiếp theo.
Cácvăn bản trên phải được lập đúng biểu mẫu và thời hạn quy định.
Tạmứng và thanh toán tiền cho cây con được áp dụng theo hình thức sau:
Nguồnkinh phí cho sản xuất cây con được thanh quyết toán căn cứ vào:
Biênbản kết quả nghiệm thu diện tích rừng trồng và biên bản phúc kiểm về diện tíchvà chất lượng rừng trồng theo tiêu chuẩn dự án.
Chiphí mua cây con/ha trong định suất đầu tư trồng rừng theo đơn giá mua cây conđủ tiêu chuẩn dự án.
Chấtlượng cây con đem đi trồng (theo biên bản giao nhận cây)
Quyếttoán kinh phí cho sản xuất cây con lần cuối cùng vào thời điểm sau khi nghiệmthu trồng rừng (cố gắng không quá 2 tháng sau khi trồng rừng).
Từkhi bắt đầu gieo ươm cho tới khi nghiệm thu trồng rừng, kinh phí được chuyểndần cho các Ban QLDA huyện và các chủ ươm ở dưới dạng tạm ứng. Mức độ tạm ứngvà thời điểm tạm ứng phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất cây con của từng huyện vàtiến độ gieo ươm. Lần thứ nhất không quá 30% tổng nhu cầu và tổng số tiền tạmứng trong tất cả các lần tối đa không quá 50% của tổng kinh phí.

Nguyên tắcchung
Đúngmục tiêu của dự án và kế hoạch hoạt động dự án đã được phê duyệt.
Đúngdự toán, định mức cho phép. Nếu vượt dự toán phải giải trình bằng văn bản vàphải được cấp có thẩm quyền phê duyệt bổ xung.
Đúngquy định về mua sắm và quy chế đấu thầu hiện hành.
Đúngquyền hạn, trách nhiệm theo phân cấp quản lý.
Cóđủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ và hợp lý để chứng minh.

Phân cấpquản lý chi tiêu
1. Banquản lý dự án TW:
Muasắm ô tô cho dự án, thiết bị văn phòng của Ban quản lý dự án Trung ương vàthiết bị kỹ thuật (máy tính, Photocopy, điều hoà, Fax) cho các tỉnh và huyện.
Chuyểntiền cho Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt nam để mở tài khoảntiền gửi cá nhân cho các hộ nông dân tham gia trồng rừng dự án.
Chicác đoàn đi tham quan, khảo sát trong và ngoài nước.
Chihội thảo, hội nghị và đào tạo, tập huấn và nghiên cứu, khảo sát chuyên môn chocán bộ dự án tại cấp Trung ơng .
Chisản xuất tài liệu phổ cập dự án.
Chicác hoạt động giám sát kiểm tra, kiểm toán kinh phí dự án, phúc kiểm đo đạcdiện tích trồng rừng và phúc kiểm nghiệm thu trồng rừng và chăm sóc, bảo vệrừng trồng. . .
Chicho công tác số hoá bản đồ nền và bản đồ thành quả quy hoạch sử dụng đất.
2.Ban quản lý dự án tỉnh:
Muaxe máy, xe đạp
Thiếtbị văn phòng cho Ban quản lý dự án tỉnh, huyện (nội thất, điện thoại, ổn áp..)
Chimua phân bón và mua cây con.
Hộithảo, hội nghị và đào tạo, tập huấn cán bộ, phổ cập viên tại tỉnh/huyện.
Chisản xuất tài liệu phổ cập lưu hành nội bộ tỉnh.
Chiphí xây dựng mô hình trình diễn và lô thử nghiệm.
Chicho quy hoạch sử dụng đất và điều tra lập địa.
Thamquan hiện trường cho nông dân và cán bộ thôn, xã.
Tậphuấn kỹ thuật cấp thôn cho nông dân về kỹ thuật trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.
Chithiết kế trồng rừng (vốn đối ứng)
Chiphí giao đất lâm nghiệp (vốn đối ứng)
3.Ban quản lý dự án huyện :
Tuỳđiều kiện cụ thể của địa phương Ban quản lý dự án tỉnh có thể phân cấp chi tiêucho Ban quản lý dự án huyện sau khi có ý kiến bằng văn bản của Ban quản lý cácdự án Lâm nghiệp .

