QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CẬP NHẬT NHỮNG BIẾN ĐỘNG DÂN SỐ LAO ĐỘNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ, PHỤC VỤ VIỆC QUẢN LÝ DÂN SỐ VÀ LAO ĐỘNG BẰNG HỆ THỐNG MÁY TÍNH. ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH -

Nay ban hành quy chế và hệ thống biểu báo bổ sung, cập nhật biến động về dân số - lao động trên địa bàn toàn thành phố .

Ban chỉ đạo Đề án quản lý dân số, lao động thành phố , Ủy ban nhân dân và Ban chỉ đạo các quận, huyện, phường, xã, thị trấn phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chức năng cùng cấp như Công an, Lao động, Tư pháp, Thống kê,... tổ chức triển khai thực hiện bản quy chế này tới từng địa bàn dân cư, đồng thời đảm bảo chế độ cập nhật thông tin, báo cáo đầy đủ, kịp thời, thường xuyên và liên tục theo quy định.
Trung tâm Xử lý thông tin thống kê là đơn vị chịu trách nhiệm thu nhận tài liệu và xử lý thông tin biến động, cập nhật bổ sung hiệu chỉnh cơ sở dữ liệu ban đầu để tổ chức “cơ sở dữ liệu động” về dân số và lao động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc các sở, ngành thành phố, Cục trưởng cục Thống kê thành phố, Giám đốc Trung tâm Xử lý thông tin thống kê, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, phường, xã, thị trấn, Thủ trưởng các cơ quan có liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định này.
QUY CHẾ
VỀ CẬP NHẬT BIẾN ĐỘNG DÂN SỐ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, PHỤC VỤ QUẢN LÝ DÂN SỐ - LAO ĐỘNG BẰNG HỆ THỐNG MÁY VI TÍNH.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 6904/QĐ-UB-NCVX ngày 26/9/1995 của UBND TP Hồ Chí Minh).
Căn cứ Quyết định số 1074/QĐ-UB-NC và Chỉ thị số 51/CT-UB ngày 26/10/1993 của UBND thành phố Hồ Chí Minh về việc thực hiện đề án “Quản lý dân số và lao động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh bằng hệ thống máy tính”, nay UBND thành phố ban hành qui chế cập nhật biến động dân số, lao động trên toàn địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

UBND thành phố tổ chức xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu động về dân số - lao động thống nhất trên địa bàn thành phố. Cơ sở dữ liệu động về dân số - lao động là hồ sơ gốc, được cơ quan có thẩm quyền của thành phố lưu giữ, khai thác, sử dụng, phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước trên địa bàn thành phố. Vì vậy tất cả các chỉ tiêu về biến động của từng người, từng hộ phải được kê khai, cập nhật thường xuyên đều đặn, đầy đủ, kịp thời theo qui định chung của UBND thành phố.

Phạm vi, đối tượng cập nhật :
1- Phạm vi : Tất cả các phường, xã, thị trấn trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh .
2- Đối tượng :
Các phiếu báo bổ sung cập nhật biến động đều lập cho “Nhân khẩu thực tế cư trú”.
“Nhân khẩu thực tế cư trú” là những người đang sống ổn định hoặc mới chuểyn đến nhưng có ý định sống ở đó từ 6 tháng trở lên, không phân biệt hộ khẩu họ ở đâu, có hay chưa có hộ khẩu thường trú ở nơi đang cư trú.
Những nhân khẩu thực tế cư trú đã kê khai bản khai nếu vì lý do gì đó xin tạm vắng một thời gian ngắn chưa đến 6 tháng thì trong thời gian đó vẫn được tính là nhân khẩu thực tế đang cư trú tại địa phương.
Không tính là “nhân khẩu thực tế cư trú tại địa phương” gồm những người sau đây :
Những người đến ở tạm và không có ý định ở lâu dài tại địa phương (vãng lai, xin tạm trú thời gian ngắn...).
Những người có tên trong sổ hộ khẩu đã di chuyển cư trú sang ở địa phương khác từ 6 tháng trở lên, dù chưa chuyển hộ khẩu.

