QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Yên Bái UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Yên Bái.

Hệ thống thư điện tử trong các cơ quan Nhà nước sử dụng địa chỉ http://mail.yenbai.gov.vn .

Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc sở Thông tin và Truyền thông, Giám đốc các sở, thủ trưởng các ban, ngành, đoàn thể, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh căn cứ quyết định thi hành.
Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành./.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Phạm Duy Cường
QUY ĐỊNH
Về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Yên Bái
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 19/2009/QĐ-UBND ngày 21/8/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)

Thiết lập và vận hành
1. Hệ thống thư điện tử tỉnh Yên Bái được thiết lập và vận hành trên mạng internet.
2. Hệ thống thư điện tử được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng: XXX@yenbai.gov.vn được chia thành các loại:
+ Hộp thư dành cho các cơ quan nhà nước của tỉnh còn gọi là hộp thư đơn vị: tendonvi@yenbai.gov.vn (trong đó: tendonvi được viết tắt các chữ cái đầu của tên đơn vị) dành cho đơn vị.
+ Hộp thư dành cho các phòng: tenphong tendonvi@yenbai.gov.vn (tên viết tắt tên các phòng và viết tắt tên đơn vị) dành cho các phòng của các đơn vị.
+ Hộp thư dành cho cán bộ, công chức: hovaten.@yenbai.gov.vn (trong đó: đặt đầy đủ họ tên, viết liền không dấu) dành cho cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh. Trường hợp người sử dụng có họ và tên trùng nhau thì phần cuối của tên là tên viết tắt của đơn vị. Ví dụ: nguyenvanb sttvtt@yenbai.gov.vn là hộp thư của Nguyễn Văn B công tác tại sở Thông tin và Truyền thông.
3. Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại máy chủ cài đặt hệ thống thư điện tử (Mail Server) của tỉnh gọi là “Danh bạ hộp thư điện tử” tỉnh.

Các loại văn bản được trao đổi qua hệ thống thư điện tử giữa các cá nhân, tổ chức trong cơ quan.
Nội dung này bảo đảm phù hợp với điều kiện thực tế hoạt động của cơ quan trên cơ sở Quy định chung tại Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg của Thủ tướng chính phủ, cụ thể như sau:
1. Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản: lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ).
2. Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: thư mời, công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy;

Trách nhiệm của các đơn vị quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử.
1. Sở Thông tin và Truyền thông:
a) Chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc sở Thông tin và Truyền thông thực hiện:
Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử.
+ Quản trị Hệ thống thư điện tử, bảo đảm cho hệ thống hoạt động liên tục 24h/ngày, 7 ngày/tuần.
+ Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.
+ Cài đặt hệ thống phòng chống virus tin học đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh, xóa bỏ các thư rác.
+ Tạo lập chế độ lưu trữ dự phòng thông tin.
Quản lý danh bạ hộp thư điện tử, cho phép đăng nhập, sửa đổi hoặc loại bỏ các hộp thư điện tử trong Danh bạ hộp thư điện tử khi có ý kiến chỉ đạo của sở Thông tin và Truyền thông.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức tham gia sử dụng khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử đúng quy trình, đúng mục đích.
Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm phục vụ hoạt động quản lý, vận hành, nâng cấp và phát triển Hệ thống thư điện tử, báo cáo sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của luật ngân sách nhà nước.
b) Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện sử dụng hệ thống thư điện tử của các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trên địa bàn tỉnh.
2. Các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh:
a) Cung cấp danh sách hộp thư điện tử cá nhân của cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị được đăng ký; thông báo việc thay đổi thông tin liên quan đến hộp thư điện tử của cá nhân trong đơn vị mình về sở Thông tin và Truyền thông thông qua Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông kịp thời cập nhật vào danh bạ thư điện tử của đơn vị.
b) Đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức của đơn vị mình trong việc sử dụng và thực hiện nghiêm các quy định về sử dụng thư điện tử tỉnh Yên Bái.
c) Quản lý và sử dụng hộp thư để trao đổi thông tin với các tổ chức, cá nhân và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin, bảo đảm sự bí mật của mật khẩu truy nhập thư điện tử.

