QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành hệ thống chế độ kế toán hành chính sự nghiệp BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Nay ban hành hệ thống chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp áp dụng cho tất cả các đơn vị Hành chính sự nghiệp trong cả nước. Hệ thống chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp gồm:
1. Những quy định chung về Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp.
2. Chế độ chứng từ kế toán.
3. Quy định về hệ thống tài khoản kế toán và giải thích nội dung, kết cấu, phương pháp ghi chép các tài khoản kế toán.
4. Chế độ sổ kế toán.
5. Chế độ báo cáo tài chính.

Hệ thống Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định này, áp dụng cho tất cả các đơn vị Hành chính sự nghiệp thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ quan đoàn thể, các tổ chức xã hội do Trung ương, địa phương quản lý và các đơn vị lực lượng vũ trang hoạt động bằng nguồn kinh phí do Ngân sách nhà nước cấp phát hoặc bằng các nguồn kinh phí khác.

Hệ thống chế độ kế toán này có hiệu lực thi hành thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/1997 và thay thế chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 257-TC/CĐKT ngày 01/6/1990 của Bộ Tài chính.
Việc chuyển sổ kế toán theo chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp hiện hành sang sổ kế toán mở theo chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định này được thực hiện thống nhất theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai Hệ thống chế độ kế toán các đơn vị Hành chính sự nghiệp trên địa bàn.
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan đoàn thể, các tổ chức xã hội ở Trung ương chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai ở các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán, Chánh Văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc và trực thuộc Bộ có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thi hành Quyết định này.

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau đây:
1. Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi...)
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Số liệu của chứng từ
4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
5. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ
7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
8. Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát (Kế toán trưởng) và người phê duyệt (Thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị.
Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ (nếu có) thì đơn vị phải sử dụng theo đúng mẫu của chứng từ do Bộ Tài chính thống nhất ban hành và phát hành. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán

Điều 5 :
Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi cuống.

Nghiêm cấm các hành vi sau đây:
Giả mạo chứng từ kế toán
Hợp pháp hoá chứng từ kế toán
Thủ trưởng và kế toán trưởng hay phụ trách kế toán đơn vị tuyệt đối không được ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn
Chủ tài khoản và kế toán trưởng hay phụ trách kế toán ký séc trắng
Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất hoạt động kinh tế tài chính phát sinh
Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán
Huỷ bỏ chứng từ trái quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu trữ.
Sử dụng các chứng từ biểu mẫu không hợp lệ

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị quy định. Chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
1. Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chứng từ.
2. Kiểm tra chứng từ kế toán
3. Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán
4. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán, gồm:
1. Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
2. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán;
3. Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán;
4. Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...), đồng thời báo ngay cho thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng, thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.

Lưu trữ chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước.
Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với thủ trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế hoặc cơ quan công an địa phương số lượng hoá đơn mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo luật pháp. Đồng thời để sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất.

Quy định về sử dụng và quản lý biểu mẫu chứng từ kế toán:
Tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải áp dụng chế độ chứng từ kế toán này. Trong quá trình thực hiện các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu đã quy định. Ngoài ra, trong công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp còn phải sử dụng thêm các chứng từ kế toán được ban hành ở các văn bản pháp quy khác như:
+ Hoá đơn bán hàng
+ Lệnh chi
+ Uỷ nhiệm chi
+ Uỷ nhiệm thu
+ Bản kê nộp séc
+ Giấy báo nợ
+ Giấy báo có
+ Thông báo hạn mức kinh phí được cấp
+ Giấy phân phối hạn mức kinh phí
+ Giấy nộp trả kinh phí
+ Giấy rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt
+ Giấy rút HMKP bằng chuyển khoản
+ Quyết định trợ cấp khó khăn
+ Thông báo duyệt y quyết toán
......................
Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Những chứng từ liên quan trực tiếp đến vấn đề thu nộp ngân sách... Được quản lý theo chế độ quản lý sử dụng ấn chỉ