Chế độ kếtoán
1.Tại Ban quản lý dự án TW và Ban quản lý dự án tỉnh đều phải tổ chức kế toán dựán; toàn bộ chứng từ, hồ sơ, tài liệu kế toán phải được hệ thống hoá, tập hợpphản ảnh vào các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo quy định hiệnhành của Nhà nước.
2.Ngoài việc thực hiện quy định báo cáo tài chính theo yêu cầu của KfW, dự ánphải thực hiện chế độ báo cáo tài chính định kỳ, thẩm tra báo cáo quyết toánhàng năm theo quy định tại Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của BộTrưởng Bộ Tài chính về việc ban hành hệ thống chế độ kế toán hành chính sựnghiệp và Thông tư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/2/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫnchế độ quản lý tài chính Nhà nước đối với phần viện trợ không hoàn lại và cácvăn bản hướng dẫn cụ thể của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
3.Dự án áp dụng hình thức kế toán bằng nhật ký - sổ cái. Trường hợp thực hiện vàosổ kế toán trên máy vi tính thì hàng tháng phải được in ra giấy, đóng thànhquyển và chấp hành đúng các quy định hiện hành về sổ kế toán.
4.Thực hiện chế độ kế toán dự án đối với cấp tỉnh, huyện.
Banquản lý dự án tỉnh là đơn vị kế toán cấp 3, trực tiếp chi dự án theo phân cấpvà hoàn toàn chịu trách nhiệm về quản lý tài chính và tổ chức kế toán dự án tạitỉnh. Việc giải ngân nguồn kinh phí viện trợ của Đức từ tỉnh xuống huyện thuộcthanh toán nội bộ dự án. Cấp huyện nhận vốn thanh toán với cấp tỉnh. Toàn bộchứng từ gốc về thu chi dự án sau khi được thanh toán ở cấp huyện phải tậptrung lưu giữ tại Ban quản lý dự án tỉnh. Cấp huyện chỉ lưu bản photo-copy củacác chứng từ này.
Điều12. Kiểm toán
1. Hàngnăm các tài khoản của Ban quản lý dự án TW và Ban quản lý dự án tỉnh và các sổsách, chứng từ, hồ sơ quyết toán của dự án phải được Công ty kiểm toán độc lậptiến hành kiểm toán.
2. Kiểmtoán độc lập trong nước được thực hiện bằng nguồn kinh phí của Đức. Kết quả lựachọn Công ty kiểm toán và hợp đồng kiểm toán phải được KfW chấp thuận.
3. Nhữngý kiến kiến nghị, đề xuất của cơ quan kiểm toán cần được thực hiện nghiêm túctrước khi báo cáo tài chính được gửi cho KfW và Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn.

Báo cáoquyết toán năm và báo cáo quyết toán dự án khi kết thúc
1. Hàngnăm và khi kết thúc dự án, Ban quản lý dự án TW và Ban quản lý dự án tỉnh cótrách nhiệm báo cáo thu, chi ngân sách phát sinh tại đơn vị. Sau khi có kết quảkiểm toán, Ban quản lý dự án TW sẽ tổng hợp chung quyết toán năm, quyết toán dựán khi dự án kết thúc.
2. VụTài chính Kế toán của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chủ trì việc thẩmtra quyết toán dự án hàng năm và tổng quyết toán dự án hoàn thành trình Bộ trưởngBộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ra quyết định phê duyệt quyết toán dự ántheo quy định hiện hành.
3. Saukhi phê duyệt quyết toán dự án khi dự án kết thúc, Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn sẽ phối hợp với Bộ Tài chính tổ chức việc bàn giao tài sản của dự áncho các đơn vị quản lý sử dụng.

Lập kế hoạchtài chính
1.Hàng năm và hàng quý Ban quản lý dự án huyện, tỉnh và TW lập kế hoạch hoạt độngdự án kèm theo kế hoạch tài chính với các mục chi phân theo các biện pháp dự án(Quỹ I) và các biện pháp hỗ trợ tác nghiệp/ phổ cập (Quỹ II) cũng như nhu cầungân sách vốn đối ứng theo mục lục ngân sách nhà nước theo nguyên tắc lập kếhoạch từ dưới lên và có sự tham gia của người dân và chính quyền địa phương.
Thờigian hoàn thành xây dựng kế hoạch tài chính năm:
Banquản lý dự án Tỉnh: trước ngày 30/7.
Banquản lý dự án TW: trước ngày 31/8
Banđiều hành dự án TW thông qua trước kỳ họp thường kỳ cuối năm và Bộ Nông nghiệp& PTNT (Vụ Kế hoạch và quy hoạch) duyệt và thông báo kế hoạch tài chính dựán năm trước 31/3 năm sau.

