THÔNG TƯ Hướng dẫn về việc lập quyết toán ngân sách Nhà nước năm 1981 Việc lập quyết toán ngân sách hàng năm là một công tác thường xuyên mà tất cả các đơn vị dự toán hành chính sự nghiệp, các đơn vị sản xuất kinh doanh, các ngành, các cấp đều phải tiến hành theo "Điều lệ lập và chấp hành Ngân sách Nhà nước" đã ban hành theo quyết định số 168-CP ngày 20/10/1961 của Hội đồng Chính phủ. Lập quyết toán hàng năm sẽ giúp cho các ngành, các cấp, các đơn vị cơ sở đúc rút được kinh nghiệm để từ đó nâng cao được trình độ quản lý kinh tế, quản lý xí nghiệp và hiệu quả công tác. Tuy vậy, vẫn còn một số đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến công tác này, đã gây chậm trễ, kéo dài thời gian tổng hợp quyết toán của các cơ quan chủ quản và quyết toán ngân sách của các cơ quan tài chính. Vì vậy, việc hoàn thành tổng quyết toán ngân sách Nhà nước của Bộ Tài chính trình Hội đồng Bộ trưởng và Quốc hội phê chuẩn cũng gặp nhiều khó khăn. Năn 1981 sắp kết thúc. Các ngành, các cấp, các đơn vị cơ sở cần chuẩn bị khẩn trương việc tiến hành khoá sổ sách cuối năm và lập quyết toán ngân sách năm 1981. Để khắc phục những khuyết nhược điểm trong việc khoá số và lập quyết toán ngân sách của năm trước, Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể một số công việc cần phải làm dưới đây nhằm nâng cao chất lượng và đảm bảo thời hạn của việc lập quyết toán Ngân sách Nhà nước năm 1981: A- Khoá sổ sách cuối năm : Muốn lập báo cáo quyết toán năm được chính xác, phải làm tốt việc khoá sổ sách kế toán, lên được bảng cân đối tài khoản và bảng tổng kết tài sản cuối năm. Việc khoá sổ sách kế toán phải làm dần trong hai giai đoạn, nên cần bố trí kế hoạch công tác cụ thể trong hai giai đoạn khác nhau này: 1- Thời gian chuẩn bị kết thúc năm kế hoạch : Thời gian chuẩn bị kết thúc năm kế hoạch có thể bắt đầu từ cuối tháng 11 cho đến hết tháng 12/1981. Thời gian này là thời gian trước khi Ngân hàng Nhà nước các cấp tổ chức khoá sổ thu chi ngân sách cuối năm vào cuối ngày 31/12/1981. 2- Thời gian chỉnh lý quyết toán : Theo điều lệ của chế độ kế toán Ngân sách Nhà nước thì thời gian chỉnh lý quyết toán được quy định như sau: - Hết tháng 1 năm sau đối với ngân sách cấp huyện - Hết tháng 2 năm sau đối với ngân sách cấp tỉnh - Hết tháng 3 năm sau đối với ngân sách cấp trung ương. I NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN LƯU Ý GIẢI QUYẾT TRONG THỜI GIAN CHUẨN BỊ KẾT THÚC BĂM KẾ HOẠCH : Yêu cầu chính là phải đạt được trong thời gian chuẩn bị kết thúc năm kế hoạch là: + Hoàn thành nhiệm vụ thu chi trong năm, đảm bảo không bỏ sót một khoản thu hoặc khoản chi bào đã được thực hiện trong năm để phản ánh đầy đủ vào quyết toán. + Giải quyết trước những việc có thể giải quyết được, làm các thủ tục cần thiết theo chế độ quy định nhằm giảm bớt một số việc phải làm trước khi sơ bộ khoá sổ sách cuối ngày 31 tháng 12 năm 1981, tránh để dồn việc phải giải quyết vào thời gian chỉnh lý quyết toán, tạo điều kiện cho việc khoá sổ sách và lập quyết toán được nhanh, gọn, hạn chế được nhứng sai sót dễ xảy ra. Những công việc cụ thể phải làm của các đơn vị dự toán và của các Sở, Ty tài chính trong thời gian chuẩn bị kết thúc năm kế hoạch là: a) Đối với các đơn vị dự toán : 1/ Đối với các khoản thu cho ngân sách : Ngay từ đầu tháng 12/1981, các đơn vị phải sơ bộ kiểm điểm xem nhiệm vụ thu nộp cho ngân sách trong năm đã được thực