Nguyên tắc cập nhật biến động dân số - lao động :
1- Mọi thông tin biến động về từng người từng hộ trong các chỉ tiêu của Bản khai nhân khẩu thực tế cư trú đều được thực hiện phiếu báo cập nhật.
2- Việc thu thập thông tin phát sinh xuất phát từ mỗi địa bàn đã kê khai trước đây căn cứ vào sơ đồ địa bàn đã vẽ và bản kê danh sách số nhà, số hộ, số người đã lập ở bước kê khai. Mọi biến động phát sinh trong địa bàn về số nhà, số thứ tự hộ, số người trong từng hộ phải được bổ sung đầy đủ vào bản kê theo từng thờiđiểm.
3- Khi thu thập thông tin cập nhật theo mẫu các phiếu báo phải ghi đầy đủ các thông tin đã in trên phiếu báo. Lưu ý những thông tin đã có kê khai ở “Bản khai nhân khẩu thực tế cư trú” như : họ và tên, chủ hộ, địa chỉ, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, số sổ hộ khẩu... phải được ghi giống như lần ghi ban đầu.
4- Các phiếu báo thu được cần sắp xếp theo từng loại, theo thời gian có bản thống kê kèm theo và được tập trung tại Công an phường xã, thị trấn để gởi lên Trung tâm Xử lý thông tin thống kê theo qui định sau đây :
Đối với các quận nội thành, tập trung tại Công an phường và Công an phường chuyển trực tiếp cho Trung tâm Xử lý thông tin thống kê.
Đối với các huyện ngoại thành, do địa bàn rộng và xa nên cần tập trung ở một đầu mối là Công an huyện để chuyển cho Trung tâm Xử lý thông tin thống kê.
5- Trung tâm Xử lý thông tin thống kê tổ chức tiếp nhận các phiếu báo của phường, xã, thị trấn giao nộp, có biên bản giao nhận phiếu và tổ chức nhập các thông tin vào máy để bổ sung “cơ sở dữ liệu động”. Từ đó có những tư liệu về dân số - lao động phục vụ cho công tác khai thác sử dụng của các ngành các cấp.

