QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỈNH HƯNG YÊN ( V/v Ban hành bản Quy định về quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp) ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN -

Hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính các cấp tỉnh, huyện, xã được thành lập theo tinh thần Chỉ thị 364/CT ngày 06/11/1991 của Chủ tịch Hội đồng bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) đã được Hội đồng nghiệm thu địa giới hành chính các cấp ở Trung ương tiến hành nghiệm thu, đánh giá đạt yêu cầu và đưa vào sử dụng lưu trữ lâu dài. Đây là hồ sơ duy nhất để quản lý địa giới hành chính, làm căn cứ pháp lý để lập bản đồ địa chính và giải quyết tranh chấp đất đai ở đường địa giới hành chính các cấp.

Chủ tịch UBND các cấp và Trưởng ban Tổ chức chính quyền tỉnh có trách nhiệm quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp theo bản Quy định này.
Nghiêm cấm mọi hành vi sửa đổi các nội dung của bộ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính dưới bất kỳ hình thức nào khi chưa được cấp có thẩm quyền cho phép.

Hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp phải được lưu trữ trong hòm hoặc tủ làm bằng kim loại, có khóa đảm bảo an toàn lâu dài, chống mối mọt và phòng cháy, nổ tốt.

Chủ tịch UBND các cấp là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc quản lý và lưu trữ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính các cấp.

Cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn là người được giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý, khai thác, kiểm tra, theo dõi thực trạng của hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính cấp xã. Nghiêm cấm việc cán bộ địa chính mang hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính về nhà riêng. Việc sao chép cho mượn hồ sơ, bản đồ phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn.

Hàng quý Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, bản đồ địa giới theo quy định. Sáu tháng một lần phải báo cáo lên UBND huyện (thị xã) về tình trạng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính do mình quản lý. Trong trường hợp hư hỏng hoặc mất mát thì Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn phải báo cáo ngay lên Chủ tịch UBND huyện (thị xã) và đề nghị sao lại hồ sơ hoặc bản đồ và tiến hành điều tra nguyên nhân để xử lý.

Căn cứ vào biên bản bàn giao quản lý mốc của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tuyên truyền, giáo dục cho nhân dân ở nơi có mốc địa giới nêu cao ý thức giữ gìn bảo vệ. UBND xã, phường, thị trấn phải giao cụ thể cho Trưởng thôn chịu trách nhiệm quản lý mốc trên địa bàn thôn. Hàng quý Trưởng thôn phải báo cáo thực trạng mốc với UBND xã. Khi phát hiện mốc bị hư hỏng, xê dịch, mất mát thì kịp thời báo lên UBND xã biết. UBND xã, phường, thị trấn liên quan có trách nhiệm khôi phục lại như cũ.
Khi hết nhiệm kỳ hoặc thay đổi công tác thì Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn phải tiến hành bàn giao hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính cho Chủ tịch UBND mới tiếp tục quản lý. Khi tổ chức bàn giao, có sự chứng kiến của đại diện cơ quan tổ chức chính quyền, cơ quan địa chính và đại diện của chính quyền cấp trên.

Từ nay có tranh chấp về địa giới hành chính, UBND xã, phường, thị trấn căn cứ vào hồ sơ, bản đồ, mốc địa giới hiện có làm cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp. Đồng thời báo cáo ngay lên UBND huyện (thị xã).

Toàn bộ hồ sơ, bản đồ của xã, phường, thị trấn thuộc huyện (thị xã) và bộ của cấp huyện (thị xã) được lưu giữ tại văn phòng UBND huyện (thị xã) được giao cho người có tránh nhiệm quản lý. Hàng tháng người được giao có trách nhiệm kiểm tra tình hình và chất lượng hồ sơ tài liệu. Khi có hiện tượng ảnh hưởng đến chất lượng thì phải báo cáo ngay với Chủ tịch UBND huyện (thị xã) biết.

Chủ tịch UBND huyện (thị xã) cứ 6 tháng 1 lần báo cáo lên UBND tỉnh về tình trạng hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính đang được giao quản lý. Trường hợp hồ sơ tài liệu bị hỏa hoạn do thiên tai làm hư hỏng thì Chủ tịch UBND huyện (thị xã) làm báo cáo lên Chủ tịch UBND tỉnh xin ý kiến giải quyết. Khi hư hỏng mất mát không phải do thiên tai thì đồng thời tiến hành điều tra xác minh rõ nguyên nhân và xử lý theo pháp luật hiện hành.

Trường hợp Chủ tịch UBND huyện (thị xã ) thay đổi vị trí công tác thì phải tiến hành bàn giao trách nhiệm quản lý cho người mới đảm nhiệm. Khi bàn giao có sự chứng kiến của đại diện Ban Tổ chức chính quyền tỉnh, Sở Địa chính và đại diện UBND tỉnh.

Khi có tranh chấp đất đai liên quan đến đường địa giới hành chính trong nội huyện (thị xã) thì Chủ tịch UBND huyện (thị xã) căn cứ vào hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính hiện có làm cơ sở giải quyết. Trong trường hợp đã giải quyết được hoặc chưa giải quyết được thì phải báo cáo gửi UBND tỉnh.

Ban Tổ chức chính quyền tỉnh lưu trữ toàn bộ hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính các cấp của tỉnh.

Việc sao chụp, khai thác, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính các cấp ở địa phương, lưu trữ ở cấp nào thì do Chủ tịch UBND ở đó cho phép.

Ban Tổ chức chính quyền tỉnh có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quản lý hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính ở các huyện, thị xã.

Các tổ chức tập thể, cá nhân có thành tích trong việc bảo vệ hồ sơ, bản đồ và mốc địa giới hành chính được xét khen thưởng theo chế độ hiện hành. Người có hành vi vi phạm các quy định thì tùy theo mức độ nặng, nhẹ mà xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính và bồi thường hoặc truy cứu trách nhiệm về hình sự.
Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có vướng mắc, UBND các cấp phản ánh kịp thời lên Ban Tổ chức chính quyền tỉnh, trình UBND tỉnh giải quyết./.