hiện đến đâu để có kế hoạch đôn đốc hoàn thành với mức cố gắng cao nhất trong tháng cuối cùng của năm kế hoạch. Đối với những khoản đã thu nhưng chưa nộp cần phải đôn đốc nộp hết vào ngân sách. Tuyệt đối không được giữ lại số đã thu và số phải nộp cho ngân sách, ở quỹ của đơn vị nhằm chiếm dụng vốn ngân sách để chi tiêu. Đối với những khoản thu đã nộp ngân sách cần tổ chức đối chiếu với Ngân hàng Nhà nước nơi giao dịch để đảm bảo khớp đúng cả về tổng số, cả về ghi chép các loại, khoản, hạng, mục của

xét được hưởng; hoặc chuyển nộp vào khoản thu khác trong ngân sách để quyết toán. Không để khoản tạm thu, tạm giữ nào đến 31 tháng 12 năm 1981. 3/ Đối với các khoản chi đã thực hiện trong năm nhưng chưa được thanh toán, sau khi kiểm tra, nếu các thủ tục đầy đủ, hợp lệ, đúng thể lệ nguyên tắc, thì cần làm thủ tục thanh toán ngay để tổng hợp vào quyết toán chi, đảm bảo không bỏ sót một khoản chi nào không quyết toán. Tuyệt đối nghiêm cấm các khoản chi có tính chất tranh thủ nhằm vét kinh phí cuối năm. 4/ Đối với các khoản cho vay hoặc đi vay, các khoản phải thu, phải trả cần tích cực thu hồi hoặc tranh thủ thanh toán dứt điểm để có thể tất toán được các tài khoản này trước khi khoá sổ sách cuối năm, tránh để nợ nần kéo dài sang năm sau vừa phải tiếp tục tổ chức theo dõi để thanh toán, vừa dễ xảy ra tình trạng nợ khê không đòi được, gây khó khăn cho việc khoá sổ sách những năm sau. 5/ Thi hành thông tư liên Bộ Tài chính - Ngân hàng Nhà nước số ngày về việc khoá sổ thu chi ngân sách cuối năm 1981 tại Ngân hàng Nhà nước các cấp, các đơn vị phải tiến hành đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi của đơn vị mình tại Ngân hàng vẫn giao dịch cho khớp đúng trước ngày 25 tháng 12 năm 1981. Căn cứ vào số dư của tài khoản này, làm các thủ tục nọpp hết vào ngân sách số kinh phí thừa không chi hết, số thu cho ngân sách chưa nộp, hoặc thanh toán các khoản vay nợ, các khoản phải thu, phải trả đối với các đơn vị bạn, nếu có. Sau khi làm xong các việc trên, số dư của tài khoản chỉ còn những khoản tiền không thuộc vốn ngân sách cấp trong năm, hoặc các khoản tiền không thuộc diện quy định phải nộp ngân sách - Căn cứ vào số dư này, đơn vị lập một bảng kê khai chi tiết từng khoản tiền, lấy ý kiến xác nhận của Ngân hàng Nhà nước nơi lưu ký tài khoản và đề nghị với cơ quan tài chính (Vụ quản lý Ngân sách Nhà nước thuộc Bộ Tài chính đối với ngân sách trung ương, Phòng Ngân sách thuộc Sở, Ty tài chính đối với ngân sách tỉnh, thành phố hoặc Ban Tài chính - giá cả huyện, quận đối với ngân sách huyện) xét cho chuyển sang năm sau để được tiếp tục sử dụng. Bảng kê sau khi được xét duyệt, chuyển đến Ngân hàng Nhà nước cơ sở để làm thủ tục chuyển sang năm sau. Nếu đơn vị nào không làm đầy đủ các thủ tục hướng dẫn trên, cuối ngày 31 tháng 12 năm 1981, Ngân hàng Nhà nước sẽ tự động trích hết số dư của tài khoản tiền gửi nộp vào Ngân sách Nhà nước. Cần lưu ý là sau khi đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi đến ngày 25 tháng 12 năm 1981 và làm các thủ tục như đã hướng dẫn trên, các đơn vị vẫn phải thường xuyên liên hệ với Ngân hàng Nhà nước nơi lưu ký tài khoản để nắm được kịp thời số phát sinh tiếp ở tài khoản này từ ngày 26 đến ngày 31 tháng 12 năm 1981, đồng thời Ngân hàng Nhà nước cơ sở thông báo kịp thời để đơn vị có ý kiến đề nghị với cơ quan tài chính có biện pháp giải quyết trước khi Ngân hàng Nhà nước cắt tồn khoản nộp ngân sách cuối ngày 31 tháng 12 năm 1981. 