Thông tin cập nhật thường xuyên hàng tháng :
Gồm 11 phiếu báo thông tin sau đây :
1- “Phiếu báo sinh” : Dùng để ghi các thông tin về trẻ em do các bà mẹ là “nhân khẩu thực tế cư trú” sinh ra và “Phiếu báo bổ sung giấy khai sinh” dùng cho cơ quan hộ tịch báo bổ sung các chỉ tiêu pháp lý cho trẻ mới sinh.
2- “Phiếu báo tử ” : Dùng để ghi các thông tin về những nhân khẩu thực tế cư trú bị chết và “Phiếu báo bổ sung giấy khai tử” dùng cho cơ quan hộ tịch báo bổ sung về mặt pháp lý cho người chết.
3- “Phiếu báo chuyển đi ” : Được lập cho những “nhân khẩu thực tế cư trú” đã rời hẳn nơi ở cũ đến cư trú nơi ở mới (có ý định ở nơi mới từ 6 tháng trở lên như bán nhà đi ở nơi khác, xuất cảnh đi nước ngoài, nhập ngũ ở tại đơn vị, đi tù, tập trung học tập cải tạo, đi lấy chồng, chuyển công tác...)
Những trường hợp đi không rõ lý do hoặc mất tích, nếu đã vắng mặt quá 6 tháng cũng lập phiếu báo chuyển đi.
Xác định trường hợp chuyển đi là rời khỏi phường, xã, thị trấn. Nếu chỉ di chuyển trong nội bộ phường, xã, thị trấn thì không coi là “chuyển đi” mà chỉ thực hiện chế độ thông báo di chuyển nội bộ phường, xã.
4- “Phiếu báo chuyển đến ” : Được lập cho những nhân khẩu thực tế đã chuyển đến ở tại địa phương từ 6 tháng trở lên hoặc mới tới nhưng có ý định ở lâu dài trên 6 tháng (không phân biệt có hộ khẩu hay không có hộ khẩu tại địa bàn) như : những người đã đến ở và được nhập hộ khẩu thường trú, những người đã mua nhà và đã đến ở, bộ đội xuất ngũ về, những người đi tù, học tập cải tạo hoặc đi lao động bắt buộc về...
Phạm vi xác định trường hợp chuyển đến là phường, xã, thị trấn. Những nhân khẩu ở phường, xã, thị trấn khác chuyển đến thì mới tính là trường hợp chuyển đến. Chú ý các trường hợp sau :
Nếu người chuyển đến đã có khai “Bản nhân khẩu thực tế cư trú” thì lập phiếu báo chuyển đến cần kèm theo “Phiếu báo chuyển đi” đã được địa phương nơi chuyển đi xác nhận.
Nếu người chuyển đến trước đây chưa kê khai “Bản khai nhân khẩu cư trú” thì lập phiếu báo chuyển đến kèm theo “Bản khai nhân khẩu thực tế cư trú” của người (hoặc hộ) chuyển đến, có ghi đầy đủ thông tin từng người theo 23 chỉ tiêu trong bản khai.
5- “Phiếu báo kết hôn ” : Dùng để ghi các thông tin cho những nhân khẩu thực tế cư trú đã có đăng ký kết hôn và có “Giấy chứng nhận kết hôn” (Mẫu TP / HT6) của UBND phường, xã, thị trấn cấp hoặc chưa làm đăng ký kết hôn nhưng thực tế sống chung như vợ chồng được gia đình, xã hội công nhận.
6- “Phiếu báo ly hôn ” : Dùng để ghi các thông tin cho những nhân khẩu thực tế cư trú đã có quyết định thuận tình ly hôn hay bản án ly hôn của Tòa án nhân dân quận, huyện hoặc thành phố cấp (không tính những trường hợp ly thân).
7- Phiếu báo thay đổi chủ hộ : Dùng để ghi những thông tin của những hộ có sự thay đổi chủ hộ như trường hợp chủ hộ bị chết, thay chủ hộ mới hoặc trường hợp tách hộ (từ một hộ thành hai hộ), nhập hộ (từ hai hộ thành một hộ) có sự thay đổi về chủ hộ.
8- Phiếu báo thông tin thay đổi về sổ hộ khẩu mới : Dùng để báo thông tin của những hộ, những người đã chính thức được đổi sổ hộ khẩu mới hoặc mới được cấp sổ hộ khẩu mới do tách hộ, do mới chuyển đến hoặc đổi sổ hộ khẩu do thay đổi số nhà, tên đường, phường, xã...
9- Phiếu báo thông tin biến động về đăng ký hộ khẩu (những người từ không có hộ khẩu TP được cấp hộ khẩu TP hoặc ngược lại) : Dùng để báo thông tin biến động về đăng ký hộ khẩu của từng người, từng hộ như trường hợp những người trước không có hộ khẩu thành phố nay được xét cấp, những người trước đang có hộ khẩu nay bị cắt (xuất cảnh...).
10- Phiếu báo thông tin về tình hình cấp phát Chứng minh nhân dân : Dùng để báo thông tin biến động về việc cấp giấy chứng minh nhân dân cho những người đến tuổi, cấp lại chứng minh nhân dân cho những người mất giấy, đổi giấy cho những người có hộ khẩu thành phố đang sử dụng chứng minh nhân dân tỉnh khác.
11- Phiếu báo thay đổi hộ tịch : Báo những thông tin thay đổi về hộ tịch đối với những người đã kê khai “bản khai nhân khẩu thực tế cư trú” như thay đổi về họ tên, năm sinh, dân tộc, quê quán...