Mua sắm xecộ, thiết bị, vật tư và quản lý tài sản cố định
1.Mua sắm tài sản, thiết bị và vật tư:
Chỉđược mua sắm tài sản, thiết bị và vật tư trong kế hoạch đã được cấp có thẩmquyền phê duyệt theo Hiệp định tài chính và kế hoạch hàng năm.
Thựchiện đúng quy định về mua sắm phù hợp Nghị định 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 củaChính phủ và nghị định của Chính phủ số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 về việc sửađổi bổ sung một số điều của Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định88/1999/NĐ-CP về việc ban hành Quy chế đấu thầu và Hướng dẫn mua sắm của KfW,kèm theo Hiệp định riêng của Dự án . Đối với hàng hoá có giá trị thấp khôngthuộc phạm vi áp dụng của nghị định 14/2000/NĐ - CP khi mua sắm cần có ít nhất3 giấy báo giá.
2.Quản lý tài sản cố định:
Nhữngtài sản của dự án mua sắm có đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định (TSCĐ) phải đượctổ chức quản lý theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời cả về mặt số lượng,giá trị và hiện trạng.
Trongsuốt quá trình hoạt động, dự án không được điều động, trao đổi, mua bán TSCĐ.Đối với xe máy phải đăng ký biển xe công, khi thay đổi công tác phải thu hồingay để giao cho người khác đúng đối tượng sử dụng.

Chế độ báocáo tài chính
1.Báo cáo hàng tháng:
Vàongày 05 của tháng kế tiếp, phụ trách kế toán dự án tỉnh phải nộp bản báo cáo kếtoán tổng hợp theo mẫu quy định và toàn bộ chứng từ phát sinh trong tháng ( gửibản sao) về Ban quản lý dự án TW để Ban quản lý dự án TW làm báo cáo tổng hợpcủa toàn dự án.
2.Báo cáo hàng quý, 6 tháng và cả năm của Phía Việt nam:
Theoquy định chung hiện hành
CấpHuyện : báo cáo quý vào ngày thứ 5 củatháng đầu quý sau.
CấpTỉnh: báo cáo quý vào ngày thứ 15của tháng đầu quý sau.
CấpTW: báo cáo quý vào ngày thứ 21của tháng đầu quý sau.
Ngoàira, báo cáo 6 tháng chậm hơn 5 ngày và báo cáo năm chậm hơn 30 ngày so với thờigian biểu báo cáo hàng quý trên.
3. Báo cáo 3 tháng và 6 tháng gửi KfW:
Báocáo tài chính 3 tháng gồm giải trình chi tiêu, thanh quyết toán trong kỳ báocáo và kế hoạch tài chính xin chi cấp kỳ báo cáo 3 tháng tiếp theo (1/1-30/3;1/4-30/6 ; 1/7-30/9 và 1/10-31/12).
CấpTW: Báo cáo vào ngày thứ 21 củatháng kế tiếp.
Cấptỉnh: Báo cáo vào ngày thứ 15 củatháng kế tiếp.
Cấphuyện: Báo cáo vào ngày thứ 5 củatháng kế tiếp.
Báocáo tiến độ và kết quả thực hiện dự án 6 tháng, kèm theo báo cáo tài chính 6tháng và kế hoạch tài chính xin chi cấp kỳ báo cáo 6 tháng tiếp theo (1/1-30/6và 1/7-31/12).
CấpTW: Báo cáo vào ngày thứ 28 củatháng kế tiếp.
Cấptỉnh: Báo cáo vào ngày thứ 20 củatháng kế tiếp.
Cấphuyện: Báo cáo vào ngày thứ 10 củatháng kế tiếp.