Điều 5 . Cấp và quản lý địa chỉ thư điện tử:
1. Trường hợp cán bộ, công chức mới được tuyển dụng: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ, Thủ trưởng cơ quan chủ quản phải có văn bản đề nghị cấp mới địa chỉ thư điện tử cho cán bộ, công chức. Sau khi nhận văn bản đề nghị, sở Thông tin và Truyền thông sẽ tạo lập địa chỉ thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thư điện tử.
2. Trường hợp cán bộ, công chức chuyển công tác ra ngoài tỉnh Yên Bái hoặc nghỉ hưu: Sau khi có quyết định nghỉ hưu hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh Yên Bái, Thủ trưởng cơ quan quản lý cán bộ, công chức đó phải có văn bản thông báo với sở Thông tin và Truyền thông để xóa địa chỉ thư điện tử của cán bộ, công chức này ra khỏi hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân
Các cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:
1. Đổi mật khẩu ban đầu được cấp nhằm bảo mật thông tin. Trường hợp quên mật khẩu phải báo ngay cho Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để được thay đổi mật khẩu; Đồng thời bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử, không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu cho người khác.
2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.
3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.
4. Không truy cập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.
5. Sử dụng đúng quy trình, mục đích của hệ thống thư điện tử của tỉnh. Nghiêm cấm sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các quy định tại

Điều 1 của Quy định này.
6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Yên Bái thông qua địa chỉ sử dụng của mình.
7. Khi phát hiện có lỗi hoặc sự cố về hệ thống thư điện tử phải báo cáo cho Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để khắc phục, sửa chữa.
8. Không sử dụng hộp thư cá nhân đăng ký ở các hệ thống thư điện tử khác (như Yahoo, hotmail, gmail,…) để trao đổi công việc công vụ trên mạng.

Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị:
1. Hộp thư đơn vị là loại hộp thư chính thống để đơn vị trao đổi thông tin của đơn vị.
2. Hộp thư đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người có trách nhiệm trong đơn vị quản lý.
3. Người sử dụng hộp thư đơn vị chỉ được dùng hộp thư đơn vị để trao đổi các văn bản đã được thủ trưởng đơn vị phê duyệt.
4. Khi thay đổi vị trí công tác, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư của đơn vị cho người có trách nhiệm tiếp nhận.
5. Khi nhận được thư điện tử gửi vào địa chỉ thư của đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý kịp thời.

Quy định về việc gửi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử.
1. Các văn bản trao đổi trên hệ thống thư điện tử phải sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.
2. Khi phát hành văn bản giấy ( trừ những văn bản mật ) ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan, đơn vị có tên trong phần “nơi nhận” của Văn bản.

Các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của mình, cụ thể như sau:
1. Đối với địa chỉ thư của đơn vị: Một ngày kiểm tra thư ít nhất 02 lần vào đầu giờ buổi sáng và vào đầu giờ buổi chiều theo giờ hành chính.
2. Đối với địa chỉ thư của cán bộ, công chức: Một ngày kiểm tra thư ít nhất 01 lần theo ngày làm việc hành chính.

Công tác kiểm tra, báo cáo tình hình sử dụng hệ thống thư điện tử:
1. Các sở, ban, ngành và Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức, coi đây là trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm. Xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng;
2. Định kỳ 06 tháng một lần và khi có yêu cầu đột xuất các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh về tình hình, kết quả thực hiện quy định này thông qua sở Thông tin và Truyền thông.

Sở Tài chính, sở Kế hoạch và Đầu tư căn cứ kế hoạch vốn được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt hàng năm, phối hợp với sở Thông tin và Truyền thông bố trí kinh phí cho việc quản lý, sử dụng, vận hành và phát triển hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các đơn vị gửi về sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.