Thông tin cập nhật định kỳ 6 tháng và năm :
Gồm những chỉ tiêu sau đây :
1- Cập nhật biến động về tình trạng lao động : chưa có việc làm hoặc đã có việc làm nay thất nghiệp, sẽ thực hiện cập nhật 6 tháng một lần.
2- Cập nhật những thay đổi việc làm, tên đơn vị và địa chỉ nơi làm việc, thực hiện một năm một lần.
3- Cập nhật thông tin thay đổi về trình độ văn hóa, ngoại ngữ, bằng cấp chuyên môn kỹ thuật, một năm một lần cho những người từ 6- 45 tuổi.

Thông tin cập nhật thường xuyên hàng tháng :
1- Cấp phường xã, thị trấn :
UBND và Công an phường, xã, thị trấn tổ chức chỉ đạo các nhân viên Thống kê, Lao động, Tư pháp cùng phối hợp với lực lượng cảnh sát khu vực, công an viên, tổ trưởng tổ dân phố, trưởng ấp thường xuyên thu thập, ghi chép các thông tin biến động dân số và ghi phiếu báo đối với 7 loại phiếu : báo sinh, báo tử, báo chuyển đi, báo chuyển đến, báo kết hôn, báo ly hôn, báo thay đổi chủ hộ, và phải đảm bảo thu thập thông tin toàn bộ những người thực tế cư trú, không phân biệt có hay không có hộ khẩu tại địa bàn.
Cảnh sát khu vực và công an viên cần kết hợp với việc quản lý thường xuyên nhân hộ khẩu để tiến hành thu thập thông tin cập nhật các biến động dân số từ lúc kê khai lần đầu đến ngày báo cáo để mỗi phường, xã, thị trấn đều có cơ sở dữ liệu đúng với thực tế.
Các phiếu báo sinh, báo tử, báo kết hôn, báo ly hôn do UBND phường xã, thị trấn ký xác nhận. Các phiếu báo chuyển đi, báo chuyển đến, báo thay đổi chủ hộ, báo thay đổi tình trạng hộ khẩu do công an phường, xã, thị trấn ký xác nhận.
Các thu thập thông tin của UBND và công an phường xã, thị trấn như sau :
a- UBND phường, xã, thị trấn :
Kiểm tra, thống kê lại mọi trường hợp biến động về sinh, tử, kết hôn, ly hôn kể từ thời điểm kê khai đổi sổ xong đến nay ; tiến hành lập các phiếu báo đối với các trường hợp có làm thủ tục qua UBND, đóng dấu xác nhận và chuyển toàn bộ phiếu lập được sang công an phường, xã, thị trấn để công an phường, xã, thị trấn bổ sung những chỉ tiêu cần thiết trên phiếu báo mà UBND chưa ghi được (các trường hợp cư trú nhưng không có hộ khẩu tại địa bàn, số thứ tự hộ, số địa bàn, số sổ hộ khẩu NK4, NK3a...).
b- Công an phường, xã, thị trấn :
Công an phường, xã, thị trấn, cảnh sát khu vực, công an ấp, công an viên kết hợp với tổ dân phố, tổ nhân dân kiểm tra, thống kê mọi tình hình phát sinh biến động về sinh, chết, đi, đến, kết hôn, ly hôn đối với toàn bộ nhân khẩu thực tế cư trú trên từng địa bàn dân cư, không phân biệt có hay không có hộ khẩu tại địa bàn. Công an phường, xã, thị trấn có trách nhiệm :
1. Thông qua cảnh sát khu vực, công an viên, thu thập toàn bộ thông tin về người chuyển đi, người chuyển đến để giao cho Trung tâm Xử lý thông tin thống kê.