Định mức chitiêu đóng góp phía Việt Nam (Vốn đối ứng)
1. Các khoản chi từ nguồn vốn đối ứng:
Chiphí giao đất lâm nghiệp và nghiệm thu trồng rừng, chăm sóc và bảo vệ rừng.
Chiphí thiết kế trồng rừng, phí cấp sổ đỏ.
Chiphí uỷ thác nhập khẩu xe ô tô, lệ phí trước bạ ô tô, xe máy.
Lươngvà phụ cấp cho cán bộ quản lý chuyên trách và kiêm nghiệm của dự án.
Trảlương cho cán bộ hiện trường, phổ cập viên.
Chiphí quản lý hành chính.
Chicông tác phí.
Chinâng cấp văn phòng dự án.
Chicho các đợt kiểm tra định kỳ của KfW và các cơ quan tổng hợp của Nhà nước.
Chiphí cho công tác chỉ đạo trồng rừng, quản lý bảo vệ rừng của cấp xã và cho côngtác chỉ đạo dự án và sẽ được sử dụng cho việc thưởng cho cán bộ dự án theo hiệusuất công viêc (theo đề xuất trong cơ chế thưởng).
Mộtphần chi phí thăm quan, khảo sát trong nước
2. Định mức chi từ nguồn vốn đối ứng:
Cácđịnh mức chi theo quy định chung của Bộ Tài chính, ngoài ra còn một số định mứcriêng áp dụng cho dự án theo phụ biểu 03.

Định mức chitiêu đóng góp phía Đức
Chicho các hợp đồng thoả thuận giữa hai bên
Chicho các hoạt động trong Quy hoạch sử dụng đất vi mô, các hoạt động phổ cập, cáchội thảo và tập huấn theo định mức chi quy định trong Phụ biểu 04.
Chicây con, phân bón và tiền công lao động của người dân theo "Định mức đầu tưtrồng rừng" (Bộ Nông nghiệp & PTNT sẽ có quyết định riêng).
Chikhác như thuê xe và một số dịch vụ khác thoả thuận theo hợp đồng, chi trọn góivà phải tuân thủ theo các quy định về hợp đồng.
Thămquan nước ngoài: (gồm tiền ăn, tiêu vặt và tiền ngủ) Chi theo phê duyệt củaNgân hàng tái thiết Đức (KfW).

Bản quy chế này làm cơ sở choviệc quản lý tài chính dự án và có hiệu lực theo quyết định của Bộ trưởng BộNông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Trongquá trình thực hiện nếu có vướng mắc Ban điều hành dự án và Ban QLDA các cấpcần phản ánh kịp thời cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn để nghiên cứuxem xét sửa đổi và bổ sung cho phù hợp.
PHỤ BIỂU 01
TỔNGHỢP CHI PHÍ DỰ ÁN THEO CAM KẾT
(Tỷgiá hối đoái 1 DM = 6.900 đồng)
Hạng mục
Đóng góp tài chính phía Đức
(DM)
Vốn đối ứng phía Việt Nam
(DM)
I. Kinh phí khoản I
a) Kinh phí chính thức Quỹ I
6.884.821
1.813.500
Trồng rừng ở Bắc Giang
1.330.324
Trồng rừng ở Quảng Ninh
1.398.529
Trồng rừng ở Lạng Sơn
1.403.162
Trồng rừng sẽ xác định tiếp
2.003.306
Lập kế hoạch / Quy hoạch sử dụng đất
220.000
Xe cộ
360.500
Thiết bị văn phòng
64.000
Giám sát
105.000
Chi hoạt động xe cộ
497.500
Chi hoạt động văn phòng
300.000
Chi lương và phụ cấp
636.500
Chi phí giao đất giao rừng
379.500
b) Kinh phí dự phòng Quỹ I:
878.829
286.500
Tổng kinh phí Quỹ I:
7.763.650
Dịch vụ tư vấn
1.036.350
Tổng cộng khoản I:
8.800.000
2.100.000
II. Kinh phí khoản II
a) Kinh phí chính thức Quỹ II:
465.000
Tài liệu, phổ cập, tập huấn kỹ thuật thôn
50.000
Mô hình thực nghiệm, -trình diễn
45.000
Tham quan hiện trường cho dân
45.000
Hội thảo, tập huấn, Tham quan khảo sát
325.000
b) Kinh phí dự phòng Quỹ II:
181.500
Tổng cộng Quỹ II:
646.500
Dịch vụ tư vấn
553.500
Tổng cộng khoản II:
1.200.000
Tổng cộng Quỹ I + Quỹ II:
8.410.150
Tổng kinh phí dự án (khoản I + II ):
10.000.000
2.100.000
PHỤ BIỂU 02
"Trồngrừng ở các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn"
DANHMỤC CÁC HẠNG MỤC ĐẦU TƯ/ KHOẢN