In và phát hành biểu mẫu chứng từ:
1. Tất cả các đơn vị HCSN khi in các biểu mẫu chứng từ kế toán phải theo đúng nội dung thiết kế biểu mẫu quy định trong chế độ này.
Biểu mẫu chứng từ kế toán thuộc nội dung thu nộp ngân sách do Bộ Tài chính thống nhất phát hành.
2. Các nhà in không được tự động thay đổi nội dung các biểu mẫu, không được nhận in các biểu mẫu chứng từ kế toán trái với quy định trong chế độ này.

Xử lý các vị phạm:
1. Mọi hành vi vi phạm trong chế độ này tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm, được xử lý theo đúng quy định của Pháp Lệnh kế toán thống kê, Pháp lệnh về xử phạt hành chính và các văn bản pháp quy khác của Nhà nước
2. Trường hợp có hành vi lợi dụng mua, bán, cho mượn làm chứng từ giả nhằm tham ô, trốn lậu thuế hoặc làm ăn phi pháp thì tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm có thể bị phạt hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Công việc kế toán trong các đơn vị Hành chính sự nghiệp gồm:
Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại Kho bạc Nhà nước.
Kế toán vật tư, tài sản:
+ Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, sản phẩm, hàng hoá tại đơn vị.
Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mon của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản đơn vị.
Kế toán thanh toán:
+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị.
+ Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các khoản phải nộp ngân sách và việc thanh toán các khoản phải trả, phải nộp.
Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí hoạt động, kinh phí thực hiện dự án, kinh phí khác và các loại vốn, quỹ của đơn vị.
Kế toán các khoản thu: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hội phí, thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị và nộp kịp thời các khoản thu phải nộp ngân sách, nộp cấp trên.
Kế toán các khoản chi:
+ Phản ánh tình hình chi phí cho hoạt động, chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó.
+ Phản ánh chi phí của các hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ và chi phí của các hoạt động khác, trên cơ sở đó để xác định kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.
Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị.

Kiểm kê tài sản.
Kiểm kê tài sản là một phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản, vật tư, tiền quỹ, công nợ của đơn vị tại một thời điểm nhất định.
Cuối niên độ kế toán, trước khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế. Ngoài ra các đơn vị còn phải kiểm kê bất thường khi cần thiết (trong các trường hợp bàn giao, sát nhập, giải thể đơn vị...).

Kiểm tra kế toán.
Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các quy định về kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán được chính xác, trung thực, khách quan.
Các đơn vị Hành chính sự nghiệp phải chịu sự kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính.
Việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục có hệ thống. Mọi kỳ hoạt động của đơn vị đều phải được kiểm tra kế toán. Mỗi đơn vị kế toán cấp cơ sở phải được cơ quan chủ quản kiểm tra kế toán ít nhất mỗi năm một lần xét duyệt quyết toán năm.
Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí, kiểm tra việc thực hiện các khoản thu kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán và thực hiện thu nộp Ngân sách.
Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi.

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán bao gồm các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu khác liên quan đến kế toán.
Sau khi kết thúc niên độ kế toán và đã hoàn tất toàn bộ công việc kế toán, các tài liệu kế toán kể cả các tài liệu do máy vi tính in ra phải được sắp xếp, phân loại, đóng tập, liệt kê, gói buộc và lập danh mục để lưu giữ tại bộ phận kế toán trong vòng một năm. Sau đó được chuyển vào lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của đơn vị.
Thời hạn lữu trữ, bảo quản tài liệu kế toán theo chế độ bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán của Nhà nước.
Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì cuối kỳ kế toán, sau khi hoàn thành việc khoá sổ phải in toàn bộ hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và làm đủ các thủ tục pháp lý như các sổ kế toán ghi bằng tay để phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, sau đó được lưu trữ cùng với các tài liệu kế toán khác.