6/ Tồn quỹ triền mặt cuối năm của đơn vị : Phải phân tích nguồn vốn tiền mặt để xử lý, tạo điều kiện cho việc khoá sổ sách của bản thân đơn vị và các đơn vị bạn làm được gọn và tốt: nếu có khoản kinh phí thừa, khoản thu cho ngân sách thì phải nộp hết vào ngân sách; Nếu có khoản vay nợ, tạm giữ phải xuất trả cho các đơn vị cho vay và tạm gửi. 7/ Hết sức hạn chế các khoản tạm ứng, cho vay trong tháng 12/1981 , nếu xét thấy các khoản vay này không có khả năng thanh toán trước ngày 31 tháng 12 năm 1981. Trường hợp thật cần thiết, thì lấy kinh phí năm sau (đã được cấp trước) của đơn vị để giải quyết. b) Đối với các Sở, Ty tài chính các cấp : 1/ Căn cứ vào nhiệm vụ thu nộp của từng tổ chức kinh tế, từng xí nghiệp đóng tại địa phương mà có kế hoạch đôn đốc nộp hết vào ngân sách các khoản thu chưa hoàn thành. 2/ Căn cứ vào nhiệm vụ chi, có kế hoạch cấp phát kịp thời những khoản chi cần thiết trong phạm vi khả năng tồn quỹ của ngân sách. 3/ Kiểm tra việc thi hành tỷ lệ điều tiết giữa các cấp ngân sách theo đúng quy định và việc ghi chép các khoản thu chi theo đúng mục lục ngân sách. Nếu có sai sót phải phối hợp với Ngân hàng Nhà nước để điều chỉnh. 4/ Đối chiếu số thu chi ngân sách các cấp giữa cơ quan tài chính và Ngân hàng Nhà nước. Nếu phát hiện có chênh lệch thì cần có kế hoạch điều chỉnh kịp thời. 5/ Đối với những khoản ngân sách tạm ứng cho các đơn vị phải tích cực thu hồi hoặc khấu trừ vào kinh phí năm sau. Đối với các khoản cho vay hoặc đi vay giữa các cấp ngân sách phải có kế hoạch thanh toán ngay từ đầu tháng 12/1981. Nếu có khó khăn phải bàn bạc giải quyết hoặc chuyển số cho vay thành trợ cấp, chi nộp lên ngân sách cấp trên hoặc cho chuyển sang năm sau. Thời hạn chuyển tiền để thanh toán giữa các cấp ngân sách theo như quy định trong thông tư liên Bộ Tài chính - Ngân hàng Nhà nước hướng dẫn khoá sổ thu chi ngân sách cuối năm 1981. 6/ Tổ chức đối chiếu và thanh toán số vốn ngân sách đã chuyển cho Ngân hàng đầu tư và xây dựng để cho vay và cấp phát cho các công trình. Đối với số vốn mà ngân sách trung ương trợ cấp cho ngân sách địa phương nếu chi không hết phải nộp trả lại cho ngân sách trung ương để ghi giảm số chi trợ cấp của ngân sách trung ương và ghi giảm số thu trợ cấp của Ngân sách địa phương. 7/ Các khoản trợ cấp của ngân sách cấp trên cho ngân sách cấp dưới (ngân sách trung ương trợ cấp cho ngân sách tỉnh - ngân sách tỉnh trợ cấp cho ngân sách huyện) và việc xác định số kết dư, xác lập quỹ dự trữ tài chính của từng cấp ngân sách cần được tổ chức đối chiếu cho khớp đúng giữa các cấp ngân sách để việc ghi chép trên các bảng quyết toán, trên sổ sách của mỗi cấp ngân sách được nhất trí với nhau. II . NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN LƯU Ý GIẢI QUYẾT TRONG THỜI GIAN CHỈNH LÝ QUYẾT TOÁN : Thời gian chỉnh lý quyết toán là thời gian đã chấm dứt việc thực hiện thu chi ngân sách và đã sơ bộ khoá sổ sách cuối năm. Trong thời gian này, công việc cần phải làm là đối chiếu, tiến hành điều chỉnh các số liệu thu chi ngân sách cho khớp đúng, đảm bảo việc khoá sổ sách chính thức và lập tổng quyết toán năm được chính xác. Ngoài ra, còn phải tiếp tục giải quyết nốt những việc chưa thể giải quyết được trong tháng 12-1981 trước khi Ngân hàng Nhà nước khoá sổ thu chi ngân sách (31/12/1981) như: 1. Tiếp tục điều chỉnh số thu