THÔNG TƯ Hướng dẫn thực hiện về lưu trữ và thanh huỷ vé xổ số kiến thiết đã trả thưởng hết thời hạn lưu trữ
Căn cứ vào Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ; Thông tư số 09/BT, ngày 8/3/1965 của Thủ tướng về tổ chức lưu trữ ở các Bộ và kho lưu trữ Địa phương; các văn bản hiện hành của Nhà nước áp dụng cho các doanh nghiệp Nhà nước. Trong khi chờ đợi Nhà nước ban hành chế độ về công tác lưu trữ chứng từ kế toán, Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện về lưu trữ và thanh huỷ vé xổ số kiến thiết đã trả thưởng hết thời hạn lưu trữ như sau: I/ LƯU TRỮ VÉ XỔ SỐ KIẾN THIẾT ĐÃ TRẢ THƯỞNG: Các vé xổ số kiến thiết đã trả thưởng có thời hạn lưu trữ như sau: Các vé XSKT đã trả thưởng Thời hạn lưu trữ Thuộc loại giải 2 số và 3 số Thuộc loại giải 4 số Thuộc loại giải 5 số (trừ giải đặc biệt) Thuộc loại giải đặc biệt 1 năm 3 năm 5 năm 10 năm Thời gian lưu trữ vé XSKT đã trả thưởng tính từ thời điểm kết thúc hạn trả thưởng của vé đó. II/ THANH HUỶ VÉ XSKT ĐÃ TRẢ THƯỞNG HẾT THỜI HẠN LƯU TRỮ: a/ Nguyên tắc chung: Những vé XSKT đã trả thưởng hết thời hạn lưu trữ được phép thanh huỷ, trừ những trường hợp sau đây: - Chưa được kiểm tra và quyết toán định kỳ - Đang thuộc diện thanh tra, kiểm tra. - Đang có tranh chấp, khiếu nại chưa xử lý. b/ Tổ chức thanh huỷ. - Công ty XSKT làm báo cáo trình Sở Tài chính - Vật giá và Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố xin thanh huỷ số lượng vé XSKT đã trả thưởng hết thời hạn lưu trữ có phân tích giá trị đã trả thưởng từng loại giải và đính kèm bảng kê chi tiết số lượng vé phải thanh huỷ, các biên bản kiểm tra xác định số vé đã trả thưởng này là hợp lệ, hợp pháp. - Việc thanh huỷ phải có Hội đồng do UBND Tỉnh, Thành phố ra quyết định thành lập gồm các thành viên sau: + Đại diện UBND Tỉnh, Thành phố: Chủ tịch hội đồng + Đại diện Sở Tài chính - Vật giá: Uỷ viên thường trực + Đại diện Viện kiểm sát Nhân dân: Uỷ viên + Đại diện Sở công an: Uỷ viên + Đại diện Công ty XSKT: Uỷ viên Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng thanh huỷ vé XSKT Nhiệm vụ của Hội đồng: - Kiểm tra, đối chiếu thực tế với sổ sách từng loại vé đã trả thưởng hết thời hạn lưu trữ theo đúng báo cáo xin thanh huỷ của công ty XSKT. - Lập biên bản xác định số lượng vé đã được kiểm tra đúng hoặc thừa, thiếu so với bảng kê chi tiết số lượng vé xin thanh huỷ của công ty XSKT (các thành viên Hội đồng ký xác nhận vào biên bản). - Giám sát việc thanh huỷ số lượng vé đã ghi trong biên bản. Quyền hạn của hội đồng: - Từ chối không xác nhận những trường hợp sau: + Qua kiểm tra đối chiếu phát hiện các vé xin thanh huỷ không đúng với bảng kê chi tiết. + Vé XSKT đã trả thưởng không đúng với kết quả mở thưởng.
Sau khi hoàn thành việc thanh huỷ, Hội đồng làm báo cáo kết quả thanh huỷ gửi UBND Tỉnh, Thành phố. Công ty XSKT phải lưu trữ đầy đủ các biên bản kiểm tra, báo cáo kết quả thanh huỷ của Hội đồng làm căn cứ Pháp lý và cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát sau này. III/ QUY ĐỊNH THI HÀNH. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với văn bản này đều bãi bỏ. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn vướng mắc gì cần phản ánh ngay về Bộ Tài chính để nghiên cứu giải quyết kịp thời./.