2. Ghi phiếu báo thông tin về thay đổi chủ hộ (các trường hợp chủ hộ mất, thay chủ hộ mới hoặc tách hộ...) và chuyển cho công an quận, huyện kèm theo đơn đề nghị đổi chủ hộ của hộ. Công an quận, huyện xét duyệt xong, ký , đóng dấu và chuyển phiếu báo cho Trung tâm Xử lý thông tin thống kê thường xuyên hàng tháng theo qui định.
3. Bổ sung đầy đủ những thông tin trong các phiếu báo về sinh, chết, kết hôn, ly hôn do UBND chuyển qua.
4. Lập các phiếu báo biến động về các trường hợp sinh, tử, kết hôn, ly hôn đối với những trường hợp mà thông tin của UBND còn thiếu như :
+ Các trường hợp biến động về sinh, chết, kết hôn, ly hôn của những nhân khẩu thực tế cư trú không có hộ khẩu tại địa bàn.
+ Những biến động của nhân khẩu thực tế cư trú có hộ khẩu tại địa bàn nhưng chưa được UBND lập phiếu báo (ví dụ những trẻ em mới sinh nhưng chưa làm giấy khai sinh tại UBND, những trẻ sinh ra chết ngay...).
5. Tập hợp toàn bộ thông tin về các biến động nói trên của phường, xã, thị trấn trong kỳ để chuyển giao Trung tâm Xử lý thông tin thống kê.
2- Cấp quận huyện :
Công an quận, huyện chịu trách nhiệm trực tiếp thu thập và ghi phiếu báo đối với các loại phiếu :
1. Phiếu báo thông tin đổi sổ hộ khẩu :
Công an quận huyện phải rà lại toàn bộ tình hình đổi sổ hộ khẩu trong quận huyện và ghi vào phiếu báo theo mẫu qui định của Ban chỉ đạo thành phố để cập nhật thông tin đổi sổ. Hàng tháng, ghi các phiếu báo biến động về tình hình đổi sổ, cấp sổ cho những người mới chuyển đến, những hộ mới tách nhập... gởi cho Trung tâm Xử lý thông tin thống kê.
2. Phiếu báo thông tin biến động về tình hình cấp phát chứng minh nhân dân :
Ghi lại các trường hợp cấp chứng minh nhân dân mới, đổi chứng minh nhân dân sau thời điểm kê khai của từng phường xã để cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Hàng tháng cung cấp đều đặn các thông tin nói trên theo qui định của Ban chỉ đạo thành phố.
3. Phiếu báo cho những người mới được xét cấp sổ hộ khẩu thường trú tại TP HCM kể từ khi kê khai đến nay và sau đó tiếp tục cung cấp thông tin hàng tháng.
4. Chuyển các phiếu báo về thay đổi chủ hộ (do phường, xã, thị trấn lập và chuyển lên quận huyện kèm theo đơn của hộ) đã được duyệt cho Trung tâm Xử lý thông tin thống kê hàng tháng.
3- Cấp thành phố :
+ PC13 - CATP : Chịu trách nhiệm trực tiếp việc thu thập và ghi :
Phiếu báo thông tin biến động về chứng minh nhân dân được thực hiện tại PC 13.
Phiếu báo tình hình giải quyết xét cấp mới sổ hộ khẩu thường trú tại thành phố và các trường hợp chuyển đi khỏi thành phố.
+ Sở Tư pháp : chịu trách nhiệm trực tiếp việc thu thập và ghi phiếu báo đối với phiếu báo thông tin về xin thay đổi hộ tịch của người dân.