chi ngân sách theo đúng tỷ lệ điều tiết quy định giữa các cấp ngân sách và ghi theo đúng khoản hạng của mục lục Ngân sách Nhà nước. 2. Đôn đốc nộp hết các khoản kinh phí thừa vào ngân sách, đảm bảo số kinh phí đã cấp là số thực chi và sẽ tổng hợp vào quyết toán năm. Nguồn kinh phí thừa này thường đọng lại ở 2 khâu: + Tiền mặt giữ ở quỹ đơn vị. + Nguyên vật liệu và vật rẻ tiền mau hỏng để ở kho chưa đưa ra sử dụng. Nếu số kinh phí thừa còn giữ ở quỹ đơn vị thì làm thủ tục nộp hết vào ngân sách như đã hướng dẫn ở điểm 6 mục "a" trên đây. Nếu số kinh phí thừa này thể hiện bằng hiện vật để ở kho thì phải lấy kinh phí của năm sau để hoàn lại kinh phí năm trước và nộp giảm cấp phát cho kinh phí năm trước. 3. Tiếp tục thanh toán các khoản tạm ứng, cho vay, đi vay, các khoản phải thu, phaỉu trả giữa các đơn vị giữa các cấp ngân sách. Tất cả những điều hướng dẫn trên đây nhằm làm cho sổ sách kế toán của đơn vị dự toán thu gọn lại chỉ còn số dư nợ của tài khoản chi ngân sách và số dư có của tài khoản kinh phí được cấp để chuyển tiêu cho nhau, và sổ sách kế toán của các cấp ngân sách chỉ còn số dư có của tài khoản thu ngân sách và số dư nợ của tài khoản chi ngân sách để rút ra số kết dư của ngân sách. B- Lập quyết toán cuối năm : Khi lập quyết toán cần chú ý làm tốt những công việc sau: I - QUAN HỆ ĐỐI CHIẾU : Để đảm bảo cho số liệu quyết toán được chính xác, cần có kết hoạch tiến hành các bước đối chiếu sau: 1. Đối chiếu số liệu trong nội bộ cơ quan tài chính hoặc nội bộ đơn vị dự toán, giữa các sổ sách thuộc hệ thống tổ chức kế toán của Phòng kế toán, giữa các sổ sách này với sổ sách của Phòng hoặc bộ phận khác được phân công theo dõi. 2. Đối chiếu số liệu giữa đơn vị dự toán với cơ quan tài chính và Ngân hàng Nhà nước vẫn giao dịch về số thực thu, thực nộp, số cấp phát, số quyết toán, số kinh phí thừa đã nộp và chưa nộp, số tạm ứng, số cho vay, đi vay. 3. Đối chiếu số liệu giữa cơ quan tài chính và Ngân hàng Nhà nước về: - Số thu chi ngân sách (gồm số năm trước chuyển sang, số thu chi trong năm và số thu chi trưpức cho năm sau). - Số tồn quỹ năm trước năm nay. - Số thu chi trợ cấp đối với ngân sách cấp trên và cấp dưới. - Số thu trong ngân sách và ngoài ngân sách. - Số đi vay và cho vay, số trả và thu hồi - Số cấp phát và số nộp giảm cấp phát - Số tạm ứng và thu hồi. - Kinh phí uỷ quyền: số đã nhận, số đã cấp, số còn lại. - Số bội thu hoặc bội chi và sơ bộ phân tích số kết dư và quỹ dự trữ tài chính. 4. Đối chiếu số liệu giữa cơ quan Tài chính và Ngân hàng đầu tư và xây dựng về số vốn: - Ngân sách đã cấp phát và tạm ứng. - Ngân hàng đầu tư và xây dựng đã cấp phát và thanh toán. - Giải quyết số vốn ngân sách đã cấp thừa hoặc thiếu. 5. Đối chiếu số liệu giữa các Sở, Ty tài chính và Bộ Tài chính về: - Số ngân sách trung ương trợ cấp cho Ngân sách địa phương hoặc số Ngân sách địa phương nộp lên ngân sách trung ương. - Số cho vay, đi vay và thanh toán giữa các cấp ngân sách. - Kiểm tra việc thi hành tỷ lệ điều tiết giữa các cấp ngân sách. - Kiểm tra việc thi hành tỷ lệ điều tiết giữa các cấp ngân sách. - Số kết dư năm trước ghi thu vào năm nay và số kết dư năm nay. - Quỹ dự trữ tài chính đã trích lập. II. NỘI DUNG CỦA QUYẾT TOÁN : Nội dung của quyết toán phải bảo đảm có đầy đủ các tài liệu sau đây: 1. Các biểu số liệu quyết toán thu chi : a) Biểu quyết toán số thu ngân sách có phân tích chi tiết đến loại, khoản, hạng và mục theo mục lục ngân sách hiện hành. b) Biểu quyết toán số chi có phân tích chi tiết đến loại, khoản, hạng, mục theo mục lục ngân sách hiện hành. c) Bảng cân đối tài khoản (sau thời gian chỉnh lý). 2. Các biểu số liệu cơ bản : Các báo biểu này được quy định trong các chế độ kế toán đơn vị dự toán, kế toán của các xí nghiệp sản xuất, kinh doanh, hoặc XDCB. 3. Bản thuyết minh quyết toán : Ngoài các biểu số liệu kê trên, các ngành, các cấp, các đơn vị cơ sở phải có bản thuyết minh quyết toán bằng lời văn kèm theo. Nội dung bản thuyết minh cần giải thích những điểm chính, lấy kết quả nhiệm vụ công tác đã hoàn thành so sánh với kế hoạch được giao đầu năm để đánh giá được những mặt tốt, mặt chưa tốt trong công tác, hoạt động sự nghiệp hoặc trong quản lý sản xuất kinh doanh; phân tích sâu sắc những yếu tố đã ảnh hưởng hoặc tác động đến các mặt rút ra được những nguyên nhân mà đơn vị đã hoàn thành hay không hoàn thành nhiệm vụ v.v.... Đối với các đơn vị dự toán thuộc Ngân sách địa phương thì các Sở, Ty chủ quản phải thuyết minh mọi mặt hoạt động của ngành (gồm cả hoạt động sản xuất kinh doanh, sự nghiệp, XDCB) gửi cho Sở, Ty tài chính đồng thời gửi cho Bộ chủ quản ngành đọc để báo cáo. Sở, Ty tài chính cần có kế hoạch phân công cho từng phòng thuyết minh từng vấn đề; phân công người phụ trách tập trung các bản thuyết minh này làm cơ sở dự thảo bản thuyết minh chung về tình hình thực hiện kế hoạch về kinh tế và Ngân sách Nhà nước ở địa phương mình, gửi cho Bộ Tài chính. Đối với các đơn vị dự toán thuộc ngân sách trung ương thì các Bộ, cơ quan ngang Bộ phải thuyết minh hoạt động của toàn ngành mình trong cả nước (bao gồm các mặt hoạt động về sự nghiệp, sản xuất, kinh doanh, XDCB của các đơn vị trực thuộc trung ương và các đơn vị trực thuộc tỉnh, thành phố) - Bản thuyết minh này gửi cho Bộ Tài chính để làm cơ sở dự thảo thuyết minh chung về tình hình thực hiện kế hoạch về kinh tế và Ngân sách Nhà nước trong cả nước trình Hội đồng Bộ trưởng và Quốc hội cùng với các bảng tổng hợp về số liệu tổng quyết toán thu chi Ngân sách Nhà nước. IV. THỜI HẠN GỬI TỔNG QUYẾT TOÁN : Thời hạn gửi quyết toán của các đơn vị dự tón được quy định như thời gian chỉnh lý quyết toán của từng cấp ngân sách: - Các đơn vị thuộc ngân sách huyện, quận gửi các bản quyết toán của mình đến Ban Tài chính giá cả huyện, quận trước ngày 31 tháng 1 năm sau. - Các đơn vị thuộc ngân sách tỉnh, thành phố (gồm các Sở, Ty chủ quản các ngành, ngân sách các huyện đã được phân cấp quản lý) gửi các bảng quyết toán của mình đến Ty, Sở Tài chính tỉnh, thành trước ngày 28 tháng 2 năm sau. - Các đơn vị thuộc ngân sách trung ương (gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ và ngân sách các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) gửi các bảng quyết toán của mình đến Bộ Tài chính trước ngày 31 tháng 3 năm sau. c. Tổ chức thực hiện : Để việc lập quyết toán Ngân sách Nhà nước năm 1981 được tiến hành thuận lợi, theo đúng thời gian quy định trong thông tư này, Bộ Tài chính đề nghị các Bộ, các ngành, các Uỷ ban nhân dân các cấp tổ chức hướng dẫn và có kế hoạch giúp đỡ các đơn vị trực thuộc khoá sổ sách và lập quyết toán năm 1981 theo đúng những điểm hướng dẫn nói trên. Trong qúa trình thực hiện, nếu có khó khăn trở ngại gì, đề nghị phản ánh cho Bộ Tài chính biết để cùng với các ngành, các cấp có biện pháp giải quyết kịp thời./