Thông tin cập nhật định kỳ về trình độ học vấn, ngoại ngữ, bằng cấp chuyên môn, kỹ thuật và tình trạng lao động :
Ban chỉ đạo đề án thành phố sẽ ban hành qui định riêng, hướng dẫn cụ thể về việc cập nhật các thông tin này trên nguyên tắc : Trung tâm Xử lý thông tin thống kê sẽ in danh sách từng người với những chỉ tiêu đã thu thập được, cùng phối hợp với các ngành hữu quan và Ban chỉ đạo các quận huyện hướng dẫn cho Ban chỉ đạo các phường xã tổ chức kiểm tra, ghi chép những trường hợp có thay đổi và gởi các thông tin đó về Trung tâm Xử lý thông tin thống kê để cập nhật, hiệu chỉnh cơ sở dữ liệu ban đầu theo định kỳ 6 tháng hoặc một năm một lần.

Thời gian thực hiện việc cập nhật :
1- Đối với các chỉ tiêu cập nhật thường xuyên :
Thời gian tiến hành bổ sung cập nhật của từng phường, xã, thị trấn bắt đầu từ tháng kế tiếp sau khi hoàn thành bước kê khai.
Hàng tháng từ ngày 1 đến ngày 5, các phường, xã, thị trấn và quận, huyện giao nộp đầy đủ các phiếu báo thông tin biến động cho Trung tâm Xử lý thông tin thống kê.
Đối với những phường, xã, thị trấn có trang bị máy vi tính và đã được nối mạng thì các thông tin bổ sung cập nhật biến động tiến tới sẽ truyền thẳng từ phường, xã, thị trấn, quận huyện lên Trung tâm Xử lý thông tin thống kê bằng mạng máy vi tính (có hướng dẫn cụ thể riêng).
2- Đối với các chỉ tiêu về trình độ học vấn, bằng cấp chuyên môn kỹ thuật và tình trạng lao động tiến hành kiểm tra vào thời điểm giữa năm và cuối năm.

Nhiệm vụ của các cơ quan, các cấp tham gia thực hiện đề án :
1- Công an thành phố :
Chỉ đạo lực lượng cảnh sát quản lý hành chánh của quận, huyện, phường, xã, thị trấn, cảnh sát khu vực, công an ấp, công an viên thực hiện tốt chế độ báo cáo cập nhật các thông tin phát sinh tại địa bàn khu vực và các thông tin phát sinh thuộc nghiệp vụ ngành như biến động về hộ khẩu, thay đổi chủ hộ, cấp, đổi chứng minh nhân dân...
Hình thành cơ sở dữ liệu dân số để quản lý nhân hộ khẩu tới phường xã, thị trấn, quận huyện và toàn TP.
2- Sở Lao động Thương binh - Xã hội :
Tổ chức hệ thống dữ liệu về lao động tới quận huyện, phường xã, thị trấn để quản lý lao động đang làm việc và tình hình lao động thất nghiệp.
Phối hợp kiểm tra việc cập nhật các biến động về việc làm, tình hình thất nghiệp và tình trạng lao động của lao động thành phố.
3- Sở Tư pháp :
Hướng dẫn ngành phối hợp thực hiện chỉ đạo cập nhật về sinh, chết, kết hôn và những thay đổi về hộ tịch.
4- Sở Giáo dục - Đào tạo :
Phối hợp kiểm tra việc cập nhật thông tin biến động về trình độ văn hóa.
5- Cục Thống kê :
Chỉ đạo hệ thống thống kê các cấp hướng dẫn nghiệp vụ, tham gia kiểm tra việc thu thập thông tin biến động, đảm bảo đầy đủ, kịp thời, kiểm tra, xác định và công bố kết quả tỷ lệ tăng trưởng dân số ở thành phố.
6- Trung tâm Xử lý thông tin thống kê :
Có trách nhiệm cập nhật toàn bộ thông tin biến động vào cơ sở dữ liệu, tổ chức cơ sở dữ liệu động, thực hiện khai thác, cung cấp truyền đưa thông tin theo qui định của UBND thành phố.
7- Chủ tịch UBND quận huyện có trách nhiệm chỉ đạo kiểm tra đôn đốc các cơ quan chức năng (Công an, Lao động, Tư pháp, Kế hoạch, Thống kê) và phường xã, thị trấn thực hiện nghiêm túc chế độ cập nhật theo qui định.
8- Chủ tịch UBND, Ban Chỉ huy công an phường, xã, thị trấn chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo lực lượng cảnh sát khu vực, công an ấp, công an viên, tư pháp, thống kê, lao động phường, xã, thị trấn thực hiện qui chế cập nhật cho từng địa bàn của phường, xã, thị trấn.

Qui chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.
Thủ trưởng các cơ quan có liên quan nói trên ; Chủ tịch UBND quận huyện, phường, xã, thị trấn có trách nhiệm tổ chức thực hiện qui chế này.
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH